La fin de la journalisation manuelle : comment lier automatiquement les fils de discussion Gmail aux profils clients dans CRM

La « taxe sur la saisie des données » : pourquoi la journalisation manuelle tue votre productivité

La plupart des commerciaux n’abandonnent pas parce qu’ils détestent vendre ; ils ont démissionné parce qu'ils détestent la « taxe sur la saisie des données ». Il s'agit du coût caché de la maintenance d'un CRM : les heures passées chaque semaine à copier manuellement les lignes d'objet, à coller le corps du texte et à enregistrer les dates « d'envoi » dans une base de données.

Le danger des « données sombres »

Lorsque les e-mails ne sont pas automatiquement liés, votre entreprise souffre de « Dark Data ». Cela se produit lorsque des informations vitales, comme une objection spécifique d'un client ou un accord verbal conclu par courrier électronique, sont piégées dans la boîte de réception privée d'un vendeur.

• Si un membre de l'équipe part en vacances : Le reste de l'équipe vole à l'aveugle.
• Si un représentant quitte l'entreprise : toute son histoire avec vos clients disparaît avec lui.
• Le résultat : vous perdez la « mémoire institutionnelle » de votre entreprise, ce qui entraîne des questions délicates et répétitives pour vos clients et des opportunités manquées.

La vision NetHunt : un CRM qui se remplit tout seul

Chez NetHunt, nous pensons que vous ne devriez pas avoir à travailler pour votre CRM ; votre CRM devrait fonctionner pour vous. Notre vision est un environnement « Zero-Touch ».

Imaginez un monde dans lequel vous appuyez simplement sur « Envoyer » dans Gmail et le CRM réalise instantanément : « Oh, cet e-mail appartient à l'accord Acme Corp » et l'enregistre dans le bon calendrier avant même de passer au message suivant. En automatisant le lien entre vos conversations et vos enregistrements, nous éliminons entièrement la « taxe sur la saisie des données ». Vous restez dans votre flux et votre CRM reste précis à 100 %, fournissant une « source unique de vérité » pour l'ensemble de l'entreprise sans que vous ayez à lever le petit doigt.

Comment fonctionne l'intégration Gmail native de NetHunt

NetHunt CRM n'est pas seulement une application qui se connecte à Gmail ; c'est une partie structurelle de votre boîte de réception Gmail. Il fonctionne en « superposant » l'intelligence CRM directement sur l'interface Google Workspace. Voici la magie technique qui se produit en coulisses pour faire de la journalisation manuelle une chose du passé.

Lien automatique vers les e-mails

Le cœur de l'automatisation de NetHunt réside dans sa capacité à reconnaître les personnes. Dès qu'un e-mail arrive dans votre boîte de réception, l'algorithme de NetHunt analyse les champs « De » et « À ».

• La correspondance : si l'adresse e-mail correspond à un enregistrement existant dans votre CRM, NetHunt crée instantanément un pont numérique.
• Le journal : chaque réponse, transfert et pièce jointe de ce fil de discussion est automatiquement reflété dans la chronologie du profil CRM du client.
• L'expérience « Zéro-Clic » : vous n'avez pas besoin de cliquer sur « Enregistrer dans CRM » ou « Sync ». Si le contact existe, l'historique est là. C'est comme si votre CRM était un assistant invisible qui remplissait constamment vos documents en arrière-plan.

L'histoire du client dans l'aperçu de la barre latérale

La partie la plus puissante de l'intégration est la barre latérale NetHunt. Lorsque vous ouvrez un fil de discussion, un panneau dédié apparaît sur le côté droit de votre écran Gmail.

Sans quitter l'e-mail, vous pouvez voir :

• Le profil : leur titre de poste, leur numéro de téléphone, leurs liens vers les réseaux sociaux et toute autre information client dont vous disposez.
• La chronologie : un historique déroulant de chaque interaction que votre équipe a eue avec elle : e-mails précédents, notes de réunion et résumés d'appels téléphoniques.
• Le statut de la transaction : dans quel pipeline ils se trouvent et la valeur totale de leur activité potentielle.
• Tâches : toutes les tâches à venir associées à ce client.

Cela signifie que vous n'aurez jamais à demander à un client : « Rappelez-moi ce dont nous avons discuté le mois dernier ? » La réponse est là, à quelques centimètres de votre brouillon de réponse.

Discussions partagées ou privées

L’une des plus grandes préoccupations liées à la liaison automatique e-mail-CRM est la confidentialité. Toutes les conversations n'ont pas leur place dans un enregistrement CRM partagé : pensez à la correspondance des dirigeants, aux discussions internes ou aux e-mails de facturation provenant d'adresses génériques.

NetHunt aborde ce problème avec des règles d'exclusion intelligentes. Vous pouvez contrôler précisément quels e-mails ne doivent jamais être liés en définissant des exclusions au niveau de l'espace de travail :

• Adresses e-mail exclues Vous pouvez définir des adresses e-mail spécifiques qui ne doivent jamais être liées automatiquement. Si une adresse exclue apparaît dans les champs À, De ou CC, l'e-mail ne sera lié à aucun enregistrement CRM, même si les autres destinataires sont des contacts valides.
• Domaines exclus Vous pouvez également exclure des domaines entiers. Si un e-mail du fil de discussion appartient à un domaine exclu, le message restera sans lien. Ceci est particulièrement utile pour filtrer les factures, les e-mails du système automatisé ou les communications sensibles des dirigeants.

Liaison manuelle quand cela compte

Même si les e-mails exclus ne sont pas automatiquement liés, vous conservez toujours un contrôle total :

• Vous pouvez lier manuellement un e-mail à un enregistrement CRM si nécessaire.
• Une fois liées, toutes les réponses de ce fil seront également liées automatiquement.
• Les futurs e-mails resteront dissociés, à moins que vous ne les liez à nouveau explicitement.

Cette approche maintient votre CRM propre, pertinent et conforme.

Étape par étape : configuration de la journalisation des e-mails sans contact

La configuration de NetHunt pour gérer votre journalisation est un processus « unique ». Une fois ces trois étapes terminées, le système prend en charge le gros du travail, vous permettant de vous concentrer uniquement sur le contenu de vos messages.

Étape 1 : connecter votre espace de travail

La première étape est une simple « poignée de main » entre NetHunt et votre compte Google. Lorsque vous installez pour la première fois l'extension NetHunt, vous autorisez le CRM à afficher les métadonnées de votre courrier électronique.

Étape 2 : mise en place des règles de « liaison automatique »

NetHunt lie automatiquement les e-mails envoyés et reçus aux enregistrements CRM lorsqu'un champ correspondant existe dans un dossier (le plus souvent le champ E-mail dans des dossiers tels que Contacts , Leads ou Clients ) .

Le configurer

Pour activer la liaison automatique pour un dossier :

1. Allez dans Paramètres
2. Gestion des dossiers ouverts et des champs
3. Sélectionnez le dossier (par exemple, Contacts ou Leads )
4. Ajoutez un champ Email si nécessaire
5. Activer la liaison automatique des futurs e-mails

Une fois activés, tous les e-mails entrants et sortants pour cette adresse sont enregistrés directement dans l'enregistrement.

Liaison automatique des e-mails aux entreprises par domaine

NetHunt peut également lier des e-mails aux enregistrements de l'entreprise lorsque plusieurs personnes de la même organisation vous contactent.

En activant la liaison automatique sur une URL ou un champ basé sur un domaine, NetHunt peut :

• Liez tous les e-mails du même domaine au bon enregistrement de l'entreprise
• Créez automatiquement de nouveaux enregistrements de contacts à partir des e-mails entrants
• Liez ces contacts à l'entreprise en un seul clic

Cela permet de conserver toutes les communications avec une organisation (à travers plusieurs contacts) organisées en un seul endroit.

Étape 3 : gérer les emails non liés

Que se passe-t-il lorsqu'un tout nouveau prospect vous envoie un e-mail pour la première fois ? Comme ils ne sont pas encore dans votre CRM, il n'y a aucun profil vers lequel créer un lien. NetHunt fait ceci en une seconde :

1. Ouvrez l'e-mail dans Gmail.
2. Cliquez sur l'icône NetHunt.
3. Choisissez le dossier (par exemple, « Leads »).
4. Créez un enregistrement et associez l’e-mail. À partir de cette milliseconde exacte, chaque futur e-mail avec cette personne est automatiquement lié.

Fonctionnalités avancées pour une base de données propre

Automatiser le lien est une bonne chose, mais garder ces données propres et organisées est ce qui rend un CRM vraiment précieux. NetHunt inclut plusieurs fonctionnalités « sous le capot » pour garantir que votre base de données ne devienne pas un gâchis.

• Prévention des doublons : rien ne ruine un CRM plus rapidement que d'avoir trois profils différents pour "John Smith". Le moteur de déduplication de NetHunt vérifie les adresses e-mail existantes avant de créer un nouvel enregistrement, garantissant ainsi que tous les threads fusionnent en un seul profil propre.
• Intégration du suivi des e-mails : lorsqu'un e-mail est lié à un profil, NetHunt relie également les données de suivi. Vous pouvez voir directement sur les e-mails quand ils ont ouvert votre e-mail ou cliqué. Cela transforme un simple « e-mail enregistré » en informations commerciales exploitables.

Conclusion : concentrez-vous sur la relation et non sur la tenue des dossiers

Le but ultime d'un CRM est de vous aider à établir de meilleures relations, mais il est difficile d'être « axé sur les relations » lorsque vous êtes plongé dans le travail administratif. En automatisant le lien entre Gmail et NetHunt, vous récupérez les heures habituellement perdues à la saisie des données.

Vous bénéficiez d'une équipe toujours synchronisée, d'une base de données qui reste précise à 100 % et d'une boîte de réception qui vous aide réellement à conclure des transactions au lieu de simplement conserver des messages.

Prêt à supprimer votre « Journée d'administration » du calendrier ? Arrêtez le copier-coller et commencez à fermer. Démarrez votre essai NetHunt CRM dès aujourd'hui et découvrez la liberté d'une boîte de réception qui s'enregistre toute seule.