如何选择正确的拨款申请要求

有时最无聊的任务是最重要的。

以拨款申请要求为例。 虽然构建应用程序可能感觉像是一项纯粹的管理任务，但资助者如何构建他们的应用程序在他们接触到谁以及他们如何构建与受资助者的关系方面都有很大的不同。

对于希望促进公平和支持创新的资助者来说，有意识地了解如何构建您的资助申请是关键所在。 当您建立您的计划要求时，您的目标应该是减轻受资助者的负担——您的资金为您资助的组织和个人创造的工作量。

许多资助者正在采用以股权为中心的框架，例如基于信任的慈善事业和参与式赠款，这有助于解决整个行业现有的权力不平衡问题。 那太棒了。 但是，如果您是资助者，不确定如何将价值观付诸行动，那么您的资助申请要求是一个很好的起点。

为什么好的拨款申请要求很重要

如果您曾经在网上申请过工作，那么您就会知道，一个经过深思熟虑的申请可能会非常浪费时间。 拨款申请也是如此。 当您简化您的申请时，您不仅可以节省您的受助人时间，还可以让您的团队执行以下操作。

1. 减轻受助者负担

社区非营利组织捉襟见肘。 对于这些已经过度扩张的团队来说，拨款申请过程往往会增加更多的工作量。 对于资助者来说，这似乎没什么大不了的，但对于必须在许多项目中预算他们的时间以及他们的心理和情感能力的员工来说，花在申请拨款上的每一分钟都会将注意力从其他通常更具变革性的事情上转移开工作。

当资助者减少申请赠款所需的努力和时间时，他们会给受赠者更多的自由，将时间和精力放在其他地方。 这可不是小事。

2.支持股权

谁有权访问您的申请直接决定谁有权获得您的资助。 因此，如果您创建的应用程序体验将某些人排除在外，您就是在将不公平因素带入您的流程中。

股票需要意向。 这不是偶然发生的事情。 创建一个包容性的应用程序是其中的一部分。 它确保您不会延续偏见并无意中将某些群体排除在您的计划之外。 您的赠款表格旨在将您与潜在的受赠者联系起来。 您最不想要的就是让您的应用程序需求成为障碍。

3. 公平竞争

当您减轻受助者的行政负担时，您就为更广泛的组织提供了资助机会。 如果您有一个冗长而繁琐的申请，只有拥有专门撰写授权书的员工（或团队）的大型组织才能申请。 较小的非营利组织将没有带宽。

简化流程对每个人都有好处。 它减轻了审查团队的工作量，并为更多申请人打开了大门。 此外，减少繁文缛节有助于打破一些可能阻碍慈善部门发展的根深蒂固的偏见。

Headwaters 基金会首席执行官 Brenda Solorzano 解释了简化其拨款申请流程的效果：“我们收集到的关于这些一般运营拨款正在完成的工作的故事——这在许多社区中具有变革性，”她说。 “这些社区没有大型基础设施，没有大型非营利组织，没有开发人员。 他们是那种在传统申请流程中没有竞争力的人。”

重塑他们的拨款申请要求从根本上改变了 Headwaters 基金会通过他们的项目接触到的人。 反过来，他们能够产生有意义的长期影响。

4. 让非营利组织专注于他们的使命

资助计划的全部意义在于资助者将资源交到从事重要社区工作的组织手中。 如果为了换取资金，你将团队的大量时间和精力从这项工作中抽走，那么你就削弱了他们专注于自己使命的能力。

当您简化申请流程时，您可以让受助者有更多时间投资于最重要的工作。 节省的时间可以用于在社区内建立关系、战略规划、专业发展或为未来进行创新。 这些努力将有助于组织长期取得成功。

5. 建立更牢固的关系

许多资助者没有将资助者/受资助者关系视为等级关系，而是将其重新构想为更具协作性。 公平、持久的关系的很大一部分是在信任的地方运作的能力。 与其将申请视为审查潜在受资助者的机会，不如将其视为检查您的任务是否一致的机会。

简化您的拨款申请是让受助人集中在您的工作中的好方法。 你让他们知道你重视他们的时间和精力。 此外，它使您能够随他们感到的紧迫感而行动。 当组织试图满足社区需求时，他们不希望被花费数月和数月来收集和审查赠款申请的资助者拖慢脚步。

通过以受助者体验为中心，资助者为对话、反馈和创新创造了更多空间。 这种思想交流不仅加强了关系，而且更广泛地造福于社区。

建立拨款申请的 11 条注意事项

1.不要：构建不必要的复杂应用程序

*做：从申请人的角度考虑你的申请

不要创建您不想自己经历的应用程序体验。 例如，如果您要求组织上传文档，请不要要求他们将该信息也输入到单独的表单字段中。 限制多余的请求并使问题清晰明了。

在构建应用程序时，请考虑体验另一端的个人或团队。 尽量让他们轻松。 在你发布你的应用程序之前，试着想象你是第一次阅读它。 问你自己：

• 有没有令人困惑的问题？
• 是否有任何指示不清楚？
• 您是否使用过多的技术术语？

过度解释是错误的，并确保申请人知道如果他们有问题可以联系谁。

2.不要：把申请拨款变成猜谜游戏

*做：使完整的应用程序可供下载

坐下来填写申请表并意识到您没有所需的所有信息，这非常令人沮丧。 看似简单的任务变成了寻宝游戏。 如果您没有提前了解申请人需要提交哪些内容才能被考虑，那么您可能会使该过程变得比实际需要的要困难得多。

使您的应用程序可下载，以便申请人有时间在深入研究之前收集他们需要的所有数据。他们可以与他们的团队合作，以确保他们拥有申请所需的一切。 例如，如果您的拨款申请要求包括有关预算、未来计划和受益人人口统计的问题，这可能意味着从三个不同来源收集数据。 没有人愿意在填写申请的过程中这样做。 不要制造它们。

3.不要：把所有的工作都放在一个人身上

*做：启用协作

如果您选择一个限制申请人协作能力的拨款管理平台，您可能会将全部工作量交给一个人。 如果团队可以轻松地为应用程序做出贡献而不会中断彼此的工作流程，那么他们可以选择更均匀地分配任务。

寻找一个通过提供实时协作使团队变得简单的平台，这样每个人都可以看到已经完成的工作以及还有哪些工作需要完成。

Submittable 的协作工具允许申请人查看其他贡献者的实时状态。

4.不要：让每个申请人填写完整的表格

*做：使用资格筛选

您不想审查不符合您的资助资格的申请人。 组织不想浪费时间填写表格以获得他们肯定不会获得的赠款。 这就是为什么资格审查对每个人都有好处的原因。

使用几个简单的问题来确保没有人可以完成您的完整申请，除非他们满足基本的资格要求——无论是地理位置、非营利状态、任务重点、组织规模还是其他。

5.不要：假设申请人可以轻松访问您的申请

*做：找到一个适合移动设备的赠款管理软件，带有 VPAT

当您创建您的授权申请时，您希望确保每个人都可以访问它。 选择一个对所有技术背景的人都易于使用的平台。

您还想选择在移动设备上完全响应的应用程序。 这将帮助您接触可能无法可靠访问计算机或 WiFi 的人。 请务必在移动设备上测试您的应用程序，以确保查看说明、上传文档或提交表单没有问题。

优先访问还意味着选择可供各种残障人士访问的软件。 寻找带有自愿产品可访问性模板 (VPAT) 的解决方案，以确保您选择的软件符合可访问性标准（psst……可提交）。

6.不要：要求公开信息

*做：利用自己的时间做研究

要求组织提交您的团队可以自行找到的信息似乎没什么大不了的。 但是，如果您从他们的角度来看，您是在要求他们花时间收集您已经可以访问的信息。

作为资助者，您可以通过收集公开信息来减轻受资助者的负担。 您会惊讶于无需询问即可了解组织的多少。 查看公共网站、过去的财务报告和 Candid 等数据库以获取您需要的信息。

在了解受助人工作的更广泛的社会背景时，您可以自己进行大量研究。 您的团队应该花时间了解社区面临的问题，以便您了解受助人的工作如何适应。不要依赖受助人来教育您的团队。 那不是他们的角色。

7.不要：询问你不会使用的信息

*做：阐明为什么需要每条数据

在编写拨款申请要求时，并不总是越多越好。 您只想提出可以为您提供您关心的信息的问题。 有时，资助者会提出问题，因为它们在理论上似乎相关，但在实践中，答案实际上并不重要。

浏览您的申请并询问为什么每条信息都是必要的。 这也是检查冗余的好方法。

8.不要：要求独特的格式

*做：接受其他资助者的文件和文章

一个组织可能已经为另一个资助者创建了一个文件。 如果该文件包含您需要的所有信息，请不要让申请人重新格式化以提交给您。 这是对时间的巨大浪费。

愿意接受为其他资助者创建的文章和报告。 并注意您的应用程序中的这种灵活性。

您还可以接受多种文件类型，以便受让人不必重新创建内容。 例如，如果他们制作了一个视频来解释他们的新程序，让他们提交，而不是要求他们写出所有相同的信息。

9.不要：让受助者等待

*做：紧急行动

您作为资助者的决定会对寻求资助的组织产生深远的影响。 他们运行特定项目、雇用员工或投资新培训或技术的能力可能取决于他们是否获得资助。 尽最大努力让他们尽快得到答复。

简化您的拨款申请要求将使您的审核团队更容易快速完成他们的评估。 但您也希望与申请人明确预期的时间框架，以便他们做出相应的计划。 让他们知道您何时打算做出决定，然后努力遵守这些最后期限。 如果情况有变，请联系。 不要让任何人陷入黑暗。

请记住：这种紧迫性不会随着奖励决定而停止。 您还希望尽快将资金交到您的受助者手中。 他们不想听到他们会收到一张支票，然后必须等待几个月才能收到。 选择一种软件，使您能够以数字方式支付和跟踪资金。

10.不要：让每次签到都成为正式报告

*做：使用非正式的口头签到

花时间与受助者联系是跟踪您的影响并加强与您支持的组织的关系的好方法。 但是，如果您将每次签到都设置为要求受赠者提交书面报告的正式流程，那么您正在为他们的团队创造大量额外的工作。

相反，请考虑将更多的非正式签到纳入您的拨款报告流程。 例如，一个快速的电话可以为您提供所需的信息，并为受助者提供便利。 它不仅减轻了负担，而且还让您有机会更丰富、更细致地了解它们的影响，包括在书面报告中难以捕捉到的所有小细节。 此外，这些对话为诚实对话创造了更多空间，因此您可以寻求有关您作为资助者的流程和期望的反馈。

11.不要：将您的资金与特定项目挂钩

*做：提供不受限制的资金

在受信任的地方进行操作不仅限于申请流程。 它也适用于资金本身。 您支持的组织最了解他们需要什么以及如何为他们的社区服务。 让这些团队决定如何使用你奖励给他们的钱。

与其将您的资金与特定计划或成本挂钩，不如提供不受限制的资金。 从本质上讲，不受限制的资金让非营利组织决定如何最好地利用这些资源来推进他们的使命。 也许它直接进入程序，或者他们将其用于人员配备、技术或租金。 关键是要相信受助者知道什么是最好的。

找到合适的软件来支持您的任务

使用正确的赠款管理平台使您能够简化流程，减轻您的受赠者以及您自己的项目经理的负担。 如果没有正确的工具，管理任务可能会堆积如山，影响您促进公平和建立有意义的关系的能力。

Submittable 是一个社会影响平台，旨在帮助资助者轻松启动、管理和衡量他们的项目。 了解我们如何帮助您构建适合您和您的受助人的工作流程。