Como encerrar um email profissional [+44 exemplos]

Se você duvida da importância de fechar um e-mail corretamente, imagine a seguinte situação. Você conheceu um novo contato comercial ou cliente em um evento do setor. Uma vez que a conversa termina, você simplesmente não vai embora sem dizer outra palavra para eles. Em vez disso, você encerra sua reunião com algo como: “Foi tão bom conhecê-lo! Espero ouvir de você em breve!".

O mesmo vale para a correspondência por e-mail. Cada detalhe do seu e-mail é importante, e suas observações finais podem ser o fator determinante para que seu e-mail seja respondido ou não. Ao usar uma linguagem amigável, educada e profissional com um apelo à ação eficaz, você tem uma chance muito maior de receber uma resposta positiva.

Em primeiro lugar, ao encerrar um e-mail corretamente, você deixa um destinatário com uma boa impressão final sobre você. Em segundo lugar, é sua oportunidade de garantir que eles tenham suas informações de contato. Em terceiro lugar, uma aprovação profissional motiva o destinatário a agir.
Ao pensar em como encerrar seu e-mail, você se depara com uma escolha:

• use uma assinatura automática ;
• escreva diferentes aprovações para cada e-mail .

A primeira opção economiza tempo e permite que o destinatário se concentre mais no conteúdo do email. No entanto, essa opção pode ser interpretada como insincera e sem rosto e não deve ser aplicada a todos os públicos.

Se você decidir pela segunda opção, precisará ser criativo na personalização de cada e-mail para cada destinatário. Claro, eles apreciarão sua personalização, mas você precisará dedicar muito mais tempo ao processo de composição de seus e-mails.

Seja qual for a opção escolhida, lembre-se de que todos gostam de ser abordados diretamente. Com isso em mente, nosso conselho é sempre personalizar sua assinatura. Leva um pouco mais de tempo, mas vale a pena a longo prazo.

Para ajudá-lo a aproveitar os benefícios de seus e-mails, compilamos 6 dicas e truques eficazes sobre como encerrar seu e-mail da melhor maneira possível .

1 — Faça sua linha de fechamento adequada à situação

A escolha da linha de fechamento correta precisa ser guiada pela situação. Vamos pensar em alguns contextos profissionais cotidianos em que você pode se encontrar. Aqui estão alguns exemplos de como encerrar seu e-mail da maneira correta .

• Você está esperando por uma reunião ou cooperação adicional com alguém. Para manter contato com eles, é importante oferecer a possibilidade de comunicação futura :
  
  “Talk soon,”
“Speak to you soon,”
“I look forward to connecting soon,”
“I look forward to meeting with you on [day],”
“Stay tuned,”
  
• O destinatário fez algo por você, então você precisa expressar sua gratidão a ele:
  
  “Thanks a lot for [what they did for you, written concisely],”
“I genuinely appreciate your help,”
“Thank you for your unwavering support,”
“Thank you for taking the time to [do what they did for you],”
“Many thanks,”
“All my thanks,”
“Thanks a million,”
  
• Você está oferecendo ajuda ao destinatário. Por exemplo, você pode estar enviando conteúdo ou novas informações valiosas para eles. Você deve usar as seguintes assinaturas:
  
  “Hope this helps,”
“Hope you find this useful,”
“If you need any further information, feel free to contact me.”
“Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.”
  
• Seus destinatários podem ter comentários, perguntas ou preocupações. Deixe-os saber que você é todo ouvidos e está sempre disposto a ajudá -los. Seja acessível para o seu destinatário; use isso a seu favor:
  
  “Happy to help if you want to know more,”
“Let me know if you have any questions,”
“Thanks in advance for your time,”
“Drop me a line if I can do anything for you,”
“Looking forward to your reply,”
• Você enfrenta rejeição, mas ainda precisa responder adequadamente. Você está se sentindo desapontado, mas é importante apreciar a atenção e o tempo do destinatário em primeiro lugar. Seja gracioso ; isso deixará uma boa impressão sobre você como profissional.
  
  “I appreciate your time and consideration,”
“Thank you for your consideration,”
  
• Você deseja enviar uma nota de felicitações . Todo mundo gosta de receber elogios e cumprimentos. É uma situação ganha-ganha, porque você pode precisar de um favor do destinatário no futuro. Então, termine seu e-mail com uma nota final que reconheça sua realização. Isso incentiva uma maior cooperação e concebe uma atitude positiva de você e sua empresa.
  
  “Great working with you,”
“Keep up the great work,”
“Stay awesome,”
“Congrats,”
“Have a splendid evening/ week/ day/ weekend!”
“Wishing you happy holidays!”
  

2 — Inclua sua assinatura de e-mail

Antes de se despedir de seu interlocutor, você deve compartilhar suas informações de contato. Esse princípio permanece o mesmo na conversa por e-mail. Ao não incluir suas informações de contato, seu e-mail parece inacabado.

Imagine-o como um cartão de visita do século 21; sua assinatura de e-mail torna mais fácil para os clientes potenciais saberem mais sobre você por meio de qualquer link que você incluir. Em nossa recente postagem no blog “Como criar uma assinatura de e-mail profissional” , você encontrará dicas que o ajudarão a escrever uma assinatura de e-mail atraente.

Para tornar a parte final do seu e-mail mais simples e concisa, siga estas dicas:

• Em primeiro lugar, certifique-se de incluir seu nome completo. Não use um apelido ou apenas seu primeiro nome, a menos que esteja enviando um e-mail para um amigo próximo. Isso evita qualquer confusão estranha.
• Em segundo lugar, adicione seu cargo e empresa atuais, especialmente se você estiver se correspondendo com uma parte externa.
• Em terceiro lugar, é útil incluir informações de contato no final do seu e-mail. Você pode incluir seu número de telefone, ícones de mídia social, como LinkedIn ou Facebook, e seu endereço de e-mail. Quer seu destinatário o conheça bem ou não, você deve incorporar todos os pontos acima para tornar seu fechamento de e-mail profissional.

3 — Adicione uma frase de chamariz

Esta é uma parte essencial do conteúdo do seu e-mail, localizada acima da sua assinatura. Uma chamada para ação informa ao leitor como ele pode responder ao seu e-mail e o destinatário deve saber exatamente qual é o próximo passo. Além disso, um CTA incentiva seu destinatário a interagir. A ação que você quer que eles tomem pode ser sobre qualquer coisa, mas depende de seus objetivos. Por exemplo, você pode compartilhar algum conteúdo seguido por uma destas frases:

“PS: You may find this interesting: [link]”
“Enjoy!”
“Don't forget to [action]!”

4 — Evite fechamentos não profissionais

Ao fechar seu e-mail, você deve levar em consideração seu público. Por exemplo, você não gostaria de fechar seu e-mail comercial para um cliente ou parceiro de negócios com “Amor” ou “Abraços”. Use as seguintes assinaturas em e-mails pessoais e evite-as no final de seus e-mails comerciais:

“Warmest,”
“Warm regards,”
“Take care,”
“Be well,”
“Ciao,”
“XOXO”
Truly Yours,”
“See ya,”

5 — Verifique a ortografia e a gramática

Um fechamento de e-mail cheio de erros de digitação e gramaticais deixa os leitores com a impressão de que o remetente é desleixado e pouco profissional. Leva apenas alguns minutos para ler seu e-mail e usar a ferramenta de verificação ortográfica. Não ignore esta dica.
Enviado do meu iPhone. Esta é uma das assinaturas mais comuns. Ele explica a brevidade e os erros de digitação – quem é o melhor ao digitar em um telefone? Mas não abuse.
Algumas pessoas são criativas com essa linha de fechamento. Os exemplos abaixo são apropriados para uso em seus e-mails comerciais, embora essas aprovações não possam ser aplicadas a todos os tipos de destinatários.

“Sent from my smartphone, so please forgive any dumb mistakes.”
“I am responsible for the concept of this message. Unfortunately, autocorrect is responsible for the content.”
“iPhone. iTypos. iApologize.”
“Sent from my mobile. Fingers big. Keyboard small.”

6 — Use emojis

Você recebe e-mails contendo emoticons? Se sim, você provavelmente descobriu que iluminou o seu dia.

Os emoticons são uma prática comum na comunicação informal há algum tempo. Emojis em negócios e marketing estão se tornando cada vez mais populares. Eles já dominam as plataformas de mídia social, permitindo que as marcas se comuniquem com seus clientes de maneira amigável.

Os emoticons ajudam a orientar o tom de uma mensagem. Você pode fazer uma mensagem parecer mais personalizada e amigável, então use-os se esse for o tom que você está procurando. Estudos mostraram que ver um rosto sorridente na vertical ativa a mesma parte do cérebro que ver um rosto real. Ainda assim, não os use a menos que sua empresa diga que está tudo bem e lembre-se de entender seu público.

Mesmo que seus finais de e-mail sejam a última parte do seu e-mail, eles estão longe de ser os menos importantes. Escrever e-mails profissionais adequados ajuda a iluminar você mesmo para seus colegas, empregadores e clientes. Se você seguir todas essas dicas e truques, verá seus e-mails profissionais se tornarem muito mais eficazes para obter os resultados desejados.

Fique incrível,
NetHunt