La guía completa para la gestión de equipos multifuncionales

Ahora y en el futuro, los equipos multifuncionales serán la forma en que se realice el trabajo. La complejidad de la mayoría de los procesos comerciales, desde el desarrollo de productos hasta el éxito del cliente, hace que el trabajo en equipo sea una necesidad. Esto se aplica a equipos intactos ubicados juntos o equipos virtuales que se hicieron cada vez más comunes durante la pandemia.

A menudo pensamos en la contribución del liderazgo, ya sea del líder del equipo o del propietario del producto aislado del equipo como un todo. Sin embargo, el líder no estaría en ninguna parte sin su equipo. Sabemos que necesitamos equipos de alto rendimiento. Pero, ¿cómo sacarles el máximo partido? En esta publicación, nos sumergimos en la gestión de equipos multifuncionales.

¿Cómo puedes mejorar el rendimiento de tu equipo?

Veamos algunos de los problemas que enfrentan los equipos hoy.

A menudo, su organización enfrenta desafíos difíciles. Tienes que girar rápidamente y moverte rápidamente para movilizar tu nueva dirección que sale de la pandemia. Para tener éxito en estos difíciles desafíos, necesita equipos de alto rendimiento.

Sin embargo, el desempeño del equipo a menudo se ve obstaculizado por una definición de roles deficiente y un establecimiento de dirección confuso.

Cuando su organización está reaccionando a un entorno que cambia rápidamente, especialmente cuando trabaja en problemas urgentes, los equipos pueden volverse tan grandes que no pueden hacer nada.

O le faltan funciones críticas pero las descubre demasiado tarde en el proyecto para marcar la diferencia. Al visualizar su equipo e identificar las brechas, puede crear equipos más eficientes y efectivos, ya sea que estén en una sala o en doce países diferentes.

¿Qué es un equipo multifuncional?

Un equipo multifuncional es un grupo de más de una persona o colaboradores, de múltiples funciones, unidos por un objetivo común.

Se deben incluir todas las funciones necesarias para entregar la solución, incluso si algunos son miembros del equipo a tiempo parcial. Las actividades de un equipo multifuncional también se planifican y coordinan.

¿Cómo se puede establecer un equipo multifuncional para el éxito?

Hay problemas comunes que afectan a los equipos: falta de un líder, objetivos poco claros, mala comunicación, sorpresas y proyectos tardíos.

Para evitar estos escollos, comience con los objetivos. Después de eso, debe reclutar a las personas adecuadas y comenzar a poblar el equipo con los mejores y más experimentados miembros que pueda. No habrá terminado hasta que tenga:

• Identificado (y llenado) todas las funciones requeridas
• Averiguar cómo incorporar miembros remotos del equipo, y
• Roles establecidos entre los miembros

La mejor manera de asegurarse de tener a las personas adecuadas con el tipo correcto de responsabilidad es presentarlas en un diagrama que pueda mostrar las brechas de personal o las funciones poco claras. La creación de un diagrama de equipo multifuncional puede ayudar a identificar problemas y aislar brechas para que pueda lograr que su equipo se desempeñe al máximo nivel.

¿Cómo visualiza el equipo de productos interfuncionales?

Esta es una forma de visualizar a su equipo. Un diagrama de nivel básico se parece a una rueda. En el centro está el líder del equipo. Por lo general, este es el propietario del producto, el gerente del proyecto o tal vez un experto en scrum (en un entorno Agile).

Alrededor de este centro, se encuentran los principales contribuyentes funcionales, generalmente de cuatro a ocho, que representan las disciplinas interfuncionales centrales necesarias para el éxito del proyecto. Aquí se muestran cuatro roles en el círculo blanco: este es el equipo central.

Pero necesita más que el equipo central para tener éxito. Están todos esos contribuyentes importantes que se necesitan para su éxito; incluso si solo se utilizan para una parte del proyecto. Esto se denomina "Equipo ampliado". Estos son especialistas que no necesitan ir a todas las reuniones del equipo o aquellos que dan soporte a varios equipos porque no se requiere su asistencia a tiempo completo. Rellene el círculo exterior con las funciones y los miembros del equipo ampliado.

Intente alinear las funciones relacionadas en función de los roles del equipo central. Por ejemplo, ponga al líder de ingeniería en el centro y tenga a sus socios de desarrollo remotos como parte del equipo extendido.

¿Cómo mejora esta visualización la ayuda con la gestión de equipos multifuncionales?

Primero, crea una imagen con la que todo el equipo puede identificarse. Proporciona un contexto común para la discusión relacionada con la membresía de la reunión, el flujo de comunicación, las definiciones de roles explícitos y las responsabilidades.

En segundo lugar, revela las funciones que te faltan. Al usar una plantilla estándar para su empresa, conoce los roles típicos que requiere su proyecto. A continuación, puede personalizar la plantilla estándar y encontrar las funciones que faltan. faltan funciones antes de comenzar. O tenga un plan para traerlos a bordo cuando sea necesario. También aclara quién está en el equipo central y quién en el equipo extendido. Esto es importante porque, por lo general, el Equipo central se reunirá una vez a la semana o con más frecuencia, y el Equipo extendido con mucha menos frecuencia, tal vez mensualmente o durante el inicio, o en hitos importantes.

El diagrama de equipo interfuncional también muestra cómo el equipo extendido proporciona información o coordina su producto de trabajo con el equipo central. Como implica el diagrama de la rueda, cada segmento del círculo tiene un miembro del equipo central que representa a los miembros del equipo extendido. Esto funciona muy bien para canalizar la comunicación con los socios de desarrollo remotos.

Finalmente, es una excelente manera de comenzar una revisión de las responsabilidades y responsabilidades del equipo. Simplemente puede tomar estos roles y colocarlos en un gráfico RACI (Responsabilidad, Rendición de cuentas, Consultado e Involucrado) para aclarar los roles de los entregables clave. Al crear un modelo de equipo interfuncional, usando el diagrama anterior, puede darle a su próximo esfuerzo de equipo una base sólida.

Cinco consejos para equipos multifuncionales

• Tener un dueño de equipo claro. Esa propiedad debe ser clara tanto para los miembros del equipo como para los gerentes que supervisan los equipos.
• Contar con un Core Team calificado que represente las funciones clave. Los miembros del equipo central deben tener experiencia y tener el conocimiento del dominio que necesita.
• Cree y comunique el modelo de equipo (consulte el diagrama anterior). Resuelve problemas en la formación de equipos. Actualice para que el equipo sepa cómo se ve en todo momento.
• Mantenga el equipo central delgado y mezquino; apunte de seis a ocho personas como máximo. El objetivo es asegurarse de tener un equipo lo suficientemente pequeño para que puedan tomar decisiones juntos en una sala y tener reuniones eficientes.
• En la medida de lo posible, tenga recursos dedicados en sus Equipos centrales, lo que significa que los miembros del Equipo central deben servir solo en uno de esos equipos. Los recursos dedicados suelen mejorar la probabilidad de alcanzar los objetivos de su proyecto.

Sobre el Autor

John Carter, director de TCGenJohn Carter es un experto muy respetado en desarrollo y estrategia de productos. Es inventor de los auriculares con cancelación de ruido de Bose y diseñador del proceso de nuevos productos de Apple. Como fundador de TCGen Inc. , ha sido consultor de Abbott, Amazon, Apple, Cisco y 3M.