如何結束專業電子郵件 [+44 個示例]

如果您懷疑正確關閉電子郵件的重要性，請想像以下情況。 您在行業活動中遇到了新的業務聯繫人或客戶。 對話結束後，您不會不跟他們說一句話就走開。 取而代之的是，你用類似這樣的話來結束你的會議：“見到你真是太好了！ 我希望能很快收到你的回信！”。

電子郵件通信也是如此。 您的電子郵件的每個細節都很重要，您的結束語可能是您的電子郵件是否得到答复的決定因素。 通過使用友好、禮貌和專業的語言和有效的號召性用語，您有更好的機會獲得積極的回應。

首先，通過正確結束電子郵件，您會給收件人留下對您的良好印象。 其次，這是您確保他們擁有您的聯繫信息的機會。 第三，專業的簽字會促使您的收件人採取行動。
在考慮如何結束電子郵件時，您面臨一個選擇：

• 使用自動簽核；
• 為每封電子郵件寫下不同的簽字。

第一個選項可以節省時間，讓收件人更專注於電子郵件的內容。 但是，這個選項可以被解釋為不真誠和不露面，不應該適用於每個觀眾。

如果您決定採用第二個選項，則需要創造性地為每個收件人定制每封電子郵件。 當然，他們會欣賞您的個性化設置，但您需要在撰寫電子郵件的過程中投入更多時間。

無論您選擇哪個選項，請記住每個人都喜歡被直接解決。 考慮到這一點，我們的建議是始終個性化您的簽收。 這需要更多時間，但從長遠來看是值得的。

為了幫助您從電子郵件中獲益，我們整理了6 條關於如何以最佳方式結束電子郵件的有效提示和技巧。

1 - 使您的收尾線適合情況

選擇正確的收盤線需要根據情況來指導。 讓我們想想您可能會遇到的一些日常專業環境。以下是一些示例，說明如何以正確的方式結束您的電子郵件。

• 您正在等待與某人會面或進一步合作。 為了與他們保持聯繫，提供未來交流的可能性很重要：
  
  “Talk soon,”
“Speak to you soon,”
“I look forward to connecting soon,”
“I look forward to meeting with you on [day],”
“Stay tuned,”
  
• 收件人為你做了一些事情，所以你需要對他們表示感謝：
  
  “Thanks a lot for [what they did for you, written concisely],”
“I genuinely appreciate your help,”
“Thank you for your unwavering support,”
“Thank you for taking the time to [do what they did for you],”
“Many thanks,”
“All my thanks,”
“Thanks a million,”
  
• 您正在向收件人提供幫助。 例如，您可能會向他們發送對他們有價值的內容或新信息。 您應該使用以下簽核：
  
  “Hope this helps,”
“Hope you find this useful,”
“If you need any further information, feel free to contact me.”
“Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.”
  
• 您的收件人可能有反饋、問題或疑慮。 讓他們知道你是耳朵並且總是願意幫助他們。 您的收件人可以訪問； 使用它來發揮你的優勢：
  
  “Happy to help if you want to know more,”
“Let me know if you have any questions,”
“Thanks in advance for your time,”
“Drop me a line if I can do anything for you,”
“Looking forward to your reply,”
• 您面臨拒絕，但您仍然需要正確回复。 您感到很失望，但首先要感謝接受者的關注和時間，這一點很重要。 客氣點； 這會給您作為專業人士留下良好的印象。
  
  “I appreciate your time and consideration,”
“Thank you for your consideration,”
  
• 您想發送祝賀信。 每個人都喜歡接受讚美和問候。 這是一個雙贏的局面，因為您將來可能需要接受者的幫助。 因此，在您的電子郵件結束時，請以認可他們的成就的最後說明來結束您的電子郵件。 這鼓勵了進一步的合作，並為您和您的公司樹立了積極的態度。
  
  “Great working with you,”
“Keep up the great work,”
“Stay awesome,”
“Congrats,”
“Have a splendid evening/ week/ day/ weekend!”
“Wishing you happy holidays!”
  

2 — 包括您的電子郵件簽名

在與您的對話者說再見之前，您應該分享您的聯繫信息。 這個原則在電子郵件對話中保持不變。 如果不包含您的聯繫信息，您的電子郵件看起來未完成。

把它想像成一張 21 世紀的名片； 您的電子郵件簽名使潛在客戶可以通過您包含的任何鏈接輕鬆了解您的更多信息。 在我們最近的博文“如何創建專業的電子郵件簽名”中，您將找到幫助您編寫引人注目的電子郵件簽名的技巧。

要使您的電子郵件的最後部分更簡單、更簡潔，請遵循以下提示：

• 首先，一定要包括你的全名。 不要使用暱稱或只使用您的名字，除非您正在向密友發送電子郵件。 這避免了任何尷尬的混亂。
• 其次，添加您當前的職位和公司，特別是如果您與外部方通信。
• 第三，在電子郵件末尾包含聯繫信息很有用。 您可以包括您的電話號碼、LinkedIn 或 Facebook 等社交媒體圖標以及您的電子郵件地址。 無論您的收件人是否了解您，您都應該結合上述所有要點，以使您的電子郵件關閉變得專業。

3 - 添加號召性用語

這是您的電子郵件內容的重要組成部分，位於您的簽名上方。 號召性用語告訴讀者他們如何回复您的電子郵件，收件人應該確切地知道下一步是什麼。 此外，CTA 鼓勵您的收件人進行互動。 您希望他們採取的行動可以是任何事情，但取決於您的目標。 例如，您可以分享一些內容，然後是以下句子之一：

“PS: You may find this interesting: [link]”
“Enjoy!”
“Don't forget to [action]!”

4 - 避免不專業的關閉

關閉電子郵件時，您應該考慮到您的受眾。 例如，您不希望以“愛”或“擁抱”關閉您的業務電子郵件給客戶或業務合作夥伴。 在個人電子郵件中使用以下簽名，並在您的商務電子郵件末尾避免使用它們：

“Warmest,”
“Warm regards,”
“Take care,”
“Be well,”
“Ciao,”
“XOXO”
Truly Yours,”
“See ya,”

5 — 檢查拼寫和語法

一封充滿拼寫錯誤和語法錯誤的電子郵件結尾會給讀者留下發件人草率和不專業的印象。 只需幾分鐘即可閱讀您的電子郵件並使用拼寫檢查工具。 不要忽視這個提示。
從我的iPhone發送。 這是最常見的簽收之一。 它解釋了簡潔和錯​​別字——誰在手機上打字時表現最好？ 但不要過度使用它。
有些人對這條結束線很有創意。 以下示例適用於您的企業電子郵件，但此類簽字不能適用於所有類型的收件人。

“Sent from my smartphone, so please forgive any dumb mistakes.”
“I am responsible for the concept of this message. Unfortunately, autocorrect is responsible for the content.”
“iPhone. iTypos. iApologize.”
“Sent from my mobile. Fingers big. Keyboard small.”

6 - 使用表情符號

您是否收到包含表情符號的電子郵件？ 如果是這樣，您可能會發現它讓您的一天變得更加美好。

表情符號在很長一段時間內一直是非正式交流的慣例。 商業和營銷中的表情符號越來越受歡迎。 他們已經主導了社交媒體平台，讓品牌能夠以友好的方式與客戶溝通。

表情符號有助於引導信息的語氣。 您可以使消息看起來更加個性化和友好，因此如果您想要使用它們，請使用它們。 研究表明，看到一張直立的笑臉會激活與看到真實面孔相同的大腦部分。 儘管如此，除非您的公司表示可以，否則不要使用它們，並記住要了解您的受眾。

儘管您的電子郵件結尾是電子郵件的最後一部分，但它們遠非最不重要。 撰寫適當、專業的電子郵件有助於為您的同事、雇主和客戶帶來積極的一面。 如果您遵循所有這些提示和技巧，您會發現您的專業電子郵件在獲得您想要的結果方面變得更加有效。

保持好狀況，
網獵