Как закончить профессиональное электронное письмо [+44 примера]

Если вы сомневаетесь в важности правильного закрытия письма, просто представьте следующую ситуацию. Вы познакомились с новым деловым контактом или клиентом на отраслевом мероприятии. Как только разговор заканчивается, вы не можете просто уйти, не сказав им ни слова. Вместо этого вы заканчиваете встречу чем-то вроде: «Было так приятно познакомиться с вами! Надеюсь услышать тебя позже!".

То же самое относится и к переписке по электронной почте. Каждая деталь вашей электронной почты имеет значение, и ваши заключительные замечания могут быть определяющим фактором в отношении того, будет ли на ваше электронное письмо дан ответ или нет. Используя дружелюбный, вежливый и профессиональный язык с эффективным призывом к действию, у вас гораздо больше шансов получить положительный ответ.

Во-первых, правильно заканчивая электронное письмо, вы оставляете получателю хорошее окончательное впечатление о вас. Во-вторых, это ваша возможность убедиться, что у них есть ваша контактная информация. В-третьих, профессиональная подпись мотивирует получателя к действию.
Размышляя о том , как закончить письмо, вы сталкиваетесь с выбором:

• использовать автоматический выход ;
• выпишите разные подписи для каждого электронного письма .

Первый вариант экономит время и позволяет получателю больше сосредоточиться на содержании электронного письма. Однако этот вариант может быть истолкован как неискренний и безликий и не должен применяться к каждой аудитории.

Если вы решите выбрать второй вариант, вам нужно проявить творческий подход к настройке каждого электронного письма для каждого получателя. Конечно, они оценят вашу персонализацию, но вам нужно будет уделять гораздо больше времени процессу составления писем.

Какой бы вариант вы ни выбрали, помните, что всем нравится, когда к ним обращаются напрямую. Имея это в виду, мы советуем всегда персонализировать свой выход. Это займет немного больше времени, но в долгосрочной перспективе оно того стоит.

Чтобы помочь вам воспользоваться преимуществами ваших электронных писем, мы собрали 6 эффективных советов и рекомендаций о том, как наилучшим образом завершить свое электронное письмо .

1 — Сделайте свою заключительную фразу соответствующей ситуации

При выборе правильной линии закрытия необходимо руководствоваться ситуацией. Давайте подумаем о некоторых повседневных профессиональных ситуациях, в которых вы можете оказаться. Вот несколько примеров того, как правильно заканчивать свое электронное письмо .

• Вас ждет встреча или дальнейшее сотрудничество с кем-то. Чтобы оставаться с ними на связи, важно предложить возможность общения в будущем :
  
  “Talk soon,”
“Speak to you soon,”
“I look forward to connecting soon,”
“I look forward to meeting with you on [day],”
“Stay tuned,”
  
• Получатель что-то сделал для вас, поэтому вам нужно выразить ему свою благодарность :
  
  “Thanks a lot for [what they did for you, written concisely],”
“I genuinely appreciate your help,”
“Thank you for your unwavering support,”
“Thank you for taking the time to [do what they did for you],”
“Many thanks,”
“All my thanks,”
“Thanks a million,”
  
• Вы предлагаете помощь адресату. Например, вы можете отправлять им контент или новую информацию, которая им важна. Вы должны использовать следующие подписи:
  
  “Hope this helps,”
“Hope you find this useful,”
“If you need any further information, feel free to contact me.”
“Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.”
  
• У ваших получателей могут быть отзывы, вопросы или опасения. Дайте им понять, что вы все слушаете и всегда готовы им помочь . Быть доступным для получателя; используйте это в своих интересах:
  
  “Happy to help if you want to know more,”
“Let me know if you have any questions,”
“Thanks in advance for your time,”
“Drop me a line if I can do anything for you,”
“Looking forward to your reply,”
• Вы сталкиваетесь с отказом, но вам все равно нужно ответить должным образом. Вы чувствуете разочарование, но в первую очередь важно ценить внимание и время получателя. Будьте любезны ; это оставит хорошее впечатление о вас как о профессионале.
  
  “I appreciate your time and consideration,”
“Thank you for your consideration,”
  
• Вы хотите отправить поздравление . Всем нравится получать комплименты и поздравления. Это беспроигрышная ситуация, потому что в будущем вам может понадобиться услуга от получателя. Итак, завершите свое электронное письмо заключительной заметкой, которая признает их достижение. Это стимулирует дальнейшее сотрудничество и формирует положительное отношение к вам и вашей компании.
  
  “Great working with you,”
“Keep up the great work,”
“Stay awesome,”
“Congrats,”
“Have a splendid evening/ week/ day/ weekend!”
“Wishing you happy holidays!”
  

2 — Включите свою электронную подпись

Прежде чем попрощаться с собеседником, вы должны сообщить свои контактные данные. Этот принцип остается тем же в переписке по электронной почте. Без вашей контактной информации ваше электронное письмо выглядит незавершенным.

Представьте это как визитную карточку 21-го века; ваша подпись в электронной почте позволяет потенциальным клиентам узнать о вас больше по любым ссылкам, которые вы включаете. В нашем недавнем сообщении в блоге «Как создать профессиональную подпись для электронной почты» вы найдете советы, которые помогут вам написать привлекательную подпись для электронной почты.

Чтобы сделать самую последнюю часть вашего электронного письма более простой и лаконичной, следуйте этим советам:

• Во-первых, не забудьте указать свое полное имя. Не используйте псевдоним или просто свое имя, если только вы не отправляете электронное письмо близкому другу. Это позволяет избежать неловкой путаницы.
• Во-вторых, добавьте свою текущую должность и компанию, особенно если вы ведете переписку со сторонней стороной.
• В-третьих, полезно включать контактную информацию в конце письма. Вы можете указать свой номер телефона, значки социальных сетей, таких как LinkedIn или Facebook, и адрес электронной почты. Независимо от того, хорошо ли вас знает ваш получатель или нет, вы должны учесть все вышеперечисленные пункты, чтобы сделать закрытие электронной почты профессиональным.

3 — Добавьте призыв к действию

Это неотъемлемая часть вашего электронного письма, расположенная над вашей подписью. Призыв к действию сообщает читателю, как он может ответить на ваше электронное письмо, и получатель должен точно знать, каков следующий шаг. Кроме того, CTA побуждает вашего адресата к взаимодействию. Действия, которые вы хотите, чтобы они предприняли, могут быть связаны с чем угодно, но все зависит от ваших целей. Например, вы можете поделиться некоторым контентом, за которым следует одно из следующих предложений:

“PS: You may find this interesting: [link]”
“Enjoy!”
“Don't forget to [action]!”

4 — Избегайте непрофессиональных закрытий

Закрывая письмо, вы должны учитывать свою аудиторию. Например, вы не хотели бы закрывать свое деловое электронное письмо клиенту или деловому партнеру словами «Любовь» или «Объятия». Используйте следующие подписи в личных электронных письмах и избегайте их в конце ваших деловых писем:

“Warmest,”
“Warm regards,”
“Take care,”
“Be well,”
“Ciao,”
“XOXO”
Truly Yours,”
“See ya,”

5 — Проверьте орфографию и грамматику

Завершение электронного письма, полное опечаток и грамматических ошибок, оставляет у читателей впечатление, что отправитель небрежен и непрофессионален. Вам потребуется всего несколько минут, чтобы прочитать вашу электронную почту и использовать инструмент проверки орфографии. Не пренебрегайте этим советом.
Отправлено из моего Айфона. Это одна из самых распространенных подписей. Это объясняет краткость и опечатки — кто лучше всех печатает на телефоне? Но не злоупотребляйте этим.
Некоторые люди проявляют творческий подход к этой заключительной строке. Приведенные ниже примеры подходят для использования в ваших деловых электронных письмах, хотя такие подписи могут применяться не ко всем типам получателей.

“Sent from my smartphone, so please forgive any dumb mistakes.”
“I am responsible for the concept of this message. Unfortunately, autocorrect is responsible for the content.”
“iPhone. iTypos. iApologize.”
“Sent from my mobile. Fingers big. Keyboard small.”

6 — Используйте смайлики

Получаете ли вы электронные письма, содержащие смайлики? Если это так, вы, вероятно, обнаружили, что это скрасило ваш день.

Смайлики уже давно стали обычной практикой в ​​неформальном общении. Смайлики в бизнесе и маркетинге становятся все более популярными. Они уже доминируют на платформах социальных сетей, позволяя брендам общаться со своими клиентами по-дружески.

Смайлики помогают определить тон сообщения. Вы можете сделать сообщение более персонализированным и дружелюбным, поэтому используйте их, если это тот тон, который вам нужен. Исследования показали, что при виде улыбающегося лица активируется та же часть мозга, что и при виде настоящего лица. Тем не менее, не используйте их, если ваша компания не разрешит это, и не забывайте понимать свою аудиторию.

Несмотря на то, что окончания вашей электронной почты являются последней частью вашего электронного письма, они далеко не наименее важны. Написание правильных, профессиональных электронных писем помогает пролить свет на себя в положительном свете для ваших коллег, работодателей и клиентов. Если вы будете следовать всем этим советам и приемам, вы увидите, что ваши профессиональные электронные письма станут намного эффективнее для получения желаемых результатов.

Оставайся классным,
НетХант