Comunicación formal e informal: definición, tipos y diferencias clave

En cualquier lugar de trabajo, hay dos tipos de comunicación: comunicación formal e informal. Sin embargo, la gente suele confundirse con estos dos canales. Así que aquí estamos explicando la diferencia entre comunicación formal e informal.

La buena comunicación actúa como puente entre la confusión y la claridad. Es un modo de intercambiar pensamientos, ideas, opiniones y emociones. Las personas usan diferentes formas de comunicación, como verbal, oral o escrita. Algunas personas también tienen la capacidad y habilidad para transmitir su mensaje a través del lenguaje de señas, gestos, expresiones faciales, movimientos corporales, etc.

¿Qué es la comunicación formal ?

La comunicación formal se refiere al tipo de comunicación donde la información fluye a través de medios y canales predefinidos. El flujo de comunicación requiere control y un esfuerzo deliberado para comunicarse. Sigue una jerarquía y una cadena de mando particular.

La jerarquía fluye de arriba hacia abajo, desde los líderes hasta los gerentes senior, los asociados y el personal subalterno. Mientras los empleados se comunican en el lugar de trabajo, por lo general siguen el modo formal de comunicación.

La comunicación formal se utiliza en tableros de anuncios, presentaciones, cartas, reuniones, correos electrónicos, discursos, etc.

Tipos de comunicación formal

La conversación formal se agrupa en lo siguiente:

• Conversación ascendente: aquí, el flujo de conversación comienza con los asociados y termina con los empleados senior. También se conoce como comunicación Bottom-Up.
• Conversación descendente: aquí, la conversación comienza con los empleados senior y termina con los asociados junior. También se conoce como comunicación Top Up.
• Conversación horizontal: la conversación fluye entre los empleados de diferentes departamentos. También se conoce como comunicación lateral.
• Conversación diagonal/cruzada: esta conversación tiene lugar entre empleados de dos departamentos diferentes que trabajan en diferentes niveles. También se conoce como comunicación cruzada.

¿Qué es la comunicación informal ?

La comunicación informal es multidimensional. Se refiere al tipo de comunicación que se mueve sin fundamento de medios y canales. Es bastante fácil y rápido. Las personas usan la comunicación informal en su vida cotidiana, por lo tanto, es mucho más identificable y se mueve mucho más rápido.

Cuando la comunicación informal se utiliza en un lugar de trabajo, se conoce como "Grapevine". Comienza cuando los empleados interactúan entre sí socialmente, más allá del trabajo. Es efectivo porque la gente lo entiende más rápido y no hay lugar para la confusión.

La comunicación informal se utiliza en lugares públicos, interacciones sociales, chats, etc.

Tipos de conversación informal

La conversación informal se agrupa en lo siguiente:

• Cadena de una sola línea: aquí, la conversación avanza en forma de cadena. Una persona le dice a la segunda y la segunda pasa a la tercera.
• Cadena de racimo: la conversación que tiene lugar entre una persona y su mejor amigo. Posteriormente, el mejor amigo pasa el mensaje a sus mejores amigos y así sucesivamente.
• Cadena de chismes: la cadena de chismes comienza con una persona que transmite un mensaje a un grupo de personas y el grupo luego transfiere el mensaje a otro grupo. De esta manera el mensaje se transmite a todos.
• Cadena de probabilidad: en esta cadena de comunicación, una persona elige aleatoriamente a otra persona para transmitir la información.

Comunicación formal versus informal: comparación rápida

Comunicación formal o informal, ¿qué debería preferir en el lugar de trabajo?

Diferencia entre comunicación formal e informal

Tanto la comunicación formal como la informal son necesarias para mantener un flujo saludable de información. Ayuda a mantener un ambiente de trabajo cordial. Entonces, ¿qué hace que la comunicación oficial sea diferente de la comunicación informal? Vamos a averiguar.

• La comunicación formal también se conoce como Comunicación oficial, mientras que la Comunicación informal se conoce como Grapevine.
• Las conversaciones formales mantienen un cierto nivel de secreto para el mensaje compartido. Sin embargo, mientras se tiene una conversación informal o se chismorrea, es difícil mantener el secreto.
• La comunicación formal juega un papel importante en el logro de los objetivos organizacionales. Considerando que la comunicación informal es importante para el desarrollo de las relaciones personales.
• La comunicación formal requiere mucho tiempo. Por otro lado, la comunicación informal es comparativamente efectiva ya que ahorra tiempo y esfuerzo. Es más fácil de agarrar y navegar.
• Durante la comunicación formal, un documento se conoce como MOM (minutas de la reunión). No hay registro de comunicación informal.
• La comunicación formal es más confiable, ya que sigue un patrón establecido para el flujo de mensajes. Mientras que, en la comunicación informal, no hay lugar para la confianza, porque un mensaje puede fluir en cualquier dirección.
• La comunicación formal sigue una estructura establecida por la organización. Donde no hay estructura para la comunicación informal.
• La comunicación formal necesita reconocimiento, pero la comunicación informal no requiere tal estructura.
• El alcance de la comunicación se restringe a la comunicación formal en el lugar de negocios.
• La comunicación formal suele estar en formato escrito, mientras que la comunicación informal suele ser oral.
• La comunicación formal fomenta la delegación de responsabilidades.
• La comunicación formal toma su propio tiempo dulce, mientras que la comunicación informal se transmite rápidamente.
• Las posibilidades de errores en la comunicación informal son menores porque las personas están más atentas al diseñar el mensaje.

Ejemplos de comunicación formal e informal

Algunos de los escenarios comunes en los que utilizamos la comunicación formal son:

• Comunicación entre un asociado y el gerente de recursos humanos
• Conversación entre personas de diferentes departamentos.
• Conversación entre un subordinado y el líder del equipo
• Presentación de negocios
• Folleto de marketing, páginas de aterrizaje y panfletos
• Contenido del sitio web, etc

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Algunos de los escenarios comunes en los que usamos la comunicación informal son:

• Una charla entre dos empleados que trabajan en el mismo equipo.
• Una charla entre dos empleados que trabajan en diferentes departamentos al mismo nivel.
• Un diario privado.

Diferentes formas de comunicación formal

A continuación se muestra una lista completa de diferentes formas de comunicación formal:

• Reuniones
• Notas
• Tabla de anuncios
• Letras
• Reuniones formales uno a uno
• Presentaciones
• Habla
• Correos electrónicos
• Folletos
• blogs profesionales
• Tablón de anuncios

Diferentes formas de comunicación informal

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Conclusión :

En esta nueva era, la mayoría de las organizaciones prefieren una política de puertas abiertas, que promueve una combinación de comunicación formal e informal. Eventualmente mejora la productividad, la eficiencia y la transparencia entre los empleados. Sin embargo, el modo de comunicación debe cambiar según la demanda de la situación.

Dado que todo el mundo tiene una combinación de asociaciones oficiales y no oficiales, es esencial equilibrar las dos formas de comunicación. En caso de que su comunicación formal no sea lo suficientemente fluida, puede generar malas relaciones con los clientes y, en última instancia, poner en riesgo su trabajo.

Mientras que algunas personas tienen la habilidad de comunicarse con fluidez, otras pueden necesitar desarrollarla con el tiempo. Por lo tanto, es fundamental centrarse en el propósito de la comunicación en lugar de temer las habilidades de los demás.

Preguntas frecuentes :