Cum să închei un e-mail profesional [+44 exemple]

Dacă vă îndoiți de importanța închiderii corecte a unui e-mail, imaginați-vă următoarea situație. Ați întâlnit un nou contact de afaceri sau un client la un eveniment din industrie. Odată ce conversația se termină, nu pleci pur și simplu fără să le mai spui un cuvânt. În schimb, îți închei întâlnirea cu ceva de genul: „A fost atât de plăcut să te cunosc! Sper sa ne auzim in curand!".

Același lucru este valabil și pentru corespondența prin e-mail. Fiecare detaliu al e-mailului dvs. contează, iar observațiile dvs. de închidere pot fi factorul determinant dacă e-mailul dvs. primește sau nu răspuns. Folosind un limbaj prietenos, politicos și profesionist cu un apel la acțiune eficient, aveți șanse mult mai mari de a primi un răspuns pozitiv.

În primul rând, încheind corect un e-mail, lăsați unui destinatar o impresie finală bună despre dvs. În al doilea rând, este oportunitatea ta să te asiguri că au informațiile tale de contact. În al treilea rând, o semnare profesională motivează destinatarul să ia măsuri.
Când te gândești cum să-ți închei e-mailul, te confrunți cu o alegere:

• utilizați o închidere automată ;
• scrieți semne diferite pentru fiecare e-mail .

Prima opțiune economisește timp și permite destinatarului să se concentreze mai mult pe conținutul e-mailului. Cu toate acestea, această opțiune poate fi interpretată ca nesinceră și fără chip și nu ar trebui aplicată fiecărui public.

Dacă decideți să alegeți a doua opțiune, va trebui să fiți creativ în a personaliza fiecare e-mail pentru fiecare destinatar. Sigur, vor aprecia personalizarea dvs., dar va trebui să dedicați mult mai mult timp procesului de compunere a e-mailurilor.

Indiferent de opțiunea pe care o alegeți, amintiți-vă că tuturor le place să fie adresați direct. Având în vedere acest lucru, sfatul nostru este să vă personalizați întotdeauna semnarea. Este nevoie de puțin mai mult timp, dar merită pe termen lung.

Pentru a vă ajuta să beneficiați de beneficiile e-mailurilor dvs., am compilat 6 sfaturi și trucuri eficiente despre cum să vă încheiați e-mailurile în cel mai bun mod posibil .

1 — Faceți-vă linia de închidere adecvată situației

Alegerea liniei de închidere corectă trebuie să fie ghidată de situație. Să ne gândim la câteva contexte profesionale de zi cu zi în care te-ai putea găsi. Iată câteva exemple despre cum să-ți închei e-mailul în mod corect .

• Aștepți o întâlnire sau o colaborare ulterioară cu cineva. Pentru a rămâne în contact cu ei, este important să oferim posibilitatea unei comunicări viitoare :
  
  “Talk soon,”
“Speak to you soon,”
“I look forward to connecting soon,”
“I look forward to meeting with you on [day],”
“Stay tuned,”
  
• Destinatarul a făcut ceva pentru tine, așa că trebuie să-i exprimi recunoştinţa :
  
  “Thanks a lot for [what they did for you, written concisely],”
“I genuinely appreciate your help,”
“Thank you for your unwavering support,”
“Thank you for taking the time to [do what they did for you],”
“Many thanks,”
“All my thanks,”
“Thanks a million,”
  
• Oferiți ajutor destinatarului. De exemplu, este posibil să le trimiteți conținut sau informații noi care sunt valoroase pentru ei. Ar trebui să utilizați următoarele semne:
  
  “Hope this helps,”
“Hope you find this useful,”
“If you need any further information, feel free to contact me.”
“Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.”
  
• Destinatarii dvs. ar putea avea feedback, întrebări sau nelămuriri. Spuneți-le că sunteți toți urechi și că sunteți întotdeauna dispuși să-i ajutați . Fii accesibil pentru destinatarul tău; folosește asta în avantajul tău:
  
  “Happy to help if you want to know more,”
“Let me know if you have any questions,”
“Thanks in advance for your time,”
“Drop me a line if I can do anything for you,”
“Looking forward to your reply,”
• Te confrunți cu respingere, dar tot trebuie să răspunzi corect. Te simți dezamăgit, dar este important să apreciezi în primul rând atenția și timpul destinatarului. Fii milostiv ; acest lucru va lăsa o impresie bună despre dvs. ca profesionist.
  
  “I appreciate your time and consideration,”
“Thank you for your consideration,”
  
• Doriți să trimiteți o notă de felicitare . Tuturor le place să primească complimente și salutări. Este o situație de câștig pentru toate, pentru că s-ar putea să aveți nevoie de o favoare din partea destinatarului în viitor. Deci, încheiați-vă e-mailul cu o notă finală care recunoaște realizarea lor. Acest lucru încurajează cooperarea în continuare și concepe o atitudine pozitivă a dumneavoastră și a companiei dumneavoastră.
  
  “Great working with you,”
“Keep up the great work,”
“Stay awesome,”
“Congrats,”
“Have a splendid evening/ week/ day/ weekend!”
“Wishing you happy holidays!”
  

2 — Includeți semnătura dvs. de e-mail

Înainte de a-ți lua rămas bun de la interlocutorul tău, ar trebui să împărtășești informațiile tale de contact. Acest principiu rămâne același în conversația prin e-mail. Dacă nu includeți informațiile dvs. de contact, e-mailul dvs. pare nefinalizat.

Imaginează-ți ca pe o carte de vizită a secolului 21; semnătura dvs. de e-mail facilitează ca potențialii potențiali să afle mai multe despre dvs. prin intermediul oricăror linkuri pe care le includeți. În postarea recentă pe blog „Cum se creează o semnătură de e-mail profesională” , veți găsi sfaturi care vă ajută să scrieți o semnătură de e-mail atrăgătoare.

Pentru a face partea finală a e-mailului dvs. mai simplă și mai concisă, urmați aceste sfaturi:

• În primul rând, asigurați-vă că includeți numele dvs. complet. Nu folosiți o poreclă sau doar prenumele dvs., decât dacă trimiteți un e-mail unui prieten apropiat. Acest lucru evită orice confuzie incomodă.
• În al doilea rând, adăugați titlul actual al postului și compania, mai ales dacă corespondați cu o parte externă.
• În al treilea rând, este util să includeți informații de contact la sfârșitul e-mailului. Puteți include numărul dvs. de telefon, pictogramele rețelelor sociale, cum ar fi LinkedIn sau Facebook, și adresa dvs. de e-mail. Indiferent dacă destinatarul te cunoaște bine sau nu, ar trebui să încorporezi toate punctele de mai sus pentru ca închiderea e-mailului să fie profesionistă.

3 — Adăugați un îndemn

Aceasta este o parte esențială a conținutului dvs. de e-mail, situat deasupra semnăturii dvs. Un îndemn îi spune cititorului cum poate răspunde la e-mailul dvs., iar destinatarul ar trebui să știe exact care este următorul pas. În plus, un CTA încurajează destinatarul să interacționeze. Acțiunea pe care doriți să o întreprindă poate fi despre orice, dar depinde de obiectivele dvs. De exemplu, puteți partaja conținut urmat de una dintre aceste propoziții:

“PS: You may find this interesting: [link]”
“Enjoy!”
“Don't forget to [action]!”

4 — Evitați închiderile neprofesionale

Când închideți e-mailul, ar trebui să luați în considerare publicul dvs. De exemplu, nu ați dori să vă închideți e-mailul de afaceri către un client sau partener de afaceri cu „Iubire” sau „Îmbrățișări”. Utilizați următoarele semnări în e-mailurile personale și evitați-le la sfârșitul e-mailurilor dvs. de afaceri:

“Warmest,”
“Warm regards,”
“Take care,”
“Be well,”
“Ciao,”
“XOXO”
Truly Yours,”
“See ya,”

5 — Verificați ortografia și gramatica

O închidere de e-mail plină de greșeli de tipar și greșeli gramaticale lasă cititorii cu impresia că expeditorul este neglijent și neprofesionist. Durează doar câteva minute să citești e-mailul și să folosești instrumentul de verificare ortografică. Nu trece cu vederea acest sfat.
Trimis de pe iPhone-ul meu. Aceasta este una dintre cele mai comune semnări. Acesta explică concizia și greșelile de scriere – cine este cel mai bun atunci când scrie pe telefon? Dar nu-l abuzați.
Unii oameni devin creativi cu această linie de închidere. Exemplele de mai jos sunt adecvate pentru a fi folosite în e-mailurile dvs. de afaceri, deși astfel de semnări nu pot fi aplicate fiecărui tip de destinatar.

“Sent from my smartphone, so please forgive any dumb mistakes.”
“I am responsible for the concept of this message. Unfortunately, autocorrect is responsible for the content.”
“iPhone. iTypos. iApologize.”
“Sent from my mobile. Fingers big. Keyboard small.”

6 — Folosiți emoji

Primiți e-mailuri care conțin emoticoane? Dacă da, probabil ați descoperit că v-a înseninat ziua.

Emoticoanele au fost o practică obișnuită în comunicarea informală de ceva timp. Emoji-urile în afaceri și marketing devin din ce în ce mai populare. Ei domină deja platformele de social media, permițând mărcilor să comunice cu clienții lor într-o manieră prietenoasă.

Emoticoanele ajută la ghidarea tonului unui mesaj. Puteți face ca un mesaj să pară mai personalizat și mai prietenos, așa că folosiți-le dacă acesta este tonul pe care îl doriți. Studiile au arătat că a vedea o față zâmbitoare dreaptă activează aceeași parte a creierului ca și a vedea o față reală. Totuși, nu le utilizați decât dacă compania dvs. spune că este în regulă și nu uitați să vă înțelegeți publicul.

Chiar dacă sfârșitul e-mailului este ultima parte a e-mailului, ele sunt departe de a fi cele mai puțin importante. Scrierea de e-mailuri profesionale corecte vă ajută să vă aduceți o lumină pozitivă pentru colegii, angajatorii și clienții dvs. Dacă urmați toate aceste sfaturi și trucuri, veți vedea că e-mailurile dvs. profesionale devin mult mai eficiente în obținerea rezultatelor dorite.

Rămâi minunat,
NetHunt