كيفية اختيار متطلبات تطبيق المنحة الصحيحة

في بعض الأحيان تكون المهام الأكثر مملة هي الأكثر أهمية.

خذ متطلبات طلب المنحة على سبيل المثال. على الرغم من أن إنشاء تطبيق ما يمكن أن يبدو وكأنه مهمة إدارية بحتة ، إلا أن كيفية هيكلة الممولين لتطبيقاتهم تُحدث فرقًا كبيرًا من حيث من يصلون إليه وكيف يؤطرون علاقاتهم مع المستفيدين.

بالنسبة لمانحي المنح الذين يتطلعون إلى تعزيز حقوق الملكية ودعم الابتكار ، فإن التعمد بشأن كيفية بناء طلب المنحة الخاص بك هو المكان الذي يلتقي فيه المطاط بالطريق. أثناء قيامك ببناء متطلبات برنامجك ، يجب أن يكون هدفك هو تقليل عبء الممنوح - عبء العمل الذي يخلقه تمويلك للمنظمات والأفراد الذين تمولهم.

يتبنى العديد من الممولين الأطر التي تركز على الأسهم مثل العمل الخيري القائم على الثقة وتقديم المنح التشاركية ، والتي تساعد في معالجة اختلالات القوة الحالية في جميع أنحاء القطاع. هذا عظيم. ولكن إذا كنت مانحًا غير متأكد من كيفية وضع القيم موضع التنفيذ ، فإن متطلبات طلب المنحة الخاصة بك تعد مكانًا رائعًا للبدء.

ما سبب أهمية متطلبات طلب المنحة الجيدة

إذا سبق لك التقدم لوظيفة عبر الإنترنت ، فأنت تعلم أن التطبيق غير المدروس جيدًا يمكن أن يكون مضيعة للوقت بشكل لا يصدق. الشيء نفسه ينطبق على طلبات المنح. عندما تقوم بتبسيط تطبيقك ، فأنت لا توفر وقت المستفيدين فقط ، بل تتيح لفريقك القيام بما يلي.

1. تقليل عبء المستفيد

المنظمات غير الربحية المجتمعية ممدودة. في كثير من الأحيان ، تتراكم عملية طلب المنحة على المزيد من العمل لهذه الفرق التي تعمل فوق طاقتها بالفعل. بالنسبة للممولين ، قد لا يبدو ذلك صفقة كبيرة ، ولكن بالنسبة للموظفين الذين يتعين عليهم تخصيص وقتهم بالإضافة إلى قدرتهم العقلية والعاطفية عبر العديد من المشاريع ، فإن كل دقيقة تقضيها في التقدم للحصول على منحة تسحب التركيز بعيدًا عن الآخرين ، وغالبًا ما تكون أكثر تحويلية الشغل.

عندما يقلل المموّلون من الجهد والوقت المستغرقين للتقدم بطلب للحصول على منحة ، فإنهم يمنحون المستفيدين مزيدًا من الحرية لوضع الوقت والطاقة في مكان آخر. هذا ليس بالشيء الصغير.

2. دعم الإنصاف

يحدد من لديه حق الوصول إلى طلبك مباشرة من يمكنه الوصول إلى تمويل المنحة الخاص بك. لذلك ، إذا قمت بإنشاء تجربة تطبيق تستثني بعض الأشخاص ، فأنت بذلك تضع اللامساواة في عمليتك.

تأخذ الإنصاف النية. إنه ليس شيئًا يحدث بالصدفة. يعد إنشاء تطبيق شامل جزءًا من اللغز. إنه يضمن عدم إدامة التحيز واستبعاد مجموعات معينة عن غير قصد من برنامجك. يهدف نموذج المنحة الخاص بك إلى ربطك بالمستفيدين المحتملين. آخر شيء تريده هو أن تصبح متطلبات التطبيق عائقًا.

3. تسوية الملعب

عندما تتخلص من العبء الإداري عن المستفيدين من المنح ، فإنك تفتح فرص تمويل لمجموعة أكبر بكثير من المنظمات. إذا كان لديك تطبيق طويل ومرهق ، فلن تتمكن من التقدم إلا للمؤسسات الكبيرة التي لديها موظف (أو فريق) مخصص لمنح الكتابة. المنظمات غير الربحية الأصغر لن تمتلك النطاق الترددي.

يمكن أن يكون تبسيط العملية مفيدًا للجميع. إنه يقلل من عبء العمل على فريق المراجعة الخاص بك ، ويفتح الباب للعديد من المتقدمين. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعد الحد من الروتين على كسر بعض التحيزات الراسخة التي يمكن أن تعيق القطاع الخيري.

تشرح بريندا سولورزانو ، الرئيس التنفيذي لمؤسسة Headwaters ، تأثير تبسيط عملية طلب المنحة الخاصة بهم: "القصص التي جمعناها عن العمل الذي يتم إنجازه مع هذه المنح التشغيلية العامة - إنه تحول في العديد من هذه المجتمعات" ، على حد قولها. "وهذه مجتمعات ليس لديها بنية تحتية كبيرة ، وليس لديها منظمات غير ربحية كبيرة ، ولا يوجد بها أفراد تنمية. إنهم من الأشخاص الذين لن يكونوا قادرين على المنافسة في عملية التقديم التقليدية ".

أدت إعادة تشكيل متطلبات طلبات المنح الخاصة بهم إلى تغيير جذري في الأشخاص الذين وصلت إليهم مؤسسة Headwaters في برامجها. في المقابل ، كانوا قادرين على إحداث تأثير هادف طويل المدى.

4. إبقاء المنظمات غير الربحية تركز على مهمتها

الهدف الكامل لبرنامج المنح هو للممولين لوضع الموارد في أيدي المنظمات التي تقوم بعمل مجتمعي مهم. إذا كنت ، مقابل التمويل ، تسحب قدرًا كبيرًا من وقت الفريق وطاقته بعيدًا عن هذا العمل ، فإنك تقوض قدرتهم على الاستمرار في التركيز على مهمتهم.

عندما تقوم بتبسيط عملية التقديم ، فإنك تمنح المستفيدين مزيدًا من الوقت للاستثمار في العمل الأكثر أهمية. يمكن أن يذهب هذا الوقت الموفر إلى بناء علاقات داخل المجتمع أو التخطيط الاستراتيجي أو التطوير المهني أو الابتكار للمستقبل. هذه هي الجهود التي ستساعد المنظمات على النجاح على المدى الطويل.

5. بناء علاقات أقوى

بدلاً من رؤية علاقة الممول / المستفيد على أنها هرمية ، يعيد العديد من المانحين تصورها لتكون أكثر تعاونًا. جزء كبير من علاقة عادلة وطويلة الأمد هو القدرة على العمل من مكان الثقة. بدلاً من النظر إلى التطبيق باعتباره فرصتك لفحص المستفيدين المحتملين ، فكر في الأمر كفرصة للتحقق مما إذا كانت مهامك متوافقة أم لا.

يعد تبسيط طلب المنحة طريقة رائعة لتركيز المستفيدين على المنح في عملك. أنت تخبرهم أنك تقدر وقتهم وطاقتهم. بالإضافة إلى ذلك ، فهو يمكّنك من التحرك بالإلحاح الذي يشعرون به. عندما تحاول المنظمات تلبية احتياجات المجتمع ، فإنها لا تريد أن تتباطأ من قبل الممولين الذين يستغرقون شهورًا وشهورًا لجمع طلبات المنح ومراجعتها.

من خلال تركيز تجربة المستفيد ، يخلق المموّلون مساحة أكبر للحوار والتغذية الراجعة والابتكار. لا يؤدي تبادل الأفكار هذا إلى تقوية العلاقات فحسب ، بل يفيد المجتمعات أيضًا على نطاق أوسع.

11 نصيحة وتجنب بناء طلب المنحة الخاص بك

1. لا تفعل: إنشاء تطبيق معقد لا داعي له

* افعل: فكر في طلبك من منظور مقدم الطلب

لا تنشئ تجربة تطبيق لا ترغب في خوضها بنفسك. على سبيل المثال ، إذا طلبت من المؤسسات تحميل المستندات ، فلا تطلب منهم أيضًا إدخال هذه المعلومات في حقل نموذج منفصل. قلل من الطلبات الزائدة عن الحاجة واجعل الأسئلة واضحة ومباشرة.

أثناء إنشاء التطبيق الخاص بك ، فكر في الأفراد أو الفرق على الجانب الآخر من التجربة. حاول أن تجعل الأمر سهلاً عليهم قدر الإمكان. قبل أن تنشر تطبيقك ، حاول أن تتخيل أنك تقرأه للمرة الأولى. اسال نفسك:

• هل هناك أسئلة محيرة؟
• هل أي من التعليمات غير واضحة؟
• هل تستخدم الكثير من المصطلحات الفنية؟

خطأ في جانب المبالغة في الشرح وتأكد من أن المتقدمين يعرفون بمن يتصلون إذا كانت لديهم أسئلة.

2. لا تفعل: حوّل طلب الحصول على منحة إلى لعبة تخمين

* قم بما يلي: اجعل التطبيق الكامل متاحًا للتنزيل

إنه لأمر محبط للغاية أن تجلس لملء طلب ما وتدرك أنه ليس لديك كل المعلومات التي تحتاجها. ما بدا وكأنه مهمة بسيطة تحول إلى مطاردة زبال. إذا لم تكن مقدمًا بشأن ما سيحتاج مقدمو الطلبات إلى تقديمه للنظر فيه ، فمن المحتمل أن تجعل العملية أكثر صعوبة مما يجب أن تكون عليه.

اجعل تطبيقك قابلاً للتنزيل حتى يتوفر للمتقدمين الوقت لجمع كل البيانات التي سيحتاجون إليها قبل البحث. يمكنهم العمل مع فرقهم للتأكد من أن لديهم كل ما يحتاجون إليه للتقديم. على سبيل المثال ، إذا كانت متطلبات طلب المنحة الخاصة بك تتضمن أسئلة حول الميزانية والبرامج المستقبلية والتركيبة السكانية للمستفيدين ، فقد يعني ذلك جمع البيانات من ثلاثة مصادر مختلفة. لا أحد يريد القيام بذلك بينما يكون في منتصف ملء الطلب. لا تجعلهم.

3. لا تفعل: ضع كل العمل على شخص واحد

* قم بما يلي: تفعيل التعاون

إذا اخترت نظامًا أساسيًا لإدارة المنح يحد من قدرة المتقدمين على التعاون ، فقد تضع عبء العمل الكامل على شخص واحد. إذا كان بإمكان الفرق المساهمة بسهولة في التطبيق دون تعطيل سير عمل بعضها البعض ، فلديهم خيار تقسيم المهام بشكل متساوٍ أكثر.

ابحث عن نظام أساسي يجعل الأمر بسيطًا للفرق من خلال توفير التعاون في الوقت الفعلي ، حتى يتمكن الجميع من رؤية العمل الذي تم إنجازه وما تبقى لإكماله.

تتيح أداة التعاون الخاصة بـ submittable للمتقدمين رؤية التواجد في الوقت الفعلي للمساهمين الآخرين.

4. لا تفعل: اجعل كل متقدم يملأ الاستمارة كاملة

* افعل: استخدم فحص الأهلية

لا ترغب في مراجعة المتقدمين غير المؤهلين للحصول على منحك. والمنظمات لا تريد أن تضيع الوقت في ملء استمارات لمنحة لن تحصل عليها بالتأكيد. هذا هو السبب في أن فحص الأهلية مفيد للجميع.

استخدم بعض الأسئلة السريعة للتأكد من عدم تمكن أي شخص من إكمال طلبك بالكامل ما لم يستوف متطلبات الأهلية الأساسية - سواء كان ذلك الموقع الجغرافي أو الحالة غير الربحية أو التركيز على المهمة أو حجم المؤسسة أو أي شيء آخر.

5. لا تفعل: افترض أن المتقدمين يمكنهم الوصول إلى طلبك بسهولة

* افعل: ابحث عن برنامج إدارة منح متوافق مع الأجهزة المحمولة باستخدام VPAT

عندما تقوم بإنشاء طلب المنحة الخاص بك ، فأنت تريد التأكد من أن الجميع يمكنهم الوصول إليه. اختر منصة سهلة الاستخدام للأشخاص من جميع الخلفيات التقنية.

تريد أيضًا اختيار تطبيق يستجيب بشكل كامل على الأجهزة المحمولة. سيساعدك هذا في الوصول إلى الأشخاص الذين قد لا يكون لديهم وصول موثوق إلى جهاز كمبيوتر أو شبكة WiFi. تأكد من اختبار التطبيق الخاص بك على جهاز محمول للتأكد من عدم وجود مشكلات في عرض الإرشادات أو تحميل المستندات أو إرسال النماذج.

يعني تحديد أولويات الوصول أيضًا اختيار البرامج التي يمكن الوصول إليها للأشخاص الذين يعانون من مجموعة واسعة من الإعاقات. ابحث عن حلول باستخدام نموذج إمكانية الوصول التطوعي للمنتج (VPAT) للتأكد من أن البرنامج الذي تختاره يفي بمعايير إمكانية الوصول (psst… submittable يفعل ذلك).

6. لا تفعل: اطلب المعلومات المتاحة للجمهور

* افعل: استغل وقتك في البحث

قد يبدو أنه ليس بالأمر المهم أن تطلب من المنظمات إرسال المعلومات التي يمكن لفريقك العثور عليها بمفرده. ولكن إذا نظرت إلى الأمر من وجهة نظرهم ، فأنت تطلب منهم تخصيص بعض الوقت لجمع المعلومات التي لديك حق الوصول إليها بالفعل.

بصفتك مانحًا ، يمكنك تحمل عبء كبير على المستفيدين من المنح من خلال جمع المعلومات المتاحة للجمهور. ستندهش من مقدار ما يمكنك أن تتعلمه عن مؤسسة ما دون أن تطلب ذلك. ابحث عن مواقع الويب العامة والتقارير المالية السابقة وقواعد البيانات مثل Candid للحصول على المعلومات التي تحتاجها.

عندما يتعلق الأمر بالتعرف على السياق الاجتماعي الأوسع لعمل الحاصلين على المنحة ، يمكنك إجراء الكثير من هذا البحث بنفسك. يجب أن يستثمر فريقك الوقت في فهم المشكلات التي تواجهها المجتمعات حتى تتمكن من فهم كيفية تناسب عمل المستفيدين من المنح. لا تعتمد على المستفيدين من المنح لتثقيف فريقك. هذا ليس دورهم.

7. لا تفعل: اطلب معلومات لن تستخدمها

* افعل: وضح سبب احتياجك لكل جزء من البيانات

عندما يتعلق الأمر بكتابة متطلبات طلب المنحة ، فإن المزيد ليس دائمًا هو الأفضل. ما عليك سوى طرح الأسئلة التي ستزودك بالمعلومات التي تهتم بها. في بعض الأحيان يقوم المانحون بتضمين الأسئلة لأنها تبدو ذات صلة من الناحية النظرية ، ولكن من الناحية العملية ، فإن الإجابات لا تهم كثيرًا في الواقع.

راجع طلبك واسأل لماذا تعتبر كل معلومة ضرورية. هذه أيضًا طريقة جيدة للتحقق من التكرار.

8. لا تفعل: تتطلب تنسيقًا فريدًا

* قم بما يلي: قبول الملفات والكتابة لمانحي المنح الآخرين

قد تكون إحدى المؤسسات قد أنشأت مستندًا لممول آخر. إذا كان هذا المستند يتضمن جميع المعلومات التي تحتاجها ، فلا تجعل مقدم الطلب يقوم بإعادة تنسيقه لإرساله إليك. هذا مضيعة كبيرة للوقت.

كن على استعداد لقبول عمليات الكتابة والتقارير التي تم إنشاؤها لممولين آخرين. ولاحظ هذه المرونة في التطبيق الخاص بك.

يمكنك أيضًا قبول أنواع ملفات متعددة حتى لا يضطر المستفيدون إلى إعادة إنشاء المحتوى. على سبيل المثال ، إذا كان لديهم مقطع فيديو قاموا بإنشائه لشرح برنامجهم الجديد ، فدعهم يرسلونه بدلاً من مطالبتهم بكتابة نفس المعلومات.

9. لا تفعل: اجعل المستفيدين ينتظرون في طي النسيان

* افعل: تحرك بإلحاح

يمكن أن يكون لقراراتك بصفتك مانحًا تأثيرًا عميقًا على المنظمات التي تسعى للحصول على التمويل. قد تتوقف قدرتهم على تشغيل برامج محددة أو تعيين موظفين أو الاستثمار في تدريب أو تقنية جديدة على ما إذا كانوا سيحصلون على منحة أم لا. ابذل قصارى جهدك للحصول على إجابة في أسرع وقت ممكن.

إن تبسيط متطلبات طلب المنحة الخاص بك سيجعل من السهل على فريق المراجعة الخاص بك إكمال تقييماتهم بسرعة. لكنك تريد أيضًا أن تكون واضحًا مع المتقدمين بشأن الإطار الزمني المتوقع حتى يتمكنوا من التخطيط وفقًا لذلك. دعهم يعرفون متى تنوي اتخاذ قرار ثم اعمل على الالتزام بهذه المواعيد النهائية. إذا تغيرت الأمور ، تواصل معنا. لا تترك أي شخص في الظلام.

تذكر: هذا الاستعجال لا يتوقف عند قرار المنح. أنت أيضًا تريد الحصول على الأموال في أيدي المستفيدين من المنحة بأسرع ما يمكن. لا يريدون أن يسمعوا أنهم سيحصلون على شيك ثم عليهم الانتظار شهورًا حتى يصل. اختر برنامجًا يمكّنك من صرف الأموال وتتبعها رقميًا.

10. لا تفعل: اجعل كل تسجيل وصول تقريرًا رسميًا

* افعل: استخدم عمليات تسجيل الوصول غير الرسمية اللفظية

يعد تخصيص بعض الوقت للتواصل مع المستفيدين طريقة رائعة لتتبع تأثيرك وتقوية علاقاتك مع المنظمات التي تدعمها. ولكن إذا قمت بإجراء كل تسجيل وصول عملية رسمية تتطلب من المستفيدين تقديم تقرير مكتوب ، فإنك تخلق الكثير من العمل الإضافي لفرقهم.

بدلاً من ذلك ، فكر في دمج المزيد من عمليات التسجيل غير الرسمية في عملية إعداد تقارير المنح الخاصة بك. على سبيل المثال ، يمكن أن توفر لك مكالمة هاتفية سريعة المعلومات التي تحتاجها وتكون بمثابة رفع سهل للمستفيدين. فهو لا يخفف العبء فحسب ، بل يمنحك أيضًا فرصة للحصول على فهم أكثر ثراءً ودقة لتأثيرها ، بما في ذلك جميع التفاصيل الصغيرة التي يصعب تسجيلها في تقرير مكتوب. بالإضافة إلى ذلك ، تخلق هذه المحادثات مساحة أكبر للحوار الصادق حتى تتمكن من الحصول على تعليقات حول عملياتك وتوقعاتك بصفتك مانحًا.

11. لا تفعل: ربط تمويلك ببرامج محددة

* قم بما يلي: توفير تمويل غير مقيد

لا يقتصر العمل من مكان ثقة على عملية تقديم الطلبات. كما أنها تنطبق على التمويل نفسه. تعرف المنظمات التي تدعمها بشكل أفضل ما يحتاجون إليه وكيفية خدمة مجتمعاتهم. دع هذه الفرق تقرر كيفية إنفاق الأموال التي تمنحها لهم.

بدلاً من ربط تمويلك ببرامج أو تكاليف محددة ، قدم تمويلاً غير مقيد. في الأساس ، يتيح التمويل غير المقيد للمؤسسة غير الربحية تحديد أفضل السبل لاستخدام هذه الموارد لتعزيز مهمتها. ربما يتم تضمينه في البرامج أو ربما يستخدمونه للتوظيف أو التكنولوجيا أو الإيجار. المفتاح هو الثقة في أن المستفيدين يعرفون ما هو الأفضل.

ابحث عن البرنامج المناسب لدعم مهمتك

يمكّنك استخدام النظام الأساسي المناسب لإدارة المنح من تبسيط عملياتك ، وإزالة العبء عن الجهات الممنوحة لك وكذلك مديري البرامج الخاصة بك. بدون الأدوات المناسبة ، يمكن أن تتراكم المهام الإدارية وتعترض طريقك ، مما يؤثر على قدرتك على تعزيز العدالة وإقامة علاقات هادفة.

submittable عبارة عن نظام أساسي للتأثير الاجتماعي تم إنشاؤه لمساعدة المانحين في إطلاق برامجهم وإدارتها وقياسها بسهولة. اكتشف كيف يمكننا مساعدتك في بناء سير عمل مناسب لك ولمتلقي المنح.