Comunicação Formal e Informal: Definição, Tipos e Principais Diferenças

Em qualquer local de trabalho, existem dois tipos de comunicação - comunicação formal e informal. No entanto, as pessoas costumam se confundir com esses dois canais. Então, aqui estamos explicando a diferença entre comunicação formal e informal.

Uma boa comunicação atua como uma ponte entre a confusão e a clareza. É um modo de troca de pensamentos, ideias, opiniões e emoções. As pessoas usam diferentes formas de comunicação, como verbal, oral ou escrita. Algumas pessoas também têm a capacidade e a habilidade de transmitir sua mensagem por meio de linguagem de sinais, gestos, expressões faciais, movimentos corporais, etc.

O que é comunicação formal ?

A comunicação formal refere-se ao tipo de comunicação em que a informação flui através de meios e canais pré-definidos. O fluxo de comunicação requer controle e esforço deliberado para se comunicar. Segue uma hierarquia e uma determinada cadeia de comando.

A hierarquia flui de cima para baixo, dos líderes aos gerentes seniores, aos associados e à equipe júnior. Enquanto os funcionários estão se comunicando no local de trabalho, eles geralmente seguem o modo formal de comunicação.

A comunicação formal é usada em quadros de avisos, apresentações, cartas, reuniões, e-mails, discursos, etc.

Tipos de comunicação formal

A conversa formal é agrupada da seguinte forma:

• Conversa ascendente - Aqui, o fluxo da conversa começa com os associados e termina com os funcionários seniores. Também é conhecida como comunicação Bottom-Up.
• Conversa descendente - Aqui, a conversa começa com funcionários seniores e termina com associados juniores. Também é conhecida como comunicação Top Up.
• Conversa horizontal - A conversa flui entre os funcionários de diferentes departamentos. Também é conhecido como comunicação lateral.
• Conversa Diagonal/ Cruzada - Esta conversa ocorre entre funcionários de dois departamentos diferentes que trabalham em níveis diferentes. Também é conhecida como comunicação cruzada.

O que é comunicação informal ?

A comunicação informal é multidimensional. Refere-se ao tipo de comunicação que se move sem base de meio e canais. É bem fácil e rápido. As pessoas usam a comunicação informal em suas vidas cotidianas, portanto, é muito mais relacionável e se move muito mais rápido.

Quando a comunicação informal é usada em um local de trabalho, ela é conhecida como “Grapevine”. Começa quando os funcionários interagem uns com os outros socialmente, além do trabalho. É eficaz porque as pessoas o entendem mais rapidamente e não há espaço para confusão.

A comunicação informal é usada em locais públicos, interações sociais, chats, etc.

Tipos de conversa informal

A conversa informal é agrupada da seguinte forma:

• Cadeia de Linha Única - Aqui, a conversa avança na forma de uma cadeia. Uma pessoa conta para a segunda e a segunda passa para a terceira.
• Cluster Chain- A conversa que ocorre entre uma pessoa e seu melhor amigo. Mais tarde, o melhor amigo passa a mensagem para seus melhores amigos e assim por diante.
• Cadeia de fofocas - A cadeia de fofocas começa com uma pessoa transmitindo uma mensagem a um grupo de pessoas e o grupo transfere a mensagem para outro grupo. Desta forma, a mensagem é transmitida a todos.
• Cadeia de Probabilidade- Nesta cadeia de comunicação, uma pessoa escolhe aleatoriamente outra pessoa para passar a informação.

Comunicação Formal x Informal: Comparação Rápida

Comunicação formal ou informal, o que você deve preferir no local de trabalho

Diferença entre comunicação formal e informal

Tanto a comunicação formal quanto a informal são necessárias para manter um fluxo saudável de informações. Ajuda a manter um ambiente de trabalho cordial. Então, o que torna a comunicação oficial diferente da comunicação casual? Vamos descobrir.

• A comunicação formal também é conhecida como Comunicação Oficial, enquanto a Comunicação Informal é conhecida como Grapevine
• As conversas formais mantêm um certo nível de sigilo para a mensagem compartilhada. No entanto, ao conversar casualmente ou fofocar, é difícil manter o sigilo.
• A comunicação formal desempenha um papel importante no alcance dos objetivos organizacionais. Considerando que a comunicação informal é importante para o desenvolvimento das relações pessoais.
• A comunicação formal é demorada. Por outro lado, a comunicação informal é comparativamente eficaz, pois economiza tempo e esforço. É mais fácil de entender e navegar.
• Durante a comunicação formal, um documento é conhecido como MOM (minutas da reunião). Não há registro de comunicação informal.
• A comunicação formal é mais confiável, pois segue um padrão definido para o fluxo de mensagens. Já na comunicação informal não há espaço para confiança, pois uma mensagem pode fluir em qualquer direção.
• A comunicação formal segue uma estrutura definida pela organização. Onde não há estrutura para comunicação informal.
• A comunicação formal precisa de reconhecimento, mas a comunicação informal não requer tal estrutura.
• O escopo da comunicação é restrito à comunicação formal no local de trabalho.
• A comunicação formal é muitas vezes no formato escrito, enquanto a comunicação informal é geralmente oral.
• A comunicação formal incentiva a delegação de responsabilidades.
• A comunicação formal leva seu próprio tempo, enquanto a comunicação informal é transmitida rapidamente.
• As chances de erros de comunicação informal são menores porque as pessoas estão mais atentas ao projetar a mensagem.

Exemplos de comunicação formal e informal

Alguns dos cenários comuns em que usamos a Comunicação formal são:

• Comunicação entre um associado e o gerente de recursos humanos
• Conversa entre pessoas de diferentes departamentos
• Conversa entre um subordinado e o líder da equipe
• Apresentação de negócios
• Brochura de marketing, páginas de destino e panfletos
• Conteúdo do site, etc

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Alguns dos cenários comuns em que usamos a comunicação informal são:

• Um bate-papo entre dois funcionários que trabalham na mesma equipe.
• Um bate-papo entre dois funcionários que trabalham em departamentos diferentes no mesmo nível.
• Um diário privado.

Diferentes formas de comunicação formal

Abaixo está uma lista abrangente de diferentes formas de comunicação formal:

• Encontros
• Memorandos
• Quadros de avisos
• Letras
• Reuniões formais individuais
• Apresentações
• Fala
• E-mails
• Folhetos
• Blogs profissionais
• Quadro de notícias

Diferentes formas de comunicação informal

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Conclusão :

Nesta nova era, a maioria das organizações prefere uma política de portas abertas, que promova uma mistura de comunicação formal e informal. Eventualmente, aumenta a produtividade, eficiência e transparência entre os funcionários. No entanto, o modo de comunicação deve mudar conforme a demanda da situação.

Como todo mundo tem uma mistura de associações oficiais e não oficiais, é essencial equilibrar as duas formas de comunicação. Caso sua comunicação formal não seja fluente o suficiente, isso pode levar a um relacionamento ruim com o cliente e, em última análise, arriscar seu emprego.

Enquanto algumas pessoas possuem a habilidade de se comunicar fluentemente, outras podem precisar desenvolver o mesmo com o tempo. Portanto, é crucial focar no propósito da comunicação em vez de temer as habilidades dos outros.

Perguntas frequentes :