Comunicazione formale e informale: definizione, tipi e differenze chiave

In ogni luogo di lavoro, ci sono due tipi di comunicazione: comunicazione formale e comunicazione informale. Tuttavia, le persone di solito si confondono con questi due canali. Quindi qui stiamo spiegando la differenza tra comunicazione formale e informale.

Una buona comunicazione funge da ponte tra confusione e chiarezza. È una modalità per lo scambio di pensieri, idee, opinioni ed emozioni. Le persone usano diverse forme di comunicazione, come verbale, orale o scritta. Alcune persone hanno anche la capacità e l'abilità di trasmettere il loro messaggio attraverso il linguaggio dei segni, i gesti, le espressioni facciali, i movimenti del corpo, ecc.

Che cos'è la comunicazione formale ?

La comunicazione formale si riferisce al tipo di comunicazione in cui le informazioni fluiscono attraverso mezzi e canali predefiniti. Il flusso di comunicazione richiede controllo e uno sforzo deliberato per comunicare. Segue una gerarchia e una particolare catena di comando.

La gerarchia scorre dall'alto verso il basso, dai leader ai senior manager agli associati e al personale più giovane. Mentre i dipendenti comunicano sul posto di lavoro, di solito seguono la modalità di comunicazione formale.

La comunicazione formale viene utilizzata in bacheche, presentazioni, lettere, riunioni, e-mail, discorsi, ecc.

Tipi di comunicazione formale

La conversazione formale è raggruppata come segue:

• Conversazione verso l'alto: qui, il flusso della conversazione inizia con i dipendenti e termina con i dipendenti senior. È anche noto come comunicazione bottom-up.
• Conversazione verso il basso: qui, la conversazione inizia con i dipendenti senior e termina con i dipendenti junior. È anche noto come comunicazione Top Up.
• Conversazione orizzontale: la conversazione scorre tra i dipendenti di diversi reparti. È anche noto come comunicazione laterale.
• Diagonal/ Cross Conversation- Questa conversazione si svolge tra dipendenti di due diversi reparti che lavorano a livelli diversi. È anche noto come comunicazione trasversale.

Che cos'è la comunicazione informale ?

La comunicazione informale è multidimensionale. Si riferisce al tipo di comunicazione che si muove senza fondamento di mezzo e canali. È abbastanza facile e veloce. Le persone usano la comunicazione informale nella loro vita quotidiana, quindi è molto più riconoscibile e si muove molto più velocemente.

Quando la comunicazione informale viene utilizzata in un luogo di lavoro, è nota come "Grapevine". Inizia quando i dipendenti interagiscono tra loro socialmente, al di là del lavoro. È efficace perché le persone lo capiscono più velocemente e non c'è spazio per la confusione.

La comunicazione informale viene utilizzata in luoghi pubblici, interazioni sociali, chat, ecc.

Tipi di conversazione informale

La conversazione informale è raggruppata in quanto segue:

• Catena a linea singola : qui la conversazione procede sotto forma di catena. Una persona racconta la seconda e la seconda passa alla terza.
• Cluster Chain- La conversazione che ha luogo tra una persona e il suo migliore amico. Successivamente, il migliore amico trasmette il messaggio ai suoi migliori amici e così via.
• Catena di pettegolezzi : la catena di pettegolezzi inizia con una persona che trasmette un messaggio a un gruppo di persone e il gruppo trasferisce quindi il messaggio a un altro gruppo. In questo modo il messaggio viene veicolato a tutti.
• Catena di probabilità: in questa catena di comunicazione, una persona sceglie casualmente un'altra persona per trasmettere le informazioni.

Comunicazione formale vs comunicazione informale: confronto rapido

Comunicazione formale o informale, cosa dovresti preferire sul posto di lavoro

Differenza tra comunicazione formale e informale

Sia la comunicazione formale che quella informale sono necessarie per mantenere un flusso di informazioni sano. Aiuta a mantenere un ambiente di lavoro cordiale. Quindi cosa rende la comunicazione ufficiale diversa dalla comunicazione casuale? Scopriamolo.

• La comunicazione formale è anche conosciuta come Comunicazione Ufficiale, mentre la Comunicazione Informale è conosciuta come Grapevine
• Le conversazioni formali mantengono un certo livello di segretezza per il messaggio condiviso. Tuttavia, mentre si parla casualmente o si spettegola, è difficile mantenere la segretezza.
• La comunicazione formale gioca un ruolo importante nel raggiungimento degli obiettivi organizzativi. Considerando che la comunicazione informale è importante per lo sviluppo delle relazioni personali.
• La comunicazione formale richiede tempo. D'altra parte, la comunicazione informale è relativamente efficace in quanto consente di risparmiare tempo e fatica. È più facile da afferrare e navigare.
• Durante la comunicazione formale, un documento è noto come MOM (verbale della riunione). Non c'è traccia di comunicazione informale.
• La comunicazione formale è più affidabile, poiché segue uno schema prestabilito per il flusso dei messaggi. Mentre, nella comunicazione informale, non c'è spazio per la fiducia, perché un messaggio può fluire in qualsiasi direzione.
• La comunicazione formale segue una struttura stabilita dall'organizzazione. Dove non c'è una struttura per la comunicazione informale.
• La comunicazione formale ha bisogno di riconoscimento, ma la comunicazione informale non richiede tale struttura.
• L'ambito della comunicazione è limitato alla comunicazione formale nel luogo di lavoro.
• La comunicazione formale è spesso in formato scritto, mentre la comunicazione informale è solitamente orale.
• La comunicazione formale incoraggia la delega delle responsabilità.
• La comunicazione formale richiede tempo, mentre la comunicazione informale viene trasmessa rapidamente.
• Le possibilità di errori nella comunicazione informale sono minori perché le persone sono più attente durante la progettazione del messaggio.

Esempi di comunicazione formale e informale

Alcuni degli scenari comuni in cui utilizziamo la comunicazione formale sono:

• Comunicazione tra un collaboratore e il responsabile delle risorse umane
• Conversazione tra persone di diversi reparti
• Conversazione tra un subordinato e il capo squadra
• Presentazione aziendale
• Brochure di marketing, landing page e opuscoli
• Contenuti del sito web, ecc.

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Alcuni degli scenari comuni in cui utilizziamo la comunicazione informale sono:

• Una chiacchierata tra due dipendenti che lavorano nella stessa squadra.
• Una chiacchierata tra due dipendenti che lavorano in reparti diversi allo stesso livello.
• Un diario privato.

Diverse forme di comunicazione formale

Di seguito è riportato un elenco completo delle diverse forme di comunicazione formale:

• Riunioni
• Memo
• Bacheche
• Lettere
• Incontri formali one-to-one
• Presentazioni
• Discorso
• E-mail
• Dispense
• Blog professionali
• Bacheca

Diverse forme di comunicazione informale

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Conclusione :

In questa nuova era, la maggior parte delle organizzazioni preferisce una politica della porta aperta, che promuove un mix di comunicazione formale e informale. Alla fine migliora la produttività, l'efficienza e la trasparenza tra i dipendenti. Tuttavia, la modalità di comunicazione dovrebbe cambiare secondo la richiesta della situazione.

Dal momento che tutti hanno un mix di associazioni ufficiali e non ufficiali, è essenziale bilanciare le due forme di comunicazione. Nel caso in cui la tua comunicazione formale non sia sufficientemente fluida, potrebbe portare a scarse relazioni con i clienti e alla fine rischiare il tuo lavoro.

Mentre alcune persone hanno l'abilità di comunicare fluentemente, altre potrebbero aver bisogno di sviluppare lo stesso con il tempo. Pertanto, è fondamentale concentrarsi sullo scopo della comunicazione piuttosto che temere le capacità degli altri.

Domande frequenti :