Kompletny przewodnik po wielozadaniowym zarządzaniu zespołem

Teraz i w przyszłości, w jaki sposób praca będzie wykonywana, będą zespoły wielofunkcyjne. Złożoność większości procesów biznesowych, od rozwoju produktu po sukces klienta, sprawia, że ​​praca zespołowa jest koniecznością. Dotyczy to nienaruszonych zespołów współlokowanych razem lub wirtualnych zespołów, które stały się coraz bardziej powszechne podczas pandemii.

Często myślimy o wkładzie przywództwa, czy to lider zespołu, czy właściciel produktu odizolowany od zespołu jako całości. Jednak lider nie byłby nigdzie bez swojego zespołu. Wiemy, że musimy mieć zespoły o wysokiej wydajności. Ale jak najlepiej z nich skorzystać? W tym poście zagłębiamy się w wielofunkcyjne zarządzanie zespołem.

Jak możesz poprawić wyniki swojego zespołu?

Przyjrzyjmy się niektórym problemom, z jakimi borykają się dziś zespoły.

Często Twoja organizacja staje przed trudnymi wyzwaniami. Musisz szybko się obracać i poruszać szybko, aby zmobilizować swój nowy kierunek wychodzący z pandemii. Aby odnieść sukces w tych trudnych wyzwaniach, potrzebujesz wysokowydajnych zespołów.

Jednak wydajność zespołu jest często utrudniona przez słabą definicję ról i niejasne ustalanie kierunku.

Gdy Twoja organizacja reaguje na szybko zmieniające się środowisko, zwłaszcza podczas pracy nad pilnymi problemami, zespoły mogą stać się tak duże, że nie da się nic zrobić.

Albo brakuje Ci krytycznych funkcji, ale odkrywasz je zbyt późno w projekcie, aby coś zmienić. Wizualizując swój zespół i identyfikując luki, możesz tworzyć bardziej wydajne i efektywne zespoły, niezależnie od tego, czy znajdują się w jednym pomieszczeniu, czy w dwunastu różnych krajach.

Czym jest zespół wielofunkcyjny?

Zespół wielofunkcyjny to grupa więcej niż jednej osoby lub współpracowników, pełniących różne funkcje, zjednoczonych wspólnym celem.

Wszystkie funkcje potrzebne do dostarczenia rozwiązania muszą być uwzględnione, nawet jeśli niektórzy są członkami zespołu w niepełnym wymiarze godzin. Planowane i koordynowane są również działania zespołu wielofunkcyjnego.

Jak stworzyć wielofunkcyjny zespół, aby odnieść sukces?

Zespoły często borykają się z problemami – brak lidera, niejasne cele, słaba komunikacja, niespodzianki i spóźnione projekty.

Aby uniknąć tych pułapek, zacznij od celów. Następnie musisz zrekrutować odpowiednie osoby i zacząć zapełniać zespół najlepszymi i najbardziej doświadczonymi członkami. Nie skończysz, dopóki nie będziesz mieć:

• Zidentyfikowano (i wypełniono) wszystkie wymagane funkcje
• Dowiedz się, jak włączyć zdalnych członków zespołu i
• Ustalone role wśród członków

Najlepszym sposobem na upewnienie się, że masz odpowiednich ludzi z odpowiednim rodzajem odpowiedzialności, jest przedstawienie ich wszystkich na diagramie, który może pokazać luki kadrowe lub niejasne role. Utworzenie diagramu zespołu międzyfunkcyjnego może pomóc w identyfikacji problemów i wyizolowaniu luk, dzięki czemu Twój zespół będzie osiągał najwyższe wyniki.

Jak wizualizujesz wielofunkcyjny zespół produktowy?

Oto sposób na wizualizację swojego zespołu. Schemat poziomu podstawowego wygląda jak koło. W centrum jest lider zespołu. Zazwyczaj jest to właściciel produktu, kierownik projektu lub może mistrz scrum (w środowisku Agile).

Wokół tego centrum znajdują się główni kontrybutorzy funkcjonalni, zwykle od czterech do ośmiu, reprezentujący podstawowe dyscypliny międzyfunkcyjne niezbędne do powodzenia projektu. Tutaj w białym kółku pokazane są cztery role – to jest zespół podstawowy.

Ale aby odnieść sukces, potrzebujesz czegoś więcej niż samego zespołu. Są wszyscy ci ważni współpracownicy, którzy są potrzebni do twojego sukcesu; nawet jeśli są podsłuchiwani tylko dla części projektu. Nazywa się to „zespołem rozszerzonym”. Są to specjaliści, którzy nie muszą chodzić na każde spotkanie zespołu lub tacy, którzy wspierają wiele zespołów, ponieważ ich pełnoetatowa pomoc nie jest wymagana. Wypełnij zewnętrzny krąg funkcjami i członkami zespołu rozszerzonego.

Spróbuj ustawić powiązane funkcje w oparciu o role zespołu podstawowego. Na przykład postaw lidera inżynieryjnego w centrum uwagi i zatrudnij swoich zdalnych partnerów programistycznych w ramach rozszerzonego zespołu.

W jaki sposób ta wizualizacja poprawia pomoc w wielofunkcyjnym zarządzaniu zespołem?

Po pierwsze, tworzy obraz, do którego może odnieść się cały zespół. Zapewnia wspólny kontekst do dyskusji związanych z członkostwem w spotkaniach, przepływem komunikacji, wyraźnymi definicjami ról i odpowiedzialnością.

Po drugie, ujawnia funkcje, których brakuje. Korzystając ze standardowego szablonu dla swojej firmy, znasz typowe role, których wymaga Twój projekt. Następnie możesz dostosować szablon standardowy i znaleźć brakujące funkcje. brakujące funkcje przed rozpoczęciem. Lub przygotuj plan, aby w razie potrzeby zabrać ich na pokład. Wyjaśnia również, kto jest w zespole podstawowym, a kto w zespole rozszerzonym. Jest to ważne, ponieważ zazwyczaj zespół podstawowy będzie spotykał się raz w tygodniu lub częściej, a zespół rozszerzony znacznie rzadziej, być może co miesiąc lub podczas inauguracji, lub przy ważnych kamieniach milowych.

Diagram zespołu międzyfunkcyjnego pokazuje również, w jaki sposób zespół rozszerzony zapewnia wkład lub koordynuje swój produkt pracy z zespołem podstawowym. Jak sugeruje diagram koła, każdy segment koła ma członka Zespołu Głównego, który reprezentuje członków rozszerzonego zespołu. Działa to bardzo dobrze przy kierowaniu komunikacji do partnerów zajmujących się zdalnym rozwojem.

Wreszcie, jest to świetny sposób na rozpoczęcie przeglądu obowiązków i odpowiedzialności zespołu. Możesz po prostu przyjąć te role i umieścić je na wykresie RACI (odpowiedzialności, odpowiedzialności, konsultacji i zaangażowania), aby wyjaśnić role dla kluczowych wyników. Tworząc model zespołu międzyfunkcyjnego, korzystając z powyższego diagramu, możesz nadać kolejnemu zespołowi solidne podstawy.

Pięć wskazówek dla zespołów wielozadaniowych

• Miej jasnego właściciela zespołu. Ta własność powinna być jasna zarówno dla członków zespołu, jak i menedżerów nadzorujących zespoły.
• Posiadaj wykwalifikowany zespół Core reprezentujący kluczowe funkcje. Członkowie zespołu podstawowego powinni być doświadczeni i posiadać niezbędną wiedzę o domenie.
• Stwórz i zakomunikuj model zespołu (patrz diagram powyżej). Rozwiązuje problemy w tworzeniu zespołów. Zaktualizuj, aby zespół zawsze wiedział, jak to wygląda.
• Utrzymuj podstawowy zespół szczupły i średni; kieruj maksymalnie od sześciu do ośmiu osób. Celem jest upewnienie się, że masz wystarczająco mały zespół, abyś mógł wspólnie podejmować decyzje w jednym pomieszczeniu i organizować efektywne spotkania.
• O ile to możliwe, miej dedykowane zasoby w swoich Core Teamach, co oznacza, że ​​członkowie Core Team powinni służyć tylko w jednym takim zespole. Dedykowane zasoby zwykle zwiększają prawdopodobieństwo osiągnięcia celów projektu.

O autorze

John Carter, dyrektor TCGenJohn Carter jest powszechnie szanowanym ekspertem w dziedzinie rozwoju produktów i strategii. Jest wynalazcą słuchawek Bose z redukcją szumów i projektantem nowego procesu produktowego Apple. Jako założyciel TCGen Inc. konsultował się z firmami Abbott, Amazon, Apple, Cisco i 3M.