วิธีลงท้ายอีเมลแบบมืออาชีพ [+44 ตัวอย่าง]

หากคุณสงสัยถึงความสำคัญของการปิดอีเมลอย่างถูกต้อง ลองนึกภาพสถานการณ์ต่อไปนี้ คุณได้พบกับผู้ติดต่อทางธุรกิจหรือลูกค้าใหม่ที่งานอุตสาหกรรม เมื่อบทสนทนาจบลง คุณจะไม่เพียงแค่เดินจากไปโดยไม่ได้พูดอะไรกับเขาอีก คุณปิดการประชุมด้วยบางสิ่งเช่น: “ยินดีที่ได้พบคุณ! ฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณเร็ว ๆ นี้!".

เช่นเดียวกับการโต้ตอบอีเมล ทุกรายละเอียดในอีเมลของคุณมีความสำคัญ และคำพูดปิดของคุณอาจเป็นปัจจัยกำหนดว่าอีเมลของคุณจะได้รับการตอบหรือไม่ การใช้ภาษาที่เป็นมิตร สุภาพ และเป็นมืออาชีพพร้อมคำกระตุ้นการตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ คุณจะมีโอกาสได้รับการตอบรับในเชิงบวกมากขึ้น

ประการแรก การลงท้ายอีเมลอย่างถูกต้อง จะทำให้ผู้รับประทับใจในตัวคุณในที่สุด ประการที่สอง เป็นโอกาสของคุณที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีข้อมูลติดต่อของคุณ ประการที่สาม การออกจากระบบแบบมืออาชีพจะกระตุ้นให้ผู้รับดำเนินการ
เมื่อคิดถึง วิธี สิ้นสุดอีเมล คุณจะต้องเผชิญกับทางเลือก:

• ใช้การ ออกจากระบบอัตโนมัติ ;
• เขียนการ ลงชื่อออกจากระบบที่แตกต่างกันสำหรับอีเมลแต่ละฉบับ

ตัวเลือกแรกช่วยประหยัดเวลาและให้ผู้รับมีสมาธิกับเนื้อหาของอีเมลมากขึ้น อย่างไรก็ตาม ตัวเลือกนี้สามารถตีความได้ว่าไม่จริงใจและไร้ตัวตน และไม่ควรนำไปใช้กับผู้ชมทุกราย

หากคุณตัดสินใจที่จะใช้ตัวเลือกที่สอง คุณจะต้องมีความคิดสร้างสรรค์ในการปรับแต่งอีเมลแต่ละฉบับสำหรับผู้รับแต่ละคน แน่นอนว่าพวกเขาจะประทับใจกับการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ แต่คุณจะต้องอุทิศเวลาให้กับกระบวนการเขียนอีเมลมากขึ้น

ไม่ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกใด จำไว้ว่าทุกคนชอบที่จะถูกพูดถึงโดยตรง ด้วยเหตุนี้ คำแนะนำของเราคือการปรับเปลี่ยนการลงชื่อของคุณให้เป็นส่วนตัวเสมอ ใช้เวลาเพิ่มขึ้นเล็กน้อย แต่ก็คุ้มค่าในระยะยาว

เพื่อช่วยให้คุณได้รับประโยชน์จากอีเมลของคุณ เราได้รวบรวม 6 เคล็ดลับและเทคนิคที่มีประสิทธิภาพในการสิ้นสุดอีเมลของคุณในวิธีที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

1 — ทำให้เส้นปิดของคุณเหมาะสมกับสถานการณ์

การเลือกเส้นปิดที่ถูกต้องจำเป็นต้องได้รับคำแนะนำจากสถานการณ์ ลองนึกถึงบริบททางวิชาชีพในชีวิตประจำวันที่คุณอาจพบว่ามีอยู่แล้ว ต่อไปนี้คือ ตัวอย่างบางส่วนสำหรับการลงท้ายอีเมลด้วยวิธีที่ถูกต้อง

• คุณกำลังรอการประชุมหรือความร่วมมือเพิ่มเติมกับใครบางคน หากต้องการติดต่อกับพวกเขา สิ่งสำคัญคือต้องนำเสนอ ความเป็นไปได้ในการสื่อสารในอนาคต :
  
  “Talk soon,”
“Speak to you soon,”
“I look forward to connecting soon,”
“I look forward to meeting with you on [day],”
“Stay tuned,”
  
• ผู้รับได้ทำบางสิ่งเพื่อคุณ ดังนั้นคุณต้องแสดง ความขอบคุณ ต่อพวกเขา:
  
  “Thanks a lot for [what they did for you, written concisely],”
“I genuinely appreciate your help,”
“Thank you for your unwavering support,”
“Thank you for taking the time to [do what they did for you],”
“Many thanks,”
“All my thanks,”
“Thanks a million,”
  
• คุณกำลัง ให้ความช่วยเหลือ แก่ผู้รับ ตัวอย่างเช่น คุณอาจส่งเนื้อหาหรือข้อมูลใหม่ที่เป็นประโยชน์ต่อพวกเขา คุณควรใช้การลงชื่อออกต่อไปนี้:
  
  “Hope this helps,”
“Hope you find this useful,”
“If you need any further information, feel free to contact me.”
“Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.”
  
• ผู้รับของคุณอาจมีคำติชม คำถาม หรือข้อกังวล ให้พวกเขารู้ว่าคุณ พร้อมเสมอและยินดีช่วยเหลือ พวกเขาเสมอ สามารถเข้าถึงได้สำหรับผู้รับของคุณ ใช้สิ่งนี้เพื่อประโยชน์ของคุณ:
  
  “Happy to help if you want to know more,”
“Let me know if you have any questions,”
“Thanks in advance for your time,”
“Drop me a line if I can do anything for you,”
“Looking forward to your reply,”
• คุณต้องเผชิญกับการปฏิเสธ แต่คุณยังต้องตอบกลับอย่างถูกต้อง คุณรู้สึกผิดหวัง แต่สิ่งสำคัญคือต้องชื่นชมความสนใจและเวลาของผู้รับตั้งแต่แรก ใจเย็น ๆ ; สิ่งนี้จะสร้างความประทับใจที่ดีให้กับคุณในฐานะมืออาชีพ
  
  “I appreciate your time and consideration,”
“Thank you for your consideration,”
  
• คุณต้องการส่ง บันทึกแสดงความยินดี ทุกคนชอบรับคำชมและคำทักทาย เป็นสถานการณ์แบบ win-win เพราะคุณอาจต้องการความช่วยเหลือจากผู้รับในอนาคต ดังนั้น ปิดท้ายอีเมลของคุณด้วยข้อความสุดท้ายที่รับรู้ถึงความสำเร็จของพวกเขา สิ่งนี้จะส่งเสริมความร่วมมือเพิ่มเติมและก่อให้เกิดทัศนคติที่ดีต่อคุณและบริษัทของคุณ
  
  “Great working with you,”
“Keep up the great work,”
“Stay awesome,”
“Congrats,”
“Have a splendid evening/ week/ day/ weekend!”
“Wishing you happy holidays!”
  

2 — รวมลายเซ็นอีเมลของคุณ

ก่อนที่จะบอกลาคู่สนทนาของคุณ คุณควรแบ่งปันข้อมูลการติดต่อของคุณ หลักการนี้ยังคงเหมือนเดิมในการสนทนาทางอีเมล หากไม่รวมข้อมูลติดต่อของคุณ อีเมลของคุณจึงดูยังไม่เสร็จ

ลองนึกภาพว่าเป็นนามบัตรแห่งศตวรรษที่ 21; ลายเซ็นอีเมลของคุณทำให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณได้ง่ายผ่านลิงก์ที่คุณรวมไว้ ในบล็อกโพสต์ล่าสุดของเรา "วิธีสร้างลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพ" คุณจะพบเคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณเขียนลายเซ็นอีเมลที่สะดุดตาได้

เพื่อให้ส่วนท้ายสุดของอีเมลของคุณเรียบง่ายและกระชับยิ่งขึ้น ให้ทำตามเคล็ดลับเหล่านี้:

• ประการแรก อย่าลืมใส่ชื่อเต็มของคุณ อย่าใช้ชื่อเล่นหรือเพียงแค่ชื่อของคุณ เว้นแต่คุณจะส่งอีเมลถึงเพื่อนสนิท เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนที่น่าอึดอัดใจ
• ประการที่สอง เพิ่มตำแหน่งงานปัจจุบันและบริษัทของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณติดต่อกับบุคคลภายนอก
• ประการที่สาม การใส่ข้อมูลติดต่อไว้ท้ายอีเมลจะเป็นประโยชน์ คุณสามารถใส่หมายเลขโทรศัพท์ ไอคอนโซเชียลมีเดีย เช่น LinkedIn หรือ Facebook และที่อยู่อีเมลของคุณ ไม่ว่าผู้รับของคุณจะรู้จักคุณดีหรือไม่ คุณควรรวมประเด็นทั้งหมดข้างต้นเพื่อทำให้การปิดอีเมลของคุณเป็นมืออาชีพ

3 — เพิ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจ

นี่เป็นส่วนสำคัญของเนื้อหาอีเมลของคุณ ซึ่งอยู่เหนือลายเซ็นของคุณ คำกระตุ้นการตัดสินใจจะบอกผู้อ่านว่าพวกเขาสามารถตอบกลับอีเมลของคุณได้อย่างไร และผู้รับควรรู้ว่าขั้นตอนต่อไปคืออะไร นอกจากนี้ CTA ยังสนับสนุนให้ผู้รับของคุณโต้ตอบ การกระทำที่คุณต้องการให้พวกเขาทำอาจเป็นอะไรก็ได้ แต่ขึ้นอยู่กับเป้าหมายของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแชร์เนื้อหาบางส่วนตามด้วยประโยคใดประโยคหนึ่งต่อไปนี้

“PS: You may find this interesting: [link]”
“Enjoy!”
“Don't forget to [action]!”

4 — หลีกเลี่ยงการปิดอย่างไม่เป็นมืออาชีพ

เมื่อปิดอีเมล คุณควรคำนึงถึงผู้ฟังด้วย ตัวอย่างเช่น คุณไม่ต้องการปิดอีเมลธุรกิจถึงลูกค้าหรือหุ้นส่วนธุรกิจที่มีคำว่า "รัก" หรือ "กอด" ใช้การลงชื่อออกจากระบบต่อไปนี้ในอีเมลส่วนตัวและหลีกเลี่ยงที่ส่วนท้ายของอีเมลธุรกิจของคุณ:

“Warmest,”
“Warm regards,”
“Take care,”
“Be well,”
“Ciao,”
“XOXO”
Truly Yours,”
“See ya,”

5 — ตรวจการสะกดและไวยากรณ์

การปิดอีเมลที่เต็มไปด้วยการพิมพ์ผิดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ทำให้ผู้อ่านรู้สึกว่าผู้ส่งนั้นเลอะเทอะและไม่เป็นมืออาชีพ ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการอ่านอีเมลของคุณและใช้เครื่องมือตรวจตัวสะกด อย่ามองข้ามเคล็ดลับนี้
ถูกส่งจากไอโฟนของฉัน. นี่เป็นสัญญาณที่มักเกิดขึ้นบ่อยที่สุด มันอธิบายความกระชับและการพิมพ์ผิด – ใครดีที่สุดเมื่อพิมพ์บนโทรศัพท์ แต่อย่าใช้มากเกินไป
บางคนมีความคิดสร้างสรรค์กับบรรทัดปิดนี้ ตัวอย่างด้านล่างมีความเหมาะสมที่จะใช้ในอีเมลธุรกิจของคุณ แม้ว่าการลงชื่อออกจากระบบจะไม่มีผลกับผู้รับทุกประเภท

“Sent from my smartphone, so please forgive any dumb mistakes.”
“I am responsible for the concept of this message. Unfortunately, autocorrect is responsible for the content.”
“iPhone. iTypos. iApologize.”
“Sent from my mobile. Fingers big. Keyboard small.”

6 — ใช้อีโมจิ

คุณได้รับอีเมลที่มีอีโมติคอนหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้น คุณอาจพบว่ามันทำให้วันของคุณสดใสขึ้น

อีโมติคอนเป็นเรื่องปกติในการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการมาระยะหนึ่งแล้ว Emojis ในธุรกิจและการตลาดกำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นเรื่อยๆ พวกเขาครองแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียอยู่แล้ว ทำให้แบรนด์สามารถสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างเป็นมิตร

อีโมติคอนช่วยชี้นำน้ำเสียงของข้อความ คุณสามารถทำให้ข้อความดูเป็นส่วนตัวและเป็นมิตรมากขึ้น ดังนั้นให้ใช้ข้อความเหล่านั้นหากเป็นน้ำเสียงที่คุณต้องการ จากการศึกษาพบว่าการเห็นหน้ายิ้มตรงกระตุ้นสมองส่วนเดียวกับการเห็นใบหน้าจริง อย่างไรก็ตาม อย่าใช้เว้นแต่บริษัทของคุณจะบอกว่าไม่เป็นไร และอย่าลืมทำความเข้าใจผู้ชมของคุณ

แม้ว่าส่วนท้ายของอีเมลจะเป็นส่วนสุดท้ายของอีเมล แต่ก็ไม่ได้มีความสำคัญน้อยที่สุด การเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพอย่างเหมาะสมจะช่วยส่องแสงเชิงบวกให้กับเพื่อนร่วมงาน นายจ้าง และลูกค้าของคุณ หากคุณปฏิบัติตามเคล็ดลับและกลเม็ดเหล่านี้ คุณจะเห็นว่าอีเมลระดับมืออาชีพของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการได้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการ

ที่น่ากลัวอยู่,
NetHunt