プロのメールを終了する方法[+44例]

公開: 2020-04-08

メールを適切に閉じることの重要性に疑問がある場合は、次の状況を想像してみてください。業界のイベントで新しいビジネスの連絡先またはクライアントに会いました。会話が終わったら、あなたは彼らに別の言葉を言わずにただ立ち去るだけではありません。代わりに、次のようなもので会議を締めくくります。私はすぐにあなたから話を聞くことを望む！"。

同じことが電子メールの通信にも当てはまります。あなたの電子メールのすべての詳細は重要であり、あなたの閉会の挨拶はあなたの電子メールが答えられるかどうかについての決定的な要因になることができます。友好的で礼儀正しく、専門的な言葉を効果的な召喚状とともに使用することで、肯定的な反応を得る可能性がはるかに高くなります。

まず、電子メールを正しく終了することにより、受信者にあなたについての良い最終印象を残します。第二に、それは彼らがあなたの連絡先情報を持っていることを確認するあなたの機会です。第三に、プロのサインオフはあなたの受信者に行動を起こす動機を与えます。
あなたの電子メールを終わらせる方法について考えるとき、あなたは選択に直面します：

自動サインオフを使用します;
メールごとに異なるサインオフを書き出します。

最初のオプションは時間を節約し、受信者が電子メールのコンテンツにより集中できるようにします。ただし、このオプションは不誠実で顔の見えないものと解釈される可能性があり、すべての視聴者に適用する必要はありません。

2番目のオプションを選択する場合は、各受信者への各電子メールをカスタマイズする際に創造性を発揮する必要があります。確かに、彼らはあなたのパーソナライズを高く評価しますが、あなたはあなたの電子メールを作成するプロセスにより多くの時間を費やす必要があります。

どちらのオプションを選択する場合でも、誰もが直接対処するのが好きであることを忘れないでください。これを念頭に置いて、私たちのアドバイスは常にサインオフをパーソナライズすることです。もう少し時間がかかりますが、長期的にはそれだけの価値があります。

メールのメリットを享受できるように、メールを可能な限り最善の方法で終了するための6つの効果的なヒントとコツをまとめました。

1 —状況に適したクロージングラインを作成します

正しいクロージングラインの選択は、状況に応じて行う必要があります。あなたが自分自身を見つけるかもしれないいくつかの日常の専門的な文脈について考えてみましょう。これはあなたの電子メールを正しい方法で終わらせる方法のいくつかの例です。

あなたは誰かとの会合またはさらなる協力を待っています。彼らと連絡を取り合うためには、将来のコミュニケーションの可能性を提供することが重要です：

“Talk soon,”
“Speak to you soon,”
“I look forward to connecting soon,”
“I look forward to meeting with you on [day],”
“Stay tuned,”
受信者はあなたのために何かをしたので、あなたは彼らに感謝の気持ちを表す必要があります：

“Thanks a lot for [what they did for you, written concisely],”
“I genuinely appreciate your help,”
“Thank you for your unwavering support,”
“Thank you for taking the time to [do what they did for you],”
“Many thanks,”
“All my thanks,”
“Thanks a million,”
受信者にヘルプを提供しています。たとえば、彼らにとって価値のあるコンテンツや新しい情報を送信する場合があります。次のサインオフを使用する必要があります。

“Hope this helps,”
“Hope you find this useful,”
“If you need any further information, feel free to contact me.”
“Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.”
受信者は、フィードバック、質問、または懸念を持っている可能性があります。あなたがすべての耳であり、常に彼らを助けてくれることを彼らに知らせてください。受信者がアクセスできるようにします。これを有利に使用してください：

“Happy to help if you want to know more,”
“Let me know if you have any questions,”
“Thanks in advance for your time,”
“Drop me a line if I can do anything for you,”
“Looking forward to your reply,”
あなたは拒絶に直面しますが、それでも適切に返信する必要があります。あなたはがっかりしていると感じていますが、そもそも受信者の注意と時間を感謝することが重要です。 優雅に; これはあなたがプロとして良い印象を残すでしょう。

“I appreciate your time and consideration,”
“Thank you for your consideration,”
おめでとうございます。誰もが褒め言葉や挨拶を受け取るのが好きです。将来、受信者からの恩恵が必要になる可能性があるため、これは双方にメリットのある状況です。それで、彼らの業績を認める最後のメモであなたの電子メールを終えてください。これはさらなる協力を促し、あなたとあなたの会社の前向きな姿勢を思い起こさせます。

“Great working with you,”
“Keep up the great work,”
“Stay awesome,”
“Congrats,”
“Have a splendid evening/ week/ day/ weekend!”
“Wishing you happy holidays!”

2 —メールの署名を含める

対話者に別れを告げる前に、連絡先情報を共有する必要があります。この原則は、電子メールの会話でも同じです。連絡先情報を含めないことで、メールは未完成に見えます。

21世紀の名刺として想像してみてください。あなたの電子メールの署名は、見込み客があなたが含めるリンクを介してあなたについてもっと知ることを容易にします。最近のブログ投稿「プロフェッショナルな電子メール署名を作成する方法」では、人目を引く電子メール署名を作成するのに役立つヒントを見つけることができます。

メールの最後の部分をよりシンプルかつ簡潔にするには、次のヒントに従ってください。

まず、フルネームを必ず含めてください。親しい友人にメールを送信する場合を除いて、ニックネームや名だけを使用しないでください。これにより、厄介な混乱を回避できます。
次に、特に外部の関係者と連絡を取っている場合は、現在の役職と会社を追加します。
第三に、メールの最後に連絡先情報を含めると便利です。電話番号、LinkedInやFacebookなどのソーシャルメディアアイコン、および電子メールアドレスを含めることができます。受信者があなたのことをよく知っているかどうかに関係なく、メールの締めくくりを専門的にするために、上記のすべてのポイントを組み込む必要があります。

3 —召喚状を追加する

これは、署名の上にある電子メールコンテンツの重要な部分です。召喚状は、読者にあなたの電子メールにどのように応答できるかを伝え、受信者は次のステップが何であるかを正確に知る必要があります。その上、CTAはあなたの受取人が相互作用することを奨励します。あなたが彼らにとらせたい行動は何でもありえますが、あなたの目標に依存します。たとえば、コンテンツの後に次のいずれかの文を続けて共有できます。

“PS: You may find this interesting: [link]”
“Enjoy!”
“Don't forget to [action]!”

4 —専門外の閉鎖を避ける

あなたの電子メールを閉じるとき、あなたはあなたの聴衆を考慮に入れるべきです。たとえば、「愛」や「抱擁」を使用して、クライアントやビジネスパートナーへのビジネスメールを閉じたくない場合があります。個人の電子メールでは次のサインオフを使用し、ビジネスの電子メールの最後ではそれらを避けてください。

“Warmest,”
“Warm regards,”
“Take care,”
“Be well,”
“Ciao,”
“XOXO”
Truly Yours,”
“See ya,”

5 —スペルと文法を確認します

タイプミスや文法上の誤りでいっぱいの電子メールの締めくくりは、送信者がずさんでプロフェッショナルではないという印象を読者に残します。メールを読み、スペルチェックツールを使用するのに数分しかかかりません。このヒントを見落とさないでください。
私のiPhoneから送信された。これは、最も一般的なサインオフの1つです。それは簡潔さとタイプミスを説明します-電話でタイプするとき、誰が最高ですか？しかし、それを使いすぎないでください。
この締めくくりでクリエイティブになる人もいます。以下の例は、ビジネスメールでの使用に適していますが、このようなサインオフはすべてのタイプの受信者に適用できるわけではありません。

“Sent from my smartphone, so please forgive any dumb mistakes.”
“I am responsible for the concept of this message. Unfortunately, autocorrect is responsible for the content.”
“iPhone. iTypos. iApologize.”
“Sent from my mobile. Fingers big. Keyboard small.”

6 —絵文字を使用する

絵文字を含むメールを受け取りますか？もしそうなら、あなたはおそらくそれがあなたの一日を明るくしたことに気づいたでしょう。

絵文字は、かなり長い間、非公式のコミュニケーションにおける通常の慣習でした。ビジネスやマーケティングの絵文字はますます人気が高まっています。彼らはすでにソーシャルメディアプラットフォームを支配しており、ブランドが顧客と友好的にコミュニケーションできるようにしています。

絵文字は、メッセージのトーンをガイドするのに役立ちます。メッセージをよりパーソナライズされた親しみやすいものに見せることができるので、それが目的のトーンである場合はそれらを使用してください。研究によると、直立したスマイリーフェイスを見ると、実際の顔を見るのと同じ脳の部分が活性化されます。それでも、あなたの会社が大丈夫だと言わない限り、それらを使用しないでください、そしてあなたの聴衆を理解することを忘れないでください。

メールの末尾はメールの最後の部分ですが、それほど重要ではありません。適切で専門的なメールを書くことは、同僚、雇用主、顧客のために自分自身に前向きな光を当てるのに役立ちます。これらのヒントとコツをすべて実行すると、プロの電子メールが希望する結果を得るのにはるかに効果的になることがわかります。

素晴らしい滞在、
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