Конец ручного журналирования: как автоматически связать темы Gmail с профилями клиентов в CRM

«Налог на ввод данных»: почему ведение журнала вручную убивает вашу продуктивность

Большинство торговых представителей не уходят из-за того, что ненавидят продавать; они уходят, потому что ненавидят «налог на ввод данных». Это скрытые затраты на поддержание CRM — часы, потраченные каждую неделю на ручное копирование строк темы, вставку основного текста и регистрацию дат «отправленных» в базе данных.

Опасность «темных данных»

Если электронные письма не связаны автоматически, ваша компания страдает от «темных данных». Это происходит, когда важная информация — например, конкретное возражение клиента или устное соглашение, заключенное по электронной почте — оказывается в ловушке в личном почтовом ящике продавца.

• Если член команды уходит в отпуск: Остальная часть команды летит вслепую.
• Если представитель покидает компанию: вся его история общения с вашими клиентами исчезает вместе с ним.
• Результат: вы теряете «институциональную память» о своем бизнесе, что приводит к неловким, повторяющимся вопросам для ваших клиентов и упущенным возможностям.

Видение NetHunt: CRM, которая заполняется сама собой

В NetHunt мы считаем, что вам не нужно работать над своей CRM; ваша CRM должна работать на вас. Наше видение — это среда «нулевого касания».

Представьте себе мир, в котором вы просто нажимаете «Отправить» в Gmail, и CRM мгновенно понимает: «О, это электронное письмо принадлежит сделке Acme Corp» и записывает его в правильную временную шкалу еще до того, как вы перейдете к следующему сообщению. Автоматизируя связь между вашими разговорами и вашими записями, мы полностью устраняем «налог на ввод данных». Вы остаетесь в своем потоке, а ваша CRM остается на 100% точной, обеспечивая «единый источник достоверной информации» для всей компании, даже если вы не пошевелите пальцем.

Как работает встроенная интеграция NetHunt с Gmail

NetHunt CRM — это не просто приложение, подключающееся к Gmail; это структурная часть вашего почтового ящика Gmail. Он работает путем «наложения» аналитики CRM непосредственно на интерфейс Google Workspace. Вот техническая магия, которая происходит за кулисами, чтобы ручное ведение журналов осталось в прошлом.

Автоматическая привязка электронной почты

Ядро автоматизации NetHunt — это способность распознавать людей. В тот момент, когда электронное письмо попадает в ваш почтовый ящик, алгоритм NetHunt сканирует поля «От» и «Кому».

• Соответствие : если адрес электронной почты соответствует существующей записи в вашей CRM, NetHunt мгновенно создает цифровой мост.
• Журнал: каждый ответ, пересылка и вложение в этой теме автоматически отражаются на временной шкале профиля CRM клиента.
• Опыт «нулевого щелчка» : вам не нужно нажимать «Сохранить в CRM» или «Синхронизировать». Если контакт существует, история есть. Как будто ваша CRM — это невидимый помощник, постоянно заполняющий ваши документы в фоновом режиме.

История клиента в обзоре боковой панели

Самая мощная часть интеграции — боковая панель NetHunt. Когда вы открываете любую ветку электронной почты, в правой части экрана Gmail появляется специальная панель.

Не покидая почту, вы можете увидеть:

• Профиль: должность, номер телефона, ссылки на социальные сети и любая другая имеющаяся у вас информация о клиентах.
• Временная шкала: прокручиваемая история каждого взаимодействия вашей команды с ними — предыдущие электронные письма, заметки о встречах и сводки телефонных звонков.
• Статус сделки: в каком трубопроводе они находятся и общая стоимость их потенциального бизнеса.
• Задачи: любые предстоящие задачи, связанные с этим клиентом.

Это означает, что вам никогда не придется спрашивать клиента: «Напомни мне, что мы обсуждали в прошлом месяце?» Ответ прямо здесь, в нескольких дюймах от вашего черновика ответа.

Общие и частные темы

Одной из самых больших проблем при автоматической привязке электронной почты к CRM является конфиденциальность. Не каждый разговор попадает в общую запись CRM — вспомните переписку руководителей, внутренние обсуждения или электронные письма со счетами с общих адресов.

NetHunt подходит к этому с помощью умных правил исключения. Вы можете точно контролировать, какие электронные письма никогда не следует связывать, установив исключения на уровне рабочей области:

• Исключенные адреса электронной почты. Вы можете определить определенные адреса электронной почты, которые никогда не должны автоматически привязываться. Если исключенный адрес отображается в полях «Кому», «От» или «Копия», электронное письмо не будет связано ни с одной записью CRM, даже если другие получатели являются действительными контактами.
• Исключенные домены Вы также можете исключить целые домены. Если какое-либо электронное письмо в цепочке принадлежит исключенному домену, сообщение останется несвязанным. Это особенно полезно для фильтрации счетов, электронных писем автоматизированной системы или конфиденциальной информации от руководителей.

Ручное связывание, когда это важно

Хотя исключенные электронные письма не привязываются автоматически, вы по-прежнему сохраняете полный контроль:

• При необходимости вы можете вручную связать электронное письмо с записью CRM.
• После связывания все ответы в этой теме также будут связаны автоматически.
• Будущие электронные письма останутся несвязанными, если вы явно не свяжете их снова.

Такой подход сохраняет вашу CRM чистой, актуальной и соответствующей требованиям.

Шаг за шагом: настройка автоматической регистрации электронной почты

Настройка NetHunt для ведения журналов — это простой процесс. Как только эти три шага будут выполнены, система возьмет на себя всю тяжелую работу, позволяя вам сосредоточиться исключительно на содержании ваших сообщений.

Шаг 1: подключение вашего рабочего пространства

Первый шаг — это простое «рукопожатие» между NetHunt и вашей учетной записью Google. Когда вы впервые устанавливаете расширение NetHunt, вы предоставляете CRM разрешение на просмотр метаданных вашей электронной почты.

Шаг 2. Настройка правил «автоссылки»

NetHunt автоматически связывает отправленные и полученные электронные письма с записями CRM, если в папке существует соответствующее поле — чаще всего поле «Электронная почта» в таких папках, как «Контакты» , «Интересные клиенты » или «Клиенты» .

Настройка

Чтобы включить автоматическое связывание папки:

1. Зайдите в настройки
2. Открытие папок и управление полями
3. Выберите папку (например, Контакты или Интересы ).
4. При необходимости добавьте поле электронной почты.
5. Включить автоматическую ссылку на будущие электронные письма

После активации все входящие и исходящие электронные письма для этого адреса сохраняются непосредственно в записи.

Автоматическая привязка электронных писем к компаниям по домену

NetHunt также может связывать электронные письма с записями компании, когда к вам обращаются несколько человек из одной организации.

Включив автоматическую привязку к URL-адресу или полю на основе домена, NetHunt может:

• Свяжите все электронные письма из одного домена с правильной записью компании.
• Автоматически создавать новые записи контактов из входящих писем.
• Свяжите эти контакты с компанией одним щелчком мыши.

Благодаря этому все общение с организацией (через несколько контактов) организовано в одном месте.

Шаг 3. Управление несвязанными электронными письмами

Что происходит, когда новый лид впервые пишет вам электронное письмо? Поскольку их еще нет в вашей CRM, у них нет профиля, на который можно было бы ссылаться. NetHunt позволяет исправить это за одну секунду:

1. Откройте письмо в Gmail.
2. Щелкните значок NetHunt.
3. Выберите папку (например, «Лиды»).
4. Создайте запись и привяжите письмо. Именно с этой миллисекунды каждое будущее электронное письмо с этим человеком автоматически связывается.

Расширенные функции для чистой базы данных

Автоматизация ссылок — это здорово, но поддержание чистоты и организованности этих данных — вот что делает CRM по-настоящему ценным. NetHunt включает в себя несколько «скрытых» функций, которые гарантируют, что ваша база данных не станет беспорядочной.

• Предотвращение дублирования: ничто не разрушает CRM быстрее, чем наличие трех разных профилей для «Джона Смита». Механизм дедупликации NetHunt проверяет существующие адреса электронной почты перед созданием новой записи, обеспечивая объединение всех потоков в один чистый профиль.
• Интеграция отслеживания электронной почты: когда электронное письмо связано с профилем, NetHunt также связывает данные отслеживания. Вы можете видеть непосредственно в электронных письмах, когда они открыли ваше письмо или нажали на него. Это превращает простое «зарегистрированное электронное письмо» в полезную информацию о продажах.

Вывод: сосредоточьтесь на отношениях, а не на ведении учета.

Конечная цель CRM — помочь вам построить лучшие отношения, но трудно быть «ориентированным на отношения», когда вы погружены в административную работу. Автоматизируя связь между Gmail и NetHunt, вы компенсируете часы, которые обычно тратятся на ввод данных.

Вы получаете команду, которая всегда синхронизирована, базу данных, которая остается точной на 100%, и почтовый ящик, который действительно помогает вам заключать сделки, а не просто хранить сообщения.

Готовы удалить «День администратора» из календаря? Прекратите копипастить и начните закрывать. Начните пробную версию NetHunt CRM сегодня и испытайте свободу почтового ящика, который регистрируется сам.