Как выбрать правильные требования к заявке на грант

Иногда самые скучные задачи являются самыми важными.

Возьмем, к примеру, требования к заявке на грант. Хотя создание приложения может показаться чисто административной задачей, то, как спонсоры структурируют свои приложения, имеет большое значение как с точки зрения того, к кому они обращаются, так и с точки зрения того, как они строят свои отношения с грантополучателями.

Для грантополучателей, стремящихся повысить справедливость и поддержать инновации, преднамеренность в отношении того, как вы составляете свою заявку на получение гранта, — это то, где каучук встречается с дорогой. Когда вы формируете требования к своей программе, ваша цель должна состоять в том, чтобы уменьшить нагрузку на получателя гранта — рабочую нагрузку, которую ваше финансирование создает для организаций и отдельных лиц, которых вы финансируете.

Многие спонсоры используют системы, ориентированные на акционерный капитал, такие как благотворительность на основе доверия и совместное предоставление грантов, которые помогают устранить существующий дисбаланс сил в секторе. Замечательно. Но если вы являетесь грантодателем и не знаете, как претворить ценности в жизнь, ваши требования к заявке на получение гранта — отличное место для начала.

Почему хорошие требования к заявке на грант имеют значение

Если вы когда-либо подавали заявку на работу в Интернете, вы знаете, что плохо продуманная заявка может быть невероятно пустой тратой времени. То же самое касается заявок на гранты. Когда вы оптимизируете свое приложение, вы не только экономите время своих грантополучателей, но и позволяете своей команде делать следующее.

1. Уменьшить нагрузку на грантополучателя

Общественные некоммерческие организации растянуты до предела. Слишком часто процесс подачи заявки на грант требует дополнительной работы для этих уже перегруженных команд. Для спонсоров это может показаться не таким уж большим делом, но для сотрудников, которые должны планировать свое время, а также свои умственные и эмоциональные способности во многих проектах, каждая минута, потраченная на подачу заявки на грант, отвлекает внимание от других, часто более преобразующих задач. Работа.

Когда спонсоры сокращают усилия и время, необходимые для подачи заявки на грант, они дают грантополучателям больше свободы, чтобы направить время и энергию на что-то другое. Это немаловажно.

2. Поддерживайте справедливость

Кто имеет доступ к вашей заявке, напрямую определяет, кто имеет доступ к вашему грантовому финансированию. Таким образом, если вы создаете опыт работы с приложением, который исключает некоторых людей, вы внедряете несправедливость в свой процесс.

Справедливость требует намерения. Это не то, что происходит случайно. Создание инклюзивного приложения — это одна часть головоломки. Это гарантирует, что вы не сохраните предвзятость и непреднамеренно исключите определенные группы из своей программы. Ваша форма гранта предназначена для того, чтобы связать вас с потенциальными грантополучателями. Последнее, чего вы хотите, — это чтобы требования вашего приложения стали барьером.

3. Выровняйте игровое поле

Когда вы снимаете административное бремя с грантополучателей, вы открываете возможности финансирования для гораздо более широкого круга организаций. Если у вас длинная и громоздкая заявка, подать заявку смогут только более крупные организации, в которых есть сотрудник (или команда), занимающийся написанием грантов. Небольшие некоммерческие организации не будут иметь такой пропускной способности.

Упрощение процесса может быть хорошо для всех. Это снижает нагрузку на вашу группу проверки и открывает двери для большего количества кандидатов. Кроме того, сокращение бюрократических проволочек может помочь разрушить некоторые укоренившиеся предубеждения, которые могут сдерживать благотворительный сектор.

Бренда Солорзано, генеральный директор Headwaters Foundation, объясняет эффект оптимизации их процесса подачи заявок на гранты: «Истории, которые мы собрали о работе, проводимой с этими общими операционными грантами, — это трансформация во многих из этих сообществ», — говорит она. «И это сообщества, в которых нет большой инфраструктуры, нет крупных некоммерческих организаций, нет специалистов по развитию. Это те люди, которые не будут столь конкурентоспособны в традиционном процессе подачи заявок».

Изменение требований к заявкам на получение грантов радикально изменило аудиторию, с которой Headwaters Foundation работал в рамках своих программ. В свою очередь, они смогли оказать существенное долгосрочное воздействие.

4. Сосредоточьте внимание некоммерческих организаций на своей миссии

Весь смысл программы грантов заключается в том, чтобы спонсоры вкладывали ресурсы в руки организаций, выполняющих важную общественную работу. Если в обмен на финансирование вы отвлекаете значительную часть времени и энергии команды от этой работы, вы подрываете их способность оставаться сосредоточенными на своей миссии.

Когда вы оптимизируете процесс подачи заявок, вы даете получателям грантов больше времени, чтобы посвятить себя работе, которая важнее всего. Это сэкономленное время может быть потрачено на построение отношений внутри сообщества, стратегическое планирование, профессиональное развитие или инновации на будущее. Эти усилия помогут организациям добиться успеха в долгосрочной перспективе.

5. Стройте крепкие отношения

Вместо того, чтобы рассматривать отношения спонсора и получателя грантов как иерархические, многие грантодатели переосмысливают их, чтобы сделать их более совместными. Большая часть равноправных, длительных отношений — это способность действовать с позиции доверия. Вместо того, чтобы рассматривать заявку как шанс проверить потенциальных грантополучателей, подумайте о ней как о возможности проверить, совпадают ли ваши задачи.

Оптимизация вашей заявки на получение гранта — отличный способ сосредоточить грантополучателей на вашей работе. Вы даете им понять, что цените их время и энергию. Кроме того, это позволяет вам двигаться с той срочностью, которую они чувствуют. Когда организации пытаются удовлетворить потребности сообщества, они не хотят, чтобы их тормозили спонсоры, которые месяцами собирают и рассматривают заявки на гранты.

Сосредоточив опыт получателя гранта, спонсоры создают больше пространства для диалога, обратной связи и инноваций. Этот обмен идеями не только укрепляет отношения, но и приносит пользу сообществам в целом.

11 правил и запретов при составлении заявки на грант

1. Не делайте: создавайте излишне сложное приложение

* Делайте: подумайте о своем заявлении с точки зрения заявителя

Не создавайте опыт работы с приложением, через который вы не хотели бы пройти сами. Например, если вы просите организации загружать документы, не просите их также вводить эту информацию в отдельное поле формы. Ограничьте избыточные запросы и формулируйте вопросы четко и ясно.

Когда вы создаете свое приложение, подумайте об отдельных лицах или командах на другой стороне опыта. Постарайтесь максимально облегчить им задачу. Прежде чем опубликовать свое приложение, попробуйте представить, что вы читаете его в первый раз. Спроси себя:

• Есть непонятные вопросы?
• Какая-то инструкция непонятна?
• Не используете ли вы слишком много технического жаргона?

Ошибайтесь в чрезмерных объяснениях и убедитесь, что соискатели знают, к кому обращаться, если у них есть вопросы.

2. Не делайте: превращайте заявку на грант в игру в угадайку

* Что нужно сделать: сделать полную версию приложения доступной для загрузки.

Невероятно неприятно садиться заполнять заявку и понимать, что у вас нет всей необходимой информации. То, что казалось простой задачей, превратилось в охоту за мусором. Если вы заранее не сообщите, что кандидаты должны будут представить, чтобы быть рассмотренными, вы потенциально сделаете процесс намного более сложным, чем он должен быть.

Сделайте свое приложение загружаемым, чтобы у соискателей было время собрать все данные, которые им понадобятся, прежде чем они приступят к работе. Они могут работать со своими командами, чтобы убедиться, что у них есть все, что им нужно для подачи заявки. Например, если ваши требования к заявке на грант включают вопросы о бюджете, будущих программах и демографических данных бенефициаров, это может означать сбор данных из трех разных источников. Никто не хочет делать это, пока они находятся в процессе заполнения заявки. Не делай их.

3. Не перекладывайте всю работу на одного человека

* Сделать: включить совместную работу

Если вы выберете платформу управления грантами, которая ограничивает возможность сотрудничества заявителей, вы можете возложить всю рабочую нагрузку на одного человека. Если команды могут легко вносить свой вклад в приложение, не нарушая рабочий процесс друг друга, у них есть возможность более равномерно распределить задачи.

Ищите платформу, которая упростит работу команд, обеспечивая совместную работу в режиме реального времени, чтобы каждый мог видеть, какая работа уже сделана, а что осталось сделать.

Инструмент для совместной работы Submittable позволяет кандидатам в режиме реального времени видеть присутствие других участников.

4. Не заставляйте каждого кандидата заполнять форму полностью

* Что нужно делать: использовать проверку соответствия требованиям

Вы не хотите рассматривать кандидатов, которые не имеют права на получение ваших грантов. И организации не хотят тратить время на заполнение форм для получения гранта, которого они точно не получат. Вот почему скрининг приемлемости хорош для всех.

Используйте несколько коротких вопросов, чтобы убедиться, что никто не сможет заполнить вашу заявку полностью, если они не соответствуют основным требованиям приемлемости, будь то географическое положение, статус некоммерческой организации, направленность миссии, размер организации или что-то еще.

5. Не делайте этого: предполагайте, что соискатели могут легко получить доступ к вашему приложению.

* Что нужно сделать: Найдите удобное для мобильных устройств программное обеспечение для управления грантами с помощью VPAT.

Когда вы создаете заявку на грант, вы хотите убедиться, что каждый может получить к ней доступ. Выберите платформу, которую легко использовать людям с любым техническим образованием.

Вы также хотите выбрать приложение, которое полностью реагирует на мобильные устройства. Это поможет вам связаться с людьми, которые могут не иметь надежного доступа к компьютеру или Wi-Fi. Обязательно протестируйте свое приложение на мобильном устройстве, чтобы убедиться в отсутствии проблем с просмотром инструкций, загрузкой документов или отправкой форм.

Приоритизация доступа также означает выбор программного обеспечения, доступного для людей с широким спектром ограниченных возможностей. Ищите решения с добровольным шаблоном доступности продукта (VPAT), чтобы убедиться, что выбранное вами программное обеспечение соответствует стандартам доступности (psst… Submittable соответствует).

6. Не делайте: запрашивайте общедоступную информацию

* Делайте: используйте свое время для исследования

Может показаться, что нет ничего сложного в том, чтобы попросить организации предоставить информацию, которую ваша команда может найти самостоятельно. Но если вы посмотрите на это с их точки зрения, вы попросите их потратить время на сбор информации, к которой у вас уже есть доступ.

Как грантодатель, вы можете снять большую нагрузку со своих грантополучателей, собрав общедоступную информацию. Вы будете удивлены, узнав, как много можно узнать об организации, не спрашивая. Просмотрите общедоступные веб-сайты, прошлые финансовые отчеты и базы данных, такие как Candid, чтобы получить необходимую информацию.

Когда дело доходит до изучения более широкого социального контекста работы ваших грантополучателей, вы можете провести большую часть этого исследования самостоятельно. Ваша команда должна потратить время на понимание проблем, с которыми сталкиваются сообщества, чтобы вы могли понять, как работа ваших грантополучателей вписывается в них. Не полагайтесь на своих грантополучателей в обучении вашей команды. Это не их роль.

7. Не делайте этого: запрашивайте информацию, которую вы не будете использовать

* Сделайте: объясните, зачем вам нужна каждая часть данных

Когда дело доходит до написания требований к заявке на грант, больше не всегда значит лучше. Вы хотите задавать только те вопросы, которые дадут вам информацию, которая вам небезразлична. Иногда грантодатели включают вопросы, потому что они кажутся уместными в теории, но на практике ответы не имеют большого значения.

Просмотрите свое приложение и спросите, почему необходима каждая часть информации. Это также хороший способ проверить избыточность.

8. Не нужно: требовать уникального форматирования

* Делайте: принимайте файлы и рецензии для других грантодателей

Организация могла создать документ для другого спонсора. Если этот документ содержит всю необходимую вам информацию, не заставляйте заявителя переформатировать его, чтобы представить вам. Это огромная трата времени.

Будьте готовы принять рецензии и отчеты, созданные для других спонсоров. И обратите внимание на эту гибкость в вашем приложении.

Вы также можете принять несколько типов файлов, чтобы получателям грантов не приходилось заново создавать контент. Например, если у них есть видео, которое они создали, чтобы объяснить свою новую программу, позвольте им представить это, вместо того, чтобы заставлять их записывать всю ту же информацию.

9. Не заставляйте грантополучателей ждать в подвешенном состоянии

* Делайте: Двигайтесь срочно

Ваши решения в качестве грантодателя могут оказать глубокое влияние на организации, ищущие финансирование. Их способность запускать определенные программы, нанимать сотрудников или инвестировать в новое обучение или технологии может зависеть от того, получат ли они грант или нет. Сделайте все возможное, чтобы получить от них ответ как можно быстрее.

Оптимизация требований к вашей заявке на грант облегчит вашей группе проверки быстрое завершение их оценки. Но вы также хотите, чтобы соискатели четко понимали ожидаемые сроки, чтобы они могли планировать соответствующим образом. Сообщите им, когда вы собираетесь принять решение, а затем постарайтесь уложиться в эти сроки. Если что-то изменится, обращайтесь. Не оставляйте никого в темноте.

Помните: эта срочность не ограничивается решением о присуждении награды. Вы также хотите, чтобы средства попали в руки ваших грантополучателей как можно быстрее. Они не хотят слышать, что получат чек, а затем должны будут месяцами ждать его получения. Выберите программное обеспечение, которое позволит вам распределять и отслеживать средства в цифровом виде.

10. Не делайте: превращайте каждую регистрацию в официальный отчет

* Делайте: используйте неформальные словесные проверки

Уделите время общению с грантополучателями — это отличный способ отследить свое влияние и укрепить отношения с организациями, которые вы поддерживаете. Но если вы превращаете каждую регистрацию в формальный процесс, который требует от грантополучателей представления письменного отчета, вы создаете много дополнительной работы для их команд.

Вместо этого подумайте о том, чтобы включить более неформальные проверки в процесс отчетности по грантам. Например, быстрый телефонный звонок может дать вам необходимую информацию и стать легкой добычей для грантополучателей. Это не только снижает нагрузку, но и дает вам возможность получить более полное и детальное представление об их влиянии, включая все мелкие детали, которые трудно отразить в письменном отчете. Кроме того, эти беседы создают больше возможностей для честного диалога, чтобы вы могли получить отзывы о своих процессах и ожиданиях в качестве грантодателя.

11. Не привязывайте свое финансирование к конкретным программам.

* Делайте: Обеспечьте неограниченное финансирование

Работа из доверенного места не ограничивается процессом подачи заявки. Это касается и самого финансирования. Организации, которые вы поддерживаете, лучше всех знают, что им нужно и как служить своим сообществам. Пусть эти команды решают, как потратить деньги, которые вы им присуждаете.

Вместо того, чтобы привязывать свое финансирование к конкретным программам или затратам, предоставляйте неограниченное финансирование. По сути, неограниченное финансирование позволяет некоммерческой организации определить, как лучше всего использовать эти ресурсы для выполнения своей миссии. Может быть, они идут прямо в программы, а может быть, они используют их для подбора персонала, технологий или аренды. Главное — верить, что грантополучатели знают, что лучше.

Найдите подходящее программное обеспечение для поддержки вашей миссии

Использование правильной платформы управления грантами позволяет оптимизировать процессы, снимая нагрузку с грантополучателей и руководителей собственных программ. Без правильных инструментов административные задачи могут накапливаться и мешать вам, что повлияет на вашу способность добиваться справедливости и налаживать значимые отношения.

Submittable — это платформа социального воздействия, созданная, чтобы помочь грантодателям с легкостью запускать, управлять и оценивать свои программы. Узнайте, как мы можем помочь вам построить рабочий процесс, подходящий вам и вашим получателям гранта.