Cara mengakhiri email profesional [+44 contoh]

Jika Anda meragukan pentingnya menutup email dengan benar, bayangkan saja situasi berikut ini. Anda bertemu dengan kontak bisnis atau klien baru di acara industri. Setelah percakapan berakhir, Anda tidak pergi begitu saja tanpa mengucapkan sepatah kata pun kepada mereka. Sebagai gantinya, Anda menutup pertemuan Anda dengan sesuatu seperti: “Senang bertemu dengan Anda! Saya berharap untuk mendengar dari Anda segera!".

Hal yang sama berlaku untuk korespondensi email. Setiap detail email Anda penting, dan kata penutup Anda dapat menjadi faktor penentu apakah email Anda dijawab atau tidak. Dengan menggunakan bahasa yang ramah, sopan, dan profesional dengan ajakan bertindak yang efektif, Anda memiliki peluang yang jauh lebih baik untuk menerima respons positif.

Pertama, dengan mengakhiri email dengan benar, Anda meninggalkan kesan akhir yang baik kepada penerima tentang Anda. Kedua, ini adalah kesempatan Anda untuk memastikan mereka memiliki informasi kontak Anda. Ketiga, persetujuan profesional memotivasi penerima Anda untuk mengambil tindakan.
Saat berpikir tentang cara mengakhiri email, Anda dihadapkan pada pilihan:

• gunakan sign-off otomatis ;
• tuliskan sign-off yang berbeda untuk setiap email .

Opsi pertama menghemat waktu dan memungkinkan penerima lebih fokus pada konten email. Namun, opsi ini dapat ditafsirkan sebagai tidak tulus dan tidak berwajah dan tidak boleh diterapkan pada setiap audiens.

Jika Anda memutuskan untuk mengambil opsi kedua, Anda harus kreatif dalam menyesuaikan setiap email untuk setiap penerima. Tentu, mereka akan menghargai personalisasi Anda, tetapi Anda harus mencurahkan lebih banyak waktu untuk proses penulisan email Anda.

Opsi mana pun yang Anda pilih, ingatlah bahwa semua orang suka disapa secara langsung. Dengan mengingat hal ini, saran kami adalah selalu mempersonalisasi tanda tangan Anda. Dibutuhkan sedikit lebih banyak waktu, tetapi itu sepadan dalam jangka panjang.

Untuk membantu Anda mendapatkan manfaat dari email Anda, kami telah mengumpulkan 6 tips & trik efektif tentang cara mengakhiri email Anda sebaik mungkin .

1 — Buat garis penutup Anda sesuai dengan situasi

Memilih garis penutup yang benar perlu dipandu oleh situasi. Mari kita pikirkan beberapa konteks profesional sehari-hari yang mungkin Anda alami. Berikut adalah beberapa contoh bagaimana mengakhiri email Anda dengan cara yang benar .

• Anda sedang menunggu pertemuan atau kerjasama lebih lanjut dengan seseorang. Untuk tetap berhubungan dengan mereka, penting untuk menawarkan kemungkinan komunikasi di masa depan :
  
  “Talk soon,”
“Speak to you soon,”
“I look forward to connecting soon,”
“I look forward to meeting with you on [day],”
“Stay tuned,”
  
• Penerima telah melakukan sesuatu untuk Anda, jadi Anda perlu mengucapkan terima kasih kepada mereka:
  
  “Thanks a lot for [what they did for you, written concisely],”
“I genuinely appreciate your help,”
“Thank you for your unwavering support,”
“Thank you for taking the time to [do what they did for you],”
“Many thanks,”
“All my thanks,”
“Thanks a million,”
  
• Anda menawarkan bantuan kepada penerima. Misalnya, Anda mungkin mengirimi mereka konten atau informasi baru yang berharga bagi mereka. Anda harus menggunakan sign-off berikut:
  
  “Hope this helps,”
“Hope you find this useful,”
“If you need any further information, feel free to contact me.”
“Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.”
  
• Penerima Anda mungkin memiliki umpan balik, pertanyaan, atau masalah. Biarkan mereka tahu bahwa Anda semua mendengarkan dan selalu bersedia membantu mereka. Dapat diakses oleh penerima Anda; gunakan ini untuk keuntungan Anda:
  
  “Happy to help if you want to know more,”
“Let me know if you have any questions,”
“Thanks in advance for your time,”
“Drop me a line if I can do anything for you,”
“Looking forward to your reply,”
• Anda menghadapi penolakan, tetapi Anda masih perlu membalas dengan benar. Anda merasa kecewa, tetapi penting untuk menghargai perhatian dan waktu penerima sejak awal. Bersikap ramah ; ini akan meninggalkan kesan yang baik tentang Anda sebagai seorang profesional.
  
  “I appreciate your time and consideration,”
“Thank you for your consideration,”
  
• Anda ingin mengirim ucapan selamat . Semua orang suka menerima pujian dan salam. Ini adalah situasi win-win, karena Anda mungkin membutuhkan bantuan dari penerima di masa depan. Jadi, akhiri email Anda dengan catatan terakhir yang mengakui pencapaian mereka. Ini mendorong kerja sama lebih lanjut dan membentuk sikap positif Anda dan perusahaan Anda.
  
  “Great working with you,”
“Keep up the great work,”
“Stay awesome,”
“Congrats,”
“Have a splendid evening/ week/ day/ weekend!”
“Wishing you happy holidays!”
  

2 — Sertakan tanda tangan email Anda

Sebelum mengucapkan selamat tinggal kepada lawan bicara Anda, Anda harus membagikan info kontak Anda. Prinsip ini tetap sama dalam percakapan email. Dengan tidak menyertakan informasi kontak Anda, email Anda terlihat belum selesai.

Bayangkan itu sebagai kartu nama abad ke-21; tanda tangan email Anda memudahkan prospek untuk mempelajari lebih lanjut tentang Anda melalui tautan apa pun yang Anda sertakan. Dalam posting blog terbaru kami “Cara Membuat Tanda Tangan Email Profesional” , Anda akan menemukan kiat yang membantu Anda menulis tanda tangan email yang menarik.

Untuk membuat bagian terakhir email Anda lebih sederhana dan ringkas, ikuti tip berikut:

• Pertama, pastikan untuk memasukkan nama lengkap Anda. Jangan gunakan nama panggilan atau hanya nama depan Anda, kecuali jika Anda mengirim email ke teman dekat. Ini menghindari kebingungan yang canggung.
• Kedua, tambahkan jabatan dan perusahaan Anda saat ini, terutama jika Anda berkorespondensi dengan pihak eksternal.
• Ketiga, sangat berguna untuk menyertakan informasi kontak di akhir email Anda. Anda dapat menyertakan nomor telepon Anda, ikon media sosial seperti LinkedIn atau Facebook, dan alamat email Anda. Apakah penerima Anda mengenal Anda dengan baik atau tidak, Anda harus memasukkan semua poin di atas untuk membuat penutupan email Anda profesional.

3 — Tambahkan ajakan bertindak

Ini adalah bagian penting dari konten email Anda, yang terletak di atas tanda tangan Anda. Ajakan bertindak memberi tahu pembaca bagaimana mereka dapat menanggapi email Anda dan penerima harus tahu persis apa langkah selanjutnya. Selain itu, CTA mendorong penerima Anda untuk berinteraksi. Tindakan yang Anda ingin mereka lakukan bisa tentang apa saja, tetapi tergantung pada tujuan Anda. Misalnya, Anda dapat membagikan beberapa konten diikuti dengan salah satu kalimat berikut:

“PS: You may find this interesting: [link]”
“Enjoy!”
“Don't forget to [action]!”

4 — Hindari penutupan yang tidak profesional

Saat menutup email Anda, Anda harus mempertimbangkan audiens Anda. Misalnya, Anda tidak ingin menutup email bisnis Anda ke klien atau mitra bisnis dengan "Cinta" atau "Pelukan". Gunakan sign-off berikut dalam email pribadi dan hindari mereka di akhir email bisnis Anda:

“Warmest,”
“Warm regards,”
“Take care,”
“Be well,”
“Ciao,”
“XOXO”
Truly Yours,”
“See ya,”

5 — Periksa ejaan dan tata bahasa

Penutupan email yang penuh dengan kesalahan ketik dan kesalahan tata bahasa membuat pembaca terkesan bahwa pengirimnya ceroboh dan tidak profesional. Hanya perlu beberapa menit untuk membaca email Anda dan menggunakan alat pemeriksa ejaan. Jangan abaikan tip ini.
Dikirim dari iPhone saya. Ini adalah salah satu tanda yang paling umum. Ini menjelaskan singkatnya dan kesalahan ketik – siapa yang terbaik saat mengetik di ponsel? Tapi jangan berlebihan menggunakannya.
Beberapa orang menjadi kreatif dengan kalimat penutup ini. Contoh di bawah ini sesuai untuk digunakan dalam email bisnis Anda, meskipun persetujuan tersebut tidak dapat diterapkan ke setiap jenis penerima.

“Sent from my smartphone, so please forgive any dumb mistakes.”
“I am responsible for the concept of this message. Unfortunately, autocorrect is responsible for the content.”
“iPhone. iTypos. iApologize.”
“Sent from my mobile. Fingers big. Keyboard small.”

6 — Gunakan emoji

Apakah Anda menerima email yang berisi emoticon? Jika demikian, Anda mungkin menemukan bahwa itu mencerahkan hari Anda.

Emoticon telah menjadi praktik biasa dalam komunikasi informal selama beberapa waktu. Emoji dalam bisnis dan pemasaran menjadi semakin populer. Mereka sudah mendominasi platform media sosial, memungkinkan merek untuk berkomunikasi dengan pelanggan mereka dengan cara yang ramah.

Emoticon membantu memandu nada pesan. Anda dapat membuat pesan terlihat lebih personal dan ramah, jadi gunakan jika itu nada yang Anda inginkan. Penelitian telah menunjukkan bahwa melihat wajah tersenyum tegak mengaktifkan bagian otak yang sama seperti melihat wajah asli. Namun, jangan menggunakannya kecuali perusahaan Anda mengatakan tidak apa-apa, dan ingatlah untuk memahami audiens Anda.

Meskipun akhiran email Anda adalah bagian terakhir dari email Anda, mereka jauh dari yang paling penting. Menulis email yang benar dan profesional membantu menyinari diri Anda dengan rekan kerja, atasan, dan pelanggan Anda. Jika Anda mengikuti semua tip dan trik ini, Anda akan melihat email profesional Anda menjadi jauh lebih efektif dalam mendapatkan hasil yang Anda inginkan.

Tetap mengagumkan,
berburu bersih