公式および非公式のコミュニケーション：定義、タイプ、および主な違い

どの職場でも、コミュニケーションには公式コミュニケーションと非公式コミュニケーションの2種類があります。 ただし、人々は通常、これら2つのチャネルと混同されます。 そこで、ここでは、公式コミュニケーションと非公式コミュニケーションの違いについて説明します。

良好なコミュニケーションは、混乱と明快さの間の架け橋として機能します。 考え、アイデア、意見、感情を交換するためのモードです。 人々は、口頭、口頭、書面など、さまざまな形のコミュニケーションを使用します。 手話、身振り、表情、体の動きなどでメッセージを伝える能力やスキルを持っている人もいます。

正式なコミュニケーションとは何ですか？

正式な通信とは、情報が事前定義された媒体およびチャネルを介して流れる通信のタイプを指します。 コミュニケーションの流れには、コミュニケーションのための制御と意図的な努力が必要です。 これは、階層と特定のコマンドチェーンに従います。

階層は上から下へ、リーダーから上級管理職、アソシエイト、そしてジュニアスタッフへと流れます。 従業員が職場でコミュニケーションを取っている間、彼らは通常、正式なコミュニケーションモードに従います。

正式なコミュニケーションは、掲示板、プレゼンテーション、手紙、会議、電子メール、スピーチなどで使用されます。

正式なコミュニケーションの種類

正式な会話は次のようにグループ化されます。

• 上向きの会話-ここでは、会話の流れはアソシエイトから始まり、シニア従業員で終わります。 ボトムアップ通信とも呼ばれます。
• 下向きの会話-ここでは、会話はシニア従業員から始まり、ジュニアアソシエイトで終わります。 トップアップ通信とも呼ばれます。
• 水平方向の会話-会話は、さまざまな部門の従業員間で行われます。 ラテラルコミュニケーションとも呼ばれます。
• 対角線/クロスカンバセーション-この会話は、異なるレベルで働く2つの異なる部門の従業員間で行われます。 クロスワイズ通信とも呼ばれます。

非公式のコミュニケーションとは何ですか？

非公式のコミュニケーションは多次元です。 それは、媒体やチャネルの基盤なしに動くコミュニケーションのタイプを指します。 とても簡単で迅速です。 人々は日常生活の中で非公式のコミュニケーションを使用しているため、それははるかに関連性が高く、はるかに速く動きます。

職場で非公式のコミュニケーションを使用する場合、それは「グレープバイン」として知られています。 それは、従業員が仕事を超えて社会的に相互作用するときに始まります。 人々がそれをより速く理解し、混乱の余地がないので、それは効果的です。

非公式のコミュニケーションは、公共の場所、社会的交流、チャットなどで使用されます。

非公式の会話の種類

非公式の会話は次のようにグループ化されます。

• シングルラインチェーン-ここでは、会話はチェーンの形で前進します。 1人が2番目に伝え、2番目が3番目に渡されます。
• クラスターチェーン-人と彼の親友の間で行われる会話。 後で、親友はメッセージを親友に渡します。
• ゴシップチェーン-ゴシップチェーンは、ある人がグループにメッセージを伝えることから始まり、グループはそのメッセージを別のグループに転送します。 このようにして、メッセージはすべての人に伝えられます。
• 確率チェーン-このコミュニケーションチェーンでは、ある人がランダムに別の人を選んで情報を伝えます。

公式対非公式のコミュニケーション：迅速な比較

公式または非公式のコミュニケーション、職場で何を好むべきか

公式コミュニケーションと非公式コミュニケーションの違い

情報の健全な流れを維持するには、公式および非公式の両方のコミュニケーションが必要です。 心のこもった作業環境を維持するのに役立ちます。 では、公式のコミュニケーションとカジュアルなコミュニケーションの違いは何ですか？ 確認してみましょう。

• 公式のコミュニケーションは公式のコミュニケーションとしても知られていますが、非公式のコミュニケーションはグレープバインとして知られています
• 正式な会話では、共有メッセージに対して一定レベルの機密性が維持されます。 しかし、カジュアルなチャットやおしゃべりをしている間は、秘密を守るのは難しいです。
• 正式なコミュニケーションは、組織の目標を達成する上で重要な役割を果たします。 非公式のコミュニケーションは個人的な関係を発展させるために重要です。
• 正式なコミュニケーションには時間がかかります。 一方、非公式のコミュニケーションは時間と労力を節約できるので比較的効果的です。 把握してナビゲートする方が簡単です。
• 正式なコミュニケーションでは、ドキュメントはMOM（会議の議事録）と呼ばれます。 非公式のコミュニケーションの記録はありません。
• 正式な通信は、メッセージのフローに設定されたパターンに従うため、より信頼性が高くなります。 一方、非公式のコミュニケーションでは、メッセージはどの方向にも流れる可能性があるため、信頼の余地はありません。
• 正式なコミュニケーションは、組織によって設定された構造に従います。 非公式のコミュニケーションのための構造がないところ。
• 正式なコミュニケーションには認識が必要ですが、非公式なコミュニケーションにはそのような構造は必要ありません。
• コミュニケーションの範囲は、事業所での正式なコミュニケーションに限定されています。
• 正式なコミュニケーションは多くの場合書面形式ですが、非公式なコミュニケーションは通常口頭で行われます。
• 正式なコミュニケーションは、責任の委任を促進します。
• 正式なコミュニケーションには時間がかかりますが、非公式なコミュニケーションは迅速に伝達されます。
• 人々はメッセージをデザインする際により注意を払うため、非公式のコミュニケーションでエラーが発生する可能性は低くなります。

公式および非公式のコミュニケーションの例

正式なコミュニケーションを使用する一般的なシナリオのいくつかは次のとおりです。

• アソシエイトと人事マネージャー間のコミュニケーション
• 異なる部門の人々の間の会話
• 部下とチームリーダー間の会話
• ビジネスプレゼンテーション
• マーケティングパンフレット、ランディングページ、パンフレット
• ウェブサイトのコンテンツなど

おすすめの記事：従来のビジネスを現在に持ち込むためのトップ10の方法

非公式のコミュニケーションを使用する一般的なシナリオのいくつかは次のとおりです。

• 同じチームで働く2人の従業員間のチャット。
• 同じレベルの異なる部門で働く2人の従業員間のチャット。
• プライベートジャーナル。

さまざまな形式の正式なコミュニケーション

以下は、さまざまな形式の正式なコミュニケーションの包括的なリストです。

• ミーティング
• メモ
• 掲示板
• 手紙
• 正式な1対1の会議
• プレゼンテーション
• スピーチ
• メール
• 配布物
• プロのブログ
• 掲示板

さまざまな形式の非公式なコミュニケーション

推奨読書：販売の成功に不可欠な5つのコミュニケーションスキル

結論：

この新しい時代では、ほとんどの組織は、公式と非公式のコミュニケーションの混合を促進するオープンドアポリシーを好みます。 最終的には、従業員の生産性、効率、透明性が向上します。 ただし、状況に応じて通信モードを変更する必要があります。

誰もが公式と非公式の協会を組み合わせているので、2つのコミュニケーション形態のバランスを取ることが不可欠です。 正式なコミュニケーションが十分に流暢でない場合、顧客との関係が悪くなり、最終的には仕事のリスクにつながる可能性があります。

流暢にコミュニケーションするスキルを持っている人もいれば、時間とともに同じスキルを身につける必要がある人もいます。 したがって、他人のスキルを恐れるのではなく、コミュニケーションの目的に焦点を合わせることが重要です。

よくある質問：