Comment mettre fin à un email professionnel [+44 exemples]

Si vous doutez de l'importance de bien fermer un e-mail, imaginez la situation suivante. Vous avez rencontré un nouveau contact commercial ou un nouveau client lors d'un événement de l'industrie. Une fois la conversation terminée, vous ne vous éloignez pas simplement sans leur dire un mot de plus. Au lieu de cela, vous concluez votre réunion avec quelque chose comme : « C'était tellement agréable de vous rencontrer ! J'espère avoir de vos nouvelles bientôt!".

Il en va de même pour la correspondance par courrier électronique. Chaque détail de votre e-mail compte, et vos remarques finales peuvent être le facteur déterminant pour savoir si votre e-mail reçoit ou non une réponse. En utilisant un langage amical, poli et professionnel avec un appel à l'action efficace, vous avez de bien meilleures chances de recevoir une réponse positive.

Premièrement, en terminant correctement un e-mail, vous laissez au destinataire une bonne impression finale de vous. Deuxièmement, c'est votre chance de vous assurer qu'ils ont vos coordonnées. Troisièmement, une signature professionnelle motive votre destinataire à agir.
Lorsque vous réfléchissez à la manière de mettre fin à votre e-mail, vous êtes confronté à un choix :

• utiliser une signature automatique ;
• écrivez différentes signatures pour chaque e-mail .

La première option fait gagner du temps et permet au destinataire de se concentrer davantage sur le contenu de l'e-mail. Cependant, cette option peut être interprétée comme peu sincère et sans visage et ne doit pas être appliquée à tous les publics.

Si vous décidez de prendre la deuxième option, vous devrez faire preuve de créativité en personnalisant chaque e-mail pour chaque destinataire. Bien sûr, ils apprécieront votre personnalisation, mais vous devrez consacrer beaucoup plus de temps au processus de rédaction de vos e-mails.

Quelle que soit l'option que vous choisissez, rappelez-vous que tout le monde aime être adressé directement. Dans cet esprit, notre conseil est de toujours personnaliser votre signature. Cela prend un peu plus de temps, mais cela en vaut la peine à long terme.

Pour vous aider à tirer parti de vos e-mails, nous avons compilé 6 trucs et astuces efficaces pour terminer votre e-mail de la meilleure façon possible .

1 — Adaptez votre ligne de conclusion à la situation

Le choix de la bonne ligne de fermeture doit être guidé par la situation. Pensons à quelques contextes professionnels quotidiens dans lesquels vous pourriez vous retrouver. Voici quelques exemples sur la manière de terminer correctement votre e-mail .

• Vous attendez une réunion ou une coopération supplémentaire avec quelqu'un. Pour rester en contact avec eux, il est important de leur offrir la possibilité d'une communication future :
  
  “Talk soon,”
“Speak to you soon,”
“I look forward to connecting soon,”
“I look forward to meeting with you on [day],”
“Stay tuned,”
  
• Le destinataire a fait quelque chose pour vous, vous devez donc lui exprimer votre gratitude :
  
  “Thanks a lot for [what they did for you, written concisely],”
“I genuinely appreciate your help,”
“Thank you for your unwavering support,”
“Thank you for taking the time to [do what they did for you],”
“Many thanks,”
“All my thanks,”
“Thanks a million,”
  
• Vous offrez de l'aide au destinataire. Par exemple, vous pouvez leur envoyer du contenu ou de nouvelles informations qui leur sont utiles. Vous devez utiliser les signatures suivantes :
  
  “Hope this helps,”
“Hope you find this useful,”
“If you need any further information, feel free to contact me.”
“Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.”
  
• Vos destinataires peuvent avoir des commentaires, des questions ou des préoccupations. Faites-leur savoir que vous êtes tout ouïe et que vous êtes toujours prêt à les aider . Soyez accessible pour votre destinataire; utilisez ceci à votre avantage:
  
  “Happy to help if you want to know more,”
“Let me know if you have any questions,”
“Thanks in advance for your time,”
“Drop me a line if I can do anything for you,”
“Looking forward to your reply,”
• Vous faites face à un rejet, mais vous devez toujours répondre correctement. Vous vous sentez déçu, mais il est important d'apprécier l'attention et le temps du destinataire en premier lieu. Soyez gracieux ; cela laissera une bonne impression de vous en tant que professionnel.
  
  “I appreciate your time and consideration,”
“Thank you for your consideration,”
  
• Vous voulez envoyer une note de félicitations . Tout le monde aime recevoir des compliments et des salutations. C'est une situation gagnant-gagnant, car vous pourriez avoir besoin d'une faveur du destinataire à l'avenir. Alors, terminez votre e-mail avec une note finale qui reconnaît leur accomplissement. Cela encourage une coopération accrue et conçoit une attitude positive de vous et de votre entreprise.
  
  “Great working with you,”
“Keep up the great work,”
“Stay awesome,”
“Congrats,”
“Have a splendid evening/ week/ day/ weekend!”
“Wishing you happy holidays!”
  

2 — Inclure votre signature e-mail

Avant de dire au revoir à votre interlocuteur, vous devriez partager vos coordonnées. Ce principe reste le même dans la conversation par e-mail. En n'incluant pas vos informations de contact, votre e-mail semble inachevé.

Imaginez-le comme une carte de visite du 21e siècle ; votre signature électronique permet aux prospects d'en savoir plus facilement sur vous via les liens que vous incluez. Dans notre récent article de blog "Comment créer une signature d'e-mail professionnelle" , vous trouverez des conseils qui vous aideront à rédiger une signature d'e-mail accrocheuse.

Pour rendre la toute dernière partie de votre e-mail plus simple et plus concise, suivez ces conseils :

• Tout d'abord, assurez-vous d'inclure votre nom complet. N'utilisez pas de surnom ou simplement votre prénom, sauf si vous envoyez un e-mail à un ami proche. Cela évite toute confusion gênante.
• Deuxièmement, ajoutez votre fonction et votre entreprise actuelles, surtout si vous correspondez avec une partie externe.
• Troisièmement, il est utile d'inclure des informations de contact à la fin de votre e-mail. Vous pouvez inclure votre numéro de téléphone, des icônes de médias sociaux tels que LinkedIn ou Facebook et votre adresse e-mail. Que votre destinataire vous connaisse bien ou non, vous devez intégrer tous les points ci-dessus pour rendre votre fermeture d'e-mail professionnelle.

3 — Ajoutez une incitation à l'action

Il s'agit d'une partie essentielle du contenu de votre e-mail, située au-dessus de votre signature. Un appel à l'action indique au lecteur comment il peut répondre à votre e-mail et le destinataire doit savoir exactement quelle est la prochaine étape. De plus, un CTA encourage votre destinataire à interagir. L'action que vous voulez qu'ils prennent peut être n'importe quoi, mais dépend de vos objectifs. Par exemple, vous pouvez partager du contenu suivi de l'une de ces phrases :

“PS: You may find this interesting: [link]”
“Enjoy!”
“Don't forget to [action]!”

4 — Évitez les fermetures non professionnelles

Lorsque vous fermez votre e-mail, vous devez tenir compte de votre audience. Par exemple, vous ne voudriez pas fermer votre e-mail professionnel à un client ou à un partenaire commercial avec "Love" ou "Hugs". Utilisez les signatures suivantes dans les e-mails personnels et évitez-les à la fin de vos e-mails professionnels :

“Warmest,”
“Warm regards,”
“Take care,”
“Be well,”
“Ciao,”
“XOXO”
Truly Yours,”
“See ya,”

5 — Vérifiez l'orthographe et la grammaire

Une fermeture d'e-mail pleine de fautes de frappe et de grammaire donne aux lecteurs l'impression que l'expéditeur est bâclé et non professionnel. Il ne faut que quelques minutes pour relire votre e-mail et utiliser l'outil de vérification orthographique. Ne négligez pas cette astuce.
Envoyé de mon iPhone. C'est l'une des signatures les plus courantes. Il explique la brièveté et les fautes de frappe - qui est le plus à l'aise pour taper sur un téléphone ? Mais n'en abusez pas.
Certaines personnes deviennent créatives avec cette ligne de clôture. Les exemples ci-dessous peuvent être utilisés dans vos e-mails professionnels, bien que ces approbations ne puissent pas être appliquées à tous les types de destinataires.

“Sent from my smartphone, so please forgive any dumb mistakes.”
“I am responsible for the concept of this message. Unfortunately, autocorrect is responsible for the content.”
“iPhone. iTypos. iApologize.”
“Sent from my mobile. Fingers big. Keyboard small.”

6 — Utilisez des émojis

Recevez-vous des e-mails contenant des émoticônes ? Si oui, vous avez probablement trouvé que cela égayait votre journée.

Les émoticônes sont une pratique courante dans la communication informelle depuis un certain temps. Les emojis dans les affaires et le marketing deviennent de plus en plus populaires. Ils dominent déjà les plateformes de médias sociaux, permettant aux marques de communiquer avec leurs clients de manière conviviale.

Les émoticônes aident à guider le ton d'un message. Vous pouvez rendre un message plus personnalisé et convivial, alors utilisez-les si c'est le ton que vous recherchez. Des études ont montré que voir un smiley droit active la même partie du cerveau que voir un vrai visage. Néanmoins, ne les utilisez pas à moins que votre entreprise ne vous dise que tout va bien et n'oubliez pas de comprendre votre public.

Même si les terminaisons de vos e-mails constituent la dernière partie de votre e-mail, elles sont loin d'être les moins importantes. Rédiger des e-mails professionnels et appropriés aide à mettre en valeur votre personnalité auprès de vos collègues, employeurs et clients. Si vous suivez tous ces trucs et astuces, vous verrez vos e-mails professionnels devenir beaucoup plus efficaces pour obtenir les résultats que vous souhaitez.

Reste génial,
NetHunt