الدليل الكامل لإدارة الفريق متعدد الوظائف

الآن وفي المستقبل ، ستكون الفرق متعددة الوظائف هي الطريقة التي يتم بها إنجاز العمل. يجعل تعقيد معظم العمليات التجارية من تطوير المنتجات إلى نجاح العملاء العمل الجماعي ضرورة. وهذا ينطبق على الفرق السليمة المتواجدة معًا ، أو الفرق الافتراضية التي أصبحت أكثر شيوعًا أثناء الوباء.

غالبًا ما نفكر في مساهمة القيادة ، سواء كان قائد الفريق أو مالك المنتج معزولًا عن الفريق ككل. ومع ذلك ، لن يكون القائد في أي مكان بدون فريقهم. نحن نعلم أننا بحاجة إلى فرق عالية الأداء. ولكن كيف يمكنك تحقيق أقصى استفادة منها؟ في هذا المنشور ، نتعمق في إدارة الفريق متعدد الوظائف.

كيف يمكنك تحسين أداء فريقك؟

دعونا نلقي نظرة على بعض المشاكل التي تواجه الفرق اليوم.

في كثير من الأحيان ، تواجه مؤسستك تحديات صعبة. عليك أن تدور بسرعة وتتحرك بسرعة لتحريك اتجاهك الجديد للخروج من الوباء. للنجاح في هذه التحديات الصعبة ، تحتاج إلى فرق عالية الأداء.

ومع ذلك ، غالبًا ما يتم إعاقة أداء الفريق بسبب ضعف تعريف الدور وإعداد الاتجاه المشوش.

عندما تتفاعل مؤسستك مع بيئة سريعة التغير ، خاصة عند العمل على حل المشكلات العاجلة ، يمكن أن تصبح الفرق كبيرة جدًا بحيث لا يمكنك إنجاز أي شيء.

أو أنك تفتقد وظائف مهمة ولكن الكشف عنها بعد فوات الأوان في المشروع لإحداث فرق. من خلال تصور فريقك وتحديد الثغرات ، يمكنك إنشاء فرق أكثر كفاءة وفعالية سواء كانت في غرفة واحدة أو في اثني عشر دولة مختلفة.

ما هو فريق متعدد الوظائف؟

الفريق متعدد الوظائف هو مجموعة تتكون من أكثر من شخص أو متعاونين ، من وظائف متعددة ، متحدون من خلال هدف مشترك.

يجب تضمين جميع الوظائف اللازمة لتقديم الحل حتى لو كان البعض من أعضاء الفريق بدوام جزئي. يتم أيضًا تخطيط وتنسيق أنشطة الفريق متعدد الوظائف.

كيف يمكنك إنشاء فريق متعدد الوظائف لتحقيق النجاح؟

هناك مشاكل شائعة تصيب الفرق - عدم وجود قائد ، وأهداف غير واضحة ، وضعف التواصل ، والمفاجآت ، وتأخر المشاريع.

لتجنب هذه المزالق ، ابدأ بالأهداف. بعد ذلك ، تحتاج إلى تجنيد الأشخاص المناسبين والبدء في ملء الفريق بأفضل الأعضاء وأكثرهم خبرة. لم تنتهِ حتى تنتهي من:

• حدد (وشغل) جميع الوظائف المطلوبة
• اكتشف كيفية دمج أعضاء الفريق البعيدين ، و
• تحديد الأدوار بين الأعضاء

أفضل طريقة للتأكد من أن لديك الأشخاص المناسبين الذين يتمتعون بالنوع المناسب من المساءلة هي وضعهم جميعًا في مخطط يمكن أن يُظهر لك فجوات في التوظيف أو أدوار غير واضحة. يمكن أن يساعد إنشاء مخطط فريق متعدد الوظائف في تحديد المشكلات وعزل الفجوات حتى تتمكن من أداء فريقك في أعلى مستوياته.

كيف تتخيل فريق المنتج متعدد الوظائف؟

إليك طريقة لتصور فريقك. مخطط المستوى الأساسي يشبه العجلة. في المركز قائد الفريق. عادةً ما يكون هذا هو مالك المنتج أو مدير المشروع أو ربما سيد سكرم (في بيئة Agile).

حول هذا المركز ، هناك مساهمون وظيفيون رئيسيون ، عادة من أربعة إلى ثمانية ، يمثلون التخصصات الأساسية متعددة الوظائف اللازمة لنجاح المشروع. هنا يتم عرض أربعة أدوار في الدائرة البيضاء - هذا هو الفريق الأساسي.

لكنك تحتاج إلى أكثر من الفريق الأساسي لتكون ناجحًا. هناك كل هؤلاء المساهمين المهمين اللازمين لنجاحك ؛ حتى لو تم استغلالهم فقط لجزء من المشروع وهذا ما يسمى "الفريق الموسع". هؤلاء متخصصون لا يحتاجون إلى الذهاب إلى كل اجتماع للفريق أو أولئك الذين يدعمون فرقًا متعددة لأن مساعدتهم بدوام كامل ليست مطلوبة. املأ الدائرة الخارجية بوظائف وأعضاء الفريق الموسع.

حاول ترتيب الوظائف ذات الصلة بناءً على أدوار الفريق الأساسي. على سبيل المثال ، ضع الريادة الهندسية في الصميم ، واطلب من شركائهم في التطوير عن بعد أن يكونوا جزءًا من الفريق الموسع.

كيف يعمل هذا التصور على تحسين المساعدة في إدارة الفريق متعدد الوظائف؟

أولاً ، يخلق صورة يمكن للفريق بأكمله الارتباط بها. يوفر سياقًا مشتركًا للمناقشة المتعلقة بعضوية الاجتماع وتدفق الاتصالات وتعريفات الأدوار الواضحة والمسؤوليات.

ثانيًا ، يكشف عن الوظائف التي تفتقدها. باستخدام نموذج قياسي لشركتك ، فأنت تعرف الأدوار النموذجية التي يتطلبها مشروعك. يمكنك بعد ذلك تخصيص القالب القياسي والعثور على الوظائف المفقودة. وظائف مفقودة قبل الانطلاق. أو لديك خطة لإحضارها على متن الطائرة عند الحاجة. كما يوضح أيضًا من هو في الفريق الأساسي ومن هو في الفريق الموسع. هذا مهم لأن الفريق الأساسي عادةً ما يجتمع مرة واحدة في الأسبوع أو أكثر بشكل متكرر ، والفريق الموسع أقل كثيرًا ، ربما شهريًا أو أثناء انطلاق المباراة ، أو في المراحل الرئيسية.

يوضح مخطط الفريق متعدد الوظائف أيضًا كيف يقدم الفريق الموسع المدخلات أو ينسق منتج العمل مع الفريق الأساسي. كما يوحي مخطط العجلة ، فإن كل جزء من الدائرة به عضو الفريق الأساسي الذي يمثل أعضاء الفريق الممتد. يعمل هذا بشكل جيد جدًا لتوجيه الاتصال إلى شركاء التنمية عن بُعد.

أخيرًا ، إنها طريقة رائعة لبدء مراجعة مسؤوليات الفريق ومسؤولياته. يمكنك ببساطة تولي هذه الأدوار ووضعها على مخطط RACI (المسؤولية والمساءلة والاستشارة والمشاركة) لتوضيح الأدوار للنواتج الرئيسية. من خلال إنشاء نموذج فريق متعدد الوظائف ، باستخدام الرسم التخطيطي أعلاه ، يمكنك إعطاء جهد فريقك التالي أساسًا متينًا.

خمس نصائح لفرق متعددة الوظائف

• لديك صاحب فريق واضح. يجب أن تكون الملكية واضحة لكل من أعضاء الفريق والمديرين المشرفين على الفرق.
• أن يكون لديك فريق أساسي مؤهل يمثل الوظائف الرئيسية. يجب أن يكون أعضاء الفريق الأساسي من ذوي الخبرة ولديهم المعرفة بالمجال الذي تحتاجه.
• قم بإنشاء نموذج الفريق وتوصيله (انظر الرسم البياني أعلاه). يحل مشاكل تشكيل الفرق. تحديث حتى يعرف الفريق كيف يبدو في جميع الأوقات.
• حافظ على الفريق الأساسي ضعيفًا ولئيمًا ؛ تستهدف من ستة إلى ثمانية أشخاص على أكبر تقدير. الهدف هو التأكد من أن لديك فريقًا صغيرًا بما يكفي بحيث يمكنك اتخاذ القرارات معًا في غرفة واحدة وعقد اجتماعات فعالة.
• قدر الإمكان ، خصص موارد لفرقك الأساسية مما يعني أن أعضاء الفريق الأساسي يجب أن يعملوا في فريق واحد فقط. عادةً ما تعمل الموارد المخصصة على تحسين احتمالية تحقيق أهداف مشروعك.

نبذة عن الكاتب

جون كارتر ، مدير TCGenJohn Carter هو خبير يحظى باحترام كبير في تطوير المنتجات والاستراتيجيات. وهو مخترع سماعات Bose's Noise Canceling ومصمم عملية المنتج الجديد من Apple. كمؤسس لشركة TCGen Inc. ، فقد قام بتقديم الاستشارات لشركة Abbott و Amazon و Apple و Cisco و 3M.