الاتصال الرسمي وغير الرسمي: التعريف والأنواع والاختلافات الرئيسية

في أي مكان عمل ، هناك نوعان من الاتصالات - الاتصال الرسمي وغير الرسمي. ومع ذلك ، عادة ما يتم الخلط بين الناس وبين هاتين القناتين. إذن نحن هنا نوضح الفرق بين الاتصال الرسمي وغير الرسمي.

يعمل التواصل الجيد كجسر بين الارتباك والوضوح. إنها طريقة لتبادل الأفكار والأفكار والآراء والعواطف. يستخدم الناس أشكالًا مختلفة من الاتصال ، مثل اللفظي أو الشفهي أو الكتابي. يمتلك بعض الأشخاص أيضًا القدرة والمهارة لإيصال رسالتهم من خلال لغة الإشارة والإيماءات وتعبيرات الوجه وحركات الجسم وما إلى ذلك.

ما هو الاتصال الرسمي ؟

يشير الاتصال الرسمي إلى نوع الاتصال حيث تتدفق المعلومات عبر وسائط وقنوات محددة مسبقًا. يتطلب تدفق الاتصالات التحكم والجهد المتعمد للتواصل. يتبع التسلسل الهرمي وسلسلة معينة من القيادة.

يتدفق التسلسل الهرمي من أعلى إلى أسفل ، ومن القادة إلى كبار المديرين إلى المساعدين والموظفين المبتدئين. بينما يتواصل الموظفون في مكان العمل ، فإنهم عادة ما يتبعون طريقة الاتصال الرسمية.

يتم استخدام الاتصالات الرسمية في لوحات النشرات والعروض التقديمية والرسائل والاجتماعات ورسائل البريد الإلكتروني والخطابات وما إلى ذلك.

أنواع الاتصال الرسمي

يتم تجميع المحادثة الرسمية في ما يلي:

• محادثة تصاعدية- هنا ، يبدأ تدفق المحادثة مع الزملاء وينتهي بكبار الموظفين. يُعرف أيضًا باسم الاتصال من أسفل إلى أعلى.
• محادثة نزولية - هنا ، تبدأ المحادثة مع كبار الموظفين وتنتهي مع زملاء مبتدئين. يُعرف أيضًا باسم اتصال Top Up.
• محادثة أفقية - تتدفق المحادثة بين موظفي الإدارات المختلفة. يُعرف أيضًا باسم الاتصال الجانبي.
• محادثة قطرية / متقاطعة- تتم هذه المحادثة بين موظفي قسمين مختلفين يعملون على مستويات مختلفة. يُعرف أيضًا باسم الاتصال المتقاطع.

ما هو الاتصال غير الرسمي ؟

التواصل غير الرسمي متعدد الأبعاد. يشير إلى نوع الاتصال الذي يتحرك بدون أساس للوسيط والقنوات. إنه سهل وسريع جدًا. يستخدم الناس التواصل غير الرسمي في حياتهم اليومية ، وبالتالي فهو أكثر ارتباطًا ويتحرك بشكل أسرع.

عند استخدام الاتصال غير الرسمي في مكان العمل ، يُعرف باسم "الكرمة". يبدأ عندما يتفاعل الموظفون مع بعضهم البعض اجتماعيًا ، خارج نطاق العمل. إنه فعال لأن الناس يفهمونه بشكل أسرع ولا يوجد مجال للارتباك.

يتم استخدام الاتصال غير الرسمي في الأماكن العامة والتفاعلات الاجتماعية والمحادثات وما إلى ذلك.

أنواع المحادثة غير الرسمية

يتم تجميع المحادثة غير الرسمية في ما يلي:

• سلسلة أحادية الخط- هنا ، تتحرك المحادثة للأمام في شكل سلسلة. شخص واحد يخبر الثاني ويمر الثاني إلى الثالث.
• سلسلة العنقودية- المحادثة التي تحدث بين الشخص وصديقه المقرب. في وقت لاحق ، يقوم أفضل صديق بنقل الرسالة إلى أفضل أصدقائه وما إلى ذلك.
• سلسلة القيل والقال - تبدأ سلسلة القيل والقال بشخص ينقل رسالة إلى مجموعة من الناس ثم تنقل المجموعة الرسالة إلى مجموعة أخرى. بهذه الطريقة يتم نقل الرسالة إلى الجميع.
• سلسلة الاحتمالية- في سلسلة الاتصال هذه ، يختار شخص ما بشكل عشوائي شخصًا آخر لتمرير المعلومات.

الرسمية مقابل الاتصالات غير الرسمية: مقارنة سريعة

التواصل الرسمي أو غير الرسمي ، ما الذي يجب أن تفضله في مكان العمل

الفرق بين الاتصال الرسمي وغير الرسمي

كلا من الاتصالات الرسمية وغير الرسمية مطلوبة للحفاظ على تدفق صحي للمعلومات. يساعد في الحفاظ على بيئة عمل ودية. إذن ما الذي يجعل الاتصال الرسمي مختلفًا عن الاتصال غير الرسمي؟ هيا نكتشف.

• يُعرف الاتصال الرسمي أيضًا باسم الاتصال الرسمي ، بينما يُعرف الاتصال غير الرسمي باسم Grapevine
• تحافظ المحادثات الرسمية على مستوى معين من السرية للرسالة المشتركة. ومع ذلك ، أثناء إجراء محادثة غير رسمية أو أثناء النميمة ، من الصعب الحفاظ على السرية.
• يلعب الاتصال الرسمي دورًا مهمًا في تحقيق الأهداف التنظيمية. في حين أن الاتصال غير الرسمي مهم لتطوير العلاقات الشخصية.
• الاتصال الرسمي يستغرق وقتا طويلا. من ناحية أخرى ، فإن الاتصال غير الرسمي فعال نسبيًا لأنه يوفر الوقت والجهد. من الأسهل الإمساك والتنقل.
• أثناء الاتصال الرسمي ، تُعرف الوثيقة باسم MOM (محضر الاجتماع). لا يوجد سجل للاتصالات غير الرسمية.
• الاتصال الرسمي أكثر موثوقية ، لأنه يتبع نمطًا محددًا لتدفق الرسائل. بينما في الاتصالات غير الرسمية ، لا يوجد مجال للثقة ، لأن الرسالة يمكن أن تتدفق في أي اتجاه.
• يتبع الاتصال الرسمي الهيكل الذي وضعته المنظمة. حيث لا يوجد هيكل للتواصل غير الرسمي.
• يحتاج الاتصال الرسمي إلى الاعتراف ، لكن الاتصال غير الرسمي لا يتطلب أي هيكل من هذا القبيل.
• يقتصر نطاق الاتصال على الاتصال الرسمي في مكان العمل.
• غالبًا ما يكون الاتصال الرسمي بصيغة مكتوبة ، بينما يكون الاتصال غير الرسمي عادةً شفهيًا.
• يشجع الاتصال الرسمي تفويض المسؤوليات.
• يستغرق الاتصال الرسمي وقته الجميل ، بينما ينتقل الاتصال غير الرسمي بسرعة.
• تكون فرص حدوث أخطاء في الاتصال غير الرسمي أقل لأن الناس أكثر انتباهاً أثناء تصميم الرسالة.

أمثلة على الاتصال الرسمي وغير الرسمي

بعض السيناريوهات الشائعة التي نستخدم فيها الاتصال الرسمي هي:

• التواصل بين الزميل ومدير الموارد البشرية
• المحادثة بين الناس من مختلف الأقسام
• محادثة بين المرؤوس وقائد الفريق
• عرض عمل
• كتيب التسويق والصفحات المقصودة والنشرات
• محتوى الموقع ، إلخ.

يجب أن تقرأ: أفضل 10 طرق لجلب عملك التقليدي إلى الوقت الحاضر

بعض السيناريوهات الشائعة التي نستخدم فيها التواصل غير الرسمي هي:

• محادثة بين موظفين اثنين يعملان في نفس الفريق.
• دردشة بين موظفين يعملان في أقسام مختلفة في نفس المستوى.
• مجلة خاصة.

أشكال مختلفة من الاتصال الرسمي

فيما يلي قائمة شاملة لمختلف أشكال الاتصال الرسمي:

• الاجتماعات
• المذكرات
• لوحات الإعلانات
• حروف
• اجتماعات فردية رسمية
• العروض التقديمية
• خطاب
• رسائل البريد الإلكتروني
• الصدقات
• مدونات احترافية
• لوح الإعلانات

أشكال مختلفة من الاتصال غير الرسمي

يجب أن تقرأ: 5 مهارات اتصال ضرورية لنجاح المبيعات

الخلاصة :

في هذا العصر الجديد ، تفضل معظم المنظمات سياسة الباب المفتوح ، والتي تعزز مزيجًا من التواصل الرسمي وغير الرسمي. يعزز في النهاية الإنتاجية والكفاءة والشفافية بين الموظفين. ومع ذلك ، يجب تغيير طريقة الاتصال حسب طلب الموقف.

نظرًا لأن كل شخص لديه مزيج من الجمعيات الرسمية وغير الرسمية ، فمن الضروري تحقيق التوازن بين شكلي الاتصال. في حالة عدم إتقان الاتصال الرسمي بشكل كافٍ ، فقد يؤدي ذلك إلى ضعف العلاقات مع العملاء والمخاطرة بعملك في النهاية.

بينما يمتلك بعض الأشخاص مهارة التواصل بطلاقة ، قد يحتاج البعض الآخر إلى تطوير الأمر نفسه مع مرور الوقت. لذلك ، من الضروري التركيز على الغرض من الاتصال بدلاً من الخوف من مهارات الآخرين.

أسئلة وأجوبة :