كيفية إنهاء بريد إلكتروني احترافي [+44 مثال]

إذا كنت تشك في أهمية إغلاق البريد الإلكتروني بشكل صحيح ، فتخيل الموقف التالي. لقد قابلت جهة اتصال أو عميل تجاري جديد في حدث صناعي. بمجرد انتهاء المحادثة ، لا تبتعد ببساطة دون أن تقول لهم كلمة أخرى. بدلاً من ذلك ، تختتم اجتماعك بشيء مثل: "لقد سعدت بلقائك! آمل أن أسمع منك قريبا!".

وينطبق الشيء نفسه على مراسلات البريد الإلكتروني. كل تفاصيل بريدك الإلكتروني مهمة ، ويمكن أن تكون ملاحظاتك الختامية هي العامل المحدد فيما إذا كان يتم الرد على بريدك الإلكتروني أم لا. باستخدام لغة ودودة ومهذبة ومهنية مع عبارة فعالة للحث على اتخاذ إجراء ، يكون لديك فرصة أفضل بكثير لتلقي استجابة إيجابية.

أولاً ، بإنهاء رسالة بريد إلكتروني بشكل صحيح ، فإنك تترك للمستلم انطباعًا نهائيًا جيدًا عنك. ثانيًا ، إنها فرصتك للتأكد من حصولهم على معلومات الاتصال الخاصة بك. ثالثًا ، تسجيل الخروج المهني يحفز المتلقي على اتخاذ إجراء.
عند التفكير في كيفية إنهاء بريدك الإلكتروني ، فإنك تواجه خيارًا:

• استخدام تسجيل الخروج التلقائي ؛
• اكتب عمليات تسجيل خروج مختلفة لكل بريد إلكتروني .

يوفر الخيار الأول الوقت ويسمح للمستلم بالتركيز بشكل أكبر على محتوى البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، يمكن تفسير هذا الخيار على أنه غير صادق ومجهول الهوية ولا ينبغي تطبيقه على كل جمهور.

إذا قررت اتخاذ الخيار الثاني ، فستحتاج إلى أن تكون مبدعًا في تخصيص كل بريد إلكتروني لكل مستلم. بالتأكيد ، سيقدرون تخصيصك ، لكنك ستحتاج إلى تخصيص المزيد من الوقت لعملية كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

أيًا كان الخيار الذي تختاره ، تذكر أن كل شخص يحب أن يتم التعامل معه بشكل مباشر. مع وضع ذلك في الاعتبار ، فإن نصيحتنا هي دائمًا تخصيص تسجيل الخروج الخاص بك. يستغرق الأمر وقتًا أطول قليلاً ، لكنه يستحق ذلك على المدى الطويل.

لمساعدتك على جني فوائد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، قمنا بتجميع 6 نصائح وحيل فعالة حول كيفية إنهاء بريدك الإلكتروني بأفضل طريقة ممكنة .

1 - اجعل خط الإغلاق مناسبًا للموقف

يحتاج اختيار خط الإغلاق الصحيح إلى الاسترشاد بالموقف. دعنا نفكر في بعض السياقات المهنية اليومية التي قد تجد نفسك فيها. فيما يلي بعض الأمثلة لكيفية إنهاء بريدك الإلكتروني بالطريقة الصحيحة .

• أنت تنتظر اجتماعًا أو مزيدًا من التعاون مع شخص ما. للبقاء على اتصال معهم ، من المهم توفير إمكانية التواصل في المستقبل :
  
  “Talk soon,”
“Speak to you soon,”
“I look forward to connecting soon,”
“I look forward to meeting with you on [day],”
“Stay tuned,”
  
• لقد فعل المستلم شيئًا من أجلك ، لذا عليك أن تعبر عن امتنانك له:
  
  “Thanks a lot for [what they did for you, written concisely],”
“I genuinely appreciate your help,”
“Thank you for your unwavering support,”
“Thank you for taking the time to [do what they did for you],”
“Many thanks,”
“All my thanks,”
“Thanks a million,”
  
• أنت تقدم المساعدة للمتلقي. على سبيل المثال ، قد ترسل إليهم محتوى أو معلومات جديدة ذات قيمة لهم. يجب عليك استخدام التوقيعات التالية:
  
  “Hope this helps,”
“Hope you find this useful,”
“If you need any further information, feel free to contact me.”
“Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.”
  
• قد يكون لدى المستلمين ملاحظات أو أسئلة أو مخاوف. دعهم يعرفون أنك آذانًا صاغية وأنك دائمًا على استعداد لمساعدتهم . كن في متناول المستلم الخاص بك ؛ استخدم هذا لصالحك:
  
  “Happy to help if you want to know more,”
“Let me know if you have any questions,”
“Thanks in advance for your time,”
“Drop me a line if I can do anything for you,”
“Looking forward to your reply,”
• تواجه الرفض ، لكن لا يزال يتعين عليك الرد بشكل صحيح. تشعر بخيبة أمل ، لكن من المهم أن تقدر اهتمام المستلم ووقته في المقام الأول. كن كريما . سيترك هذا انطباعًا جيدًا عنك كمحترف.
  
  “I appreciate your time and consideration,”
“Thank you for your consideration,”
  
• تريد إرسال ملاحظة تهنئة . الجميع يحب تلقي التحيات والتحيات. إنه وضع يربح فيه الجميع ، لأنك قد تحتاج إلى خدمة من المتلقي في المستقبل. لذا ، أنهِ بريدك الإلكتروني بملاحظة أخيرة تعترف بإنجازها. هذا يشجع على مزيد من التعاون ويتصور موقفًا إيجابيًا لك ولشركتك.
  
  “Great working with you,”
“Keep up the great work,”
“Stay awesome,”
“Congrats,”
“Have a splendid evening/ week/ day/ weekend!”
“Wishing you happy holidays!”
  

2 - تضمين توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك

قبل توديع المحاور الخاص بك ، يجب عليك مشاركة معلومات الاتصال الخاصة بك. يظل هذا المبدأ كما هو في محادثة البريد الإلكتروني. من خلال عدم تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك ، يبدو بريدك الإلكتروني غير مكتمل.

تخيلها كبطاقة أعمال للقرن الحادي والعشرين ؛ توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك يجعل من السهل على العملاء المحتملين معرفة المزيد عنك عبر أي روابط تقوم بتضمينها. في مدونتنا الأخيرة "كيفية إنشاء توقيع بريد إلكتروني احترافي" ، ستجد نصائح تساعدك في كتابة توقيع بريد إلكتروني ملفت للنظر.

لجعل الجزء الأخير من بريدك الإلكتروني أبسط وأكثر إيجازًا ، اتبع هذه النصائح:

• أولاً ، تأكد من تضمين اسمك بالكامل. لا تستخدم اسمًا مستعارًا أو اسمك الأول فقط ، إلا إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى صديق مقرب. هذا يتجنب أي ارتباك محرج.
• ثانيًا ، أضف المسمى الوظيفي الحالي والشركة ، خاصةً إذا كنت تتطابق مع جهة خارجية.
• ثالثًا ، من المفيد تضمين معلومات الاتصال في نهاية بريدك الإلكتروني. يمكنك تضمين رقم هاتفك وأيقونات الوسائط الاجتماعية مثل LinkedIn أو Facebook وعنوان بريدك الإلكتروني. سواء كان المستلم يعرفك جيدًا أم لا ، يجب عليك دمج جميع النقاط المذكورة أعلاه لجعل إغلاق بريدك الإلكتروني احترافيًا.

3 - إضافة عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء

هذا جزء أساسي من محتوى بريدك الإلكتروني ، يقع فوق توقيعك. تخبر عبارة الحث على اتخاذ إجراء القارئ كيف يمكنه الرد على بريدك الإلكتروني ويجب أن يعرف المستلم بالضبط ما هي الخطوة التالية. إلى جانب ذلك ، تشجع CTA المرسل إليه على التفاعل. يمكن أن يكون الإجراء الذي تريد منهم اتخاذه متعلقًا بأي شيء ، ولكنه يعتمد على أهدافك. على سبيل المثال ، يمكنك مشاركة بعض المحتوى متبوعًا بإحدى هذه الجمل:

“PS: You may find this interesting: [link]”
“Enjoy!”
“Don't forget to [action]!”

4 - تجنب الإغلاق غير المهني

عند إغلاق بريدك الإلكتروني ، يجب أن تأخذ جمهورك في الاعتبار. على سبيل المثال ، لن ترغب في إغلاق البريد الإلكتروني لنشاطك التجاري أمام عميل أو شريك تجاري باستخدام "Love" أو "Hugs". استخدم عمليات تسجيل الخروج التالية في رسائل البريد الإلكتروني الشخصية وتجنبها في نهاية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل:

“Warmest,”
“Warm regards,”
“Take care,”
“Be well,”
“Ciao,”
“XOXO”
Truly Yours,”
“See ya,”

5 - تدقيق إملائي ونحوي

إغلاق بريد إلكتروني مليء بالأخطاء الإملائية والنحوية يترك القراء تحت انطباع بأن المرسل مهمل وغير محترف. لا يستغرق الأمر سوى بضع دقائق لقراءة بريدك الإلكتروني واستخدام أداة التدقيق الإملائي. لا تغفل عن هذه النصيحة.
مرسل من الايفون الخاص بي. هذه واحدة من أكثر عمليات تسجيل الخروج شيوعًا. يشرح الإيجاز والأخطاء المطبعية - من هو الأفضل عند الكتابة على الهاتف؟ لكن لا تفرط في استخدامها.
بعض الناس يبدعون مع هذا الخط الختامي. الأمثلة أدناه مناسبة للاستخدام في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، على الرغم من أن عمليات تسجيل الخروج هذه لا يمكن تطبيقها على كل نوع من المستلمين.

“Sent from my smartphone, so please forgive any dumb mistakes.”
“I am responsible for the concept of this message. Unfortunately, autocorrect is responsible for the content.”
“iPhone. iTypos. iApologize.”
“Sent from my mobile. Fingers big. Keyboard small.”

6 - استخدام الرموز التعبيرية

هل تتلقى رسائل بريد إلكتروني تحتوي على رموز؟ إذا كان الأمر كذلك ، فمن المحتمل أنك وجدت أنه يجعل يومك أكثر إشراقًا.

كانت الرموز التعبيرية ممارسة معتادة في التواصل غير الرسمي لبعض الوقت. أصبحت Emojis في الأعمال التجارية والتسويق أكثر شيوعًا. يسيطرون بالفعل على منصات التواصل الاجتماعي ، مما يسمح للعلامات التجارية بالتواصل مع عملائها بطريقة ودية.

تساعد الرموز التعبيرية في توجيه نغمة الرسالة. يمكنك جعل الرسالة تبدو أكثر تخصيصًا وودودًا ، لذا استخدمها إذا كانت هذه هي النغمة التي تريدها. أظهرت الدراسات أن رؤية وجه مبتسم منتصب ينشط نفس الجزء من الدماغ مثل رؤية الوجه الحقيقي. ومع ذلك ، لا تستخدمها إلا إذا قالت شركتك إنه على ما يرام ، وتذكر أن تفهم جمهورك.

على الرغم من أن نهايات بريدك الإلكتروني هي الجزء الأخير من بريدك الإلكتروني ، إلا أنها بعيدة كل البعد عن الأقل أهمية. تساعد كتابة رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية المناسبة في إلقاء ضوء إيجابي على نفسك من أجل زملائك وأصحاب العمل والعملاء. إذا اتبعت كل هذه النصائح والحيل ، فسترى أن رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية أصبحت أكثر فاعلية في الحصول على النتائج التي تريدها.

ابق رائعًا ،
نت هانت