คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการจัดการทีมข้ามสายงาน

ทั้งในปัจจุบันและอนาคต ทีมข้ามสายงานจะเป็นวิธีการทำงานให้สำเร็จลุล่วง ความซับซ้อนของกระบวนการทางธุรกิจส่วนใหญ่ตั้งแต่การพัฒนาผลิตภัณฑ์ไปจนถึงความสำเร็จของลูกค้าทำให้การทำงานเป็นทีมเป็นสิ่งจำเป็น สิ่งนี้ใช้กับทีมที่ไม่บุบสลายซึ่งอยู่ร่วมกันหรือทีมเสมือนเกิดขึ้นบ่อยขึ้นในช่วงการแพร่ระบาด

เรามักนึกถึงการมีส่วนร่วมของความเป็นผู้นำ ไม่ว่าจะเป็นหัวหน้าทีมหรือเจ้าของผลิตภัณฑ์ซึ่งแยกตัวออกจากทีมโดยรวม ทว่าผู้นำจะไม่มีที่ไหนเลยหากไม่มีทีมของพวกเขา เรารู้ว่าเราจำเป็นต้องมีทีมที่มีประสิทธิภาพสูง แต่คุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากพวกเขาได้อย่างไร? ในบทความนี้ เราจะพูดถึงการจัดการทีมข้ามสายงาน

คุณจะปรับปรุงประสิทธิภาพของทีมได้อย่างไร?

มาดูปัญหาที่ทีมเผชิญในวันนี้กัน

บ่อยครั้ง องค์กรของคุณเผชิญกับความท้าทายที่ยากลำบาก คุณต้องหมุนตัวอย่างรวดเร็วและเคลื่อนไหวอย่างรวดเร็วเพื่อระดมทิศทางใหม่ของคุณที่ออกมาจากการแพร่ระบาด ในการประสบความสำเร็จในการท้าทายที่ยากลำบากเหล่านี้ คุณต้องมีทีมที่มีประสิทธิภาพสูง

อย่างไรก็ตาม ประสิทธิภาพของทีมมักถูกขัดขวางโดยการกำหนดบทบาทที่ไม่ดีและการกำหนดทิศทางที่สับสน

เมื่อองค์กรของคุณตอบสนองต่อสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานกับปัญหาเร่งด่วน ทีมต่างๆ อาจกลายเป็นเรื่องใหญ่จนคุณทำอะไรไม่ได้

หรือคุณไม่มีฟังก์ชันที่สำคัญ แต่ค้นพบช้าเกินไปในโครงการที่จะสร้างความแตกต่าง ด้วยการแสดงภาพทีมของคุณและระบุช่องว่าง คุณสามารถสร้างทีมที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้นไม่ว่าจะอยู่ในห้องเดียวหรือใน 12 ประเทศที่แตกต่างกัน

ทีมข้ามสายงานคืออะไร?

ทีมข้ามสายงานคือกลุ่มของบุคคลหรือผู้ทำงานร่วมกันมากกว่าหนึ่งคนจากหลายหน้าที่ซึ่งรวมกันเป็นเป้าหมายร่วมกัน

ต้องรวมฟังก์ชันทั้งหมดที่จำเป็นในการส่งมอบโซลูชันแม้ว่าบางส่วนจะเป็นสมาชิกในทีมนอกเวลาก็ตาม นอกจากนี้ยังมีการวางแผนและประสานงานกิจกรรมของทีมข้ามสายงานอีกด้วย

คุณจะสร้างทีมข้ามสายงานเพื่อความสำเร็จได้อย่างไร

มีปัญหาทั่วไปที่ทำให้ทีมเกิดภัยพิบัติ เช่น การขาดผู้นำ เป้าหมายที่ไม่ชัดเจน การสื่อสารที่ไม่ดี ความประหลาดใจ และโครงการที่ล่าช้า

เพื่อหลีกเลี่ยงหลุมพรางเหล่านี้ ให้เริ่มต้นด้วยเป้าหมาย หลังจากนั้น คุณต้องสรรหาคนที่เหมาะสมและเริ่มสร้างทีมด้วยสมาชิกที่ดีที่สุดและมีประสบการณ์มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ คุณยังทำไม่เสร็จจนกว่าคุณจะมี:

• ระบุ (และเติมเต็ม) ฟังก์ชั่นที่จำเป็นทั้งหมด
• คิดหาวิธีรวมสมาชิกในทีมระยะไกลและ
• กำหนดบทบาทระหว่างสมาชิก

วิธีที่ดีที่สุดในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีคนที่เหมาะสมและมีความรับผิดชอบที่เหมาะสม คือการจัดวางพวกเขาทั้งหมดไว้ในแผนภาพที่สามารถแสดงช่องว่างด้านบุคลากรหรือบทบาทที่ไม่ชัดเจน การสร้างไดอะแกรมทีมข้ามสายงานสามารถช่วยระบุปัญหาและแยกช่องว่าง เพื่อให้คุณสามารถทำให้ทีมของคุณทำงานได้ในระดับสูงสุด

คุณมองเห็นภาพทีมผลิตภัณฑ์ข้ามสายงานอย่างไร

นี่คือวิธีสร้างภาพทีมของคุณ ไดอะแกรมระดับพื้นฐานดูเหมือนวงล้อ ตรงกลางคือหัวหน้าทีม โดยทั่วไป นี่คือเจ้าของผลิตภัณฑ์ ผู้จัดการโครงการ หรืออาจเป็น scrum master (ในสภาพแวดล้อมแบบ Agile)

รอบๆ ศูนย์นี้มีผู้ร่วมให้ข้อมูลตามหน้าที่หลัก ซึ่งโดยทั่วไปแล้วสี่ถึงแปดราย ซึ่งเป็นตัวแทนของสาขาวิชาข้ามสายงานหลักที่จำเป็นสำหรับความสำเร็จของโครงการ สี่บทบาทที่แสดงอยู่ในวงกลมสีขาว – นี่คือทีมหลัก

แต่คุณต้องการมากกว่าทีมหลักจึงจะประสบความสำเร็จ มีผู้สนับสนุนที่สำคัญทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับความสำเร็จของคุณ แม้ว่าจะถูกแตะเพียงส่วนหนึ่งของโปรเจ็กต์ ซึ่งเรียกว่า “Extended Team” เหล่านี้เป็นผู้เชี่ยวชาญที่ไม่จำเป็นต้องไปประชุมทีมทุกครั้งหรือสนับสนุนหลายทีมเพราะไม่ต้องการความช่วยเหลือเต็มเวลา เติมข้อมูลในวงรอบนอกด้วยฟังก์ชัน Extended Team และสมาชิก

พยายามจัดเรียงฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องตามบทบาทของทีมหลัก ตัวอย่างเช่น วางความเป็นผู้นำด้านวิศวกรรมเป็นแกนหลัก และมีพันธมิตรด้านการพัฒนาจากระยะไกลเป็นส่วนหนึ่งของทีมขยาย

การแสดงภาพข้อมูลนี้ช่วยปรับปรุงการจัดการทีมข้ามสายงานได้อย่างไร

ประการแรก มันสร้างภาพที่ทั้งทีมสามารถเกี่ยวข้องได้ มีบริบททั่วไปสำหรับการอภิปรายที่เกี่ยวข้องกับการเป็นสมาชิกการประชุม ขั้นตอนการสื่อสาร การกำหนดบทบาทที่ชัดเจน และความรับผิดชอบ

ประการที่สอง จะแสดงฟังก์ชันที่คุณขาดหายไป การใช้เทมเพลตมาตรฐานสำหรับบริษัทของคุณจะทำให้คุณทราบถึงบทบาททั่วไปที่โครงการของคุณต้องการ จากนั้นคุณปรับแต่งเทมเพลตมาตรฐานและค้นหาฟังก์ชันที่ขาดหายไปได้ ฟังก์ชั่นที่ขาดหายไปก่อนเริ่มการแข่งขัน หรือมีแผนจะนำพวกเขาขึ้นเครื่องเมื่อจำเป็น นอกจากนี้ยังชี้แจงว่าใครอยู่ในทีมหลักและใครอยู่ในทีมเสริม สิ่งนี้สำคัญเพราะว่าโดยปกติทีมหลักจะประชุมกันสัปดาห์ละครั้งหรือบ่อยกว่านั้น และทีมเสริมก็มักจะน้อยกว่านั้นมาก บางทีอาจจะเป็นทุกเดือนหรือระหว่างการแข่งขัน หรือในเหตุการณ์สำคัญ

ไดอะแกรมทีมข้ามสายงานยังแสดงให้เห็นว่าทีม Extended ให้ข้อมูลหรือประสานงานผลิตภัณฑ์งานกับทีมหลักอย่างไร ตามแผนผังวงล้อ แต่ละส่วนของวงกลมจะมีสมาชิกทีมหลักซึ่งเป็นตัวแทนของสมาชิกในทีมที่ขยายออกไป วิธีนี้ใช้ได้ผลดีกับการสื่อสารผ่านช่องทางไปยังพันธมิตรด้านการพัฒนาจากระยะไกล

สุดท้ายนี้ เป็นวิธีที่ดีในการเริ่มต้นทบทวนความรับผิดชอบและความรับผิดชอบของทีม คุณสามารถใช้บทบาทเหล่านี้และใส่ไว้ในแผนภูมิ RACI (ความรับผิดชอบ ความรับผิดชอบ ที่ปรึกษา และส่วนที่เกี่ยวข้อง) เพื่อชี้แจงบทบาทสำหรับการส่งมอบที่สำคัญ ด้วยการสร้างแบบจำลองทีมข้ามสายงาน โดยใช้แผนภาพด้านบน คุณสามารถสร้างรากฐานที่มั่นคงให้กับทีมต่อไปได้

ห้าเคล็ดลับสำหรับทีมข้ามสายงาน

• มีเจ้าของทีมที่ชัดเจน ความเป็นเจ้าของนั้นควรมีความชัดเจนสำหรับทั้งสมาชิกในทีมและผู้จัดการที่ดูแลทีม
• มีทีมงานหลักที่มีคุณสมบัติเหมาะสมซึ่งเป็นตัวแทนของหน้าที่หลัก สมาชิกในทีมหลักควรมีประสบการณ์และมีความรู้ด้านโดเมนที่คุณต้องการ
• สร้างและสื่อสารโมเดลทีม (ดูแผนภาพด้านบน) มันแก้ปัญหาในรูปแบบของทีม อัพเดทเพื่อให้ทีมงานรู้ว่าหน้าตาเป็นอย่างไรตลอดเวลา
• ให้ทีมหลักมีความอ่อนน้อมถ่อมตนและถ่อมตน กำหนดเป้าหมายกลุ่มใหญ่ที่สุดหกถึงแปดคน เป้าหมายคือเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีทีมที่เล็กพอที่จะตัดสินใจร่วมกันในห้องเดียวและมีการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
• เท่าที่ทำได้ มีทรัพยากรเฉพาะในทีมหลักของคุณ ซึ่งหมายความว่าสมาชิกทีมหลักควรให้บริการในทีมดังกล่าวเพียงทีมเดียวเท่านั้น แหล่งข้อมูลเฉพาะมักจะช่วยเพิ่มโอกาสในการบรรลุเป้าหมายโครงการของคุณ

เกี่ยวกับผู้เขียน

John Carter หัวหน้า TCGenJohn Carter เป็นผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางในด้านการพัฒนาผลิตภัณฑ์และกลยุทธ์ เขาเป็นผู้ประดิษฐ์หูฟังตัดเสียงรบกวนของ Bose และเป็นผู้ออกแบบกระบวนการผลิตภัณฑ์ใหม่ของ Apple ในฐานะผู้ก่อตั้ง TCGen Inc. เขาได้ให้คำปรึกษากับ Abbott, Amazon, Apple, Cisco และ 3M