Komunikacja formalna i nieformalna: definicja, rodzaje i kluczowe różnice

W każdym miejscu pracy istnieją dwa rodzaje komunikacji – komunikacja formalna i nieformalna. Jednak ludzie zwykle mylą się z tymi dwoma kanałami. Więc tutaj wyjaśniamy różnicę między komunikacją formalną i nieformalną.

Dobra komunikacja działa jak pomost między zamętem a jasnością. Jest to sposób na wymianę myśli, pomysłów, opinii i emocji. Ludzie używają różnych form komunikacji, takich jak werbalna, ustna lub pisemna. Niektórzy ludzie mają również zdolność i umiejętności przekazywania wiadomości za pomocą języka migowego, gestów, mimiki, ruchów ciała itp.

Co to jest komunikacja formalna ?

Komunikacja formalna odnosi się do rodzaju komunikacji, w której informacje przepływają przez z góry określone media i kanały. Przepływ komunikacji wymaga kontroli i świadomego wysiłku w komunikacji. Podąża za hierarchią i określonym łańcuchem dowodzenia.

Hierarchia przechodzi od góry do dołu, od liderów, przez menedżerów wyższego szczebla, po współpracowników i młodszy personel. Podczas gdy pracownicy komunikują się w miejscu pracy, zwykle postępują zgodnie z formalnym sposobem komunikacji.

Formalna komunikacja jest używana w tablicach ogłoszeń, prezentacjach, listach, spotkaniach, e-mailach, przemówieniach itp.

Rodzaje komunikacji formalnej

Formalna rozmowa podzielona jest na następujące grupy:

• Rozmowa w górę — tutaj przebieg rozmowy zaczyna się od współpracowników, a kończy na starszych pracownikach. Jest również znany jako komunikacja oddolna.
• Rozmowa w dół — tutaj rozmowa zaczyna się od starszych pracowników, a kończy na młodszych współpracownikach. Jest również znany jako komunikacja doładowująca.
• Rozmowa pozioma — rozmowa przebiega między pracownikami różnych działów. Jest również znany jako komunikacja boczna.
• Rozmowa po przekątnej/krzyżowej — ta rozmowa odbywa się między pracownikami dwóch różnych działów pracujących na różnych poziomach. Jest również znany jako komunikacja krzyżowa.

Co to jest komunikacja nieformalna ?

Komunikacja nieformalna jest wielowymiarowa. Odnosi się do rodzaju komunikacji, która porusza się bez podstawy medium i kanałów. To całkiem proste i szybkie. Ludzie korzystają z komunikacji nieformalnej w swoim codziennym życiu, dlatego jest ona znacznie bardziej powiązana i porusza się o wiele szybciej.

Kiedy nieformalna komunikacja jest używana w miejscu pracy, jest znana jako „Grapevine”. Zaczyna się, gdy pracownicy wchodzą ze sobą w interakcje społeczne, poza pracą. Jest skuteczny, ponieważ ludzie szybciej to rozumieją i nie ma miejsca na zamieszanie.

Komunikacja nieformalna jest używana w miejscach publicznych, interakcjach społecznych, czatach itp.

Rodzaje nieformalnych rozmów

Nieformalna rozmowa jest podzielona na następujące grupy:

• Single Line Chain- Tutaj konwersacja porusza się do przodu w formie łańcucha. Jedna osoba mówi drugiej, a druga przechodzi do trzeciej.
• Cluster Chain- Rozmowa, która ma miejsce między osobą a jej najlepszym przyjacielem. Później najlepszy przyjaciel przekazuje wiadomość swoim najlepszym przyjaciołom i tak dalej.
• Łańcuch plotek — łańcuch plotek zaczyna się od osoby przekazującej wiadomość grupie ludzi, a następnie grupa przekazuje wiadomość innej grupie. W ten sposób wiadomość dociera do wszystkich.
• Łańcuch prawdopodobieństwa — w tym łańcuchu komunikacyjnym jedna osoba losowo wybiera inną osobę do przekazania informacji.

Komunikacja formalna a nieformalna: szybkie porównanie

Formalna czy nieformalna komunikacja, co wolisz w miejscu pracy

Różnica między komunikacją formalną a nieformalną

Do utrzymania zdrowego przepływu informacji wymagana jest zarówno formalna, jak i nieformalna komunikacja. Pomaga utrzymać serdeczne środowisko pracy. Czym więc komunikacja oficjalna różni się od zwykłej komunikacji? Dowiedzmy Się.

• Komunikacja formalna jest również znana jako komunikacja oficjalna, podczas gdy komunikacja nieformalna jest znana jako Grapevine
• Formalne rozmowy zachowują pewien poziom tajności udostępnianej wiadomości. Jednak podczas luźnej rozmowy lub plotkowania trudno jest zachować tajemnicę.
• Komunikacja formalna odgrywa ważną rolę w osiąganiu celów organizacyjnych. Natomiast komunikacja nieformalna jest ważna dla rozwoju relacji osobistych.
• Formalna komunikacja jest czasochłonna. Z drugiej strony komunikacja nieformalna jest stosunkowo skuteczna, ponieważ oszczędza czas i wysiłek. Łatwiej jest uchwycić i nawigować.
• Podczas formalnej komunikacji dokument nazywany jest MOM (protokoły ze spotkania). Nie ma zapisu o nieformalnej komunikacji.
• Komunikacja formalna jest bardziej niezawodna, ponieważ przebiega zgodnie z ustalonym wzorcem przepływu wiadomości. Natomiast w komunikacji nieformalnej nie ma miejsca na zaufanie, ponieważ wiadomość może płynąć w dowolnym kierunku.
• Formalna komunikacja ma strukturę ustaloną przez organizację. Gdzie nie ma struktury do komunikacji nieformalnej.
• Komunikacja formalna wymaga uznania, ale komunikacja nieformalna nie wymaga takiej struktury.
• Zakres komunikacji ogranicza się do komunikacji formalnej w miejscu prowadzenia działalności.
• Komunikacja formalna ma często formę pisemną, podczas gdy komunikacja nieformalna jest zwykle ustna.
• Formalna komunikacja zachęca do delegowania obowiązków.
• Komunikacja formalna zajmuje dużo czasu, podczas gdy komunikacja nieformalna jest przekazywana szybko.
• Szanse na błędy w komunikacji nieformalnej są mniejsze, ponieważ ludzie są bardziej uważni podczas projektowania wiadomości.

Przykłady komunikacji formalnej i nieformalnej

Niektóre z typowych scenariuszy, w których używamy formalnej komunikacji, to:

• Komunikacja między współpracownikiem a kierownikiem ds. zasobów ludzkich
• Rozmowa między osobami z różnych działów
• Rozmowa między podwładnym a kierownikiem zespołu
• Prezentacja biznesowa
• Broszura marketingowa, strony docelowe i broszury
• Zawartość strony internetowej itp.

Sugerowana lektura: 10 najlepszych sposobów na przeniesienie tradycyjnego biznesu do teraźniejszości

Niektóre z typowych scenariuszy, w których korzystamy z komunikacji nieformalnej, to:

• Rozmowa pomiędzy dwoma pracownikami pracującymi w tym samym zespole.
• Rozmowa pomiędzy dwoma pracownikami pracującymi w różnych działach na tym samym poziomie.
• Dziennik prywatny.

Różne formy komunikacji formalnej

Poniżej znajduje się wyczerpująca lista różnych form komunikacji formalnej:

• Spotkania
• Notatki
• Tablice ogłoszeń
• Listy
• Formalne spotkania indywidualne
• Prezentacje
• Przemówienie
• E-maile
• Materiały informacyjne
• Profesjonalne blogi
• Tablica ogłoszeń

Różne formy komunikacji nieformalnej

Sugerowana lektura: 5 umiejętności komunikacyjnych, które są kluczowe dla sukcesu sprzedaży

Wniosek :

W tej nowej epoce większość organizacji preferuje politykę otwartych drzwi, która promuje połączenie komunikacji formalnej i nieformalnej. Ostatecznie zwiększa produktywność, wydajność i przejrzystość wśród pracowników. Jednak sposób komunikacji powinien się zmienić zgodnie z zapotrzebowaniem sytuacji.

Ponieważ każdy ma mieszankę stowarzyszeń oficjalnych i nieoficjalnych, konieczne jest zrównoważenie tych dwóch form komunikacji. Jeśli twoja formalna komunikacja nie jest wystarczająco płynna, może to prowadzić do słabych relacji z klientami i ostatecznie zagrozić twojej pracy.

Podczas gdy niektórzy ludzie posiadają umiejętność płynnego komunikowania się, inni mogą potrzebować tego samego z czasem. Dlatego ważne jest, aby skupić się na celu komunikacji, a nie bać się umiejętności innych.

Często zadawane pytania :