Come scegliere i giusti requisiti per la domanda di sovvenzione

A volte i compiti più noiosi sono i più importanti.

Prendi ad esempio i requisiti per la richiesta di sovvenzione. Sebbene la creazione di una domanda possa sembrare un compito puramente amministrativo, il modo in cui i finanziatori strutturano le loro domande fa una grande differenza sia in termini di chi raggiungono che di come strutturano i loro rapporti con i beneficiari.

Per i finanziatori che cercano di promuovere l'equità e supportare l'innovazione, essere intenzionali su come costruire la domanda di sovvenzione è dove la gomma incontra la strada. Mentre crei i requisiti del tuo programma, il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di ridurre il carico di sovvenzione, il carico di lavoro che il tuo finanziamento crea per le organizzazioni e le persone che finanzia.

Molti finanziatori stanno abbracciando quadri incentrati sull'equità come la filantropia basata sulla fiducia e la concessione di sovvenzioni partecipative, che aiutano ad affrontare gli squilibri di potere esistenti in tutto il settore. È fantastico. Ma se sei un erogatore di sovvenzioni incerto su come mettere in atto i valori, i requisiti per la domanda di sovvenzione sono un ottimo punto di partenza.

Perché i requisiti per una buona domanda di sovvenzione sono importanti

Se hai mai fatto domanda per un lavoro online, sai che una domanda mal ponderata può essere un'incredibile perdita di tempo. Lo stesso vale per le domande di sovvenzione. Quando semplifichi la tua domanda, non solo risparmi tempo ai beneficiari, ma consenti al tuo team di fare quanto segue.

1. Ridurre l'onere del beneficiario

Le organizzazioni non profit della comunità sono limitate. Troppo spesso il processo di richiesta di sovvenzione si accumula su più lavoro per questi team già sovraesposti. Per i finanziatori, potrebbe non sembrare un grosso problema, ma per i dipendenti che devono pianificare il proprio tempo e le proprie capacità mentali ed emotive in molti progetti, ogni minuto speso per richiedere una sovvenzione distoglie l'attenzione da altri, spesso più trasformativi lavoro.

Quando i finanziatori riducono lo sforzo e il tempo necessario per richiedere una sovvenzione, danno ai beneficiari più libertà per dedicare tempo ed energie altrove. Non è una cosa da poco.

2. Sostenere l'equità

Chi ha accesso alla tua domanda determina direttamente chi ha accesso al finanziamento della tua sovvenzione. Quindi, se crei un'esperienza applicativa che esclude alcune persone, stai alimentando l'iniquità nel tuo processo.

L'equità prende intenzione. Non è qualcosa che accade per caso. La creazione di un'applicazione inclusiva è un pezzo del puzzle. Ti assicura di non perpetuare pregiudizi ed escludere involontariamente determinati gruppi dal tuo programma. Il tuo modulo di sovvenzione ha lo scopo di metterti in contatto con potenziali beneficiari. L'ultima cosa che vuoi è che i requisiti della tua applicazione diventino una barriera.

3. Livella il campo di gioco

Quando si elimina l'onere amministrativo dai beneficiari, si aprono opportunità di finanziamento a una gamma molto più ampia di organizzazioni. Se hai una domanda lunga e ingombrante, solo le organizzazioni più grandi con un dipendente (o team) dedicato alla scrittura di sovvenzioni potranno presentare domanda. Le organizzazioni no profit più piccole non avranno la larghezza di banda.

Semplificare il processo può essere positivo per tutti. Riduce il carico di lavoro per il tuo team di revisione e apre le porte a molti più candidati. Inoltre, la riduzione della burocrazia può aiutare ad abbattere alcuni dei pregiudizi radicati che possono frenare il settore filantropico.

Brenda Solorzano, CEO della Headwaters Foundation, spiega l'effetto della razionalizzazione del processo di richiesta delle sovvenzioni: "Le storie che abbiamo raccolto sul lavoro svolto con queste sovvenzioni operative generali, è una trasformazione in molte di queste comunità", afferma. “E queste sono comunità che non hanno grandi infrastrutture, non hanno grandi organizzazioni non profit, non hanno persone che si occupano di sviluppo. Sono il tipo di persone che non sarebbero così competitive in un processo di candidatura tradizionale".

Il rimodellamento dei requisiti per la domanda di sovvenzione ha cambiato radicalmente chi ha raggiunto la Headwaters Foundation con i suoi programmi. A loro volta, sono stati in grado di avere un impatto significativo a lungo termine.

4. Mantieni le organizzazioni non profit focalizzate sulla loro missione

Il punto centrale di un programma di sovvenzioni è che i finanziatori mettano le risorse nelle mani di organizzazioni che svolgono importanti attività comunitarie. Se, in cambio di finanziamenti, stai sottraendo una notevole quantità di tempo ed energie al team da quel lavoro, stai compromettendo la loro capacità di rimanere concentrati sulla loro missione.

Quando semplifichi il processo di candidatura, dai ai beneficiari più tempo per investire nel lavoro che conta di più. Quel tempo risparmiato potrebbe essere destinato alla costruzione di relazioni all'interno della comunità, alla pianificazione strategica, allo sviluppo professionale o all'innovazione per il futuro. Questi sono gli sforzi che aiuteranno le organizzazioni ad avere successo a lungo termine.

5. Costruisci relazioni più forti

Piuttosto che vedere il rapporto finanziatore/beneficiario come gerarchico, molti donatori lo stanno reinventando per essere più collaborativo. Una parte importante di una relazione equa e duratura è la capacità di operare da un luogo di fiducia. Invece di considerare l'applicazione come un'opportunità per esaminare potenziali beneficiari, pensaci come un'opportunità per verificare se le tue missioni sono allineate.

Semplificare la tua domanda di sovvenzione è un ottimo modo per centrare i beneficiari nel tuo lavoro. Stai facendo loro sapere che apprezzi il loro tempo e la loro energia. Inoltre, ti consente di muoverti con l'urgenza che sentono. Quando le organizzazioni cercano di soddisfare le esigenze della comunità, non vogliono essere rallentate dai finanziatori che impiegano mesi e mesi per raccogliere e rivedere le domande di sovvenzione.

Centrando l'esperienza del beneficiario, i finanziatori creano più spazio per il dialogo, il feedback e l'innovazione. Questo scambio di idee non solo rafforza le relazioni, ma avvantaggia anche le comunità in modo più ampio.

Le 11 cose da fare e da non fare per creare la tua domanda di sovvenzione

1. Da non fare: creare un'applicazione inutilmente complessa

* Fare: pensa alla tua domanda dal punto di vista del candidato

Non creare un'esperienza applicativa che non vorresti vivere da solo. Ad esempio, se chiedi alle organizzazioni di caricare documenti, non chiedere loro di inserire anche tali informazioni in un campo modulo separato. Limita le richieste ridondanti e rendi le domande chiare e dirette.

Mentre crei la tua applicazione, pensa alle persone o ai team dall'altra parte dell'esperienza. Cerca di renderlo il più facile possibile con loro. Prima di pubblicare la tua applicazione, prova a immaginare di leggerla per la prima volta. Chiedilo a te stesso:

• Ci sono domande confuse?
• Qualche istruzione non è chiara?
• Usi troppo gergo tecnico?

Err per eccesso di spiegazioni e assicurati che i candidati sappiano chi contattare in caso di domande.

2. Non farlo: trasforma la richiesta di una sovvenzione in un gioco di indovinelli

* Fai: rendi disponibile per il download l'intera applicazione

È incredibilmente frustrante sedersi per compilare una domanda e rendersi conto di non avere tutte le informazioni di cui hai bisogno. Quello che sembrava un compito semplice si è trasformato in una caccia al tesoro. Se non sei in anticipo su ciò che i candidati dovranno presentare per essere presi in considerazione, stai potenzialmente rendendo il processo molto più difficile di quanto dovrebbe essere.

Rendi la tua domanda scaricabile in modo che i candidati abbiano il tempo di raccogliere tutti i dati di cui avranno bisogno prima di accedere. Possono collaborare con i loro team per assicurarsi di avere tutto ciò di cui hanno bisogno per presentare domanda. Ad esempio, se i requisiti per la domanda di sovvenzione includono domande sul budget, sui programmi futuri e sui dati demografici dei beneficiari, ciò potrebbe significare la raccolta di dati da tre diverse fonti. Nessuno vuole farlo mentre stanno compilando la domanda. Non farli.

3. Da non fare: affidare tutto il lavoro a una persona

* Fai: abilita la collaborazione

Se scegli una piattaforma di gestione delle sovvenzioni che limiti la capacità dei candidati di collaborare, potresti caricare l'intero carico di lavoro su una sola persona. Se i team possono contribuire facilmente all'applicazione senza interrompere il flusso di lavoro dell'altro, hanno la possibilità di suddividere le attività in modo più uniforme.

Cerca una piattaforma che semplifichi i team fornendo collaborazione in tempo reale, in modo che tutti possano vedere quale lavoro è stato svolto e cosa resta da completare.

Lo strumento di collaborazione di Submittable consente ai candidati di vedere la presenza in tempo reale di altri contributori.

4. Non farlo: fai in modo che ogni richiedente compili il modulo completo

* Fare: utilizzare lo screening di idoneità

Non vuoi esaminare i candidati che non si qualificano per le tue sovvenzioni. E le organizzazioni non vogliono perdere tempo a compilare moduli per una sovvenzione che sicuramente non riceveranno. Ecco perché lo screening di idoneità fa bene a tutti.

Usa alcune brevi domande per assicurarti che nessuno possa completare la tua domanda completa a meno che non soddisfi i requisiti di idoneità di base, che si tratti di posizione geografica, stato di organizzazione no profit, obiettivo della missione, dimensioni dell'organizzazione o qualcos'altro.

5. Non farlo: supponi che i candidati possano accedere facilmente alla tua domanda

* Fai: trova un software di gestione delle sovvenzioni ottimizzato per i dispositivi mobili con un VPAT

Quando crei la tua domanda di sovvenzione, vuoi assicurarti che tutti possano accedervi. Scegli una piattaforma facile da usare per persone di ogni estrazione tecnica.

Vuoi anche scegliere un'applicazione che sia completamente reattiva sui dispositivi mobili. Questo ti aiuterà a raggiungere le persone che potrebbero non avere un accesso affidabile a un computer o al Wi-Fi. Assicurati di testare la tua applicazione su un dispositivo mobile per assicurarti che non ci siano problemi nella visualizzazione delle istruzioni, nel caricamento di documenti o nell'invio di moduli.

Dare priorità all'accesso significa anche scegliere un software accessibile a persone con un'ampia gamma di disabilità. Cerca soluzioni con un modello volontario di accessibilità del prodotto (VPAT) per assicurarti che il software che scegli soddisfi gli standard di accessibilità (psst... Submittable lo fa).

6. Non fare: chiedere informazioni pubblicamente disponibili

* Fai: usa il tuo tempo per fare ricerche

Potrebbe sembrare un problema chiedere alle organizzazioni di inviare informazioni che il tuo team potrebbe trovare da solo. Ma se lo guardi dal loro punto di vista, stai chiedendo loro di prendersi del tempo per raccogliere informazioni a cui hai già accesso.

In qualità di donatore, puoi alleggerire i tuoi beneficiari di un grosso onere raccogliendo informazioni pubblicamente disponibili. Saresti sorpreso di quanto puoi imparare su un'organizzazione senza dover chiedere. Consulta i siti Web pubblici, i rapporti finanziari passati e i database come Candid per ottenere le informazioni di cui hai bisogno.

Quando si tratta di conoscere il contesto sociale più ampio del lavoro dei tuoi beneficiari, puoi fare molte di quelle ricerche da solo. Il tuo team dovrebbe investire tempo nella comprensione dei problemi che le comunità devono affrontare in modo che tu possa capire come si inserisce il lavoro dei tuoi beneficiari. Non fare affidamento sui tuoi beneficiari per educare il tuo team. Non è il loro ruolo.

7. Non farlo: chiedi informazioni che non utilizzerai

* Fai: chiarisci perché hai bisogno di ogni dato

Quando si tratta di scrivere i requisiti per la domanda di sovvenzione, di più non è sempre meglio. Vuoi solo porre domande che ti daranno le informazioni che ti interessano. A volte i finanziatori includono domande perché sembrano rilevanti in teoria, ma in pratica le risposte non contano molto.

Esamina la tua applicazione e chiedi perché ogni informazione è necessaria. Questo è anche un buon modo per verificare la presenza di ridondanze.

8. Da non fare: richiede una formattazione univoca

* Fare: accettare file e scritture per altri finanziatori

Un'organizzazione potrebbe aver creato un documento per un altro finanziatore. Se quel documento include tutte le informazioni di cui hai bisogno, non costringere un richiedente a riformattarlo per inviarlo a te. È un'enorme perdita di tempo.

Sii disposto ad accettare resoconti e rapporti creati per altri finanziatori. E nota questa flessibilità all'interno della tua applicazione.

Puoi anche accettare più tipi di file in modo che i beneficiari non debbano ricreare il contenuto. Ad esempio, se hanno un video che hanno creato per spiegare il loro nuovo programma, consenti loro di inviarlo anziché richiedere loro di scrivere tutte le stesse informazioni.

9. Non farlo: tieni i beneficiari in attesa nel limbo

* Fare: Muoversi con urgenza

Le tue decisioni come finanziatori possono avere un profondo effetto sulle organizzazioni che cercano finanziamenti. La loro capacità di eseguire programmi specifici, assumere dipendenti o investire in nuova formazione o tecnologia potrebbe dipendere dal fatto che ricevano o meno una sovvenzione. Fai del tuo meglio per ottenere loro una risposta il più rapidamente possibile.

Semplificare i requisiti per la domanda di sovvenzione renderà più facile per il team di revisione completare rapidamente le proprie valutazioni. Ma vuoi anche essere chiaro con i candidati sui tempi previsti in modo che possano pianificare di conseguenza. Fai sapere loro quando intendi prendere una decisione e poi lavora per rispettare tali scadenze. Se le cose cambiano, contattaci. Non lasciare nessuno all'oscuro.

Ricorda: questa urgenza non si ferma alla decisione di aggiudicazione. Vuoi anche mettere i fondi nelle mani dei tuoi beneficiari il più rapidamente possibile. Non vogliono sentire che riceveranno un assegno e poi dovranno aspettare mesi prima che arrivi. Scegli un software che ti consenta di erogare e monitorare i fondi digitalmente.

10. Da non fare: fare di ogni check-in un rapporto formale

* Da fare: utilizzare check-in informali e verbali

Prendersi del tempo per fare il check-in con i beneficiari è un ottimo modo per tenere traccia del tuo impatto e rafforzare le tue relazioni con le organizzazioni che sostieni. Ma se rendi ogni check-in un processo formale che richiede ai beneficiari di presentare una relazione scritta, stai creando molto lavoro extra per i loro team.

Invece, pensa a incorporare check-in più informali nel processo di segnalazione delle sovvenzioni. Ad esempio, una rapida telefonata potrebbe darti le informazioni di cui hai bisogno ed essere un facile passaggio per i beneficiari. Non solo riduce l'onere, ma ti dà anche la possibilità di ottenere una comprensione più ricca e sfumata del loro impatto, inclusi tutti i piccoli dettagli che sono difficili da catturare in un rapporto scritto. Inoltre, queste conversazioni creano più spazio per un dialogo onesto in modo che tu possa cercare feedback sui tuoi processi e sulle tue aspettative come finanziatore.

11. Da non fare: vincolare il finanziamento a programmi specifici

* Fare: fornire finanziamenti illimitati

Operare da un luogo di fiducia non si limita al processo di candidatura. Si applica anche al finanziamento stesso. Le organizzazioni che sostieni sanno meglio di cosa hanno bisogno e come servire le loro comunità. Lascia che queste squadre decidano come spendere i soldi che assegna loro.

Invece di vincolare i tuoi finanziamenti a programmi o costi specifici, fornisci finanziamenti illimitati. In sostanza, il finanziamento illimitato consente all'organizzazione no profit di determinare il modo migliore per utilizzare queste risorse per promuovere la propria missione. Forse va direttamente nei programmi o forse lo usano per il personale, la tecnologia o l'affitto. La chiave è fidarsi che i beneficiari sappiano cosa è meglio.

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L'utilizzo della giusta piattaforma di gestione delle sovvenzioni consente di semplificare i processi, alleggerendo l'onere dei beneficiari e dei gestori dei programmi. Senza gli strumenti giusti, le attività amministrative possono accumularsi e intralciare, compromettendo la tua capacità di promuovere l'equità e stringere relazioni significative.

Submittable è una piattaforma di impatto sociale creata per aiutare i finanziatori a lanciare, gestire e misurare i loro programmi con facilità. Scopri come possiamo aiutarti a creare un flusso di lavoro adatto a te e ai tuoi beneficiari.