Cum să alegeți cerințele potrivite pentru cererea de grant

Uneori, cele mai plictisitoare sarcini sunt cele mai importante.

Luați, de exemplu, cerințele pentru cererea de grant. Deși construirea unei aplicații poate simți ca o sarcină pur administrativă, modul în care finanțatorii își structurează cererile face o mare diferență atât în ​​ceea ce privește cine ajung, cât și modul în care își încadrează relațiile cu beneficiarii.

Pentru furnizorii de granturi care doresc să promoveze echitatea și să susțină inovarea, a fi intenționat în ceea ce privește modul în care vă construiți cererea de grant este locul în care cauciucul se întâlnește cu drumul. Pe măsură ce vă construiți cerințele programului, scopul dvs. ar trebui să fie să reduceți sarcina beneficiarilor - volumul de muncă pe care finanțarea dvs. o creează pentru organizațiile și persoanele pe care le finanțați.

Mulți finanțatori adoptă cadre axate pe capital, cum ar fi filantropia bazată pe încredere și acordarea de granturi participative, care ajută la abordarea dezechilibrelor de putere existente în sector. Grozav. Dar dacă nu ești sigur cum să pui valorile în acțiune, cerințele tale pentru cererea de grant sunt un loc minunat de început.

De ce contează cerințele bune pentru cererea de grant

Dacă ați aplicat vreodată la un loc de muncă online, știți că o cerere prost gândită poate fi o pierdere de timp incredibilă. Același lucru este valabil și pentru cererile de grant. Când vă eficientizați cererea, nu numai că economisiți timp beneficiarilor, ci și permiteți echipei dvs. să facă următoarele.

1. Reduceți sarcina beneficiarului

Organizațiile nonprofit comunitare sunt întinse. De prea multe ori, procesul de solicitare a granturilor implică mai multă muncă pentru aceste echipe deja supraextinse. Pentru finanțatori, asta ar putea să nu pară mare lucru, dar pentru angajații care trebuie să-și bugeteze timpul, precum și capacitatea mentală și emoțională pentru multe proiecte, fiecare minut petrecut pentru a solicita un grant îndepărtează atenția de la alte proiecte, adesea mai transformatoare. muncă.

Atunci când finanțatorii reduc efortul și timpul necesar pentru a aplica pentru un grant, ei acordă beneficiarilor mai multă libertate de a pune timp și energie în altă parte. Nu e ceva mic.

2. Sprijinirea capitalului propriu

Cine are acces la cererea dvs. determină direct cine are acces la finanțarea granturilor dvs. Deci, dacă creați o experiență de aplicație care exclude unii oameni, introduceți inechitate în procesul dvs.

Echitatea are intenție. Nu este ceva care se întâmplă întâmplător. Crearea unei aplicații incluzive este o piesă a puzzle-ului. Vă asigură că nu perpetuați părtinirea și nu excludeți în mod neintenționat anumite grupuri din programul dvs. Formularul dvs. de grant este menit să vă pună în legătură cu potențialii beneficiari. Ultimul lucru pe care îl doriți este ca cerințele aplicației dvs. să devină o barieră.

3. Nivelați terenul de joc

Atunci când eliminați povara administrativă a beneficiarilor, deschideți oportunități de finanțare pentru o gamă mult mai largă de organizații. Dacă aveți o cerere lungă și greoaie, doar organizațiile mai mari cu un angajat (sau echipă) dedicat scrierii de granturi vor putea aplica. Organizațiile nonprofit mai mici nu vor avea lățime de bandă.

Simplificarea procesului poate fi bună pentru toată lumea. Reduce volumul de muncă pentru echipa dvs. de examinare și deschide ușa pentru mai mulți solicitanți. În plus, reducerea birocrației poate ajuta la distrugerea unora dintre părtinirile înrădăcinate care pot reține sectorul filantropic.

Brenda Solorzano, CEO al Fundației Headwaters, explică efectul eficientizării procesului de solicitare a granturilor: „Poveștile pe care le-am adunat despre munca care se face cu aceste granturi de funcționare generale – este transformatoare în multe dintre aceste comunități”, spune ea. „Și acestea sunt comunități care nu au infrastructură mare, nu au organizații nonprofit mari, nu au oameni de dezvoltare. Sunt genul de oameni care nu ar fi la fel de competitivi într-un proces tradițional de aplicare.”

Remodelarea cerințelor pentru cererea de grant a schimbat radical la cine a ajuns Fundația Headwaters cu programele lor. La rândul lor, au reușit să aibă un impact semnificativ, pe termen lung.

4. Păstrați organizațiile nonprofit concentrate pe misiunea lor

Scopul unui program de granturi este ca finanțatorii să pună resurse în mâinile organizațiilor care desfășoară activități comunitare importante. Dacă, în schimbul finanțării, trageți o cantitate semnificativă din timpul și energia echipei de la acea muncă, le subcotați capacitatea de a rămâne concentrat pe misiunea lor.

Când vă simplificați procesul de aplicare, acordați beneficiarilor mai mult timp pentru a investi în munca care contează cel mai mult. Timpul economisit ar putea merge în construirea de relații în cadrul comunității, planificarea strategică, dezvoltarea profesională sau inovarea pentru viitor. Acestea sunt eforturile care vor ajuta organizațiile să aibă succes pe termen lung.

5. Construiește relații mai puternice

În loc să vadă relația finanțator/beneficiar ca fiind ierarhică, mulți furnizori de granturi o reimaginează pentru a fi mai colaborativă. O mare parte a unei relații echitabile și de lungă durată este capacitatea de a opera dintr-un loc de încredere. În loc să vedeți aplicația ca șansa dvs. de a verifica potențialii beneficiari, gândiți-vă la aceasta ca la o oportunitate de a verifica dacă misiunile dvs. sunt aliniate.

Eficientizarea cererii de grant este o modalitate excelentă de a-ți centra beneficiarii în munca ta. Le anunțați că prețuiți timpul și energia lor. În plus, vă permite să vă mișcați cu urgența pe care o simt. Atunci când organizațiile încearcă să răspundă nevoilor comunității, nu vor să fie încetinite de finanțatori, cărora le ia luni și luni să colecteze și să revizuiască cererile de grant.

Prin centrarea experienței beneficiarului, finanțatorii creează mai mult spațiu pentru dialog, feedback și inovare. Acest schimb de idei nu numai că întărește relațiile, ci beneficiază și comunitățile în general.

Cele 11 lucruri de făcut și de ce nu trebuie să vă construiți cererea de grant

1. Nu: creați o aplicație inutil de complexă

* A face: Gândiți-vă la cererea dvs. din perspectiva solicitantului

Nu creați o experiență de aplicație prin care nu ați dori să treceți prin dvs. De exemplu, dacă solicitați organizațiilor să încarce documente, nu le cereți să introducă și acele informații într-un câmp separat al formularului. Limitați cererile redundante și faceți întrebările clare și directe.

Pe măsură ce vă construiți aplicația, gândiți-vă la indivizii sau echipele de cealaltă parte a experienței. Încearcă să le faci cât mai ușor posibil. Înainte de a vă publica aplicația, încercați să vă imaginați că o citiți pentru prima dată. Intreaba-te pe tine insuti:

• Există întrebări confuze?
• Este vreuna dintre instrucțiuni neclare?
• Folosești prea mult jargon tehnic?

Efectuați o explicație excesivă și asigurați-vă că solicitanții știu pe cine să contacteze dacă au întrebări.

2. Nu: Transformă cererea pentru o subvenție într-un joc de ghicire

* A face: puneți la dispoziție aplicația completă pentru descărcare

Este incredibil de frustrant să te așezi să completezi o cerere și să realizezi că nu ai toate informațiile de care ai nevoie. Ceea ce părea o sarcină simplă s-a transformat într-o vânătoare de scavenger. Dacă nu sunteți direct cu privire la ce vor trebui să trimită solicitanții pentru a fi luați în considerare, este posibil ca procesul să fie mult mai dificil decât trebuie să fie.

Faceți-vă aplicația descărcabilă, astfel încât solicitanții să aibă timp să adune toate datele de care vor avea nevoie înainte de a se ocupa. Ei pot lucra cu echipele lor pentru a se asigura că au tot ce au nevoie pentru a aplica. De exemplu, dacă cerințele pentru cererea dvs. de grant includ întrebări despre buget, programe viitoare și demografia beneficiarului, aceasta ar putea însemna colectarea de date din trei surse diferite. Nimeni nu vrea să facă asta în timp ce completează cererea. Nu le face.

3. Nu: pune toată munca pe o singură persoană

* A face: Activați colaborarea

Dacă alegeți o platformă de gestionare a granturilor care limitează capacitatea solicitanților de a colabora, este posibil să puneți întreaga sarcină de lucru pe o singură persoană. Dacă echipele pot contribui cu ușurință la aplicație fără a perturba unul altuia fluxul de lucru, acestea au opțiunea de a împărți sarcinile mai uniform.

Căutați o platformă care simplifică echipele, oferind colaborare în timp real, astfel încât toată lumea să poată vedea ce lucrare a fost făcută și ce mai rămâne de finalizat.

Instrumentul de colaborare al lui Submittable permite solicitanților să vadă prezența în timp real a altor colaboratori.

4. Nu: faceți ca fiecare solicitant să completeze formularul complet

* A face: utilizați screening-ul de eligibilitate

Nu doriți să examinați solicitanții care nu se califică pentru granturi. Și organizațiile nu vor să piardă timpul completând formulare pentru o subvenție pe care cu siguranță nu le vor primi. De aceea, screening-ul de eligibilitate este bun pentru toată lumea.

Folosiți câteva întrebări rapide pentru a vă asigura că nimeni nu vă poate completa cererea completă decât dacă îndeplinește cerințele de eligibilitate de bază, fie că este locația geografică, statutul nonprofit, focalizarea pe misiune, dimensiunea organizației sau altceva.

5. Nu: Presupuneți că solicitanții vă pot accesa cu ușurință aplicația

* A face: Găsiți un software de gestionare a granturilor pentru dispozitive mobile cu un VPAT

Când vă creați cererea de grant, doriți să vă asigurați că toată lumea o poate accesa. Alegeți o platformă ușor de utilizat pentru oameni din toate mediile tehnice.

De asemenea, doriți să alegeți o aplicație care să răspundă pe deplin pe dispozitivele mobile. Acest lucru vă va ajuta să ajungeți la persoane care ar putea să nu aibă acces sigur la un computer sau WiFi. Asigurați-vă că testați aplicația pe un dispozitiv mobil pentru a vă asigura că nu există probleme la vizualizarea instrucțiunilor, la încărcarea documentelor sau la trimiterea formularelor.

Prioritizarea accesului înseamnă și alegerea unui software care este accesibil persoanelor cu o gamă largă de dizabilități. Căutați soluții cu un șablon de accesibilitate voluntară a produselor (VPAT) pentru a vă asigura că software-ul pe care îl alegeți îndeplinește standardele de accesibilitate (psst… Submittable face).

6. Nu: cereți informații disponibile publicului

* A face: Folosiți-vă timpul pentru a face cercetări

Poate părea că nu este mare lucru să ceri organizațiilor să trimită informații pe care echipa ta le-ar putea găsi singură. Dar dacă te uiți la asta din perspectiva lor, le ceri să-și facă timp pentru a colecta informații la care ai deja acces.

În calitate de grantmaker, puteți elimina o povară mare de pe beneficiarii dvs. de grant prin adunarea informațiilor disponibile publicului. Ai fi surprins de cât de multe poți învăța despre o organizație fără a fi nevoie să întrebi. Căutați site-uri web publice, rapoarte financiare anterioare și baze de date precum Candid pentru a obține informațiile de care aveți nevoie.

Când vine vorba de a afla mai multe despre contextul social mai larg al muncii beneficiarilor dvs., puteți face o mare parte din această cercetare pe cont propriu. Echipa ta ar trebui să investească timp în înțelegerea problemelor cu care se confruntă comunitățile, astfel încât să poți înțelege cum se potrivește munca beneficiarilor tăi. Nu te baza pe beneficiarii tăi pentru a-ți educa echipa. Acesta nu este rolul lor.

7. Nu: Cere informații pe care nu le vei folosi

* A face: clarificați de ce aveți nevoie de fiecare dată

Când vine vorba de scrierea cerințelor pentru cererea de grant, mai mult nu este întotdeauna mai bine. Doriți doar să puneți întrebări care vă vor oferi informații la care vă interesează. Uneori, furnizorii de granturi includ întrebări pentru că par relevante în teorie, dar, în practică, răspunsurile nu contează prea mult.

Parcurgeți aplicația și întrebați de ce este necesară fiecare informație. Aceasta este, de asemenea, o modalitate bună de a verifica dacă există concedieri.

8. Nu: necesită formatare unică

* A face: Acceptați fișiere și scrieri pentru alți grantmakers

Este posibil ca o organizație să fi creat un document pentru un alt finanțator. Dacă acel document include toate informațiile de care aveți nevoie, nu obligați un solicitant să-l reformateze pentru a vi-l trimite. Este o mare pierdere de timp.

Fiți dispus să acceptați scrieri și rapoarte create pentru alți finanțatori. Și rețineți această flexibilitate în cadrul aplicației dvs.

De asemenea, puteți accepta mai multe tipuri de fișiere, astfel încât beneficiarii nu trebuie să recreeze conținut. De exemplu, dacă au un videoclip pe care l-au creat pentru a-și explica noul program, lăsați-i să trimită asta, în loc să le solicite să scrie aceleași informații.

9. Nu: Ține-i pe beneficiarii de subvenție să aștepte în limbo

* A face: Deplasați-vă cu urgență

Deciziile tale ca grantmaker pot avea un efect profund asupra organizațiilor care caută finanțare. Capacitatea lor de a rula programe specifice, de a angaja angajați sau de a investi în noi instruiri sau tehnologii ar putea depinde de faptul că primesc sau nu o grant. Faceți tot posibilul pentru a le obține un răspuns cât mai repede posibil.

Raționalizarea cerințelor pentru cererea de grant va face mai ușor pentru echipa de examinare să își finalizeze rapid evaluările. Dar, de asemenea, doriți să fiți clar cu solicitanții cu privire la intervalul de timp estimat, astfel încât aceștia să poată planifica în consecință. Anunțați-le când intenționați să luați o decizie și apoi lucrați pentru a respecta acele termene limită. Dacă lucrurile se schimbă, luați legătura. Nu lăsa pe nimeni în întuneric.

Rețineți: această urgență nu se oprește cu decizia de atribuire. De asemenea, doriți să primiți fonduri în mâinile beneficiarilor dvs. de grant cât mai repede posibil. Ei nu vor să audă că vor primi un cec și apoi vor trebui să aștepte luni de zile până să ajungă. Alegeți un software care vă permite să plătiți și să urmăriți fondurile digital.

10. Nu: faceți fiecare check-in un raport formal

* A face: Folosiți check-in-uri informale, verbale

A-ți acorda timp pentru a intra în contact cu beneficiarii de granturi este o modalitate excelentă de a-ți urmări impactul și de a-ți consolida relațiile cu organizațiile pe care le susții. Dar dacă faceți fiecare înregistrare într-un proces formal care cere beneficiarilor să trimită un raport scris, creați multă muncă suplimentară pentru echipele lor.

În schimb, gândiți-vă la încorporarea înregistrărilor mai informale în procesul dvs. de raportare a granturilor. De exemplu, un apel telefonic rapid ar putea să vă ofere informațiile de care aveți nevoie și să fie un ajutor ușor pentru beneficiari. Nu numai că reduce povara, dar vă oferă și șansa de a obține o înțelegere mai bogată și mai nuanțată a impactului lor, inclusiv toate micile detalii care sunt greu de surprins într-un raport scris. În plus, aceste conversații creează mai mult spațiu pentru dialog sincer, astfel încât să poți căuta feedback despre procesele și așteptările tale în calitate de furnizor de granturi.

11. Nu: legați-vă finanțarea de programe specifice

* A face: Oferiți finanțare nerestricționată

Operarea dintr-un loc de încredere nu se limitează la procesul de aplicare. Se aplică și finanțării în sine. Organizațiile pe care le susțineți știu cel mai bine de ce au nevoie și cum să-și servească comunitățile. Lăsați aceste echipe să decidă cum să cheltuiască banii pe care îi acordați.

În loc să vă legați finanțarea de programe sau costuri specifice, oferiți finanțare nerestricționată. În esență, finanțarea nerestricționată permite organizației nonprofit să determine cum să folosească cel mai bine aceste resurse pentru a-și îndeplini misiunea. Poate că intră direct în programe sau poate că o folosesc pentru personal, tehnologie sau închiriere. Cheia este să ai încredere că beneficiarii știu ce este mai bine.

Găsiți software-ul potrivit pentru a vă sprijini misiunea

Utilizarea platformei potrivite de gestionare a granturilor vă permite să vă eficientizați procesele, eliminând povara beneficiarilor, precum și a propriilor manageri de program. Fără instrumentele potrivite, sarcinile administrative se pot acumula și se pot împiedica, afectându-ți capacitatea de a promova capitalul propriu și de a crea relații semnificative.

Submittable este o platformă de impact social creată pentru a ajuta finanțatorii să lanseze, să gestioneze și să-și măsoare programele cu ușurință. Aflați cum vă putem ajuta să creați un flux de lucru potrivit pentru dvs. și beneficiarii dvs. de grant.