So beenden Sie eine professionelle E-Mail [+44 Beispiele]

Wenn Sie bezweifeln, wie wichtig es ist, eine E-Mail richtig zu schließen, stellen Sie sich einfach die folgende Situation vor. Sie haben auf einer Branchenveranstaltung einen neuen Geschäftskontakt oder Kunden kennengelernt. Sobald das Gespräch beendet ist, gehst du nicht einfach weg, ohne ein weiteres Wort zu ihnen zu sagen. Stattdessen beenden Sie Ihr Treffen mit etwas wie: „Es war so schön, Sie kennenzulernen! Ich hoffe bald von dir zu hören!".

Gleiches gilt für die E-Mail-Korrespondenz. Jedes Detail Ihrer E-Mail zählt, und Ihre Schlussbemerkungen können der entscheidende Faktor dafür sein, ob Ihre E-Mail beantwortet wird oder nicht. Indem Sie eine freundliche, höfliche und professionelle Sprache mit einem effektiven Call-to-Action verwenden, haben Sie eine viel bessere Chance, eine positive Antwort zu erhalten.

Erstens hinterlassen Sie durch das korrekte Beenden einer E-Mail beim Empfänger einen guten letzten Eindruck von Ihnen. Zweitens ist es Ihre Gelegenheit sicherzustellen, dass sie Ihre Kontaktinformationen haben. Drittens motiviert eine professionelle Abnahme Ihren Empfänger zum Handeln.
Wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihre E-Mail beenden, stehen Sie vor einer Wahl:

• Verwenden Sie eine automatische Abmeldung ;
• Schreiben Sie für jede E-Mail unterschiedliche Sign-Offs .

Die erste Option spart Zeit und lässt den Empfänger sich mehr auf den Inhalt der E-Mail konzentrieren. Diese Option kann jedoch als unaufrichtig und gesichtslos ausgelegt werden und sollte nicht auf jedes Publikum angewendet werden.

Wenn Sie sich für die zweite Option entscheiden, müssen Sie beim Anpassen jeder E-Mail an jeden Empfänger kreativ sein. Sicher, sie werden Ihre Personalisierung zu schätzen wissen, aber Sie müssen viel mehr Zeit für das Verfassen Ihrer E-Mails aufwenden.

Für welche Option Sie sich auch entscheiden, denken Sie daran, dass jeder gerne direkt angesprochen wird. Vor diesem Hintergrund raten wir Ihnen, Ihre Abmeldung immer zu personalisieren. Es dauert etwas länger, aber es lohnt sich auf lange Sicht.

Damit Sie die Vorteile Ihrer E-Mails voll ausschöpfen können, haben wir 6 effektive Tipps & Tricks zusammengestellt, wie Sie Ihre E-Mail optimal beenden .

1 — Gestalten Sie Ihren Schlusssatz der Situation angemessen

Die Wahl der richtigen Schlusslinie muss sich an der Situation orientieren. Lassen Sie uns an einige alltägliche berufliche Kontexte denken, in denen Sie sich möglicherweise befinden. Hier sind einige Beispiele, wie Sie Ihre E-Mail richtig beenden können .

• Sie warten auf ein Treffen oder eine weitere Zusammenarbeit mit jemandem. Um mit ihnen in Kontakt zu bleiben, ist es wichtig, die Möglichkeit der zukünftigen Kommunikation anzubieten:
  
  “Talk soon,”
“Speak to you soon,”
“I look forward to connecting soon,”
“I look forward to meeting with you on [day],”
“Stay tuned,”
  
• Der Empfänger hat etwas für Sie getan, also müssen Sie ihm Ihre Dankbarkeit ausdrücken:
  
  “Thanks a lot for [what they did for you, written concisely],”
“I genuinely appreciate your help,”
“Thank you for your unwavering support,”
“Thank you for taking the time to [do what they did for you],”
“Many thanks,”
“All my thanks,”
“Thanks a million,”
  
• Sie bieten dem Empfänger Hilfe an. Beispielsweise könnten Sie ihnen Inhalte oder neue Informationen senden, die für sie wertvoll sind. Sie sollten die folgenden Abmeldungen verwenden:
  
  “Hope this helps,”
“Hope you find this useful,”
“If you need any further information, feel free to contact me.”
“Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.”
  
• Ihre Empfänger haben möglicherweise Feedback, Fragen oder Bedenken. Lassen Sie sie wissen, dass Sie ganz Ohr sind und immer bereit sind, ihnen zu helfen . Für Ihren Empfänger zugänglich sein; Nutzen Sie dies zu Ihrem Vorteil:
  
  “Happy to help if you want to know more,”
“Let me know if you have any questions,”
“Thanks in advance for your time,”
“Drop me a line if I can do anything for you,”
“Looking forward to your reply,”
• Sie werden abgelehnt, müssen aber trotzdem richtig antworten. Sie fühlen sich enttäuscht, aber es ist wichtig, die Aufmerksamkeit und Zeit des Empfängers überhaupt zu schätzen. Sei gnädig ; dies hinterlässt einen guten eindruck über sie als fachmann.
  
  “I appreciate your time and consideration,”
“Thank you for your consideration,”
  
• Sie möchten eine Glückwunschkarte versenden. Jeder bekommt gerne Komplimente und Grüße. Es ist eine Win-Win-Situation, da Sie in Zukunft möglicherweise einen Gefallen des Empfängers benötigen. Beenden Sie Ihre E-Mail also mit einer abschließenden Notiz, die ihre Leistung anerkennt. Dies fördert die weitere Zusammenarbeit und schafft eine positive Einstellung zu Ihnen und Ihrem Unternehmen.
  
  “Great working with you,”
“Keep up the great work,”
“Stay awesome,”
“Congrats,”
“Have a splendid evening/ week/ day/ weekend!”
“Wishing you happy holidays!”
  

2 – Fügen Sie Ihre E-Mail-Signatur hinzu

Bevor Sie sich von Ihrem Gesprächspartner verabschieden, sollten Sie Ihre Kontaktdaten teilen. Dieses Prinzip bleibt im E-Mail-Gespräch gleich. Wenn Sie Ihre Kontaktinformationen nicht angeben, sieht Ihre E-Mail unvollendet aus.

Stellen Sie es sich als Visitenkarte des 21. Jahrhunderts vor; Ihre E-Mail-Signatur macht es potenziellen Kunden leicht, mehr über Sie über die von Ihnen eingefügten Links zu erfahren. In unserem kürzlich erschienenen Blogpost „So erstellen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur“ finden Sie Tipps, die Ihnen helfen, eine auffällige E-Mail-Signatur zu schreiben.

Um den allerletzten Teil Ihrer E-Mail einfacher und prägnanter zu gestalten, befolgen Sie diese Tipps:

• Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie Ihren vollständigen Namen angeben. Verwenden Sie keinen Spitznamen oder nur Ihren Vornamen, es sei denn, Sie senden eine E-Mail an einen engen Freund. Das vermeidet peinliche Verwechslungen.
• Fügen Sie zweitens Ihre aktuelle Berufsbezeichnung und Ihr Unternehmen hinzu, insbesondere wenn Sie mit einer externen Partei korrespondieren.
• Drittens ist es sinnvoll, Kontaktinformationen am Ende Ihrer E-Mail anzugeben. Sie können Ihre Telefonnummer, Social-Media-Symbole wie LinkedIn oder Facebook und Ihre E-Mail-Adresse angeben. Unabhängig davon, ob Ihr Empfänger Sie gut kennt oder nicht, sollten Sie alle oben genannten Punkte berücksichtigen, um Ihren E-Mail-Abschluss professionell zu gestalten.

3 — Fügen Sie einen Call-to-Action hinzu

Dies ist ein wesentlicher Teil Ihres E-Mail-Inhalts, der sich über Ihrer Signatur befindet. Ein Call-to-Action teilt dem Leser mit, wie er auf Ihre E-Mail reagieren kann, und der Empfänger sollte genau wissen, was der nächste Schritt ist. Außerdem regt ein CTA Ihren Adressaten zur Interaktion an. Die Maßnahmen, die sie ergreifen sollen, können alles Mögliche sein, hängen jedoch von Ihren Zielen ab. Sie können beispielsweise einige Inhalte teilen, gefolgt von einem dieser Sätze:

“PS: You may find this interesting: [link]”
“Enjoy!”
“Don't forget to [action]!”

4 – Vermeiden Sie unprofessionelle Abschlüsse

Wenn Sie Ihre E-Mail schließen, sollten Sie Ihr Publikum berücksichtigen. Zum Beispiel möchten Sie Ihre geschäftliche E-Mail an einen Kunden oder Geschäftspartner nicht mit „Love“ oder „Hugs“ schließen. Verwenden Sie die folgenden Abmeldungen in persönlichen E-Mails und vermeiden Sie sie am Ende Ihrer geschäftlichen E-Mails:

“Warmest,”
“Warm regards,”
“Take care,”
“Be well,”
“Ciao,”
“XOXO”
Truly Yours,”
“See ya,”

5 – Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik

Ein E-Mail-Abschluss, der voller Tipp- und Grammatikfehler ist, hinterlässt beim Leser den Eindruck, dass der Absender schlampig und unprofessionell ist. Es dauert nur wenige Minuten, Ihre E-Mail zu lesen und die Rechtschreibprüfung zu verwenden. Übersehen Sie diesen Tipp nicht.
Von meinem Iphone gesendet. Dies ist eine der häufigsten Abmeldungen. Es erklärt Kürze und Tippfehler – wer ist am besten beim Tippen auf einem Telefon? Aber übertreiben Sie es nicht.
Manche Leute werden mit dieser Schlusszeile kreativ. Die folgenden Beispiele eignen sich zur Verwendung in Ihren geschäftlichen E-Mails, obwohl solche Abmeldungen nicht auf jeden Empfängertyp angewendet werden können.

“Sent from my smartphone, so please forgive any dumb mistakes.”
“I am responsible for the concept of this message. Unfortunately, autocorrect is responsible for the content.”
“iPhone. iTypos. iApologize.”
“Sent from my mobile. Fingers big. Keyboard small.”

6 — Verwenden Sie Emojis

Erhalten Sie E-Mails mit Emoticons? Wenn ja, haben Sie wahrscheinlich festgestellt, dass es Ihren Tag aufgehellt hat.

Emoticons sind seit geraumer Zeit gängige Praxis in der informellen Kommunikation. Emojis in Wirtschaft und Marketing erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Sie dominieren bereits Social-Media-Plattformen und ermöglichen es Marken, auf freundliche Weise mit ihren Kunden zu kommunizieren.

Emoticons helfen, den Ton einer Nachricht zu lenken. Sie können eine Nachricht persönlicher und freundlicher aussehen lassen, verwenden Sie sie also, wenn dies der Ton ist, den Sie anstreben. Studien haben gezeigt, dass das Sehen eines aufrechten Smileys denselben Teil des Gehirns aktiviert wie das Sehen eines echten Gesichts. Verwenden Sie sie dennoch nicht, es sei denn, Ihr Unternehmen sagt, dass dies in Ordnung ist, und denken Sie daran, Ihr Publikum zu verstehen.

Auch wenn Ihre E-Mail-Endungen der letzte Teil Ihrer E-Mail sind, sind sie bei weitem nicht der unwichtigste. Das Schreiben richtiger, professioneller E-Mails hilft, ein positives Licht auf sich selbst für Ihre Kollegen, Arbeitgeber und Kunden zu werfen. Wenn Sie all diese Tipps und Tricks befolgen, werden Sie feststellen, dass Ihre professionellen E-Mails viel effektiver werden, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Bleib großartig,
NetHunt