Come terminare un'e-mail professionale [+44 esempi]

Se dubiti dell'importanza di chiudere correttamente un'e-mail, immagina la seguente situazione. Hai incontrato un nuovo contatto commerciale o cliente a un evento del settore. Una volta terminata la conversazione, non te ne vai semplicemente senza dire loro un'altra parola. Invece, concludi il tuo incontro con qualcosa del tipo: "È stato così bello conoscerti! Spero di sentirti presto!".

Lo stesso vale per la corrispondenza e-mail. Ogni dettaglio della tua e-mail è importante e le tue osservazioni conclusive possono essere il fattore determinante per stabilire se la tua e-mail riceve risposta o meno. Usando un linguaggio amichevole, educato e professionale con un efficace invito all'azione, hai molte più possibilità di ricevere una risposta positiva.

In primo luogo, terminando correttamente un'e-mail, lasci un destinatario con una buona impressione finale su di te. In secondo luogo, è la tua opportunità per assicurarti che abbiano le tue informazioni di contatto. In terzo luogo, un'approvazione professionale motiva il destinatario ad agire.
Quando pensi a come terminare la tua email, ti trovi di fronte a una scelta:

• utilizzare una disconnessione automatica ;
• scrivi firme diverse per ogni email .

La prima opzione consente di risparmiare tempo e consente al destinatario di concentrarsi maggiormente sul contenuto dell'e-mail. Tuttavia, questa opzione può essere interpretata come non sincera e senza volto e non dovrebbe essere applicata a tutti i tipi di pubblico.

Se decidi di scegliere la seconda opzione, dovrai essere creativo nel personalizzare ogni email per ciascun destinatario. Certo, apprezzeranno la tua personalizzazione, ma dovrai dedicare molto più tempo al processo di composizione delle tue email.

Qualunque opzione tu scelga, ricorda che a tutti piace essere indirizzati direttamente. Con questo in mente, il nostro consiglio è di personalizzare sempre la tua firma. Ci vuole un po' più di tempo, ma alla lunga ne vale la pena.

Per aiutarti a sfruttare i vantaggi delle tue e-mail, abbiamo raccolto 6 suggerimenti e trucchi efficaci su come terminare la tua e-mail nel miglior modo possibile .

1 — Rendi la tua linea di chiusura adeguata alla situazione

La scelta della linea di chiusura corretta deve essere guidata dalla situazione. Pensiamo ad alcuni contesti professionali quotidiani in cui potresti trovarti. Ecco alcuni esempi su come terminare la tua email nel modo corretto .

• Stai aspettando un incontro o un'ulteriore collaborazione con qualcuno. Per rimanere in contatto con loro, è importante offrire la possibilità di comunicazione futura :
  
  “Talk soon,”
“Speak to you soon,”
“I look forward to connecting soon,”
“I look forward to meeting with you on [day],”
“Stay tuned,”
  
• Il destinatario ha fatto qualcosa per te, quindi devi esprimergli la tua gratitudine :
  
  “Thanks a lot for [what they did for you, written concisely],”
“I genuinely appreciate your help,”
“Thank you for your unwavering support,”
“Thank you for taking the time to [do what they did for you],”
“Many thanks,”
“All my thanks,”
“Thanks a million,”
  
• Stai offrendo aiuto al destinatario. Ad esempio, potresti inviare loro contenuti o nuove informazioni che sono preziose per loro. Dovresti usare le seguenti firme:
  
  “Hope this helps,”
“Hope you find this useful,”
“If you need any further information, feel free to contact me.”
“Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.”
  
• I tuoi destinatari potrebbero avere feedback, domande o dubbi. Fai sapere loro che sei tutto orecchie e sei sempre disposto ad aiutarli . Sii accessibile per il tuo destinatario; usa questo a tuo vantaggio:
  
  “Happy to help if you want to know more,”
“Let me know if you have any questions,”
“Thanks in advance for your time,”
“Drop me a line if I can do anything for you,”
“Looking forward to your reply,”
• Devi affrontare un rifiuto, ma devi comunque rispondere correttamente. Ti senti deluso, ma è importante apprezzare l'attenzione e il tempo del destinatario in primo luogo. Sii gentile ; questo lascerà una buona impressione su di te come professionista.
  
  “I appreciate your time and consideration,”
“Thank you for your consideration,”
  
• Vuoi inviare una nota di congratulazioni . A tutti piace ricevere complimenti e saluti. È una situazione vantaggiosa per tutti, perché in futuro potresti aver bisogno di un favore dal destinatario. Quindi, concludi la tua email con una nota finale che riconosca la loro realizzazione. Questo incoraggia un'ulteriore cooperazione e concepisce un atteggiamento positivo nei tuoi confronti e nella tua azienda.
  
  “Great working with you,”
“Keep up the great work,”
“Stay awesome,”
“Congrats,”
“Have a splendid evening/ week/ day/ weekend!”
“Wishing you happy holidays!”
  

2 — Includi la tua firma e-mail

Prima di salutare il tuo interlocutore dovresti condividere le tue informazioni di contatto. Questo principio rimane lo stesso nella conversazione via e-mail. Non includendo le tue informazioni di contatto, la tua email sembra incompleta.

Immaginalo come un biglietto da visita del 21° secolo; la tua firma e-mail consente ai potenziali clienti di saperne di più su di te tramite i link che includi. Nel nostro recente post sul blog "Come creare una firma e-mail professionale" , troverai suggerimenti che ti aiutano a scrivere una firma e-mail accattivante.

Per rendere la parte finale della tua email più semplice e concisa, segui questi suggerimenti:

• Innanzitutto, assicurati di includere il tuo nome completo. Non utilizzare un soprannome o solo il tuo nome, a meno che tu non stia inviando un'e-mail a un caro amico. Questo evita qualsiasi confusione imbarazzante.
• In secondo luogo, aggiungi il tuo attuale titolo di lavoro e la tua azienda, soprattutto se sei in corrispondenza con una parte esterna.
• In terzo luogo, è utile includere le informazioni di contatto alla fine della tua e-mail. Puoi includere il tuo numero di telefono, le icone dei social media come LinkedIn o Facebook e il tuo indirizzo email. Indipendentemente dal fatto che il tuo destinatario ti conosca bene o meno, dovresti incorporare tutti i punti sopra per rendere professionale la chiusura della tua email.

3 — Aggiungi un invito all'azione

Questa è una parte essenziale del contenuto della tua e-mail, situata sopra la tua firma. Un invito all'azione dice al lettore come può rispondere alla tua e-mail e il destinatario dovrebbe sapere esattamente qual è il passaggio successivo. Inoltre, un CTA incoraggia il tuo destinatario a interagire. L'azione che vuoi che facciano potrebbe riguardare qualsiasi cosa, ma dipende dai tuoi obiettivi. Ad esempio, puoi condividere alcuni contenuti seguiti da una di queste frasi:

“PS: You may find this interesting: [link]”
“Enjoy!”
“Don't forget to [action]!”

4 — Evitare chiusure non professionali

Quando chiudi la tua email, dovresti prendere in considerazione il tuo pubblico. Ad esempio, non vorresti chiudere la tua email aziendale a un cliente o partner commerciale con "Amore" o "Abbracci". Utilizza le seguenti firme nelle e-mail personali ed evitale alla fine delle e-mail aziendali:

“Warmest,”
“Warm regards,”
“Take care,”
“Be well,”
“Ciao,”
“XOXO”
Truly Yours,”
“See ya,”

5 — Controllo ortografico e grammaticale

Una chiusura di e-mail piena di errori di battitura ed errori grammaticali lascia ai lettori l'impressione che il mittente sia sciatto e poco professionale. Ci vogliono solo pochi minuti per leggere la tua email e utilizzare lo strumento di controllo ortografico. Non trascurare questo suggerimento.
Inviato dal mio iPhone. Questa è una delle firme più comuni. Spiega brevità e errori di battitura: chi dà il meglio di sé quando si digita su un telefono? Ma non abusarne.
Alcune persone diventano creative con questa frase di chiusura. Gli esempi seguenti sono appropriati per l'uso nelle e-mail aziendali, sebbene tali approvazioni non possano essere applicate a tutti i tipi di destinatari.

“Sent from my smartphone, so please forgive any dumb mistakes.”
“I am responsible for the concept of this message. Unfortunately, autocorrect is responsible for the content.”
“iPhone. iTypos. iApologize.”
“Sent from my mobile. Fingers big. Keyboard small.”

6 — Usa gli emoji

Ricevi email contenenti emoticon? Se è così, probabilmente hai scoperto che ha rallegrato la tua giornata.

Le emoticon sono una pratica abituale nella comunicazione informale da un po' di tempo. Le emoji nel mondo degli affari e del marketing stanno diventando sempre più popolari. Dominano già le piattaforme di social media, consentendo ai marchi di comunicare con i propri clienti in modo amichevole.

Le emoticon aiutano a guidare il tono di un messaggio. Puoi rendere un messaggio più personalizzato e amichevole, quindi usali se questo è il tono che stai cercando. Gli studi hanno dimostrato che vedere una faccina sorridente in posizione verticale attiva la stessa parte del cervello di vedere una faccia reale. Tuttavia, non usarli a meno che la tua azienda non dica che va bene e ricorda di capire il tuo pubblico.

Anche se i finali delle tue email sono l'ultima parte della tua email, sono tutt'altro che meno importanti. Scrivere e-mail corrette e professionali aiuta a illuminare te stesso in modo positivo per i tuoi colleghi, datori di lavoro e clienti. Se segui tutti questi suggerimenti e trucchi, vedrai le tue e-mail professionali diventare molto più efficaci nell'ottenere i risultati desiderati.

Resta fantastico,
NetHunt