Jak zakończyć profesjonalną wiadomość e-mail [+44 przykłady]

Jeśli wątpisz w znaczenie prawidłowego zamknięcia wiadomości e-mail, wyobraź sobie następującą sytuację. Poznałeś nowy kontakt biznesowy lub klienta na imprezie branżowej. Po zakończeniu rozmowy nie odchodzisz po prostu bez powiedzenia im kolejnego słowa. Zamiast tego kończysz spotkanie czymś w rodzaju: „Miło było cię poznać! Mam nadzieję, że wkrótce się odezwiesz!”.

To samo dotyczy korespondencji e-mail. Każdy szczegół Twojego e-maila ma znaczenie, a Twoje uwagi końcowe mogą być czynnikiem decydującym o tym, czy Twój e-mail otrzyma odpowiedź, czy nie. Używając przyjaznego, uprzejmego i profesjonalnego języka ze skutecznym wezwaniem do działania, masz znacznie większą szansę na otrzymanie pozytywnej odpowiedzi.

Po pierwsze, poprzez prawidłowe zakończenie e-maila pozostawiasz odbiorcy dobre wrażenie na Twój temat. Po drugie, to Twoja okazja, aby upewnić się, że mają Twoje dane kontaktowe. Po trzecie, profesjonalny podpis motywuje odbiorcę do działania.
Zastanawiając się, jak zakończyć e-mail, stajesz przed wyborem:

• użyj automatycznego podpisu ;
• wypisz różne podpisy dla każdego e-maila .

Pierwsza opcja oszczędza czas i pozwala odbiorcy bardziej skupić się na treści e-maila. Jednak ta opcja może być interpretowana jako nieszczera i pozbawiona twarzy i nie powinna być stosowana do wszystkich odbiorców.

Jeśli zdecydujesz się na drugą opcję, musisz być kreatywny w dostosowywaniu każdego e-maila do każdego odbiorcy. Jasne, docenią Twoją personalizację, ale będziesz musiał poświęcić znacznie więcej czasu na proces tworzenia e-maili.

Niezależnie od wybranej opcji pamiętaj, że każdy lubi być adresowany bezpośrednio. Mając to na uwadze, radzimy zawsze spersonalizować swój podpis. Zajmuje to trochę więcej czasu, ale na dłuższą metę warto.

Aby pomóc Ci czerpać korzyści z wiadomości e-mail, opracowaliśmy 6 skutecznych wskazówek i porad dotyczących najlepszego możliwego zakończenia wiadomości e-mail .

1 — Dostosuj linię zamknięcia do sytuacji

Wybór właściwej linii zamknięcia należy kierować się sytuacją. Zastanówmy się, w jakich codziennych sytuacjach zawodowych możesz się znaleźć. Oto kilka przykładów prawidłowego zakończenia wiadomości e-mail .

• Czekasz na spotkanie lub dalszą współpracę z kimś. Aby pozostać z nimi w kontakcie, ważne jest, aby zaoferować możliwość przyszłej komunikacji :
  
  “Talk soon,”
“Speak to you soon,”
“I look forward to connecting soon,”
“I look forward to meeting with you on [day],”
“Stay tuned,”
  
• Odbiorca coś dla Ciebie zrobił, dlatego musisz wyrazić mu swoją wdzięczność :
  
  “Thanks a lot for [what they did for you, written concisely],”
“I genuinely appreciate your help,”
“Thank you for your unwavering support,”
“Thank you for taking the time to [do what they did for you],”
“Many thanks,”
“All my thanks,”
“Thanks a million,”
  
• Oferujesz pomoc odbiorcy. Na przykład możesz wysyłać im treści lub nowe informacje, które są dla nich cenne. Powinieneś użyć następujących podpisów:
  
  “Hope this helps,”
“Hope you find this useful,”
“If you need any further information, feel free to contact me.”
“Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.”
  
• Twoi odbiorcy mogą mieć opinie, pytania lub wątpliwości. Niech wiedzą, że wszyscy jesteście uszami i zawsze jesteście gotowi im pomóc . Bądź dostępny dla swojego odbiorcy; Wykorzystaj to na swoją korzyść:
  
  “Happy to help if you want to know more,”
“Let me know if you have any questions,”
“Thanks in advance for your time,”
“Drop me a line if I can do anything for you,”
“Looking forward to your reply,”
• Stajesz w obliczu odrzucenia, ale nadal musisz poprawnie odpowiedzieć. Czujesz się rozczarowany, ale ważne jest, aby przede wszystkim docenić uwagę i czas odbiorcy. Bądź łaskawy ; to zrobi dobre wrażenie o Tobie jako o profesjonaliście.
  
  “I appreciate your time and consideration,”
“Thank you for your consideration,”
  
• Chcesz wysłać notatkę gratulacyjną . Każdy lubi otrzymywać komplementy i pozdrowienia. Jest to sytuacja korzystna dla obu stron, ponieważ w przyszłości możesz potrzebować przysługi od odbiorcy. Tak więc zakończ swój e-mail ostatnią notatką, która potwierdza ich osiągnięcie. Zachęca to do dalszej współpracy i buduje pozytywne nastawienie Ciebie i Twojej firmy.
  
  “Great working with you,”
“Keep up the great work,”
“Stay awesome,”
“Congrats,”
“Have a splendid evening/ week/ day/ weekend!”
“Wishing you happy holidays!”
  

2 — Dołącz swój podpis e-mail

Przed pożegnaniem się ze swoim rozmówcą powinieneś udostępnić swoje dane kontaktowe. Ta zasada pozostaje taka sama w rozmowach e-mailowych. Pomijając swoje dane kontaktowe, Twój e-mail wygląda na niedokończony.

Wyobraź to sobie jako wizytówkę XXI wieku; Twój podpis w wiadomości e-mail ułatwia potencjalnym klientom uzyskanie informacji o Tobie za pośrednictwem wszelkich dołączonych linków. W naszym najnowszym poście na blogu „Jak stworzyć profesjonalny podpis e-mail” znajdziesz wskazówki, które pomogą Ci napisać przyciągający wzrok podpis w wiadomości e-mail.

Aby ostatnia część e-maila była prostsza i bardziej zwięzła, postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami:

• Po pierwsze, pamiętaj o podaniu pełnego imienia i nazwiska. Nie używaj pseudonimu ani tylko swojego imienia, chyba że wysyłasz wiadomość e-mail do bliskiego znajomego. Pozwala to uniknąć niezręcznego zamieszania.
• Po drugie, dodaj swoje aktualne stanowisko i firmę, zwłaszcza jeśli prowadzisz korespondencję z podmiotem zewnętrznym.
• Po trzecie, warto zawrzeć informacje kontaktowe na końcu wiadomości e-mail. Możesz podać swój numer telefonu, ikony mediów społecznościowych, takich jak LinkedIn lub Facebook, oraz adres e-mail. Niezależnie od tego, czy Twój odbiorca zna Cię dobrze, czy nie, powinieneś uwzględnić wszystkie powyższe punkty, aby Twój e-mail zamykał profesjonalnie.

3 — Dodaj wezwanie do działania

Jest to istotna część treści wiadomości e-mail, znajdująca się nad podpisem. Wezwanie do działania informuje czytelnika, jak może odpowiedzieć na Twój e-mail, a odbiorca powinien dokładnie wiedzieć, jaki jest następny krok. Poza tym CTA zachęca adresata do interakcji. Działanie, które chcesz, aby podjęli, może dotyczyć wszystkiego, ale zależy od Twoich celów. Na przykład możesz udostępnić treść, po której następuje jedno z tych zdań:

“PS: You may find this interesting: [link]”
“Enjoy!”
“Don't forget to [action]!”

4 — Unikaj nieprofesjonalnych zamknięć

Zamykając e-mail, powinieneś wziąć pod uwagę swoich odbiorców. Na przykład nie chcesz zamykać swojej biznesowej poczty e-mail dla klienta lub partnera biznesowego z „Miłość” lub „Uściski”. Używaj następujących podpisów w osobistych wiadomościach e-mail i unikaj ich na końcu e-maili biznesowych:

“Warmest,”
“Warm regards,”
“Take care,”
“Be well,”
“Ciao,”
“XOXO”
Truly Yours,”
“See ya,”

5 — Sprawdź pisownię i gramatykę

Pełne literówek i błędów gramatycznych zamknięcie e-maila pozostawia czytelnikom wrażenie, że nadawca jest niechlujny i nieprofesjonalny. Przeczytanie wiadomości e-mail i skorzystanie z narzędzia do sprawdzania pisowni zajmuje tylko kilka minut. Nie zapomnij o tej wskazówce.
Wysłane z mojego iphone'a. To jedno z najczęstszych podpisów. Wyjaśnia zwięzłość i literówki – kto najlepiej czuje się podczas pisania na telefonie? Ale nie nadużywaj tego.
Niektórzy ludzie są kreatywni z tą linią zamykającą. Poniższe przykłady są odpowiednie do wykorzystania w firmowych wiadomościach e-mail, chociaż takie podpisy nie mogą być stosowane do wszystkich typów odbiorców.

“Sent from my smartphone, so please forgive any dumb mistakes.”
“I am responsible for the concept of this message. Unfortunately, autocorrect is responsible for the content.”
“iPhone. iTypos. iApologize.”
“Sent from my mobile. Fingers big. Keyboard small.”

6 — Użyj emotikonów

Czy otrzymujesz e-maile zawierające emotikony? Jeśli tak, prawdopodobnie zauważyłeś, że rozjaśniło to Twój dzień.

Emotikony są od dłuższego czasu powszechną praktyką w komunikacji nieformalnej. Emoji w biznesie i marketingu stają się coraz bardziej popularne. Już teraz dominują na platformach społecznościowych, pozwalając markom komunikować się z klientami w przyjazny sposób.

Emotikony pomagają kierować tonem wiadomości. Możesz sprawić, by wiadomość wyglądała na bardziej spersonalizowaną i przyjazną, więc używaj jej, jeśli masz taki ton. Badania wykazały, że widzenie wyprostowanej buźki aktywuje tę samą część mózgu, co widzenie prawdziwej twarzy. Mimo to nie używaj ich, chyba że Twoja firma twierdzi, że jest w porządku, i pamiętaj, aby zrozumieć swoich odbiorców.

Mimo że zakończenia wiadomości e-mail są ostatnią częścią wiadomości, nie są one wcale najmniej ważne. Pisanie właściwych, profesjonalnych e-maili pomaga rzucić na siebie pozytywne światło dla współpracowników, pracodawców i klientów. Jeśli zastosujesz się do wszystkich tych wskazówek i sztuczek, zobaczysz, że Twoje profesjonalne wiadomości e-mail będą znacznie skuteczniejsze w uzyskiwaniu oczekiwanych rezultatów.

Pozostań niesamowity,
NetHunt