Doğru Hibe Başvuru Koşulları Nasıl Seçilir?

Bazen en sıkıcı görevler en önemli olanlardır.

Örneğin hibe başvuru koşullarını ele alalım. Bir başvuru oluşturmak tamamen idari bir görev gibi görünse de, fon verenlerin başvurularını nasıl yapılandırdıkları, hem kime ulaştıkları hem de hibe alanlarla ilişkilerini nasıl şekillendirdikleri açısından büyük bir fark yaratıyor.

Öz sermayeyi ilerletmek ve yeniliği desteklemek isteyen hibe verenler için, hibe başvurunuzu nasıl oluşturacağınız konusunda bilinçli olmak, kauçuğun yolla buluştuğu yerdir. Program gereksinimlerinizi oluştururken amacınız hibe alan yükünü, yani finansmanınızın fon sağladığınız kuruluşlar ve bireyler için yarattığı iş yükünü azaltmak olmalıdır.

Pek çok fon sağlayıcı, sektör genelindeki mevcut güç dengesizliklerinin ele alınmasına yardımcı olan güvene dayalı hayırseverlik ve katılımcı hibe verme gibi eşitlik odaklı çerçeveleri benimsiyor. Bu harika. Ancak değerleri nasıl eyleme geçireceğinizden emin olmayan bir hibe sağlayıcıysanız, hibe başvuru gereksinimleriniz başlamak için harika bir yerdir.

İyi hibe başvuru gereksinimleri neden önemlidir?

Daha önce çevrimiçi bir işe başvurduysanız, kötü düşünülmüş bir başvurunun inanılmaz bir zaman kaybı olabileceğini bilirsiniz. Aynı durum hibe başvuruları için de geçerlidir. Başvurunuzu düzene soktuğunuzda, yalnızca bağış alanlarınıza zaman kazandırmakla kalmaz, ekibinizin aşağıdakileri yapmasını da sağlarsınız.

1. Hibe alan yükünü azaltın

Topluluk kar amacı gütmeyen kuruluşlar zayıftır. Hibe başvuru süreci, çoğu zaman, zaten gereğinden fazla genişlemiş olan bu ekipler için daha fazla çalışmaya ihtiyaç duyar. Finansörler için bu çok önemli bir şey gibi görünmeyebilir, ancak birçok projede zihinsel ve duygusal kapasitelerinin yanı sıra zamanlarını da bütçelemek zorunda olan çalışanlar için, hibe başvurusunda bulunmak için harcanan her dakika, odağı diğerlerinden uzaklaştırır ve genellikle daha dönüştürücüdür. İş.

Fon sağlayıcılar, hibe başvurusunda bulunmak için gereken çabayı ve zamanı azalttığında, hibe alanlara zaman ve enerjiyi başka bir yere koymaları için daha fazla serbestlik verir. Bu küçük bir şey değil.

2. Destek eşitliği

Başvurunuza kimin erişimi olduğu, hibe fonunuza kimin erişimi olduğunu doğrudan belirler. Bu nedenle, bazı insanları dışlayan bir uygulama deneyimi yaratırsanız, sürecinize eşitsizlik getirirsiniz.

Eşitlik niyet ister. Bu tesadüfen olan bir şey değil. Kapsayıcı bir uygulama oluşturmak bulmacanın bir parçasıdır. Önyargıyı sürdürmemenizi ve istemeden belirli grupları programınızdan çıkarmamanızı sağlar. Hibe formunuz, sizi potansiyel hibe alan kişilerle buluşturmak içindir. İstediğiniz son şey, başvuru gereksinimlerinizin bir engel haline gelmesidir.

3. Oyun alanını düzleştirin

Hibe alanların idari yükünü üzerinizden aldığınızda, çok daha geniş bir organizasyon yelpazesine finansman fırsatları açmış olursunuz. Uzun, hantal bir başvurunuz varsa, yalnızca yazma izni vermeye adanmış bir çalışanı (veya ekibi) olan daha büyük kuruluşlar başvurabilecektir. Daha küçük kar amacı gütmeyen kuruluşlar bant genişliğine sahip olmayacak.

Süreci basitleştirmek herkes için iyi olabilir. İnceleme ekibinizin iş yükünü azaltır ve çok daha fazla başvuru sahibine kapı açar. Ayrıca, bürokrasiyi azaltmak, hayırsever sektörü geride tutabilecek bazı yerleşik önyargıların yıkılmasına yardımcı olabilir.

Headwaters Vakfı CEO'su Brenda Solorzano, hibe başvuru sürecini kolaylaştırmanın etkisini şöyle açıklıyor: "Bu genel işletme hibeleriyle yapılan çalışmalar hakkında topladığımız hikayeler - bu toplulukların çoğunda dönüşümsel" diyor. "Ve bunlar büyük altyapıya sahip olmayan, büyük kar amacı gütmeyen kuruluşlara sahip olmayan, kalkınma personeli olmayan topluluklardır. Geleneksel bir başvuru sürecinde bu kadar rekabetçi olmayacak türden insanlar.”

Hibe başvuru gerekliliklerini yeniden şekillendirmek, Headwaters Foundation'ın programlarıyla ulaştığı kişileri kökten değiştirdi. Buna karşılık, anlamlı, uzun vadeli bir etki yaratmayı başardılar.

4. Kâr amacı gütmeyen kuruluşların misyonlarına odaklanmasını sağlayın

Bir hibe programının tüm amacı, fon verenler için kaynakları önemli topluluk çalışmaları yapan kuruluşların ellerine vermektir. Finansman karşılığında ekibin zamanının ve enerjisinin önemli bir kısmını bu işten alıyorsanız, onların görevlerine odaklanma yeteneklerini baltalamış olursunuz.

Başvuru sürecinizi düzene soktuğunuzda, hibe alan kişilere en önemli işe yatırım yapmaları için daha fazla zaman vermiş olursunuz. Tasarruf edilen bu zaman, topluluk içinde ilişkiler kurmaya, stratejik planlamaya, profesyonel gelişime veya gelecek için yenilik yapmaya harcanabilir. Bunlar, kuruluşların uzun vadede başarılı olmasına yardımcı olacak çabalardır.

5. Daha güçlü ilişkiler kurun

Fon veren/hibe alan ilişkisini hiyerarşik olarak görmek yerine, birçok hibe sağlayıcı, onu daha işbirlikçi olacak şekilde yeniden tasavvur ediyor. Adil, uzun süreli bir ilişkinin büyük bir kısmı, güvenilen bir yerden faaliyet gösterebilmektir. Başvuruyu potansiyel bağışçıları inceleme şansınız olarak görmek yerine, görevlerinizin uyumlu olup olmadığını kontrol etme fırsatı olarak düşünün.

Hibe başvurunuzu kolaylaştırmak, hibe alan kişileri işinize odaklamanın harika bir yoludur. Zamanlarına ve enerjilerine değer verdiğinizi bilmelerini sağlıyorsunuz. Ayrıca, hissettikleri aciliyetle hareket etmenizi sağlar. Kuruluşlar, topluluk ihtiyaçlarını karşılamaya çalışırken, hibe başvurularını toplamak ve incelemek için aylar ve aylar süren fon sağlayıcılar tarafından yavaşlatılmak istemezler.

Fon verenler, hibe alan deneyimini merkeze alarak diyalog, geri bildirim ve yenilik için daha fazla alan yaratır. Bu fikir alışverişi sadece ilişkileri güçlendirmekle kalmaz, aynı zamanda topluluklara daha geniş anlamda fayda sağlar.

Hibe başvurunuzu oluştururken yapılması ve yapılmaması gereken 11 şey

1. Yapmayın: Gereksiz yere karmaşık bir uygulama oluşturun

* Yapın: Başvurunuzu başvuru sahibi açısından düşünün

Kendi başınıza yaşamak istemeyeceğiniz bir uygulama deneyimi yaratmayın. Örneğin, kuruluşlardan belge yüklemelerini isterseniz, onlardan bu bilgileri ayrı bir form alanına da girmelerini istemeyin. Gereksiz istekleri sınırlayın ve soruları açık ve anlaşılır hale getirin.

Uygulamanızı oluştururken, deneyimin diğer tarafındaki bireyleri veya ekipleri düşünün. Onları mümkün olduğunca kolaylaştırmaya çalışın. Başvurunuzu yayınlamadan önce, onu ilk kez okuduğunuzu hayal etmeye çalışın. Kendine sor:

• Kafa karıştıran sorular var mı?
• Talimatlardan herhangi biri belirsiz mi?
• Çok fazla teknik jargon kullanıyor musunuz?

Fazla açıklama yapma konusunda hata yapın ve başvuranların soruları olduğunda kiminle iletişim kuracaklarını bildiklerinden emin olun.

2. Yapmayın: Hibe başvurusunu bir tahmin oyununa dönüştürün

* Yapın: Tam uygulamayı indirilebilir hale getirin

Oturup bir başvuru formu doldurmak ve ihtiyacınız olan tüm bilgilere sahip olmadığınızı anlamak inanılmaz derecede sinir bozucu. Basit bir görev gibi görünen şey, bir çöpçü avına dönüştü. Başvuranların dikkate alınması için neleri göndermeleri gerektiği konusunda açık değilseniz, süreci olması gerekenden çok daha zor hale getiriyorsunuz demektir.

Başvurunuzu indirilebilir hale getirin, böylece başvuru sahipleri, araştırmadan önce ihtiyaç duyacakları tüm verileri toplamak için zamana sahip olurlar. Başvuru yapmak için ihtiyaç duydukları her şeye sahip olduklarından emin olmak için ekipleriyle birlikte çalışabilirler. Örneğin, hibe başvuru gereksinimleriniz bütçe, gelecekteki programlar ve yararlanıcı demografisi hakkında sorular içeriyorsa, bu üç farklı kaynaktan veri toplamak anlamına gelebilir. Başvuruyu doldurmanın ortasındayken kimse bunu yapmak istemez. Onları yapma.

3. Yapmayın: Tüm işi tek bir kişiye verin

* Yapın: İşbirliğini etkinleştirin

Başvuru sahiplerinin işbirliği yapma yeteneklerini sınırlayan bir hibe yönetim platformu seçerseniz, tüm iş yükünü tek bir kişiye veriyor olabilirsiniz. Ekipler, birbirlerinin iş akışını kesintiye uğratmadan uygulamaya kolayca katkıda bulunabilirlerse, görevleri daha eşit bir şekilde bölme seçeneğine sahip olurlar.

Gerçek zamanlı işbirliği sağlayarak ekiplerin işini kolaylaştıran bir platform arayın, böylece herkes nelerin yapıldığını ve nelerin tamamlanacağını görebilir.

Submittable'ın işbirliği aracı, başvuranların diğer katkıda bulunanların gerçek zamanlı varlığını görmelerini sağlar.

4. Yapmayın: Her başvuru sahibinin tam formu doldurmasını sağlayın

* Yapın: Uygunluk taramasını kullanın

Hibeleriniz için uygun olmayan başvuru sahiplerini incelemek istemezsiniz. Ve kuruluşlar kesinlikle alamayacakları bir hibe için form doldurarak zaman kaybetmek istemiyorlar. Bu nedenle uygunluk taraması herkes için iyidir.

Coğrafi konum, kâr amacı gütmeyen durum, görev odağı, kuruluş büyüklüğü veya başka bir şey gibi temel uygunluk gereksinimlerini karşılamadıkça hiç kimsenin başvurunuzu tam olarak tamamlayamayacağından emin olmak için birkaç hızlı soru kullanın.

5. Yapmayın: Başvuru sahiplerinin başvurunuza kolayca erişebileceğini varsayın

* Yapın: VPAT ile mobil uyumlu bir hibe yönetimi yazılımı bulun

Hibe başvurunuzu oluştururken, herkesin ona erişebildiğinden emin olmak istersiniz. Tüm teknik geçmişlere sahip kişiler için kullanımı kolay bir platform seçin.

Ayrıca mobil cihazlarda tamamen yanıt veren bir uygulama seçmek istiyorsunuz. Bu, bir bilgisayara veya WiFi'ye güvenilir erişimi olmayan kişilere ulaşmanıza yardımcı olacaktır. Talimatları görüntülemede, belge yüklemede veya form göndermede herhangi bir sorun olmadığından emin olmak için uygulamanızı bir mobil cihazda test ettiğinizden emin olun.

Erişime öncelik vermek, aynı zamanda çok çeşitli engelleri olan kişilerin erişebileceği yazılımları seçmek anlamına gelir. Seçtiğiniz yazılımın erişilebilirlik standartlarını karşıladığından emin olmak için Gönüllü Ürün Erişilebilirlik Şablonu (VPAT) ile çözümler arayın (psst… Gönderilebilir).

6. Yapmayın: Herkese açık bilgiler istemeyin

* Yapın: Araştırma yapmak için kendi zamanınızı kullanın

Kuruluşlardan ekibinizin kendi başına bulabileceği bilgileri göndermelerini istemek önemli bir şey gibi görünmeyebilir. Ama onların bakış açısından bakarsanız, zaten erişiminiz olan bilgileri toplamak için onlardan zaman ayırmalarını istiyorsunuz.

Bir bağışçı olarak, halka açık bilgileri toplayarak bağış alanlarınızın üzerindeki büyük yükü kaldırabilirsiniz. Sormak zorunda kalmadan bir organizasyon hakkında ne kadar çok şey öğrenebileceğinize şaşıracaksınız. İhtiyacınız olan bilgileri almak için genel web sitelerine, geçmiş mali raporlara ve Candid gibi veritabanlarına bakın.

Bağış alanlarınızın çalışmalarının daha geniş sosyal bağlamı hakkında bilgi edinmek söz konusu olduğunda, bu araştırmaların çoğunu kendi başınıza yapabilirsiniz. Ekibiniz, bağış alanlarınızın çalışmalarının nasıl uyduğunu anlayabilmeniz için toplulukların karşılaştığı sorunları anlamaya zaman ayırmalıdır. Ekibinizi eğitmek için bağış alanlarınıza güvenmeyin. Bu onların rolü değil.

7. Yapmayın: Kullanmayacağınız bilgileri istemeyin

* Yapın: Her bir veri parçasına neden ihtiyaç duyduğunuzu netleştirin

Hibe başvurusu gereksinimleri yazmak söz konusu olduğunda, daha fazlası her zaman daha iyi değildir. Siz sadece ilgilendiğiniz bilgileri size verecek sorular sormak istiyorsunuz. Bazen hibe verenler, teoride alakalı göründükleri için soruları dahil ederler, ancak pratikte cevaplar aslında çok önemli değildir.

Başvurunuzu gözden geçirin ve her bir bilginin neden gerekli olduğunu sorun. Bu aynı zamanda fazlalıkları kontrol etmenin iyi bir yoludur.

8. Yapmayın: Benzersiz biçimlendirme gerektirme

* Yapın: Diğer hibe sağlayıcılar için dosyaları ve yazıları kabul edin

Bir kuruluş, başka bir fon sağlayıcı için bir belge oluşturmuş olabilir. Bu belge ihtiyacınız olan tüm bilgileri içeriyorsa, başvuru sahiplerinden size göndermeleri için yeniden biçimlendirmelerini sağlamayın. Bu çok büyük bir zaman kaybı.

Diğer fon sağlayıcılar için oluşturulan yazıları ve raporları kabul etmeye istekli olun. Ve uygulamanızdaki bu esnekliğe dikkat edin.

Ayrıca, hibe alanların içeriği yeniden oluşturmak zorunda kalmaması için birden çok dosya türünü kabul edebilirsiniz. Örneğin, yeni programlarını açıklamak için oluşturdukları bir video varsa, aynı bilgileri yazmalarını istemek yerine bunu göndermelerine izin verin.

9. Yapmayın: Hibe alanlarını belirsizlik içinde bekletmeyin

* Yapın: Acilen hareket edin

Bir hibe veren olarak kararlarınız, fon arayan kuruluşlar üzerinde derin bir etkiye sahip olabilir. Belirli programları yürütme, çalışanları işe alma veya yeni eğitim veya teknolojiye yatırım yapma yetenekleri, hibe alıp almamalarına bağlı olabilir. Onlara mümkün olduğunca çabuk bir cevap almak için elinizden gelenin en iyisini yapın.

Hibe başvuru gereksinimlerinizi basitleştirmek, inceleme ekibinizin değerlendirmelerini hızlı bir şekilde tamamlamasını kolaylaştıracaktır. Ancak, buna göre plan yapabilmeleri için başvuru sahiplerine beklenen zaman dilimi hakkında da açık olmak istersiniz. Bir karar vermeyi düşündüğünüzde onlara bildirin ve ardından bu son tarihlere bağlı kalmaya çalışın. İşler değişirse, iletişime geçin. Kimseyi karanlıkta bırakmayın.

Unutmayın: Bu aciliyet ödül kararıyla bitmiyor. Ayrıca, hibe alanlarınızın ellerine mümkün olan en kısa sürede fon almak istersiniz. Bir çek alacaklarını ve sonra gelmesi için aylarca beklemek zorunda kalacaklarını duymak istemiyorlar. Fonları dijital olarak dağıtmanızı ve izlemenizi sağlayan bir yazılım seçin.

10. Yapmayın: Her check-in'i resmi bir rapor haline getirin

* Yapın: Resmi olmayan, sözlü check-in'leri kullanın

Burs alan kişilerle görüşmek için zaman ayırmak, etkinizi izlemenin ve desteklediğiniz kuruluşlarla ilişkilerinizi güçlendirmenin harika bir yoludur. Ancak, her check-in'i, hibe alanların yazılı bir rapor sunmasını gerektiren resmi bir süreç haline getirirseniz, ekipleri için çok fazla ekstra iş yaratmış olursunuz.

Bunun yerine, hibe raporlama sürecinize daha resmi olmayan check-in'leri dahil etmeyi düşünün. Örneğin, hızlı bir telefon görüşmesi size ihtiyacınız olan bilgileri verebilir ve hibe alanlar için kolay bir artış sağlayabilir. Yalnızca yükü azaltmakla kalmaz, aynı zamanda yazılı bir raporda yakalanması zor olan tüm küçük ayrıntılar da dahil olmak üzere etkileri hakkında daha zengin, daha nüanslı bir anlayış elde etme şansı verir. Ayrıca, bu konuşmalar, bir hibe veren olarak süreçleriniz ve beklentileriniz hakkında geri bildirim alabilmeniz için dürüst diyalog için daha fazla alan yaratır.

11. Yapmayın: Finansmanınızı belirli programlara bağlamayın

* Yapın: Sınırsız finansman sağlayın

Güvenilir bir yerden faaliyet göstermek, başvuru süreciyle sınırlı değildir. Aynı zamanda finansmanın kendisi için de geçerlidir. Desteklediğiniz kuruluşlar, neye ihtiyaçları olduğunu ve topluluklarına nasıl hizmet edeceklerini en iyi bilir. Onlara verdiğiniz parayı nasıl harcayacaklarına bu takımların karar vermesine izin verin.

Finansmanınızı belirli programlara veya maliyetlere bağlamak yerine, sınırsız finansman sağlayın. Özünde, sınırsız fonlama, kar amacı gütmeyen kuruluşun misyonlarını ilerletmek için bu kaynakları en iyi nasıl kullanacaklarını belirlemesine olanak tanır. Belki doğrudan programlara giriyor ya da belki personel, teknoloji ya da kira için kullanıyorlar. Anahtar, hibe alanların en iyisini bildiğine güvenmektir.

Görevinizi desteklemek için doğru yazılımı bulun

Doğru hibe yönetimi platformunu kullanmak, süreçlerinizi düzene sokmanıza, hibe alanlarınızın ve kendi program yöneticilerinizin yükünü kaldırmanıza olanak tanır. Doğru araçlar olmadan, idari görevler birikebilir ve önünüze çıkabilir, bu da hakkaniyeti geliştirme ve anlamlı ilişkiler kurma yeteneğinizi etkileyebilir.

Submittable, hibe verenlerin programlarını kolaylıkla başlatmasına, yönetmesine ve ölçmesine yardımcı olmak için oluşturulmuş bir sosyal etki platformudur. Sizin ve hibe alanlarınız için doğru olan bir iş akışı oluşturmanıza nasıl yardımcı olabileceğimizi öğrenin.