Akhir dari pencatatan manual: cara menautkan rangkaian Gmail secara otomatis ke profil klien di CRM

"Pajak entri data": mengapa pencatatan manual mematikan produktivitas Anda

Kebanyakan tenaga penjualan tidak berhenti karena mereka benci menjual; mereka berhenti karena mereka membenci "Pajak Entri Data". Ini adalah biaya tersembunyi dalam memelihara CRM - waktu yang dihabiskan setiap minggu untuk menyalin baris subjek secara manual, menempelkan teks isi, dan mencatat tanggal "dikirim" ke dalam database.

Bahaya “data gelap”

Jika email tidak ditautkan secara otomatis, perusahaan Anda menderita "Data Gelap". Hal ini terjadi ketika informasi penting - seperti keberatan spesifik klien atau persetujuan lisan yang dibuat melalui email - terperangkap di kotak masuk pribadi tenaga penjualan.

• Jika seorang anggota tim pergi berlibur: Anggota tim lainnya tidak dapat melihat apa-apa.
• Jika seorang perwakilan meninggalkan perusahaan: Seluruh riwayat mereka dengan klien Anda hilang bersama mereka.
• Hasilnya: Anda kehilangan "ingatan kelembagaan" bisnis Anda, sehingga menimbulkan pertanyaan yang canggung dan berulang-ulang bagi klien Anda serta hilangnya peluang.

Visi NetHunt: CRM yang terisi dengan sendirinya

Di NetHunt, kami yakin Anda tidak perlu bekerja untuk CRM Anda; CRM Anda seharusnya bekerja untuk Anda. Visi kami adalah lingkungan "Zero-Touch".

Bayangkan sebuah dunia di mana Anda cukup menekan "Kirim" di Gmail, dan CRM langsung menyadari, "Oh, email ini milik kesepakatan Acme Corp," dan mencatatnya di timeline yang benar bahkan sebelum Anda berpindah ke pesan berikutnya. Dengan mengotomatiskan hubungan antara percakapan dan catatan Anda, kami menghilangkan "Pajak Entri Data" sepenuhnya. Anda tetap mengikuti arus, dan CRM Anda tetap 100% akurat, memberikan "satu sumber kebenaran" untuk seluruh perusahaan tanpa Anda perlu melakukan apa pun.

Cara kerja integrasi Gmail asli NetHunt

NetHunt CRM bukan hanya sebuah aplikasi yang terhubung ke Gmail; itu adalah bagian struktural dari kotak masuk Gmail Anda. Ia bekerja dengan "melapisi" kecerdasan CRM langsung ke antarmuka Google Workspace. Inilah keajaiban teknis yang terjadi di balik layar untuk menjadikan pencatatan manual sebagai sesuatu dari masa lalu.

Tautan email otomatis

Inti dari otomatisasi NetHunt adalah kemampuannya mengenali orang. Saat sebuah email masuk ke kotak masuk Anda, algoritma NetHunt memindai kolom "Dari" dan "Ke".

• Kecocokannya : Jika alamat email cocok dengan catatan yang ada di CRM Anda, NetHunt langsung membuat jembatan digital.
• Log: Setiap balasan, penerusan, dan lampiran di thread tersebut secara otomatis dicerminkan dalam timeline profil CRM klien.
• Pengalaman "Nol-Klik" : Anda tidak perlu mengklik "Simpan ke CRM" atau "Sinkronisasi". Jika kontaknya ada, riwayatnya ada di sana. Seolah-olah CRM Anda adalah asisten tak kasat mata yang terus-menerus mengisi dokumen Anda di latar belakang.

Kisah klien di ikhtisar sidebar

Bagian paling kuat dari integrasi ini adalah NetHunt Sidebar. Saat Anda membuka rangkaian email apa pun, panel khusus akan muncul di sisi kanan layar Gmail Anda.

Tanpa meninggalkan email, Anda dapat melihat:

• Profil: Jabatan mereka, nomor telepon, tautan media sosial, dan informasi pelanggan lainnya yang Anda miliki.
• Timeline: Riwayat yang dapat digulir dari setiap interaksi yang dilakukan tim Anda dengan mereka - email sebelumnya, catatan rapat, dan ringkasan panggilan telepon.
• Status Kesepakatan: Di jalur mana mereka berada dan nilai total bisnis potensial mereka.
• Tugas: Setiap tugas mendatang yang terkait dengan pelanggan ini.

Ini berarti Anda tidak perlu bertanya kepada klien, "Ingatkan saya apa yang kita diskusikan bulan lalu?" Jawabannya ada di sana, beberapa inci dari draf balasan Anda.

Utas bersama vs. pribadi

Salah satu kekhawatiran terbesar terkait penautan otomatis email–CRM adalah privasi. Tidak semua percakapan termasuk dalam catatan CRM bersama—misalnya korespondensi eksekutif, diskusi internal, atau email faktur dari alamat umum.

NetHunt melakukan pendekatan ini dengan aturan pengecualian yang cerdas. Anda dapat mengontrol email mana yang tidak boleh ditautkan dengan tepat dengan menetapkan pengecualian di tingkat ruang kerja:

• Alamat email yang dikecualikan Anda dapat menentukan alamat email tertentu yang tidak boleh ditautkan secara otomatis. Jika alamat yang dikecualikan muncul di bidang Kepada, Dari, atau CC, email tidak akan ditautkan ke data CRM apa pun—meskipun penerima lainnya adalah kontak yang valid.
• Domain yang dikecualikan Anda juga dapat mengecualikan seluruh domain. Jika ada email dalam rangkaian pesan yang termasuk dalam domain yang dikecualikan, pesan tersebut akan tetap tidak tertaut. Hal ini sangat berguna untuk menyaring faktur, email sistem otomatis, atau komunikasi eksekutif yang sensitif.

Tautan manual jika diperlukan

Meskipun email yang dikecualikan tidak ditautkan secara otomatis, Anda tetap memegang kendali penuh:

• Anda dapat menautkan email ke data CRM secara manual bila diperlukan.
• Setelah ditautkan, semua balasan di rangkaian pesan tersebut juga akan ditautkan secara otomatis.
• Email berikutnya akan tetap tidak tertaut kecuali Anda menautkannya kembali secara eksplisit.

Pendekatan ini menjaga CRM Anda tetap bersih, relevan, dan patuh.

Langkah demi langkah: menyiapkan pencatatan email zero-touch

Menyiapkan NetHunt untuk menangani logging Anda adalah proses "satu-dan-selesai". Setelah ketiga langkah ini selesai, sistem akan mengambil alih tugas berat tersebut, sehingga Anda dapat fokus sepenuhnya pada konten pesan Anda.

Langkah 1: menghubungkan ruang kerja Anda

Langkah pertama adalah "jabat tangan" sederhana antara NetHunt dan akun Google Anda. Saat pertama kali menginstal ekstensi NetHunt, Anda akan memberikan izin kepada CRM untuk melihat metadata email Anda.

Langkah 2: menyiapkan aturan "tautan otomatis".

NetHunt secara otomatis menautkan email yang dikirim dan diterima ke data CRM ketika bidang yang cocok ada di folder—paling umum bidang Email di folder seperti Kontak , Prospek , atau Klien .

Menyiapkannya

Untuk mengaktifkan penautan otomatis pada folder:

1. Buka Pengaturan
2. Buka Folder dan Manajemen Lapangan
3. Pilih folder (misalnya, Kontak atau Prospek )
4. Tambahkan bidang Email jika diperlukan
5. Aktifkan Tautan otomatis email berikutnya

Setelah diaktifkan, semua email masuk dan keluar untuk alamat tersebut langsung disimpan ke catatan.

Menautkan email secara otomatis ke perusahaan berdasarkan domain

NetHunt juga dapat menautkan email ke catatan Perusahaan ketika beberapa orang dari organisasi yang sama menghubungi.

Dengan mengaktifkan penautan otomatis pada URL atau bidang berbasis domain, NetHunt dapat:

• Tautkan semua email dari domain yang sama ke catatan Perusahaan yang benar
• Secara otomatis membuat catatan Kontak baru dari email masuk
• Tautkan Kontak tersebut ke Perusahaan dengan satu klik

Hal ini membuat semua komunikasi dengan organisasi—melalui beberapa kontak—terorganisir di satu tempat.

Langkah 3: mengelola email yang tidak tertaut

Apa yang terjadi jika prospek baru mengirimi Anda email untuk pertama kalinya? Karena mereka belum ada di CRM Anda, tidak ada profil untuk ditautkan. NetHunt menjadikan ini perbaikan satu detik:

1. Buka email di Gmail.
2. Klik ikon NetHunt.
3. Pilih foldernya (misalnya, "Prospek").
4. Buat catatan dan tautkan email. Mulai dari milidetik tersebut, setiap email berikutnya dengan orang tersebut secara otomatis ditautkan.

Fitur-fitur canggih untuk database yang bersih

Mengotomatiskan tautan memang bagus, tetapi menjaga data tetap bersih dan teratur adalah hal yang membuat CRM benar-benar berharga. NetHunt menyertakan beberapa fitur "tersembunyi" untuk memastikan database Anda tidak berantakan.

• Pencegahan duplikat: Tidak ada yang lebih cepat merusak CRM daripada memiliki tiga profil berbeda untuk "John Smith". Mesin Deduplikasi NetHunt memeriksa alamat email yang ada sebelum membuat catatan baru, memastikan semua thread digabungkan menjadi satu profil tunggal yang bersih.
• Integrasi pelacakan email: Saat email ditautkan ke profil, NetHunt juga menautkan data pelacakan. Anda dapat melihat langsung pada email ketika mereka membuka email Anda atau mengkliknya. Hal ini mengubah "email yang dicatat" sederhana menjadi intelijen penjualan yang dapat ditindaklanjuti.

Kesimpulan: fokuslah pada hubungan, bukan pada pencatatan

Tujuan akhir dari CRM adalah membantu Anda membangun hubungan yang lebih baik, namun sulit untuk menjadi "berfokus pada hubungan" ketika Anda terkubur dalam pekerjaan admin. Dengan mengotomatiskan tautan antara Gmail dan NetHunt, Anda mendapatkan kembali waktu yang biasanya hilang karena entri data.

Anda mendapatkan tim yang selalu sinkron, database yang tetap 100% akurat, dan kotak masuk yang benar-benar membantu Anda mencapai kesepakatan alih-alih hanya menyimpan pesan.

Siap menghapus "Hari Admin" Anda dari kalender? Berhenti menyalin-menempel dan mulai menutup. Mulai uji coba NetHunt CRM Anda hari ini dan rasakan kebebasan kotak masuk yang mencatat log sendiri.