適切な助成金申請要件を選択する方法

最も退屈な作業が最も重要な場合があります。

たとえば、助成金申請の要件を考えてみましょう。 アプリケーションの構築は純粋な管理タスクのように感じるかもしれませんが、資金提供者がアプリケーションをどのように構成するかは、誰に到達するか、および被付与者との関係をどのように構成するかという点で大きな違いをもたらします。

公平性を高め、イノベーションを支援しようとしている助成金作成者にとって、助成金申請書の作成方法を意図的に検討することは、ゴムが道に出会う場所です。 プログラム要件を作成するときの目的は、助成対象者の負担、つまり、資金提供によって資金提供する組織や個人に生じる作業負荷を軽減することです。

多くの資金提供者は、セクター全体の既存の電力の不均衡に対処するのに役立つ、信頼に基づく慈善活動や参加型の助成金など、エクイティに焦点を当てたフレームワークを採用しています。 それは素晴らしいことです。 しかし、あなたが価値を行動に移す方法がわからない助成金作成者である場合、あなたの助成金申請要件は始めるのに最適な場所です。

優れた助成金申請要件が重要な理由

オンラインで仕事に応募したことがあるなら、よく考えられていない応募は信じられないほどの時間の無駄になる可能性があることをご存知でしょう。 助成金申請についても同様です。 アプリケーションを合理化すると、被付与者の時間を節約できるだけでなく、チームが次のことを実行できるようになります。

1.被付与者の負担を軽減する

コミュニティの非営利団体は薄く伸びています。 助成金申請プロセスは、これらのすでに過剰に拡張されたチームのために、より多くの作業を積み重ねることが多すぎます。 資金提供者にとって、それは大したことではないように思われるかもしれませんが、多くのプロジェクトにわたって時間と精神的および感情的な能力の予算を立てなければならない従業員にとって、助成金の申請に費やされる毎分は、他の、多くの場合、より変革的なものから焦点を引き離します仕事。

資金提供者が助成金の申請にかかる労力と時間を減らすと、助成金受領者は時間とエネルギーを他の場所に置くためのより多くの自由を得ることができます。 それは小さなことではありません。

2.公平性をサポートする

アプリケーションにアクセスできる人は、助成金にアクセスできる人を直接決定します。 したがって、一部の人を除外するアプリケーションエクスペリエンスを作成すると、プロセスに不公平が生じます。

公平性は意図を持っています。 それは偶然に起こることではありません。 包括的なアプリケーションを作成することは、パズルの1つのピースです。 これにより、偏見を永続させたり、プログラムから特定のグループを意図せずに除外したりすることがなくなります。 助成金フォームは、潜在的な助成対象者とあなたをつなぐことを目的としています。 最後に必要なのは、アプリケーション要件が障壁になることです。

3.競技場を平準化する

被付与者の管理上の負担を取り除くと、はるかに幅広い組織に資金提供の機会が開かれます。 長くて面倒な申請がある場合は、助成金の作成に専念する従業員（またはチーム）を持つ大規模な組織のみが申請できます。 小規模な非営利団体には帯域幅がありません。

プロセスを簡素化することは、誰にとっても良いことです。 これにより、レビューチームの作業負荷が軽減され、より多くの応募者に門戸が開かれます。 さらに、官僚的形式主義を減らすことは、慈善部門を阻む可能性のある根強い偏見を打破するのに役立ちます。

HeadwatersFoundationのCEOであるBrendaSolorzanoは、助成金申請プロセスを合理化することの効果について次のように説明しています。 「そして、これらは大きなインフラストラクチャを持たず、大きな非営利団体も、開発者もいないコミュニティです。 彼らは、従来の申請プロセスでは競争力がないような人々です。」

彼らの助成金申請要件の再形成は、HeadwatersFoundationが彼らのプログラムで到達した人を根本的に変えました。 順番に、彼らは意味のある、長期的な影響を与えることができました。

4.非営利団体を彼らの使命に集中させ続ける

助成金プログラムの要点は、資金提供者が重要なコミュニティ活動を行う組織の手にリソースを提供することです。 資金と引き換えに、チームの時間とエネルギーのかなりの量をその仕事から引き離している場合、あなたは彼らの使命に集中し続ける彼らの能力を弱体化させています。

申請プロセスを合理化すると、被付与者が最も重要な作業に投資するための時間を増やすことができます。 節約された時間は、コミュニティ内での関係の構築、戦略的計画、専門能力開発、または将来に向けた革新に費やされる可能性があります。 これらは、組織が長期的に成功するのに役立つ取り組みです。

5.より強力な関係を構築する

多くの助成金提供者は、資金提供者と助成金の関係を階層的であると見なすのではなく、より協調的であると考え直しています。 公平で長期的な関係の大部分は、信頼できる場所から運営する能力です。 アプリケーションを潜在的な被付与者を精査する機会と見なすのではなく、ミッションが一致しているかどうかを確認する機会と考えてください。

助成金申請を合理化することは、助成対象者を仕事の中心に置くための優れた方法です。 あなたは彼らにあなたが彼らの時間とエネルギーを大切にしていることを知らせています。 さらに、それはあなたが彼らが感じる緊急性で動くことを可能にします。 組織がコミュニティのニーズに応えようとしているとき、助成金申請書の収集とレビューに数か月から数か月かかる資金提供者によって速度が低下することを望んでいません。

助成対象者の経験を中心に据えることにより、資金提供者は対話、フィードバック、革新のためのより多くのスペースを作成します。 このアイデアの交換は、関係を強化するだけでなく、コミュニティにより広く利益をもたらします。

助成金申請書を作成する際の11のすべきこととすべきでないこと

1.禁止事項：不必要に複雑なアプリケーションを作成する

*実施：申請者の観点から申請について考えてください

自分で体験したくないアプリケーションエクスペリエンスを作成しないでください。 たとえば、組織にドキュメントのアップロードを依頼する場合は、その情報を別のフォームフィールドに入力するように依頼しないでください。 冗長なリクエストを制限し、質問を明確かつわかりやすくします。

アプリケーションを構築するときは、経験の反対側にいる個人またはチームについて考えてください。 それらをできるだけ簡単にするようにしてください。 アプリケーションを公開する前に、初めて読んでいることを想像してみてください。 自問してみてください：

• 紛らわしい質問はありますか？
• 指示が不明確ですか？
• 専門用語を使いすぎていませんか？

過度の説明の側で誤りを犯し、質問がある場合は申請者が誰に連絡するかを知っていることを確認してください。

2.禁止事項：助成金の申請を推測ゲームに変える

*実施：アプリケーション全体をダウンロードできるようにする

座って申請書に記入し、必要な情報がすべて揃っていないことに気付くのは、非常に苛立たしいことです。 簡単な作業のように見えたものが、スカベンジャーハントに変わりました。 応募者が検討するために提出する必要があるものについて事前に把握していない場合は、プロセスが必要以上に困難になる可能性があります。

アプリケーションをダウンロード可能にして、申請者が掘り下げる前に必要なすべてのデータを収集できるようにします。申請者はチームと協力して、申請に必要なものがすべて揃っていることを確認できます。 たとえば、助成金申請の要件に予算、将来のプログラム、受益者の人口統計に関する質問が含まれている場合、それは3つの異なるソースからデータを収集することを意味する可能性があります。 申請書に記入している最中は、誰もこれをしたくありません。 それらを作らないでください。

3.禁止事項：すべての作業を1人で行う

*実施：コラボレーションを有効にする

申請者の共同作業能力を制限する助成金管理プラットフォームを選択した場合、すべての作業負荷を1人の担当者に課す可能性があります。 チームがお互いのワークフローを中断することなくアプリケーションに簡単に貢献できる場合、チームはタスクをより均等に分割するオプションがあります。

リアルタイムのコラボレーションを提供することでチームが簡単にできるプラットフォームを探してください。そうすれば、誰もがどの作業が行われ、何が完了する必要があるかを確認できます。

Submittableのコラボレーションツールを使用すると、応募者は他の寄稿者のプレゼンスをリアルタイムで確認できます。

4.禁止事項：すべての申請者にフォーム全体に記入してもらいます

*実施：適格性スクリーニングを使用する

助成金の対象とならない申請者を審査したくありません。 そして、組織は、絶対に得られない助成金のためにフォームに記入する時間を無駄にしたくありません。 そのため、適格性スクリーニングはすべての人に適しています。

いくつかの簡単な質問を使用して、地理的な場所、非営利団体のステータス、ミッションの焦点、組織の規模など、基本的な資格要件を満たさない限り、誰も完全なアプリケーションを完了できないようにします。

5.禁止事項：申請者が申請書に簡単にアクセスできると想定します

*実施：VPATを備えたモバイルフレンドリーな助成金管理ソフトウェアを探す

助成金申請書を作成するときは、誰もがそれにアクセスできるようにする必要があります。 すべての技術的バックグラウンドの人々にとって使いやすいプラットフォームを選択してください。

また、モバイルデバイスで完全に応答するアプリケーションを選択する必要があります。 これは、コンピューターやWiFiに確実にアクセスできない可能性のある人々にリーチするのに役立ちます。 必ずモバイルデバイスでアプリケーションをテストして、手順の表示、ドキュメントのアップロード、またはフォームの送信に問題がないことを確認してください。

アクセスを優先するということは、さまざまな障害を持つ人々がアクセスできるソフトウェアを選択することも意味します。 選択したソフトウェアがアクセシビリティ基準を満たしていることを確認するために、自主的な製品アクセシビリティテンプレート（VPAT）を備えたソリューションを探してください（psst…Submittableは満たしています）。

6.禁止事項：公開されている情報を求める

*実施：自分の時間を使って調査を行う

チームが独自に見つけることができる情報を提出するように組織に依頼することは大したことではないように思われるかもしれません。 しかし、彼らの視点からそれを見ると、あなたは彼らにあなたがすでにアクセスしている情報を集めるために時間をかけるように頼んでいます。

助成金提供者は、公開されている情報を収集することで、助成対象者の負担を大幅に軽減できます。 質問することなく、組織についてどれだけ学ぶことができるかに驚くでしょう。 必要な情報を入手するには、公開Webサイト、過去の財務報告、Candidなどのデータベースを参照してください。

助成対象者の仕事のより広い社会的文脈について学ぶことになると、あなたは自分でその研究の多くを行うことができます。 チームは、コミュニティが直面している問題を理解することに時間を費やして、被付与者の作業がどのように適合するかを理解できるようにする必要があります。チームの教育を被付与者に依存しないでください。 それは彼らの役割ではありません。

7.禁止事項：使用しない情報を求めてください

*実施：各データが必要な理由を明確にする

助成金申請要件の作成に関しては、多いほど良いとは限りません。 あなたはあなたが気になる情報をあなたに与える質問をしたいだけです。 助成金提供者は、理論的には関連性があるように見えるために質問を含めることがありますが、実際には、回答はそれほど重要ではありません。

アプリケーションに目を通し、各情報が必要な理由を尋ねます。 これは、冗長性をチェックするための良い方法でもあります。

8.禁止事項：固有のフォーマットが必要

*実施：他の助成金提供者のためにファイルと書き込みを受け入れる

組織が別の資金提供者のためにドキュメントを作成した可能性があります。 その文書に必要なすべての情報が含まれている場合は、申請者に再フォーマットして提出させないでください。 それは時間の大きな無駄です。

他の資金提供者のために作成された記事やレポートを喜んで受け入れます。 また、アプリケーション内のこの柔軟性に注意してください。

被付与者がコンテンツを再作成する必要がないように、複数のファイルタイプを受け入れることもできます。 たとえば、新しいプログラムを説明するために作成した動画がある場合は、同じ情報をすべて書き出すように要求するのではなく、動画を提出してもらいます。

9.禁止事項：被付与者を待ち構えている

*実施：緊急に移動する

助成金提供者としてのあなたの決定は、資金提供を求める組織に大きな影響を与える可能性があります。 特定のプログラムを実行したり、従業員を雇用したり、新しいトレーニングやテクノロジーに投資したりする能力は、助成金を受け取るかどうかにかかっている可能性があります。 できるだけ早く答えを得るように最善を尽くしてください。

助成金申請の要件を合理化すると、レビューチームが評価を迅速に完了することが容易になります。 ただし、申請者がそれに応じて計画できるように、予想される時間枠についても申請者に明確にしておく必要があります。 あなたが決定を下すつもりであるとき彼らに知らせて、それからそれらの締め切りに固執するように働きなさい。 状況が変わった場合は、ご連絡ください。 誰も暗闇に放置しないでください。

覚えておいてください：この緊急性は賞の決定にとどまりません。 また、できるだけ早く資金を被付与者の手に渡したいと考えています。 彼らは小切手が届くのを聞きたくなくて、それが到着するまで何ヶ月も待たなければなりません。 資金をデジタルで支払い、追跡できるソフトウェアを選択してください。

10.禁止事項：すべてのチェックインを正式なレポートにします

*実施：非公式の口頭によるチェックインを使用する

被付与者にチェックインする時間をとることは、あなたの影響を追跡し、あなたが支援する組織との関係を強化するための素晴らしい方法です。 ただし、すべてのチェックインを正式なプロセスで行い、被付与者が書面によるレポートを提出する必要がある場合は、チームのために多くの余分な作業が発生します。

代わりに、より非公式なチェックインを助成金報告プロセスに組み込むことを検討してください。 たとえば、簡単な電話で必要な情報が得られ、被付与者にとって簡単なリフトになる可能性があります。 負担が軽減されるだけでなく、書面によるレポートで把握するのが難しいすべての詳細を含め、その影響についてより豊かで微妙な理解を得る機会も得られます。 さらに、これらの会話は正直な対話のためのより多くのスペースを作成するので、助成金作成者としてのプロセスと期待についてのフィードバックを求めることができます。

11.禁止事項：資金を特定のプログラムに結び付けてください

*実施：無制限の資金を提供する

信頼できる場所からの運営は、申請プロセスに限定されません。 それは資金調達自体にも適用されます。 あなたがサポートする組織は、彼らが必要としているものと彼らのコミュニティに奉仕する方法を最もよく知っています。 あなたが彼らに与えるお金をどのように使うかをこれらのチームに決めさせてください。

資金を特定のプログラムや費用に結び付けるのではなく、無制限の資金を提供します。 本質的に、無制限の資金提供により、非営利団体は、これらのリソースを使用してミッションを推進するための最善の方法を決定できます。 多分それはプログラムに直接入るか、多分彼らはそれを人員配置、技術、または賃貸のために使用します。 重要なのは、被付与者が何が最善かを知っていることを信頼することです。

ミッションをサポートする適切なソフトウェアを見つける

適切な助成金管理プラットフォームを使用すると、プロセスを合理化して、助成金受領者と独自のプログラムマネージャーの負担を軽減できます。 適切なツールがないと、管理タスクが積み重なって邪魔になり、公平性を高め、有意義な関係を築く能力に影響を与える可能性があります。

Submittableは、助成金提供者がプログラムを簡単に立ち上げ、管理、測定できるように構築された社会的影響プラットフォームです。 あなたとあなたの被付与者に適したワークフローの構築を私たちがどのように支援できるかをご覧ください。