Como escolher os requisitos de solicitação de subsídio corretos

Às vezes, as tarefas mais chatas são as mais importantes.

Veja os requisitos de solicitação de subsídios, por exemplo. Embora a criação de um aplicativo possa parecer uma tarefa puramente administrativa, a forma como os financiadores estruturam seus aplicativos faz uma grande diferença tanto em termos de quem eles alcançam quanto em como estruturam seus relacionamentos com os beneficiários.

Para os doadores que buscam promover a equidade e apoiar a inovação, ser intencional sobre como você cria seu pedido de subsídio é onde a borracha encontra o caminho. À medida que você cria os requisitos do seu programa, seu objetivo deve ser reduzir a carga do beneficiário – a carga de trabalho que seu financiamento cria para as organizações e indivíduos que você financia.

Muitos financiadores estão adotando estruturas focadas em equidade, como filantropia baseada em confiança e doações participativas, que ajudam a resolver os desequilíbrios de poder existentes em todo o setor. Isso é ótimo. Mas se você for um doador e não tiver certeza de como colocar os valores em ação, seus requisitos de solicitação de doação são um ótimo ponto de partida.

Por que os bons requisitos de solicitação de subsídios são importantes

Se você já se candidatou a um emprego on-line, sabe que uma inscrição mal pensada pode ser uma incrível perda de tempo. O mesmo vale para os pedidos de subvenção. Ao simplificar sua inscrição, você não apenas economiza o tempo de seus beneficiários, mas também permite que sua equipe faça o seguinte.

1. Reduzir o encargo do donatário

As organizações sem fins lucrativos da comunidade são esticadas. Muitas vezes, o processo de solicitação de subsídios acumula mais trabalho para essas equipes já sobrecarregadas. Para os financiadores, isso pode não parecer grande coisa, mas para os funcionários que precisam orçar seu tempo, bem como sua capacidade mental e emocional em muitos projetos, cada minuto gasto na solicitação de um subsídio afasta o foco de outros projetos, muitas vezes mais transformadores. trabalhar.

Quando os financiadores diminuem o esforço e o tempo necessários para solicitar uma doação, eles dão aos doadores mais liberdade para investir tempo e energia em outro lugar. Isso não é pouca coisa.

2. Apoie a equidade

Quem tem acesso à sua inscrição determina diretamente quem tem acesso ao financiamento da sua subvenção. Portanto, se você criar uma experiência de aplicativo que exclua algumas pessoas, estará introduzindo desigualdade em seu processo.

A equidade leva a intenção. Não é algo que acontece por acaso. Criar um aplicativo inclusivo é uma peça do quebra-cabeça. Isso garante que você não perpetue preconceitos e exclua involuntariamente certos grupos de seu programa. Seu formulário de concessão destina-se a conectá-lo a potenciais beneficiários. A última coisa que você quer é que seus requisitos de aplicativo se tornem uma barreira.

3. Nivele o campo de jogo

Ao eliminar a carga administrativa dos beneficiários, você abre oportunidades de financiamento para uma gama muito maior de organizações. Se você tiver uma inscrição longa e complicada, apenas organizações maiores com um funcionário (ou equipe) dedicada à redação da concessão poderão se inscrever. Organizações sem fins lucrativos menores não terão largura de banda.

Simplificar o processo pode ser bom para todos. Isso diminui a carga de trabalho para sua equipe de revisão e abre as portas para muito mais candidatos. Além disso, reduzir a burocracia pode ajudar a quebrar alguns dos preconceitos arraigados que podem impedir o setor filantrópico.

Brenda Solorzano, CEO da Headwaters Foundation, explica o efeito de agilizar o processo de solicitação de subsídios: “As histórias que coletamos sobre o trabalho que está sendo feito com esses subsídios operacionais gerais – é transformador em muitas dessas comunidades”, diz ela. “E essas são comunidades que não têm grande infraestrutura, não têm grandes organizações sem fins lucrativos, não têm pessoal de desenvolvimento. Eles são o tipo de pessoa que não seria tão competitivo em um processo de inscrição tradicional.”

A reformulação de seus requisitos de solicitação de subsídios mudou radicalmente quem a Headwaters Foundation alcançou com seus programas. Por sua vez, eles foram capazes de causar um impacto significativo e de longo prazo.

4. Mantenha as organizações sem fins lucrativos focadas em sua missão

O objetivo principal de um programa de doações é que os financiadores coloquem recursos nas mãos de organizações que realizam um importante trabalho comunitário. Se, em troca de financiamento, você está tirando uma quantidade significativa de tempo e energia da equipe desse trabalho, você está prejudicando sua capacidade de manter o foco em sua missão.

Ao agilizar o processo de inscrição, você dá aos beneficiários mais tempo para investir no trabalho mais importante. Esse tempo economizado pode ser usado na construção de relacionamentos dentro da comunidade, planejamento estratégico, desenvolvimento profissional ou inovação para o futuro. Esses são os esforços que ajudarão as organizações a serem bem-sucedidas no longo prazo.

5. Construa relacionamentos mais fortes

Em vez de ver a relação financiador/donatário como hierárquica, muitos doadores estão reimaginando-a para ser mais colaborativa. Uma grande parte de um relacionamento justo e duradouro é a capacidade de operar a partir de um local de confiança. Em vez de ver a inscrição como sua chance de avaliar potenciais beneficiários, pense nela como uma oportunidade de verificar se suas missões estão alinhadas.

Simplificar o seu pedido de subsídio é uma ótima maneira de centralizar os beneficiários em seu trabalho. Você está deixando-os saber que você valoriza seu tempo e energia. Além disso, permite que você se mova com a urgência que eles sentem. Quando as organizações estão tentando atender às necessidades da comunidade, elas não querem ser retardadas por financiadores que levam meses e meses para coletar e analisar os pedidos de subsídios.

Ao centralizar a experiência do donatário, os financiadores criam mais espaço para diálogo, feedback e inovação. Essa troca de ideias não apenas fortalece os relacionamentos, mas também beneficia as comunidades de forma mais ampla.

Os 11 prós e contras de construir seu pedido de subsídio

1. Não faça: crie um aplicativo desnecessariamente complexo

* Faça: pense na sua candidatura do ponto de vista do candidato

Não crie uma experiência de aplicativo pela qual você não gostaria de passar. Por exemplo, se você solicitar que as organizações carreguem documentos, não peça que também insiram essas informações em um campo de formulário separado. Limite solicitações redundantes e faça perguntas claras e diretas.

À medida que você cria seu aplicativo, pense nos indivíduos ou equipes do outro lado da experiência. Tente facilitar ao máximo para eles. Antes de publicar seu aplicativo, tente imaginar que o está lendo pela primeira vez. Pergunte a si mesmo:

• Existem perguntas confusas?
• Alguma das instruções não está clara?
• Você usa muito jargão técnico?

Exagere na explicação e certifique-se de que os candidatos saibam com quem entrar em contato se tiverem dúvidas.

2. Não: Transforme a solicitação de uma bolsa em um jogo de adivinhação

* Faça: Disponibilize o aplicativo completo para download

É incrivelmente frustrante sentar para preencher um formulário e perceber que você não tem todas as informações de que precisa. O que parecia uma tarefa simples se transformou em uma caça ao tesouro. Se você não for sincero sobre o que os candidatos precisarão enviar para serem considerados, você está potencialmente tornando o processo muito mais difícil do que precisa ser.

Faça o download de sua inscrição para que os candidatos tenham tempo de reunir todos os dados de que precisam antes de se aprofundar. Eles podem trabalhar com suas equipes para garantir que tenham tudo o que precisam para se inscrever. Por exemplo, se os requisitos do seu pedido de subsídio incluem perguntas sobre orçamento, programas futuros e dados demográficos dos beneficiários, isso pode significar a coleta de dados de três fontes diferentes. Ninguém quer fazer isso enquanto está no meio do preenchimento do formulário. Não os faça.

3. Não: Coloque todo o trabalho em uma pessoa

* Fazer: ativar a colaboração

Se você escolher uma plataforma de gerenciamento de subsídios que limita a capacidade de colaboração dos candidatos, pode estar colocando toda a carga de trabalho em uma pessoa. Se as equipes puderem contribuir facilmente com o aplicativo sem interromper o fluxo de trabalho umas das outras, elas terão a opção de dividir as tarefas de maneira mais uniforme.

Procure uma plataforma que simplifique para as equipes, fornecendo colaboração em tempo real, para que todos possam ver o trabalho que foi feito e o que falta concluir.

A ferramenta de colaboração do Submittable permite que os candidatos vejam a presença em tempo real de outros colaboradores.

4. Não: Faça com que todos os candidatos preencham o formulário completo

* Fazer: usar triagem de elegibilidade

Você não quer analisar os candidatos que não se qualificam para suas bolsas. E as organizações não querem perder tempo preenchendo formulários para uma doação que definitivamente não receberão. É por isso que a triagem de elegibilidade é boa para todos.

Use algumas perguntas rápidas para garantir que ninguém possa preencher sua inscrição completa, a menos que atenda aos requisitos básicos de qualificação, seja localização geográfica, status de organização sem fins lucrativos, foco da missão, tamanho da organização ou qualquer outra coisa.

5. Não: assuma que os candidatos podem acessar sua inscrição facilmente

* Faça: encontre um software de gerenciamento de subsídios compatível com dispositivos móveis com um VPAT

Ao criar seu pedido de concessão, você deseja garantir que todos possam acessá-lo. Escolha uma plataforma que seja fácil de usar para pessoas de todas as formações técnicas.

Você também deseja escolher um aplicativo que seja totalmente responsivo em dispositivos móveis. Isso ajudará você a alcançar pessoas que podem não ter acesso confiável a um computador ou Wi-Fi. Certifique-se de testar seu aplicativo em um dispositivo móvel para garantir que não haja problemas para visualizar instruções, fazer upload de documentos ou enviar formulários.

Priorizar o acesso também significa escolher um software que seja acessível a pessoas com uma ampla gama de deficiências. Procure soluções com um Modelo Voluntário de Acessibilidade do Produto (VPAT) para garantir que o software escolhido atenda aos padrões de acessibilidade (psst… Submittable faz).

6. Não: Peça informações publicamente disponíveis

* Faça: Use seu próprio tempo para fazer pesquisas

Pode não parecer grande coisa pedir às organizações que enviem informações que sua equipe possa encontrar por conta própria. Mas se você olhar da perspectiva deles, está pedindo que reservem um tempo para coletar informações às quais você já tem acesso.

Como doador, você pode aliviar um grande fardo de seus beneficiários reunindo informações publicamente disponíveis. Você ficaria surpreso com o quanto você pode aprender sobre uma organização sem ter que perguntar. Procure sites públicos, relatórios financeiros anteriores e bancos de dados como o Candid para obter as informações de que você precisa.

Quando se trata de aprender sobre o contexto social mais amplo do trabalho de seus bolsistas, você pode fazer muitas dessas pesquisas por conta própria. Sua equipe deve investir tempo na compreensão dos problemas que as comunidades enfrentam para que você possa entender como o trabalho de seus beneficiários se encaixa. Não confie em seus beneficiários para educar sua equipe. Esse não é o papel deles.

7. Não: Peça informações que você não usará

* Faça: Esclareça por que você precisa de cada dado

Quando se trata de redigir os requisitos de solicitação de subsídios, mais nem sempre é melhor. Você só quer fazer perguntas que lhe darão informações importantes. Às vezes, os doadores incluem perguntas porque parecem relevantes na teoria, mas na prática as respostas não importam muito.

Vá até sua aplicação e pergunte por que cada informação é necessária. Essa também é uma boa maneira de verificar redundâncias.

8. Não: Exija formatação exclusiva

* Faça: Aceite arquivos e comentários para outros doadores

Uma organização pode ter criado um documento para outro financiador. Se esse documento incluir todas as informações de que você precisa, não faça um candidato reformatá-lo para enviá-lo a você. Isso é uma grande perda de tempo.

Esteja disposto a aceitar relatórios e relatórios criados para outros financiadores. E observe essa flexibilidade em sua aplicação.

Você também pode aceitar vários tipos de arquivo para que os beneficiários não precisem recriar o conteúdo. Por exemplo, se eles têm um vídeo que eles criaram para explicar seu novo programa, deixe-os enviar isso em vez de exigir que eles escrevam todas as mesmas informações.

9. Não: Mantenha os beneficiários esperando no limbo

* Faça: Mova-se com urgência

Suas decisões como doador podem ter um efeito profundo nas organizações que buscam financiamento. Sua capacidade de executar programas específicos, contratar funcionários ou investir em novos treinamentos ou tecnologias pode depender de receber ou não um subsídio. Faça o seu melhor para obter uma resposta o mais rápido possível.

Simplificar seus requisitos de solicitação de subsídios tornará mais fácil para sua equipe de revisão concluir suas avaliações rapidamente. Mas você também quer ser claro com os candidatos sobre o prazo esperado para que eles possam planejar adequadamente. Deixe-os saber quando você pretende tomar uma decisão e, em seguida, trabalhe para cumprir esses prazos. Se as coisas mudarem, entre em contato. Não deixe ninguém no escuro.

Lembre-se: essa urgência não termina com a decisão de adjudicação. Você também deseja que os fundos cheguem às mãos de seus beneficiários o mais rápido possível. Eles não querem ouvir que vão receber um cheque e depois terão que esperar meses para que ele chegue. Escolha um software que permita desembolsar e rastrear fundos digitalmente.

10. Não faça: Faça de cada check-in um relatório formal

* Faça: Use check-ins informais e verbais

Reservar um tempo para checar com os beneficiários é uma ótima maneira de acompanhar seu impacto e fortalecer seus relacionamentos com as organizações que você apoia. Mas se você transformar cada check-in em um processo formal que exija que os beneficiários enviem um relatório por escrito, estará criando muito trabalho extra para suas equipes.

Em vez disso, pense em incorporar check-ins mais informais em seu processo de relatório de subsídios. Por exemplo, um telefonema rápido pode fornecer as informações de que você precisa e ser uma ajuda fácil para os beneficiários. Isso não apenas diminui a carga, mas também lhe dá a chance de obter uma compreensão mais rica e sutil de seu impacto, incluindo todos os pequenos detalhes que são difíceis de capturar em um relatório escrito. Além disso, essas conversas criam mais espaço para um diálogo honesto para que você possa buscar feedback sobre seus processos e expectativas como doador.

11. Não: vincule seu financiamento a programas específicos

* Fazer: Fornecer financiamento irrestrito

Operar a partir de um local de confiança não se limita ao processo de inscrição. Também se aplica ao próprio financiamento. As organizações que você apoia sabem melhor do que precisam e como servir suas comunidades. Deixe que essas equipes decidam como gastar o dinheiro que você concede a elas.

Em vez de vincular seu financiamento a programas ou custos específicos, forneça financiamento irrestrito. Em essência, o financiamento irrestrito permite que a organização sem fins lucrativos determine a melhor forma de usar esses recursos para promover sua missão. Talvez vá direto para os programas ou talvez eles o usem para pessoal, tecnologia ou aluguel. A chave é confiar que os beneficiários sabem o que é melhor.

Encontre o software certo para apoiar sua missão

O uso da plataforma certa de gerenciamento de subsídios permite que você agilize seus processos, eliminando o fardo de seus beneficiários, bem como de seus próprios gerentes de programa. Sem as ferramentas certas, as tarefas administrativas podem se acumular e atrapalhar, afetando sua capacidade de promover a equidade e estabelecer relacionamentos significativos.

O Submittable é uma plataforma de impacto social criada para ajudar os doadores a lançar, gerenciar e medir seus programas com facilidade. Descubra como podemos ajudá-lo a criar um fluxo de trabalho adequado para você e seus beneficiários.