Panduan Lengkap untuk Manajemen Tim Lintas Fungsional

Sekarang dan di masa depan, tim lintas fungsi akan menjadi cara menyelesaikan pekerjaan. Kompleksitas sebagian besar proses bisnis mulai dari pengembangan produk hingga kesuksesan pelanggan membuat kerja tim menjadi suatu keharusan. Ini berlaku untuk tim utuh yang ditempatkan bersama, atau tim virtual yang dibuat lebih umum selama pandemi.

Kita sering berpikir tentang kontribusi kepemimpinan, baik itu pemimpin tim atau pemilik produk yang terisolasi dari tim secara keseluruhan. Namun pemimpin tidak akan ada di mana-mana tanpa tim mereka. Kami tahu kami perlu memiliki tim berkinerja tinggi. Tapi bagaimana Anda bisa mendapatkan hasil maksimal dari mereka? Dalam posting ini, kita menyelami manajemen tim lintas fungsi.

Bagaimana Anda dapat meningkatkan kinerja tim Anda?

Mari kita lihat beberapa masalah yang dihadapi tim hari ini.

Seringkali, organisasi Anda menghadapi tantangan yang sulit. Anda harus berputar cepat dan bergerak cepat untuk memobilisasi arah baru Anda keluar dari pandemi. Untuk berhasil dalam tantangan sulit ini, Anda membutuhkan tim berkinerja tinggi.

Namun, kinerja tim sering terhambat oleh definisi peran yang buruk dan pengaturan arah yang membingungkan.

Ketika organisasi Anda bereaksi terhadap lingkungan yang berubah dengan cepat, terutama saat menangani masalah yang mendesak, tim dapat menjadi sangat besar sehingga Anda tidak dapat menyelesaikan apa pun.

Atau Anda kehilangan fungsi-fungsi penting tetapi terlambat menemukannya dalam proyek untuk membuat perbedaan. Dengan memvisualisasikan tim Anda dan mengidentifikasi kesenjangan, Anda dapat membuat tim yang lebih efisien dan efektif apakah mereka berada di satu ruangan atau di dua belas negara yang berbeda.

Apa itu tim lintas fungsi?

Tim lintas fungsi adalah sekelompok lebih dari satu orang atau kolaborator, dari berbagai fungsi, disatukan oleh tujuan yang sama.

Semua fungsi yang diperlukan untuk memberikan solusi harus disertakan bahkan jika beberapa adalah anggota tim paruh waktu. Kegiatan tim lintas fungsi juga direncanakan dan dikoordinasikan.

Bagaimana Anda bisa membentuk tim lintas fungsi untuk sukses?

Ada masalah umum yang mengganggu tim – kurangnya pemimpin, tujuan yang tidak jelas, komunikasi yang buruk, kejutan, dan proyek yang terlambat.

Untuk menghindari perangkap ini, mulailah dengan tujuan. Setelah itu, Anda perlu merekrut orang yang tepat dan mulai mengisi tim dengan anggota terbaik dan paling berpengalaman yang Anda bisa. Anda belum selesai sampai Anda memiliki:

• Mengidentifikasi (dan mengisi) semua fungsi yang diperlukan
• Cari tahu cara menggabungkan anggota tim jarak jauh, dan
• Peran yang ditetapkan di antara anggota

Cara terbaik untuk memastikan bahwa Anda memiliki orang yang tepat dengan jenis akuntabilitas yang tepat adalah dengan meletakkan semuanya dalam diagram yang dapat menunjukkan kesenjangan staf atau peran yang tidak jelas. Membuat diagram Tim Lintas Fungsional dapat membantu mengidentifikasi masalah dan mengisolasi kesenjangan sehingga Anda dapat membuat tim Anda berkinerja pada tingkat puncaknya.

Bagaimana Anda memvisualisasikan tim produk lintas fungsi?

Inilah cara untuk memvisualisasikan tim Anda. Diagram tingkat dasar terlihat seperti roda. Di tengah adalah pemimpin tim. Biasanya, ini adalah pemilik produk, manajer proyek, atau mungkin master scrum (dalam lingkungan Agile).

Di sekitar pusat ini, ada kontributor fungsional utama, biasanya empat hingga delapan, yang mewakili disiplin lintas fungsi inti yang diperlukan untuk keberhasilan proyek. Di sini empat peran ditampilkan dalam lingkaran putih – ini adalah Tim Inti.

Tetapi Anda membutuhkan lebih dari sekadar tim inti untuk menjadi sukses. Ada semua kontributor penting yang dibutuhkan untuk kesuksesan Anda; bahkan jika mereka hanya disadap untuk bagian dari proyek Ini disebut "Tim yang Diperluas". Ini adalah spesialis yang tidak perlu menghadiri setiap rapat tim atau yang mendukung banyak tim karena bantuan penuh waktu mereka tidak diperlukan. Isi lingkaran luar dengan fungsi dan anggota Extended Team.

Cobalah untuk menyusun fungsi terkait berdasarkan peran Tim Inti. Misalnya, tempatkan pimpinan teknik sebagai inti, dan minta mitra pengembangan jarak jauh mereka sebagai bagian dari Tim yang Diperluas.

Bagaimana visualisasi ini meningkatkan bantuan dengan manajemen tim lintas fungsi?

Pertama, ini menciptakan citra yang dapat dikaitkan dengan seluruh tim. Ini memberikan konteks umum untuk diskusi terkait dengan keanggotaan rapat, alur komunikasi, definisi peran eksplisit, dan akuntabilitas.

Kedua, ini mengungkapkan fungsi yang Anda lewatkan. Dengan menggunakan template standar untuk perusahaan Anda, Anda mengetahui peran umum yang dibutuhkan proyek Anda. Anda kemudian dapat menyesuaikan template standar dan menemukan fungsi yang hilang. fungsi yang hilang sebelum memulai. Atau punya rencana untuk membawa mereka ke kapal saat dibutuhkan. Ini juga menjelaskan siapa yang ada di Tim Inti dan siapa yang ada di Tim Perpanjangan. Hal ini penting karena biasanya Tim Inti akan bertemu seminggu sekali atau lebih sering, dan Tim Perpanjangan lebih jarang, mungkin setiap bulan atau selama kickoff, atau pada saat-saat penting.

Diagram tim lintas fungsi juga menunjukkan bagaimana tim Extended memberikan masukan atau mengoordinasikan produk kerja mereka dengan Tim Inti. Seperti yang ditunjukkan oleh diagram roda, setiap segmen lingkaran memiliki anggota Tim Inti yang mewakili anggota tim yang diperluas. Ini bekerja sangat baik untuk menyalurkan komunikasi ke mitra pembangunan jarak jauh.

Akhirnya, ini adalah cara yang bagus untuk memulai tinjauan tanggung jawab dan akuntabilitas tim. Anda cukup mengambil peran ini dan meletakkannya di bagan RACI (Tanggung Jawab, Akuntabilitas, Dikonsultasikan, dan Terlibat) untuk memperjelas peran untuk hasil utama. Dengan membuat model Tim Lintas Fungsional, menggunakan diagram di atas, Anda dapat memberikan fondasi yang kokoh bagi upaya tim Anda berikutnya.

Lima Tips untuk Tim Lintas Fungsional

• Memiliki pemilik tim yang jelas. Kepemilikan itu harus jelas bagi anggota tim dan manajer yang mengawasi tim.
• Memiliki Tim Inti yang memenuhi syarat yang mewakili fungsi-fungsi utama. Anggota Tim Inti harus berpengalaman dan memiliki pengetahuan domain yang Anda butuhkan.
• Buat dan komunikasikan model tim (lihat diagram di atas). Ini memecahkan masalah dalam pembentukan tim. Perbarui sehingga tim tahu seperti apa tampilannya setiap saat.
• Jaga agar tim inti tetap ramping dan kejam; menargetkan enam sampai delapan orang paling banyak. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa Anda memiliki tim yang cukup kecil sehingga Anda dapat membuat keputusan bersama dalam satu ruangan dan mengadakan rapat yang efisien.
• Sebisa mungkin, miliki sumber daya khusus di Tim Inti Anda. Artinya, anggota Tim Inti hanya boleh bertugas di satu tim tersebut. Sumber daya khusus biasanya meningkatkan kemungkinan mencapai tujuan proyek Anda.

Tentang Penulis

John Carter, Kepala Sekolah TCGenJohn Carter adalah pakar yang dihormati secara luas dalam pengembangan dan strategi produk. Dia adalah penemu Headphone Peredam Kebisingan Bose dan perancang Proses Produk Baru Apple. Sebagai Pendiri TCGen Inc. , dia telah berkonsultasi untuk Abbott, Amazon, Apple, Cisco, dan 3M.