Cómo elegir los requisitos de solicitud de subvención correctos

A veces las tareas más aburridas son las más importantes.

Tome los requisitos de solicitud de subvención, por ejemplo. Aunque la creación de una solicitud puede parecer una tarea puramente administrativa, la forma en que los patrocinadores estructuran sus solicitudes marca una gran diferencia tanto en términos de a quién llegan como de cómo enmarcan sus relaciones con los beneficiarios.

Para los donantes que buscan promover la equidad y apoyar la innovación, ser intencional sobre cómo construye su solicitud de subvención es donde la goma se encuentra con el camino. A medida que crea los requisitos de su programa, su objetivo debe ser reducir la carga del concesionario: la carga de trabajo que su financiación crea para las organizaciones y las personas que financia.

Muchos financiadores están adoptando marcos centrados en la equidad, como la filantropía basada en la confianza y la concesión participativa de subvenciones, que ayudan a abordar los desequilibrios de poder existentes en todo el sector. Genial. Pero si usted es un donante que no está seguro de cómo poner los valores en acción, los requisitos de su solicitud de subvención son un excelente lugar para comenzar.

Por qué son importantes los buenos requisitos de solicitud de subvención

Si alguna vez solicitó un trabajo en línea, sabe que una solicitud mal pensada puede ser una increíble pérdida de tiempo. Lo mismo ocurre con las solicitudes de subvenciones. Cuando simplifica su solicitud, no solo le ahorra tiempo a los beneficiarios, sino que le permite a su equipo hacer lo siguiente.

1. Reducir la carga del concesionario

Las organizaciones comunitarias sin fines de lucro están al límite. Con demasiada frecuencia, el proceso de solicitud de subvención acumula más trabajo para estos equipos que ya están sobrecargados. Para los financiadores, eso puede no parecer un gran problema, pero para los empleados que tienen que presupuestar su tiempo y su capacidad mental y emocional en muchos proyectos, cada minuto que dedican a solicitar una subvención desvía la atención de otros, a menudo más transformadores. trabaja.

Cuando los financiadores reducen el esfuerzo y el tiempo que lleva solicitar una subvención, dan a los beneficiarios más libertad para dedicar tiempo y energía a otra parte. Eso no es poca cosa.

2. Apoyar la equidad

Quién tiene acceso a su solicitud determina directamente quién tiene acceso a la financiación de su subvención. Entonces, si crea una experiencia de aplicación que excluye a algunas personas, está generando inequidad en su proceso.

La equidad requiere intención. No es algo que suceda por accidente. Crear una aplicación inclusiva es una pieza del rompecabezas. Garantiza que no perpetúe el sesgo y excluya involuntariamente a ciertos grupos de su programa. Su formulario de subvención está destinado a conectarlo con posibles beneficiarios. Lo último que desea es que los requisitos de su aplicación se conviertan en una barrera.

3. Nivelar el campo de juego

Cuando elimina la carga administrativa de los beneficiarios, abre oportunidades de financiación a una gama mucho más amplia de organizaciones. Si tiene una solicitud larga y engorrosa, solo las organizaciones más grandes con un empleado (o equipo) dedicado a la redacción de subvenciones podrán presentar una solicitud. Las organizaciones sin fines de lucro más pequeñas no tendrán el ancho de banda.

Simplificar el proceso puede ser bueno para todos. Disminuye la carga de trabajo de su equipo de revisión y abre la puerta a muchos más solicitantes. Además, la reducción de la burocracia puede ayudar a romper algunos de los prejuicios arraigados que pueden frenar el sector filantrópico.

Brenda Solorzano, directora ejecutiva de Headwaters Foundation, explica el efecto de agilizar su proceso de solicitud de subvenciones: "Las historias que hemos recopilado sobre el trabajo que se está realizando con estas subvenciones operativas generales, es transformador en muchas de estas comunidades", dice. “Y estas son comunidades que no tienen una gran infraestructura, no tienen grandes organizaciones sin fines de lucro, no tienen gente de desarrollo. Son el tipo de personas que no serían tan competitivas en un proceso de solicitud tradicional”.

La remodelación de sus requisitos de solicitud de subvenciones cambió radicalmente a quién llegaba Headwaters Foundation con sus programas. A su vez, pudieron tener un impacto significativo a largo plazo.

4. Mantenga a las organizaciones sin fines de lucro enfocadas en su misión

El objetivo de un programa de subvenciones es que los financiadores pongan recursos en manos de organizaciones que realizan un importante trabajo comunitario. Si, a cambio de la financiación, está quitando una cantidad significativa de tiempo y energía del equipo de ese trabajo, está socavando su capacidad para mantenerse enfocado en su misión.

Cuando agiliza su proceso de solicitud, les da a los beneficiarios más tiempo para invertir en el trabajo que más les importa. Ese tiempo ahorrado podría destinarse a la construcción de relaciones dentro de la comunidad, la planificación estratégica, el desarrollo profesional o la innovación para el futuro. Estos son los esfuerzos que ayudarán a las organizaciones a tener éxito a largo plazo.

5. Construya relaciones más fuertes

En lugar de ver la relación financiador/beneficiario como jerárquica, muchos donantes la están reinventando para que sea más colaborativa. Una gran parte de una relación equitativa y duradera es la capacidad de operar desde un lugar de confianza. En lugar de ver la solicitud como su oportunidad de examinar a los beneficiarios potenciales, considérela como una oportunidad para verificar si sus misiones se alinean.

Agilizar su solicitud de subvención es una excelente manera de centrar a los beneficiarios en su trabajo. Les estás haciendo saber que valoras su tiempo y energía. Además, le permite moverse con la urgencia que sienten. Cuando las organizaciones están tratando de satisfacer las necesidades de la comunidad, no quieren que los financiadores les demoren meses y meses para recopilar y revisar las solicitudes de subvenciones.

Al centrar la experiencia del concesionario, los financiadores crean más espacio para el diálogo, la retroalimentación y la innovación. Este intercambio de ideas no solo fortalece las relaciones, sino que también beneficia a las comunidades en general.

Los 11 pros y los contras de crear su solicitud de subvención

1. No: Cree una aplicación innecesariamente compleja

* Hacer: Piense en su solicitud desde la perspectiva del solicitante

No cree una experiencia de aplicación que no le gustaría experimentar usted mismo. Por ejemplo, si le pide a las organizaciones que carguen documentos, no les pida que también ingresen esa información en un campo de formulario separado. Limite las solicitudes redundantes y haga preguntas claras y directas.

A medida que crea su aplicación, piense en las personas o equipos del otro lado de la experiencia. Trate de hacerlo lo más fácil posible para ellos. Antes de publicar su aplicación, intente imaginar que la está leyendo por primera vez. Pregúntese:

• ¿Hay preguntas confusas?
• ¿Alguna de las instrucciones no está clara?
• ¿Utiliza demasiada jerga técnica?

Errar por el lado de explicar en exceso y asegúrese de que los solicitantes sepan a quién contactar si tienen preguntas.

2. No: convertir la solicitud de una subvención en un juego de adivinanzas

* Hacer: hacer que la aplicación completa esté disponible para descargar

Es increíblemente frustrante sentarse a llenar una solicitud y darse cuenta de que no tiene toda la información que necesita. Lo que parecía una tarea sencilla se ha convertido en una búsqueda del tesoro. Si no es sincero sobre lo que los solicitantes deberán enviar para ser considerados, posiblemente esté haciendo que el proceso sea mucho más difícil de lo que debe ser.

Haga que su solicitud se pueda descargar para que los solicitantes tengan tiempo de recopilar todos los datos que necesitarán antes de comenzar. Pueden trabajar con sus equipos para asegurarse de tener todo lo que necesitan para presentar la solicitud. Por ejemplo, si los requisitos de su solicitud de subvención incluyen preguntas sobre el presupuesto, los programas futuros y la demografía de los beneficiarios, eso podría significar recopilar datos de tres fuentes diferentes. Nadie quiere hacer esto mientras está completando la solicitud. No los hagas.

3. No: Poner todo el trabajo en una sola persona

* Hacer: habilitar la colaboración

Si elige una plataforma de administración de subvenciones que limita la capacidad de colaboración de los solicitantes, es posible que esté asignando toda la carga de trabajo a una sola persona. Si los equipos pueden contribuir fácilmente a la aplicación sin interrumpir el flujo de trabajo de los demás, tienen la opción de dividir las tareas de manera más uniforme.

Busque una plataforma que simplifique las cosas para los equipos al proporcionar colaboración en tiempo real, para que todos puedan ver qué trabajo se ha realizado y qué queda por completar.

La herramienta de colaboración de Submittable permite a los solicitantes ver la presencia en tiempo real de otros colaboradores.

4. No: hacer que todos los solicitantes completen el formulario completo

* Hacer: usar la evaluación de elegibilidad

No desea revisar los solicitantes que no califican para sus subvenciones. Y las organizaciones no quieren perder el tiempo llenando formularios para una subvención que definitivamente no obtendrán. Es por eso que la evaluación de elegibilidad es buena para todos.

Use algunas preguntas rápidas para asegurarse de que nadie pueda completar su solicitud completa a menos que cumpla con los requisitos básicos de elegibilidad, ya sea la ubicación geográfica, el estado sin fines de lucro, el enfoque de la misión, el tamaño de la organización u otra cosa.

5. No: Suponga que los solicitantes pueden acceder a su solicitud fácilmente

* Hacer: Encuentre un software de administración de subvenciones compatible con dispositivos móviles con un VPAT

Cuando esté creando su solicitud de subvención, querrá asegurarse de que todos puedan acceder a ella. Elija una plataforma que sea fácil de usar para personas de todos los niveles técnicos.

También desea elegir una aplicación que responda completamente en dispositivos móviles. Esto lo ayudará a llegar a personas que pueden no tener acceso confiable a una computadora o WiFi. Asegúrese de probar su aplicación en un dispositivo móvil para asegurarse de que no haya problemas para ver las instrucciones, cargar documentos o enviar formularios.

Priorizar el acceso también significa elegir software que sea accesible para personas con una amplia gama de discapacidades. Busque soluciones con una Plantilla voluntaria de accesibilidad de productos (VPAT) para asegurarse de que el software que elija cumpla con los estándares de accesibilidad (psst... Enviable cumple).

6. No: Pida información disponible públicamente

* Hacer: Usa tu propio tiempo para investigar

Puede parecer que no es gran cosa pedir a las organizaciones que envíen información que su equipo podría encontrar por sí solo. Pero si lo mira desde su perspectiva, les está pidiendo que se tomen el tiempo para recopilar información a la que ya tiene acceso.

Como donante, puede quitarles una gran carga de encima a sus beneficiarios recopilando información disponible públicamente. Se sorprendería de cuánto puede aprender sobre una organización sin tener que preguntar. Busque sitios web públicos, informes financieros anteriores y bases de datos como Candid para obtener la información que necesita.

Cuando se trata de aprender sobre el contexto social más amplio del trabajo de sus beneficiarios, puede investigar mucho por su cuenta. Su equipo debe invertir tiempo en comprender los problemas que enfrentan las comunidades para que pueda comprender cómo encaja el trabajo de sus beneficiarios. No confíe en sus beneficiarios para educar a su equipo. Ese no es su papel.

7. No: Pida información que no usará

* Sí: aclara por qué necesitas cada dato

Cuando se trata de redactar los requisitos de solicitud de subvención, más no siempre es mejor. Solo desea hacer preguntas que le proporcionen información que le interese. A veces, los donantes incluyen preguntas porque parecen relevantes en teoría, pero en la práctica las respuestas en realidad no importan mucho.

Revise su solicitud y pregunte por qué es necesaria cada información. Esta también es una buena manera de comprobar si hay redundancias.

8. No: Requerir un formato único

* Hacer: Aceptar archivos y escritos para otros donantes

Una organización podría haber creado un documento para otro financiador. Si ese documento incluye toda la información que necesita, no haga que el solicitante lo vuelva a formatear para entregárselo. Eso es una gran pérdida de tiempo.

Esté dispuesto a aceptar escritos e informes creados para otros financiadores. Y tenga en cuenta esta flexibilidad dentro de su aplicación.

También puede aceptar varios tipos de archivos para que los beneficiarios no tengan que recrear el contenido. Por ejemplo, si tienen un video que crearon para explicar su nuevo programa, permítales enviarlo en lugar de pedirles que escriban toda la misma información.

9. No hacer: dejar a los beneficiarios esperando en el limbo

* Hacer: Muévete con urgencia

Sus decisiones como donante pueden tener un efecto profundo en las organizaciones que buscan financiamiento. Su capacidad para ejecutar programas específicos, contratar empleados o invertir en nueva capacitación o tecnología podría depender de si reciben o no una subvención. Haz tu mejor esfuerzo para obtener una respuesta lo más rápido posible.

La simplificación de los requisitos de su solicitud de subvención facilitará que su equipo de revisión complete sus evaluaciones rápidamente. Pero también desea ser claro con los solicitantes sobre el plazo esperado para que puedan planificar en consecuencia. Hágales saber cuándo tiene la intención de tomar una decisión y luego trabaje para cumplir con esos plazos. Si las cosas cambian, póngase en contacto. No dejes a nadie en la oscuridad.

Recuerde: esta urgencia no termina con la decisión de adjudicación. También desea que los fondos lleguen a manos de sus beneficiarios lo más rápido posible. No quieren escuchar que recibirán un cheque y luego tendrán que esperar meses para que llegue. Elija un software que le permita desembolsar y rastrear fondos digitalmente.

10. No: hacer de cada registro un informe formal

* Sí: use controles informales y verbales

Tomarse el tiempo para comunicarse con los beneficiarios es una excelente manera de realizar un seguimiento de su impacto y fortalecer sus relaciones con las organizaciones que apoya. Pero si hace que cada registro sea un proceso formal que requiere que los beneficiarios envíen un informe escrito, está generando mucho trabajo adicional para sus equipos.

En su lugar, piense en incorporar registros más informales en su proceso de presentación de informes de subvenciones. Por ejemplo, una llamada telefónica rápida podría brindarle la información que necesita y ser un impulso fácil para los beneficiarios. No solo disminuye la carga, sino que también le brinda la oportunidad de obtener una comprensión más rica y matizada de su impacto, incluidos todos los pequeños detalles que son difíciles de capturar en un informe escrito. Además, estas conversaciones crean más espacio para el diálogo honesto para que pueda buscar comentarios sobre sus procesos y expectativas como donante.

11. No: vincule su financiación a programas específicos

* Hacer: Proporcionar financiación sin restricciones

Operar desde un lugar de confianza no se limita al proceso de solicitud. También se aplica a la propia financiación. Las organizaciones a las que apoya saben mejor lo que necesitan y cómo servir a sus comunidades. Deje que estos equipos decidan cómo gastar el dinero que les otorga.

En lugar de vincular su financiación a programas o costos específicos, proporcione financiación sin restricciones. En esencia, la financiación sin restricciones permite que la organización sin fines de lucro determine la mejor manera de utilizar estos recursos para promover su misión. Tal vez vaya directamente a los programas o tal vez lo usen para el personal, la tecnología o el alquiler. La clave es confiar en que los beneficiarios saben qué es lo mejor.

Encuentre el software adecuado para respaldar su misión

El uso de la plataforma de administración de subvenciones adecuada le permite agilizar sus procesos, eliminando la carga de sus beneficiarios y de sus propios administradores de programas. Sin las herramientas adecuadas, las tareas administrativas pueden acumularse y estorbar, afectando su capacidad para promover la equidad y forjar relaciones significativas.

Submittable es una plataforma de impacto social creada para ayudar a los donantes a lanzar, administrar y medir sus programas con facilidad. Descubra cómo podemos ayudarlo a crear un flujo de trabajo adecuado para usted y sus beneficiarios.