Sfârșitul înregistrării manuale: cum să conectați automat firele Gmail la profilurile client în CRM

„Taxa de introducere a datelor”: de ce înregistrarea manuală vă distruge productivitatea

Majoritatea reprezentanților de vânzări nu renunță pentru că urăsc să vândă; renunță pentru că urăsc „Taxa de intrare a datelor”. Acesta este costul ascuns al menținerii unui CRM - orele petrecute în fiecare săptămână pentru a copia manual liniile de subiect, a lipi textul corpului și a înregistra datele „trimise” într-o bază de date.

Pericolul „datelor întunecate”

Când e-mailurile nu sunt conectate automat, compania ta suferă de „Date întunecate”. Acest lucru se întâmplă atunci când informații vitale - cum ar fi obiecția specifică a unui client sau un acord verbal încheiat prin e-mail - sunt prinse în căsuța de e-mail privată a unui agent de vânzări.

• Dacă un membru al echipei pleacă în vacanță: restul echipei zboară orb.
• Dacă un reprezentant părăsește compania: întreaga lor istorie cu clienții tăi dispare odată cu ei.
• Rezultatul: Pierzi „memoria instituțională” a afacerii tale, ceea ce duce la întrebări incomode, repetitive pentru clienții tăi și la oportunități ratate.

Viziunea NetHunt: un CRM care se populează singur

La NetHunt, credem că nu ar trebui să lucrezi pentru CRM-ul tău; CRM-ul tău ar trebui să funcționeze pentru tine. Viziunea noastră este un mediu „Zero-Touch”.

Imaginați-vă o lume în care apăsați pur și simplu pe „Trimite” în Gmail, iar CRM-ul realizează instantaneu „Oh, acest e-mail aparține ofertei Acme Corp” și îl înregistrează în cronologia corectă înainte de a trece chiar la următorul mesaj. Prin automatizarea conexiunii dintre conversațiile dvs. și înregistrările dvs., eliminăm în întregime „Taxa de intrare a datelor”. Rămâneți în fluxul dvs., iar CRM-ul dvs. rămâne 100% precis, oferind o „sursă unică de adevăr” pentru întreaga companie fără să ridicați un deget.

Cum funcționează integrarea nativă Gmail a NetHunt

NetHunt CRM nu este doar o aplicație care se conectează la Gmail; este o parte structurală a căsuței dvs. de e-mail Gmail. Funcționează prin „suprapunerea” informațiilor CRM direct pe interfața Google Workspace. Iată magia tehnică care se întâmplă în culise pentru a face ca înregistrarea manuală să devină un lucru din trecut.

Conectare automată la e-mail

Miezul automatizării NetHunt este capacitatea sa de a recunoaște oamenii. În momentul în care un e-mail ajunge în căsuța dvs. de e-mail, algoritmul NetHunt scanează câmpurile „De la” și „Către”.

• Potrivirea : Dacă adresa de e-mail se potrivește cu o înregistrare existentă în CRM, NetHunt creează instantaneu o punte digitală.
• Jurnalul: fiecare răspuns, redirecționare și atașament din acel fir este oglindit automat în cronologia profilului CRM a clientului.
• Experiența „Zero-Click” : nu trebuie să faceți clic pe „Salvați în CRM” sau „Sincronizare”. Dacă contactul există, istoricul este acolo. Este ca și cum CRM-ul dvs. este un asistent invizibil care vă depune în mod constant documentele în fundal.

Povestea clientului în prezentarea generală a barei laterale

Cea mai puternică parte a integrării este bara laterală NetHunt. Când deschideți orice fir de e-mail, un panou dedicat apare în partea dreaptă a ecranului Gmail.

Fără a lăsa e-mailul, puteți vedea:

• Profilul: titlul postului, numărul de telefon, linkurile de rețele sociale și orice alte informații despre clienți pe care le aveți.
• Cronologia: un istoric care poate fi derulat al fiecărei interacțiuni pe care echipa ta a avut-o cu ei - e-mailuri anterioare, note de întâlnire și rezumate ale apelurilor telefonice.
• Starea tranzacției: în ce conductă se află și valoarea totală a potențialei lor afaceri.
• Sarcini: orice sarcini viitoare asociate cu acest client.

Aceasta înseamnă că nu trebuie să întrebi niciodată un client: „Amintește-mi ce am discutat luna trecută?” Răspunsul este chiar acolo, la câțiva centimetri distanță de schița de răspuns.

Fire partajate vs. private

Una dintre cele mai mari preocupări legate de conectarea automată prin e-mail-CRM este confidențialitatea. Nu toate conversațiile aparțin unei înregistrări CRM partajate - gândiți-vă la corespondența executivului, discuțiile interne sau e-mailurile cu facturi de la adrese generice.

NetHunt abordează acest lucru cu reguli inteligente de excludere. Puteți controla cu precizie ce e-mailuri nu ar trebui să fie conectate niciodată prin setarea excluderilor la nivel de spațiu de lucru:

• Adrese de e-mail excluse Puteți defini adrese de e-mail specifice care nu ar trebui să fie niciodată conectate automat. Dacă o adresă exclusă apare în câmpurile Către, De la sau CC, e-mailul nu va fi legat la nicio înregistrare CRM, chiar dacă alți destinatari sunt persoane de contact valide.
• Domenii excluse De asemenea, puteți exclude domenii întregi. Dacă orice e-mail din fir aparține unui domeniu exclus, mesajul va rămâne deconectat. Acest lucru este util în special pentru filtrarea facturilor, a e-mailurilor automate ale sistemului sau a comunicării sensibile ale executivului.

Conectare manuală atunci când contează

Deși e-mailurile excluse nu sunt conectate automat, păstrați totuși controlul deplin:

• Puteți conecta manual un e-mail la o înregistrare CRM atunci când este necesar.
• Odată conectate, toate răspunsurile din acel thread vor fi, de asemenea, conectate automat.
• E-mailurile viitoare vor rămâne deconectate, dacă nu le conectați din nou în mod explicit.

Această abordare vă menține CRM-ul curat, relevant și conform.

Pas cu pas: configurarea înregistrării de e-mail fără atingere

Configurarea NetHunt pentru a gestiona înregistrarea dvs. este un proces „una și gata”. Odată ce acești trei pași sunt finalizați, sistemul preia sarcinile grele, permițându-vă să vă concentrați exclusiv asupra conținutului mesajelor dvs.

Pasul 1: conectarea spațiului de lucru

Primul pas este o simplă „strângere de mână” între NetHunt și contul tău Google. Când instalați pentru prima dată extensia NetHunt, veți acorda permisiunea CRM pentru a vă vedea metadatele de e-mail.

Pasul 2: configurarea regulilor de „conectare automată”.

NetHunt conectează automat e-mailurile trimise și primite la înregistrările CRM atunci când există un câmp potrivit într-un dosar — ​​cel mai frecvent câmpul E-mail din foldere precum Contacte , Clienti potențiali sau Clienți .

Configurarea

Pentru a activa conectarea automată pentru un dosar:

1. Accesați Setări
2. Deschideți Folder și Field Management
3. Selectați folderul (de exemplu, Contacte sau Clienti potențiali )
4. Adăugați un câmp de e-mail dacă este necesar
5. Activați Conectarea automată a e-mailurilor viitoare

Odată activat, toate e-mailurile primite și trimise pentru adresa respectivă sunt salvate direct în înregistrare.

Conectarea automată a e-mailurilor către companii în funcție de domeniu

NetHunt poate conecta, de asemenea, e-mailurile la înregistrările companiei atunci când mai multe persoane din aceeași organizație contactează.

Prin activarea conectării automate pe o adresă URL sau un câmp bazat pe domeniu, NetHunt poate:

• Conectați toate e-mailurile de pe același domeniu la înregistrarea corectă a companiei
• Creați automat noi înregistrări de contact din e-mailurile primite
• Conectați acele Contacte la Companie printr-un singur clic

Acest lucru menține toate comunicările cu o organizație – prin mai multe contacte – organizate într-un singur loc.

Pasul 3: gestionarea e-mailurilor deconectate

Ce se întâmplă când un nou client potențial vă trimite un e-mail pentru prima dată? Deoarece nu sunt încă în CRM-ul dvs., nu există niciun profil la care să vă conectați. NetHunt face acest lucru o remediere de o secundă:

1. Deschide e-mailul în Gmail.
2. Faceți clic pe pictograma NetHunt.
3. Alegeți folderul (de exemplu, „Leads”).
4. Creați o înregistrare și conectați e-mailul. Din acea milisecundă exactă, fiecare e-mail viitor cu acea persoană este conectat automat.

Caracteristici avansate pentru o bază de date curată

Automatizarea conexiunii este grozavă, dar păstrarea acelor date curate și organizate este ceea ce face ca un CRM să fie cu adevărat valoros. NetHunt include mai multe funcții „sub capotă” pentru a vă asigura că baza de date nu devine o mizerie.

• Prevenirea dublelor: nimic nu distruge un CRM mai repede decât a avea trei profiluri diferite pentru „John Smith”. Motorul de deduplicare NetHunt verifică adresele de e-mail existente înainte de a crea o nouă înregistrare, asigurându-se că toate firele de execuție se îmbină într-un singur profil curat.
• Integrarea urmăririi e-mailului: Când un e-mail este conectat la un profil, NetHunt leagă și datele de urmărire. Puteți vedea direct pe e-mailuri când v-au deschis e-mailul sau au dat clic. Acest lucru transformă un simplu „e-mail înregistrat” în informații de vânzări acționabile.

Concluzie: concentrați-vă pe relație, nu pe evidența

Scopul final al unui CRM este să te ajute să construiești relații mai bune, dar este greu să fii „concentrat pe relație” atunci când ești îngropat în munca de administrator. Prin automatizarea conexiunii dintre Gmail și NetHunt, recuperați orele pierdute de obicei la introducerea datelor.

Obțineți o echipă care este mereu sincronizată, o bază de date care rămâne 100% precisă și o căsuță de e-mail care vă ajută să încheiați oferte în loc să păstrați doar mesaje.

Sunteți gata să ștergeți „Ziua administratorului” din calendar? Opriți copierea-lipirea și începeți să închideți. Începeți versiunea de încercare NetHunt CRM astăzi și experimentați libertatea unei căsuțe de e-mail care se înregistrează singur.