İşlevler Arası Ekip Yönetimi için Eksiksiz Kılavuz

Şimdi ve gelecekte, işlerin nasıl yapılacağı çapraz fonksiyonlu ekipler olacak. Ürün geliştirmeden müşteri başarısına kadar çoğu iş sürecinin karmaşıklığı, ekip çalışmasını bir zorunluluk haline getirir. Bu, bir arada bulunan bozulmamış ekipler veya pandemi sırasında daha yaygın hale getirilen sanal ekipler için geçerlidir.

Ekip liderinin veya ürün sahibinin bir bütün olarak ekipten izole edilmiş olması fark etmeksizin, genellikle liderliğin katkısını düşünürüz. Yine de lider, ekibi olmadan hiçbir yerde olmazdı. Yüksek performanslı ekiplere ihtiyacımız olduğunu biliyoruz. Ama onlardan en iyi şekilde nasıl yararlanabilirsiniz? Bu yazıda, işlevler arası ekip yönetimine dalıyoruz.

Ekibinizin performansını nasıl iyileştirebilirsiniz?

Bugün ekiplerin karşılaştığı bazı sorunlara bakalım.

Çoğu zaman, kuruluşunuz zorlu zorluklarla karşı karşıyadır. Pandemiden çıkan yeni yönünüzü harekete geçirmek için hızla dönmeniz ve hızla hareket etmeniz gerekiyor. Bu zorlu mücadelelerde başarılı olmak için yüksek performanslı ekiplere ihtiyacınız var.

Bununla birlikte, ekip performansı genellikle yetersiz rol tanımı ve karışık yön belirleme nedeniyle engellenir.

Kuruluşunuz hızla değişen bir ortama tepki verirken, özellikle de acil sorunlar üzerinde çalışırken, ekipler o kadar büyüyebilir ki hiçbir şey yapamazsınız.

Veya kritik işlevleri kaçırıyorsunuz, ancak bunları projede bir fark yaratmak için çok geç ortaya çıkarıyorsunuz. Ekibinizi görselleştirerek ve boşlukları belirleyerek, ister tek bir odada ister on iki farklı ülkede olsunlar, daha verimli ve etkili ekipler oluşturabilirsiniz.

Çapraz fonksiyonel ekip nedir?

İşlevler arası ekip, ortak bir hedefle birleştirilmiş, birden fazla işlevden birden fazla kişiden veya işbirlikçilerden oluşan bir gruptur.

Bazıları yarı zamanlı ekip üyeleri olsa bile, çözümü sunmak için gereken tüm işlevler dahil edilmelidir. Fonksiyonlar arası bir ekibin faaliyetleri de planlanır ve koordine edilir.

Başarı için çapraz fonksiyonlu bir takımı nasıl kurabilirsiniz?

Ekiplerin başına bela olan yaygın sorunlar vardır: Lider eksikliği, net olmayan hedefler, zayıf iletişim, sürprizler ve gecikmiş projeler.

Bu tuzaklardan kaçınmak için hedeflerle başlayın. Bundan sonra, doğru insanları işe almanız ve ekibi mümkün olan en iyi ve en deneyimli üyelerle doldurmaya başlamanız gerekir. Aşağıdakilere sahip olana kadar işiniz bitmez:

• Gerekli tüm işlevleri tanımladı (ve doldurdu)
• Uzak ekip üyelerini nasıl dahil edeceğinizi öğrenin ve
• Üyeler arasında belirlenmiş roller

Doğru türde hesap verebilirliğe sahip doğru kişilere sahip olduğunuzdan emin olmanın en iyi yolu, hepsini size personel boşluklarını veya belirsiz rolleri gösterebilecek bir şemada ortaya koymaktır. İşlevler Arası Ekip diyagramı oluşturmak, sorunları belirlemeye ve boşlukları ayırmaya yardımcı olabilir, böylece ekibinizin en üst düzeyde performans göstermesini sağlayabilirsiniz.

İşlevler arası ürün ekibini nasıl görselleştirirsiniz?

İşte ekibinizi görselleştirmenin bir yolu. Temel seviye diyagramı bir tekerleğe benzer. Merkezde takım lideri var. Tipik olarak bu, ürün sahibi, proje yöneticisi veya belki bir scrum yöneticisidir (Çevik bir ortamda).

Bu merkezin çevresinde, proje başarısı için gerekli olan temel işlevler arası disiplinleri temsil eden, tipik olarak dört ila sekiz arasında, başlıca işlevsel katkıda bulunanlar vardır. Burada beyaz daire içinde dört rol gösterilmektedir – bu Çekirdek Ekip.

Ancak başarılı olmak için çekirdek ekipten daha fazlasına ihtiyacınız var. Başarınız için gerekli olan tüm bu önemli katkıda bulunanlar var; Sadece projenin bir parçası için tıklanmış olsalar bile Buna “Genişletilmiş Ekip” denir. Bunlar, her ekip toplantısına gitmesi gerekmeyen veya tam zamanlı yardımları gerekmediğinden birden fazla ekibi destekleyen uzmanlardır. Dış daireyi Genişletilmiş Ekip işlevleri ve üyeleriyle doldurun.

Çekirdek Ekip rollerine göre ilgili işlevleri sıralamaya çalışın. Örneğin, mühendislik liderliğini merkeze alın ve uzak geliştirme ortaklarının Genişletilmiş Ekibin bir parçası olmasını sağlayın.

Bu görselleştirme, işlevler arası ekip yönetiminde yardımı nasıl geliştirir?

İlk olarak, tüm ekibin ilişki kurabileceği bir imaj yaratır. Toplantı üyeliği, iletişim akışı, açık rol tanımları ve sorumluluklarla ilgili tartışma için ortak bir bağlam sağlar.

İkincisi, kaçırdığınız işlevleri ortaya çıkarır. Şirketiniz için standart bir şablon kullanarak projenizin gerektirdiği tipik rolleri bilirsiniz. Ardından standart şablonu özelleştirebilir ve eksik işlevleri bulabilirsiniz. Başlamadan önce eksik fonksiyonlar. Veya gerektiğinde onları gemiye getirmek için bir planınız olsun. Ayrıca kimin Çekirdek Ekipte ve kimin Genişletilmiş Ekipte olduğunu netleştirir. Bu önemlidir, çünkü Çekirdek Ekip tipik olarak haftada bir veya daha sık, Genişletilmiş Ekip ise çok daha az sıklıkta, belki aylık olarak veya başlama sırasında veya önemli kilometre taşlarında toplanır.

İşlevler arası ekip diyagramı, Genişletilmiş ekibin Çekirdek Ekip ile çalışma ürünlerini nasıl girdi sağladığını veya koordine ettiğini de gösterir. Tekerlek diyagramından da anlaşılacağı gibi, dairenin her bir parçası, genişletilmiş ekip üyelerini temsil eden bir Çekirdek Ekip üyesine sahiptir. Bu, iletişimi uzak geliştirme ortaklarına yönlendirmek için çok iyi çalışır.

Son olarak, ekip sorumluluklarını ve sorumluluklarını gözden geçirmeye başlamak için harika bir yoldur. Bu rolleri alabilir ve önemli çıktılar için rolleri netleştirmek için bir RACI (Sorumluluk, Hesap Verebilirlik, Danışan ve İlgili) çizelgesine koyabilirsiniz. Yukarıdaki diyagramı kullanarak İşlevler Arası Ekip modeli oluşturarak, bir sonraki ekip çabanıza sağlam bir temel sağlayabilirsiniz.

İşlevler Arası Ekipler için Beş İpucu

• Net bir ekip sahibine sahip olun. Bu sahiplik hem ekip üyeleri hem de ekipleri denetleyen yöneticiler için açık olmalıdır.
• Temel işlevleri temsil eden nitelikli bir Çekirdek Ekibiniz olsun. Çekirdek Ekip üyeleri deneyimli olmalı ve ihtiyacınız olan alan bilgisine sahip olmalıdır.
• Ekip modelini oluşturun ve iletin (yukarıdaki şemaya bakın). Takımların oluşumundaki sorunları çözer. Takımın her zaman nasıl göründüğünü bilmesi için güncelleyin.
• Çekirdek ekibi yalın ve ortalama tutun; en fazla altı ila sekiz kişiyi hedefleyin. Amaç, tek bir odada birlikte kararlar alabilmeniz ve verimli toplantılar yapabilmeniz için yeterince küçük bir ekibiniz olduğundan emin olmaktır.
• Mümkün olduğu kadar, Çekirdek Ekiplerinize ayrılmış kaynaklara sahip olun. Bu, Çekirdek Ekip üyelerinin yalnızca bu tür bir ekipte görev yapması gerektiği anlamına gelir. Özel kaynaklar genellikle proje hedeflerinize ulaşma olasılığını artırır.

Yazar hakkında

John Carter, Müdür TCGenJohn Carter, ürün geliştirme ve strateji konusunda geniş çapta saygı duyulan bir uzmandır. Bose'un Gürültü Önleyici Kulaklıklarının mucidi ve Apple'ın Yeni Ürün Sürecinin tasarımcısıdır. TCgen Inc.'in Kurucusu olarak Abbott, Amazon, Apple, Cisco ve 3M'e danışmanlık yapmıştır.