Profesyonel bir e-posta nasıl sonlandırılır [+44 örnekler]

Bir e-postayı düzgün bir şekilde kapatmanın öneminden şüphe ediyorsanız, aşağıdaki durumu hayal edin. Bir endüstri etkinliğinde yeni bir iş bağlantınız veya müşterinizle tanıştınız. Konuşma bittiğinde, onlara başka bir şey söylemeden çekip gitmezsiniz. Bunun yerine, toplantınızı şöyle bir şeyle sonlandırıyorsunuz: "Tanıştığımıza memnun oldum! Yakında sizden haber almayı umuyorum!”.

Aynısı e-posta yazışmaları için de geçerlidir. E-postanızın her ayrıntısı önemlidir ve kapanış açıklamalarınız e-postanızın yanıtlanıp yanıtlanmadığını belirleyen faktör olabilir. Etkili bir harekete geçirici mesajla samimi, kibar ve profesyonel bir dil kullanarak, olumlu bir yanıt alma şansınız çok daha yüksektir.

İlk olarak, bir e-postayı doğru bir şekilde sonlandırarak, alıcıda sizin hakkınızda iyi bir son izlenim bırakmış olursunuz. İkinci olarak, iletişim bilgilerinize sahip olduklarından emin olma fırsatınız. Üçüncüsü, profesyonel bir imza, alıcınızı harekete geçmeye motive eder.
E-postanızı nasıl sonlandıracağınızı düşünürken bir seçenekle karşı karşıya kalırsınız:

• otomatik bir oturum kapatma kullanın;
• her e-posta için farklı imzalar yazın.

İlk seçenek zaman kazandırır ve alıcının e-postanın içeriğine daha fazla odaklanmasını sağlar. Ancak bu seçenek samimiyetsiz ve meçhul olarak yorumlanabilir ve her kitleye uygulanmamalıdır.

İkinci seçeneği seçmeye karar verirseniz, her bir e-postayı her alıcıya göre özelleştirme konusunda yaratıcı olmanız gerekir. Elbette kişiselleştirmenizi takdir edecekler, ancak e-postalarınızı oluşturma sürecine çok daha fazla zaman ayırmanız gerekecek.

Hangi seçeneği seçerseniz seçin, herkesin kendisine doğrudan hitap edilmesini sevdiğini unutmayın. Bunu akılda tutarak, tavsiyemiz her zaman oturumunuzu kişiselleştirmenizdir. Biraz daha zaman alır, ancak uzun vadede buna değer.

E-postalarınızın avantajlarından yararlanmanıza yardımcı olmak için, e -postanızı mümkün olan en iyi şekilde nasıl sonlandıracağınıza ilişkin 6 etkili ipucu ve püf noktası derledik.

1 — Kapanış hattınızı duruma uygun yapın

Doğru kapanış hattının seçilmesi duruma göre yönlendirilmelidir. Kendinizi içinde bulabileceğiniz bazı günlük profesyonel bağlamları düşünelim. İşte e-postanızı doğru şekilde nasıl sonlandıracağınıza dair bazı örnekler .

• Biriyle bir toplantı veya daha fazla işbirliği için bekliyorsunuz. Onlarla iletişimde kalmak için , gelecekte iletişim imkanı sunmak önemlidir:
  
  “Talk soon,”
“Speak to you soon,”
“I look forward to connecting soon,”
“I look forward to meeting with you on [day],”
“Stay tuned,”
  
• Alıcı sizin için bir şey yaptı, bu yüzden onlara minnettarlığınızı ifade etmeniz gerekiyor:
  
  “Thanks a lot for [what they did for you, written concisely],”
“I genuinely appreciate your help,”
“Thank you for your unwavering support,”
“Thank you for taking the time to [do what they did for you],”
“Many thanks,”
“All my thanks,”
“Thanks a million,”
  
• Alıcıya yardım teklif ediyorsunuz. Örneğin, onlara içerik veya onlar için değerli olan yeni bilgiler gönderiyor olabilirsiniz. Aşağıdaki imzaları kullanmalısınız:
  
  “Hope this helps,”
“Hope you find this useful,”
“If you need any further information, feel free to contact me.”
“Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.”
  
• Alıcılarınızın geri bildirimi, soruları veya endişeleri olabilir. Onlara kulak verdiğinizi ve onlara her zaman yardım etmeye hazır olduğunuzu bildirin. Alıcınız için erişilebilir olun; bunu kendi yararına kullan:
  
  “Happy to help if you want to know more,”
“Let me know if you have any questions,”
“Thanks in advance for your time,”
“Drop me a line if I can do anything for you,”
“Looking forward to your reply,”
• Reddedilirsiniz, ancak yine de düzgün bir şekilde yanıt vermeniz gerekir. Hayal kırıklığına uğramış hissediyorsunuz, ancak ilk etapta alıcının dikkatini ve zamanını takdir etmek önemlidir. lütufkar ol; bu, bir profesyonel olarak sizin hakkınızda iyi bir izlenim bırakacaktır.
  
  “I appreciate your time and consideration,”
“Thank you for your consideration,”
  
• Bir tebrik notu göndermek istiyorsunuz. Herkes iltifat ve selam almayı sever. Bu bir kazan-kazan durumu çünkü gelecekte alıcıdan bir iyilik yapmanız gerekebilir. Bu nedenle, e-postanızı, başarılarını belirten son bir notla sonlandırın. Bu, daha fazla işbirliğini teşvik eder ve siz ve şirketiniz hakkında olumlu bir tutum geliştirir.
  
  “Great working with you,”
“Keep up the great work,”
“Stay awesome,”
“Congrats,”
“Have a splendid evening/ week/ day/ weekend!”
“Wishing you happy holidays!”
  

2 — E-posta imzanızı ekleyin

Muhatapınızla vedalaşmadan önce iletişim bilgilerinizi paylaşmalısınız. Bu ilke, e-posta konuşmasında aynı kalır. İletişim bilgilerinizi eklemediğinizde, e-postanız bitmemiş görünüyor.

Bunu bir 21. yüzyıl kartviziti olarak hayal edin; e-posta imzanız, potansiyel müşterilerin eklediğiniz bağlantılar aracılığıyla hakkınızda daha fazla bilgi edinmesini kolaylaştırır. Son blog yazımızda “Profesyonel Bir E-posta İmzası Nasıl Oluşturulur” , göz alıcı bir e-posta imzası yazmanıza yardımcı olacak ipuçları bulacaksınız.

E-postanızın son kısmını daha basit ve daha özlü hale getirmek için şu ipuçlarını izleyin:

• İlk olarak, tam adınızı eklediğinizden emin olun. Yakın bir arkadaşınıza e-posta göndermiyorsanız, bir takma ad veya yalnızca adınızı kullanmayın. Bu, herhangi bir garip karışıklığı önler.
• İkinci olarak, özellikle harici bir tarafla iletişim kuruyorsanız, mevcut iş unvanınızı ve şirketinizi ekleyin.
• Üçüncüsü, e-postanızın sonuna iletişim bilgilerini eklemenizde fayda var. Telefon numaranızı, LinkedIn veya Facebook gibi sosyal medya simgelerinizi ve e-posta adresinizi ekleyebilirsiniz. Alıcınız sizi iyi tanıyor olsun ya da olmasın, e-posta kapanışınızı profesyonel hale getirmek için yukarıdaki tüm noktaları birleştirmelisiniz.

3 — Bir harekete geçirici mesaj ekleyin

Bu, imzanızın üzerinde bulunan e-posta içeriğinizin önemli bir parçasıdır. Bir harekete geçirici mesaj, okuyucuya e-postanıza nasıl yanıt verebileceklerini söyler ve alıcının bir sonraki adımın tam olarak ne olduğunu bilmesi gerekir. Ayrıca, bir CTA muhatabınızı etkileşime geçmeye teşvik eder. Yapmalarını istediğiniz eylem herhangi bir şey hakkında olabilir, ancak hedeflerinize bağlıdır. Örneğin, bazı içerikleri ve ardından şu cümlelerden birini paylaşabilirsiniz:

“PS: You may find this interesting: [link]”
“Enjoy!”
“Don't forget to [action]!”

4 - Profesyonel olmayan kapanışlardan kaçının

E-postanızı kapatırken hedef kitlenizi göz önünde bulundurmalısınız. Örneğin, iş e-postanızı bir müşteriye veya iş ortağına "Sevmek" veya "Sarılmak" ile kapatmak istemezsiniz. Kişisel e-postalarda aşağıdaki imzaları kullanın ve iş e-postalarınızın sonunda bunlardan kaçının:

“Warmest,”
“Warm regards,”
“Take care,”
“Be well,”
“Ciao,”
“XOXO”
Truly Yours,”
“See ya,”

5 — Yazım ve dil bilgisini kontrol edin

Yazım hataları ve dilbilgisi hatalarıyla dolu bir e-posta kapanışı, okuyucularda gönderenin özensiz ve profesyonel olmadığı izlenimini uyandırır. E-postanızı okumak ve yazım denetimi aracını kullanmak yalnızca birkaç dakika sürer. Bu ipucunu gözden kaçırmayın.
İPhone'umdan gönderildi. Bu, en yaygın imzalardan biridir. Kısalık ve yazım hatalarını açıklar – telefonda yazarken en iyi kim? Ama aşırı kullanmayın.
Bazı insanlar bu kapanış satırıyla yaratıcı olurlar. Aşağıdaki örnekler iş e-postalarınızda kullanmak için uygundur, ancak bu tür oturum kapatma işlemleri her tür alıcıya uygulanamaz.

“Sent from my smartphone, so please forgive any dumb mistakes.”
“I am responsible for the concept of this message. Unfortunately, autocorrect is responsible for the content.”
“iPhone. iTypos. iApologize.”
“Sent from my mobile. Fingers big. Keyboard small.”

6 — Emojileri kullanın

İfadeler içeren e-postalar alıyor musunuz? Eğer öyleyse, muhtemelen gününüzü aydınlattığını fark etmişsinizdir.

İfadeler, bir süredir gayri resmi iletişimde olağan bir uygulama olmuştur. İş ve pazarlamada emojiler giderek daha popüler hale geliyor. Zaten sosyal medya platformlarına hakimler ve markaların müşterileriyle dostane bir şekilde iletişim kurmasını sağlıyorlar.

İfadeler, bir mesajın tonunu yönlendirmeye yardımcı olur. Bir mesajın daha kişisel ve arkadaşça görünmesini sağlayabilirsiniz, bu nedenle, aradığınız ton buysa, bunları kullanın. Araştırmalar, dik bir gülen yüz görmenin, beynin gerçek bir yüz görmeyle aynı bölümünü harekete geçirdiğini göstermiştir. Yine de, şirketiniz sorun olmadığını söylemedikçe bunları kullanmayın ve hedef kitlenizi anlamayı unutmayın.

E-posta sonlarınız e-postanızın son kısmı olsa da, en önemsiz kısım olmaktan çok uzaktır. Düzgün, profesyonel e-postalar yazmak, iş arkadaşlarınız, işverenleriniz ve müşterileriniz için kendinize olumlu bir ışık tutmanıza yardımcı olur. Tüm bu ipuçlarını ve püf noktalarını takip ederseniz, profesyonel e-postalarınızın istediğiniz sonuçları elde etmede çok daha etkili hale geldiğini göreceksiniz.

Harika kal,
NetHunt