การสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ: ความหมาย ประเภท และความแตกต่างที่สำคัญ

ในสถานที่ทำงาน การสื่อสารมีสองประเภท - การสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ อย่างไรก็ตาม ผู้คนมักจะสับสนกับสองช่องทางนี้ ดังนั้น เราจะอธิบายความแตกต่างระหว่างการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

การสื่อสารที่ดีทำหน้าที่เป็นสะพานเชื่อมระหว่างความสับสนและความชัดเจน เป็นโหมดแลกเปลี่ยนความคิด ความคิด ความคิดเห็น และอารมณ์ ผู้คนใช้รูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกัน เช่น วาจา วาจา หรือลายลักษณ์อักษร บางคนมีความสามารถและทักษะในการส่งข้อความผ่านภาษามือ ท่าทาง การแสดงออกทางสีหน้า การเคลื่อนไหวร่างกาย ฯลฯ

การสื่อสารอย่างเป็นทางการคืออะไร ?

การสื่อสารอย่างเป็นทางการหมายถึงประเภทของการสื่อสารที่ข้อมูลไหลผ่านสื่อและช่องทางที่กำหนดไว้ล่วงหน้า การไหลของการสื่อสารจำเป็นต้องมีการควบคุมและความพยายามในการสื่อสารโดยเจตนา มันเป็นไปตามลำดับชั้นและสายการบังคับบัญชาเฉพาะ

ลำดับชั้นจะไหลจากบนลงล่าง ตั้งแต่ผู้นำไปจนถึงผู้จัดการอาวุโสไปจนถึงผู้ร่วมงาน และพนักงานระดับจูเนียร์ ในขณะที่พนักงานสื่อสารกันในที่ทำงาน พวกเขามักจะปฏิบัติตามรูปแบบการสื่อสารที่เป็นทางการ

การสื่อสารที่เป็นทางการใช้ในกระดานข่าว การนำเสนอ จดหมาย การประชุม อีเมล สุนทรพจน์ ฯลฯ

ประเภทของการสื่อสารอย่างเป็นทางการ

การสนทนาอย่างเป็นทางการแบ่งออกเป็นกลุ่มต่อไปนี้:

• Upward Conversation- ในที่นี้ การสนทนาจะเริ่มต้นจากเพื่อนร่วมงานและจบลงที่พนักงานอาวุโส เป็นที่รู้จักกันว่าการสื่อสารจากล่างขึ้นบน
• Downward Conversation- ในที่นี้ การสนทนาจะเริ่มต้นด้วยพนักงานอาวุโสและลงท้ายด้วยผู้ร่วมงานระดับจูเนียร์ เรียกอีกอย่างว่าการสื่อสารแบบเติมเงิน
• การสนทนาแนวนอน - การสนทนาจะไหลระหว่างพนักงานของแผนกต่างๆ เป็นที่รู้จักกันว่าการสื่อสารด้านข้าง
• Diagonal/ Cross Conversation- การสนทนานี้เกิดขึ้นระหว่างพนักงานของแผนกต่างๆ สองแผนกที่ทำงานในระดับต่างๆ เป็นที่รู้จักกันว่าการสื่อสารตามขวาง

การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการคืออะไร ?

การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการมีหลายมิติ หมายถึงประเภทของการสื่อสารที่ไม่มีรากฐานของสื่อและช่องทาง มันค่อนข้างง่ายและรวดเร็ว ผู้คนใช้การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการในชีวิตประจำวัน ดังนั้นจึงมีความเกี่ยวข้องกันมากกว่าและเคลื่อนไหวได้เร็วกว่ามาก

เมื่อมีการใช้การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการในที่ทำงานเรียกว่า "องุ่น" เริ่มต้นเมื่อพนักงานมีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกันในสังคม นอกเหนือการทำงาน วิธีนี้ได้ผลเพราะผู้คนเข้าใจได้เร็วกว่าและไม่มีที่ว่างให้สับสน

การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการใช้ในสถานที่สาธารณะ ปฏิสัมพันธ์ทางสังคม การสนทนา ฯลฯ

ประเภทของการสนทนาที่ไม่เป็นทางการ

การสนทนาที่ไม่เป็นทางการแบ่งออกเป็นกลุ่มต่อไปนี้:

• Single Line Chain- ที่นี่การสนทนาเคลื่อนไปข้างหน้าในรูปแบบของลูกโซ่ คนหนึ่งบอกคนที่สองและคนที่สองส่งต่อไปยังคนที่สาม
• Cluster Chain- การสนทนาที่เกิดขึ้นระหว่างบุคคลกับเพื่อนที่ดีที่สุดของเขา ต่อมาเพื่อนสนิทก็ส่งต่อข้อความถึงเพื่อนสนิทของพวกเขาเป็นต้น
• Gossip Chain- ห่วงโซ่การนินทาเริ่มต้นด้วยบุคคลที่ส่งข้อความไปยังกลุ่มคนและกลุ่มจะส่งข้อความไปยังอีกกลุ่มหนึ่ง ด้วยวิธีนี้ข้อความจะถูกส่งไปยังทุกคน
• ห่วงโซ่ ความน่าจะเป็น- ในห่วงโซ่การสื่อสารนี้ บุคคลหนึ่งสุ่มเลือกบุคคลอื่นเพื่อส่งต่อข้อมูล

การสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ: การเปรียบเทียบอย่างรวดเร็ว

การสื่อสารที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ สิ่งที่คุณต้องการในที่ทำงาน

ความแตกต่างระหว่างการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

การสื่อสารทั้งที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อรักษากระแสข้อมูลที่ดี ช่วยรักษาสภาพแวดล้อมการทำงานที่จริงใจ อะไรที่ทำให้การสื่อสารอย่างเป็นทางการแตกต่างจากการสื่อสารทั่วไป? ลองหากัน

• การสื่อสารอย่างเป็นทางการเรียกอีกอย่างว่าการสื่อสารอย่างเป็นทางการในขณะที่การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการเรียกว่า Grapevine
• การสนทนาที่เป็นทางการจะรักษาระดับความลับของข้อความที่แชร์ไว้ อย่างไรก็ตาม ในขณะสนทนาแบบสบายๆ หรือในขณะที่กำลังนินทา การรักษาความลับนั้นทำได้ยาก
• การสื่อสารที่เป็นทางการมีบทบาทสำคัญในการบรรลุเป้าหมายขององค์กร ในขณะที่การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการมีความสำคัญต่อการพัฒนาความสัมพันธ์ส่วนตัว
• การสื่อสารอย่างเป็นทางการใช้เวลานาน ในทางกลับกัน การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการนั้นมีประสิทธิภาพเปรียบเทียบได้ เนื่องจากช่วยประหยัดเวลาและความพยายาม ง่ายต่อการเข้าใจและนำทาง
• ในระหว่างการสื่อสารอย่างเป็นทางการ เอกสารเรียกว่า MOM (รายงานการประชุม) ไม่มีบันทึกการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ
• การสื่อสารที่เป็นทางการมีความน่าเชื่อถือมากกว่า เนื่องจากเป็นไปตามรูปแบบที่กำหนดไว้สำหรับการไหลของข้อความ ในขณะที่การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการไม่มีที่ว่างสำหรับความไว้วางใจเพราะข้อความสามารถไหลไปในทิศทางใดก็ได้
• การสื่อสารอย่างเป็นทางการเป็นไปตามโครงสร้างที่กำหนดโดยองค์กร ที่ซึ่งไม่มีโครงสร้างสำหรับการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ
• การสื่อสารที่เป็นทางการจำเป็นต้องได้รับการยอมรับ แต่การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการไม่ต้องการโครงสร้างดังกล่าว
• ขอบเขตของการสื่อสารจำกัดเฉพาะการสื่อสารอย่างเป็นทางการในสถานที่ประกอบธุรกิจ
• การสื่อสารที่เป็นทางการมักอยู่ในรูปแบบการเขียน ในขณะที่การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการมักใช้คำพูด
• การสื่อสารอย่างเป็นทางการส่งเสริมการมอบหมายความรับผิดชอบ
• การสื่อสารที่เป็นทางการต้องใช้เวลาอันแสนหวาน ในขณะที่การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการจะถูกส่งไปอย่างรวดเร็ว
• โอกาสของข้อผิดพลาดในการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการมีน้อยลงเพราะผู้คนใส่ใจมากขึ้นในขณะที่ออกแบบข้อความ

ตัวอย่างการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

สถานการณ์ทั่วไปบางส่วนที่เราใช้การสื่อสารแบบเป็นทางการ ได้แก่:

• การสื่อสารระหว่างผู้ร่วมงานกับผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
• บทสนทนาระหว่างคนจากแผนกต่างๆ
• บทสนทนาระหว่างลูกน้องกับหัวหน้าทีม
• การนำเสนอทางธุรกิจ
• โบรชัวร์การตลาด แลนดิ้งเพจ และแผ่นพับ
• เนื้อหาเว็บไซต์ ฯลฯ

การอ่านที่แนะนำ: 10 วิธียอดนิยมในการนำธุรกิจดั้งเดิมของคุณมาสู่ยุคปัจจุบัน

สถานการณ์ทั่วไปบางส่วนที่เราใช้การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ ได้แก่:

• การสนทนาระหว่างพนักงานสองคนที่ทำงานในทีมเดียวกัน
• การสนทนาระหว่างพนักงานสองคนที่ทำงานในแผนกต่างๆ ในระดับเดียวกัน
• วารสารส่วนตัว

รูปแบบต่างๆ ของการสื่อสารอย่างเป็นทางการ

ด้านล่างนี้คือรายการที่ครอบคลุมของรูปแบบต่างๆ ของการสื่อสารที่เป็นทางการ:

• ประชุม
• บันทึกช่วยจำ
• กระดานข่าว
• จดหมาย
• การประชุมแบบตัวต่อตัวอย่างเป็นทางการ
• การนำเสนอ
• คำพูด
• อีเมล
• เอกสารประกอบคำบรรยาย
• บล็อกมืออาชีพ
• กระดานป้ายติดประกาศ

รูปแบบต่างๆ ของการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ

การ อ่านที่แนะนำ: 5 ทักษะการสื่อสารที่สำคัญต่อความสำเร็จในการขาย

สรุป :

ในยุคใหม่นี้ องค์กรส่วนใหญ่ชอบนโยบายแบบเปิดกว้าง ซึ่งส่งเสริมการผสมผสานระหว่างการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ ในที่สุดจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ประสิทธิภาพ และความโปร่งใสในหมู่พนักงาน อย่างไรก็ตาม รูปแบบการสื่อสารควรเปลี่ยนตามความต้องการของสถานการณ์

เนื่องจากทุกคนมีสมาคมที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการผสมกัน จึงจำเป็นต้องสร้างสมดุลระหว่างรูปแบบการสื่อสารสองรูปแบบ ในกรณีที่การสื่อสารที่เป็นทางการของคุณไม่คล่องเพียงพอ อาจทำให้ลูกค้าสัมพันธ์ไม่ดีและเสี่ยงต่องานของคุณในที่สุด

ในขณะที่บางคนมีทักษะในการสื่อสารได้อย่างคล่องแคล่ว บางคนอาจต้องพัฒนาเช่นเดียวกันกับเวลา ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องมุ่งเน้นที่จุดประสงค์ของการสื่อสารมากกว่าที่จะกลัวทักษะของผู้อื่น

คำถามที่พบบ่อย :