手动日志记录的终结：如何将 Gmail 线程自动链接到 CRM 中的客户配置文件

“数据输入税”：为什么手动记录会降低您的生产力

大多数销售代表辞职并不是因为他们讨厌销售；而是因为他们讨厌销售。他们退出是因为他们讨厌“数据输入税”。这是维护 CRM 的隐性成本 - 每周花费大量时间手动复制主题行、粘贴正文以及将“发送”日期记录到数据库中。

“暗数据”的危险

当电子邮件没有自动链接时，您的公司就会遭受“暗数据”的困扰。当重要信息（例如客户的具体反对意见或通过电子邮件达成的口头协议）被困在销售人员的私人收件箱中时，就会发生这种情况。

• 如果团队成员去度假：团队的其他成员就会盲目行动。
• 如果销售代表离开公司：他们与客户的所有历史记录都会随之消失。
• 结果：您失去了企业的“机构记忆”，导致客户提出尴尬、重复的问题并错失机会。

NetHunt 愿景：自动填充的 CRM

在 NetHunt，我们相信您不必为 CRM 工作；您只需为自己的 CRM 工作即可。您的 CRM 应该适合您。我们的愿景是“零接触”环境。

想象一下这样一个世界，您只需在 Gmail 中点击“发送”，CRM 就会立即意识到， “哦，这封电子邮件属于 Acme Corp 交易”，并在您转到下一条消息之前将其记录在正确的时间线中。通过自动化您的对话和记录之间的链接，我们完全消除了“数据输入税”。您保持在自己的流程中，您的 CRM 保持 100% 准确，无需您动一根手指，即可为整个公司提供“单一事实来源”。

NetHunt 的本机 Gmail 集成如何工作

NetHunt CRM 不仅仅是一个连接 Gmail 的应用程序；它还是一个连接到 Gmail 的应用程序。它是 Gmail 收件箱的结构部分。它的工作原理是将 CRM 智能直接“覆盖”到 Google Workspace 界面上。这是幕后发生的技术魔法，使手动日志记录成为过去。

自动电子邮件链接

NetHunt 自动化的核心是其识别人的能力。当电子邮件到达您的收件箱时，NetHunt 的算法会扫描“发件人”和“收件人”字段。

• 匹配：如果电子邮件地址与 CRM 中的现有记录匹配，NetHunt 会立即创建一个数字桥梁。
• 日志：该线程中的每个回复、转发和附件都会自动反映在客户的 CRM 配置文件时间线中。
• “零点击”体验：您无需点击“保存到 CRM”或“同步”。如果联系人存在，则历史记录就在那里。就好像您的 CRM 是一个隐形助手，不断在后台归档您的文书工作。

侧边栏概述中的客户故事

集成中最强大的部分是 NetHunt 侧边栏。当您打开任何电子邮件线程时，Gmail 屏幕的右侧会出现一个专用面板。

无需留下电子邮件，您就可以看到：

• 个人资料：他们的职位、电话号码、社交媒体链接以及您拥有的任何其他客户信息。
• 时间轴：您的团队与他们进行的每次互动的可滚动历史记录 - 之前的电子邮件、会议记录和电话摘要。
• 交易状态：他们所处的管道以及潜在业务的总价值。
• 任务：与该客户相关的任何即将发生的任务。

这意味着您永远不必问客户： “提醒我我们上个月讨论了什么？”答案就在那里，离你的回复草稿只有几英寸远。

共享线程与私有线程

电子邮件-CRM 自动链接的最大问题之一是隐私。并非所有对话都属于共享 CRM 记录 - 想想高管信函、内部讨论或来自通用地址的发票电子邮件。

NetHunt 通过智能排除规则来解决这个问题。您可以通过在工作区级别设置排除来精确控制哪些电子邮件永远不应该链接：

• 排除的电子邮件地址您可以定义永远不应自动链接的特定电子邮件地址。如果排除的地址出现在“收件人”、“发件人”或“抄送”字段中，则电子邮件将不会链接到任何 CRM 记录 - 即使其他收件人是有效联系人。
• 排除的域您还可以排除整个域。如果线程中的任何电子邮件属于排除的域，则该邮件将保持未链接状态。这对于过滤发票、自动化系统电子邮件或敏感的高管通信特别有用。

重要时手动链接

虽然排除的电子邮件不会自动链接，但您仍然保持完全控制：

• 您可以在需要时手动将电子邮件链接到 CRM 记录。
• 链接后，该线程中的所有回复也将自动链接。
• 未来的电子邮件将保持未链接状态，除非您再次明确链接它们。

这种方法可以使您的 CRM 保持干净、相关且合规。

分步：设置零接触电子邮件日志记录

设置 NetHunt 来处理日志记录是一个“一劳永逸”的过程。完成这三个步骤后，系统将接管繁重的工作，让您能够专注于消息的内容。

第 1 步：连接您的工作空间

第一步是 NetHunt 和您的 Google 帐户之间的简单“握手”。首次安装 NetHunt 扩展时，您将授予 CRM 查看电子邮件元数据的权限。

第2步：设置“自动链接”规则

当文件夹中存在匹配字段（最常见的是联系人、潜在客户或客户等文件夹中的电子邮件字段）时，NetHunt 会自动将发送和接收的电子邮件链接到 CRM 记录。

设置它

要启用文件夹的自动链接：

1. 前往“设置”
2. 打开文件夹和字段管理
3. 选择文件夹（例如，联系人或潜在客户）
4. 如果需要，添加电子邮件字段
5. 启用自动链接未来的电子邮件

激活后，该地址的所有传入和传出电子邮件都会直接保存到记录中。

按域自动将电子邮件链接到公司

当来自同一组织的多人联系时，NetHunt 还可以将电子邮件链接到公司记录。

通过在 URL 或基于域的字段上启用自动链接，NetHunt 可以：

• 将来自同一域的所有电子邮件链接到正确的公司记录
• 从传入电子邮件自动创建新的联系人记录
• 只需单击一下即可将这些联系人链接到公司

这使得与组织的所有通信（跨多个联系人）都组织在一个地方。

第 3 步：管理未链接的电子邮件

当新的潜在客户第一次给您发电子邮件时会发生什么？由于它们尚未出现在您的 CRM 中，因此没有可链接到的个人资料。 NetHunt 使此问题只需一秒钟即可修复：

1. 在 Gmail 中打开电子邮件。
2. 单击 NetHunt 图标。
3. 选择文件夹（例如“潜在客户”）。
4. 创建记录并链接电子邮件。从那一毫秒开始，未来与该人的每封电子邮件都会自动链接。

干净数据库的高级功能

自动化链接固然很棒，但保持数据整洁和有序才是 CRM 真正有价值的地方。 NetHunt 包括几个“底层”功能，以确保您的数据库不会变得一团糟。

• 防止重复：没有什么比“John Smith”拥有三个不同的配置文件更快地破坏 CRM 的了。 NetHunt 的重复数据删除引擎在创建新记录之前检查现有电子邮件地址，确保所有线程合并到一个干净的配置文件中。
• 电子邮件跟踪集成：当电子邮件链接到配置文件时，NetHunt 还会链接跟踪数据。您可以直接在电子邮件上看到他们何时打开或点击您的电子邮件。这将简单的“记录的电子邮件”转变为可操作的销售情报。

结论：关注关系，而不是记录保存

CRM 的最终目标是帮助您建立更好的关系，但当您埋头于管理工作时，很难“以关系为中心”。通过自动化 Gmail 和 NetHunt 之间的链接，您可以节省通常因数据输入而损失的时间。

您将获得一个始终保持同步的团队、一个保持 100% 准确的数据库以及一个真正帮助您完成交易而不仅仅是保留消息的收件箱。

准备好从日历中删除您的“管理日”了吗？停止复制粘贴并开始关闭。立即开始试用 NetHunt CRM ，体验收件箱自动记录的自由。