Avantages des portails libre-service pour les employés

Un portail ESS ou Employee Self Service est généralement chargé de données et d'informations personnelles sur les employés, telles que des mises à jour liées à l'emploi, des informations d'intégration, des avantages, des performances, des modules de formation, des données de présence, des politiques et d'autres informations.

L'époque où les organisations devaient utiliser des registres et des panneaux d'affichage traditionnels pour diffuser des informations parmi leur personnel est révolue. De nos jours, les entreprises s'appuient sur des portails en libre-service pour les employés. En utilisant un tel outil, comme son nom l'indique, les employés de n'importe quelle entreprise peuvent facilement accéder à toutes leurs informations et faire des demandes.

Il a été constaté que le portail des employés du SST peut réduire considérablement le temps nécessaire aux professionnels des RH pour effectuer plusieurs tâches administratives. Cet avantage particulier, à son tour, leur permet d'effectuer d'autres tâches précieuses.

Que sont les portails libre-service pour les employés ?

Comme leur nom l'indique, les portails libre-service pour les employés (ESS) sont des technologies Web qui permettent aux employés d'obtenir des informations pertinentes ou d'effectuer certaines opérations comme demander un congé à partir d'un seul emplacement en ligne. En plus de cela, les organisations publient également souvent des informations clés sur l'entreprise via les portails ESS.

Selon les besoins des différentes organisations, différents types d'informations peuvent être diffusés via ces portails. Alors que certaines entreprises préfèrent partager des informations relatives aux programmes d'avantages sociaux sur le portail, d'autres peuvent utiliser ces portails pour partager des nouvelles et des informations liées à la culture organisationnelle.

L'un des plus grands avantages des portails en libre-service pour les employés (ESS) est qu'ils permettent aux employés d'accéder rapidement et simplement aux informations requises. D'autre part, cela minimise les responsabilités manuelles des départements RH, ce qui se traduit par des économies de temps et d'efficacité. Les portails ESS peuvent aider à normaliser les opérations organisationnelles, à réduire les erreurs et à améliorer les capacités de création de rapports.

Que devrait contenir un portail d'employés ?

Voici les fonctionnalités les plus courantes qu'un portail de service aux employés doit avoir :

• Répertoire du personnel : un portail libre-service pour les employés est généralement équipé d'un répertoire du personnel qui permet aux nouveaux et anciens employés de se renseigner sur la structure organisationnelle et le flux de travail du service.
• Le répertoire des employés d'un portail ESS contient des informations clés sur le personnel telles que les coordonnées, la photo, l'adresse, etc. de l'employé. Grâce à un tel portail, les employés peuvent se connecter rapidement avec leurs autres collègues.
• Gestion du temps et des congés : le portail libre-service des employés permet aux employés de gérer leurs quarts de travail et leurs congés. Cette caractéristique particulière permet à la fois à l'équipe RH ainsi qu'aux employés d'être sur la même page. Ils ne seront plus des maux de tête car tout peut être consulté et modifié en ligne via le portail.
• Manuel de l'employé : Un portail des employés du SSE peut posséder un manuel de l'employé, qui permet aux nouveaux employés de s'habituer à la culture de travail et aux processus de l'organisation. Par conséquent, chaque fois qu'ils sont confrontés à un défi lié au travail, ils peuvent rapidement consulter le manuel de l'employé et trouver les bonnes solutions.
• Gestion des politiques de l'entreprise : Toutes les organisations suivent un ensemble de politiques. Grâce à un portail ESS, les organisations peuvent partager des informations relatives à ces politiques avec tous leurs employés. En ce qui concerne les politiques de l'entreprise, il y a beaucoup de paperasse impliquée dans le processus. Les entreprises peuvent stocker et organiser ces documents de manière pratique sur leur portail de ressources pour les employés. Cela garantit que toutes les politiques sont mises à jour à tout moment.
• Approbations et demandes automatisées : Il arrive parfois que les employés demandent un congé d'une demi-journée ou toute autre chose. De manière traditionnelle, de nombreux e-mails sont envoyés entre les parties concernées, ce qui fait perdre beaucoup de temps avant de parvenir à une résolution. Cependant, avec un portail en libre-service ESS, les demandes et les approbations des employés peuvent être traitées de manière entièrement automatique, ce qui permet de gagner beaucoup de temps et de réduire les goulots d'étranglement.
• Détails des avantages sociaux : grâce au portail, les employés peuvent accéder à des informations cruciales concernant leur plan de santé et la couverture des personnes à charge. De plus, les employés peuvent mettre à jour leurs principaux changements d'événements de la vie, sans avoir à contacter les RH à chaque fois. En quelques clics, les employés peuvent prendre le contrôle de leurs informations.
• Apprentissage et formation des employés : la plupart des organisations visent à organiser des sessions de formation de routine pour améliorer les compétences de leurs employés. Avec une plateforme ESS, les équipes RH peuvent facilement créer un curriculum, préparer un plan de formation et permettre aux employés de participer à leur convenance. De plus, ces outils aident également les équipes RH à suivre en permanence les progrès des employés dans ces programmes de formation.
• Salaires et avantages : comme mentionné précédemment, les employés peuvent garder un œil sur leur historique de rémunération et d'autres détails de rémunération, directement à partir du portail de paie ESS.
• Engagements sociaux : les équipes RH peuvent créer et télécharger des messages sur le portail ESS pour souhaiter une bonne naissance à leur personnel ou les féliciter pour tout événement majeur de la vie. Il motive les employés à rester impliqués et motivés, tout en s'engageant avec leurs collègues, en promouvant un environnement léger.

Avantages de l'utilisation du portail libre-service pour les employés de Spine

Spine est une entreprise technologique primée et reconnue par le CRISIL, offrant des solutions HRMS à la pointe de la technologie. Le portail libre-service des employés de Spine garantit la suppression des goulots d'étranglement et améliore la productivité globale. Cela garantit que les employés n'ont plus besoin de se rendre physiquement aux RH.

Toutes les parties concernées peuvent facilement accéder, mettre à jour, modifier, partager leurs informations financières, professionnelles ou personnelles sur le portail ! Les managers et chefs de départements auraient accès à toutes les données des membres de leur équipe. Cela peut améliorer le scénario de gestion du flux de travail !

Non seulement cela, mais en utilisant le portail en libre-service ESS, les utilisateurs peuvent facilement organiser et déclarer leurs impôts en ligne et économiser de l'argent !

Voici les principaux avantages du portail libre-service pour les employés de Spine :

• Solutions intégrées : l'un des principaux avantages de Spine est qu'il permet aux utilisateurs d'intégrer les capacités des solutions RH à n'importe quel système ERP. Cela permet de conserver toutes les informations sous le même toit, facilitant ainsi l'accès aux données.
• Records de présence supérieurs : Spine est un système de gestion des ressources humaines à la pointe de la technologie, doté de capacités d'enregistrement des présences à la pointe de la technologie. Il prend en charge la reconnaissance faciale et, plus important encore, il peut détecter un individu dans un groupe de personnes. Le logiciel se vante d'avoir un taux de précision de 99,99%. Maintenant c'est incroyable !
• Gestion sans Internet : Un autre grand avantage de Spine est qu'il permet aux appareils intégrés de fonctionner sans problème, même en cas de perturbation de la connexion Internet. Cet outil effectue des opérations de sauvegarde des données en sauvegardant les données dans le cloud quelques secondes après la restauration de la connectivité Internet.
• Sécurité des données : Toutes les données stockées dans Spine sont cryptées de bout en bout avec AES 128 bits et HTTPS. De plus, tous les serveurs de Spine sont situés en Inde. Ainsi, vous n'avez pas à vous soucier du stockage de vos données sensibles dans d'autres pays.
• Évolutivité : Spine a une solution prête pour les entreprises de toutes tailles. Peu importe que vous ayez 10 ou des centaines d'employés opérant à partir de plusieurs sites à l'échelle nationale, Spine peut vous faciliter la tâche en vous offrant les bons outils pour gérer votre main-d'œuvre.

Conclusion

Comme vous pouvez le constater, un portail employé ESS peut faciliter la vie de votre équipe RH. Lorsque tous les processus cruciaux sont rationalisés, le personnel RH de l'organisation peut se concentrer sur des visions plus stratégiques susceptibles d'améliorer les opérations de l'entreprise à long terme.

De plus, étant donné que ces portails libre-service pour les employés peuvent conserver toutes les informations nécessaires en un seul endroit, cela aide tous les départements à collaborer rapidement pour concevoir plusieurs politiques et modules. En bref, dans le scénario actuel des ressources humaines en constante évolution, vous avez besoin de quelque chose qui donnerait à votre organisation un avantage sur vos concurrents. Un libre-service pour les employés ESS est l'outil exact que vous devriez adopter.