Cara Memilih Persyaratan Aplikasi Hibah yang Tepat

Terkadang tugas yang paling membosankan adalah yang paling penting.

Ambil persyaratan aplikasi hibah misalnya. Meskipun membuat aplikasi bisa terasa seperti tugas administratif semata, bagaimana penyandang dana menyusun aplikasi mereka membuat perbedaan besar baik dalam hal siapa yang mereka jangkau dan bagaimana mereka membingkai hubungan mereka dengan penerima hibah.

Untuk pembuat hibah yang ingin memajukan kesetaraan dan mendukung inovasi, dengan sengaja tentang bagaimana Anda membangun aplikasi hibah Anda adalah tempat yang tepat. Saat Anda membangun persyaratan program, tujuan Anda seharusnya adalah mengurangi beban penerima hibah—beban kerja yang diciptakan oleh pendanaan Anda untuk organisasi dan individu yang Anda danai.

Banyak penyandang dana merangkul kerangka kerja yang berfokus pada kesetaraan seperti filantropi berbasis kepercayaan dan pemberian hibah partisipatif, yang membantu mengatasi ketidakseimbangan kekuatan yang ada di seluruh sektor. Itu hebat. Tetapi jika Anda seorang pemberi hibah yang tidak yakin bagaimana menerapkan nilai ke dalam tindakan, persyaratan aplikasi hibah Anda adalah tempat yang bagus untuk memulai.

Mengapa persyaratan aplikasi hibah yang baik penting?

Jika Anda pernah melamar pekerjaan secara online, Anda tahu bahwa lamaran yang tidak dipikirkan dengan matang bisa sangat membuang waktu. Hal yang sama berlaku untuk aplikasi hibah. Saat Anda merampingkan aplikasi Anda, Anda tidak hanya menghemat waktu penerima hibah Anda, Anda memungkinkan tim Anda untuk melakukan hal berikut.

1. Mengurangi beban penerima hibah

Lembaga nonprofit komunitas terbentang tipis. Terlalu sering proses aplikasi hibah menumpuk lebih banyak pekerjaan untuk tim yang sudah terlalu banyak bekerja ini. Bagi penyandang dana, itu mungkin tidak tampak seperti masalah besar, tetapi bagi karyawan yang harus menganggarkan waktu mereka serta kapasitas mental dan emosional mereka di banyak proyek, setiap menit yang dihabiskan untuk mengajukan hibah mengalihkan fokus dari yang lain, seringkali lebih transformatif kerja.

Ketika penyandang dana mengurangi upaya dan waktu yang diperlukan untuk mengajukan hibah, mereka memberi lebih banyak kebebasan kepada penerima hibah untuk meluangkan waktu dan energi di tempat lain. Itu bukan hal kecil.

2. Dukung ekuitas

Siapa yang memiliki akses ke aplikasi Anda secara langsung menentukan siapa yang memiliki akses ke dana hibah Anda. Jadi, jika Anda membuat pengalaman aplikasi yang mengecualikan beberapa orang, Anda memasukkan ketidakadilan ke dalam proses Anda.

Ekuitas membutuhkan niat. Itu bukan sesuatu yang terjadi secara kebetulan. Membuat aplikasi inklusif adalah salah satu bagian dari teka-teki. Ini memastikan bahwa Anda tidak melanggengkan bias dan secara tidak sengaja mengecualikan kelompok tertentu dari program Anda. Formulir hibah Anda dimaksudkan untuk menghubungkan Anda dengan calon penerima hibah. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah persyaratan aplikasi Anda menjadi penghalang.

3. Tingkatkan lapangan permainan

Ketika Anda melepaskan beban administrasi dari penerima hibah, Anda membuka peluang pendanaan untuk organisasi yang jauh lebih luas. Jika Anda memiliki aplikasi yang panjang dan rumit, hanya organisasi yang lebih besar dengan karyawan (atau tim) yang berdedikasi untuk menulis hibah yang dapat melamar. Lembaga nonprofit yang lebih kecil tidak akan memiliki bandwidth.

Menyederhanakan proses bisa baik untuk semua orang. Ini mengurangi beban kerja tim peninjau Anda, dan membuka pintu bagi lebih banyak pelamar. Plus, mengurangi birokrasi dapat membantu meruntuhkan beberapa bias yang mengakar yang dapat menahan sektor filantropi.

Brenda Solorzano, CEO Headwaters Foundation, menjelaskan efek dari merampingkan proses aplikasi hibah mereka: “Cerita yang kami kumpulkan tentang pekerjaan yang dilakukan dengan hibah operasi umum ini – mengubah banyak komunitas ini,” katanya. “Dan ini adalah komunitas yang tidak memiliki infrastruktur besar, tidak memiliki organisasi nirlaba besar, tidak memiliki orang-orang pembangunan. Mereka adalah tipe orang yang tidak akan kompetitif dalam proses aplikasi tradisional.”

Membentuk kembali persyaratan aplikasi hibah mereka secara radikal mengubah siapa yang dijangkau oleh Headwaters Foundation dengan program mereka. Pada gilirannya, mereka mampu membuat dampak jangka panjang yang berarti.

4. Jaga agar organisasi nirlaba tetap fokus pada misi mereka

Inti dari program hibah adalah bagi penyandang dana untuk menempatkan sumber daya ke tangan organisasi yang melakukan pekerjaan komunitas yang penting. Jika, sebagai imbalan untuk pendanaan, Anda menarik banyak waktu dan energi tim dari pekerjaan itu, Anda meremehkan kemampuan mereka untuk tetap fokus pada misi mereka.

Saat Anda merampingkan proses aplikasi Anda, Anda memberi penerima lebih banyak waktu untuk berinvestasi dalam pekerjaan yang paling penting. Waktu yang dihemat dapat digunakan untuk membangun hubungan dalam masyarakat, perencanaan strategis, pengembangan profesional, atau berinovasi untuk masa depan. Ini adalah upaya yang akan membantu organisasi menjadi sukses dalam jangka panjang.

5. Bangun hubungan yang lebih kuat

Alih-alih melihat hubungan pemberi dana/penerima hibah sebagai hierarki, banyak pembuat hibah membayangkannya kembali agar lebih kolaboratif. Bagian besar dari hubungan yang adil dan tahan lama adalah kemampuan untuk beroperasi dari tempat kepercayaan. Daripada melihat aplikasi sebagai kesempatan Anda untuk memeriksa calon penerima hibah, pikirkan itu sebagai kesempatan untuk memeriksa apakah misi Anda selaras.

Memperlancar aplikasi hibah Anda adalah cara yang bagus untuk memusatkan penerima hibah dalam pekerjaan Anda. Anda memberi tahu mereka bahwa Anda menghargai waktu dan energi mereka. Plus, ini memungkinkan Anda untuk bergerak dengan urgensi yang mereka rasakan. Ketika organisasi mencoba untuk memenuhi kebutuhan masyarakat, mereka tidak ingin diperlambat oleh penyandang dana yang membutuhkan waktu berbulan-bulan untuk mengumpulkan dan meninjau aplikasi hibah.

Dengan memusatkan pengalaman penerima hibah, penyandang dana menciptakan lebih banyak ruang untuk dialog, umpan balik, dan inovasi. Pertukaran ide ini tidak hanya memperkuat hubungan, tetapi juga bermanfaat bagi masyarakat secara lebih luas.

11 hal yang harus dan tidak boleh dilakukan dalam membuat aplikasi hibah Anda

1. Jangan: Buat aplikasi rumit yang tidak perlu

* Lakukan: Pikirkan lamaran Anda dari perspektif pelamar

Jangan membuat pengalaman aplikasi yang tidak ingin Anda alami sendiri. Misalnya, jika Anda meminta organisasi untuk mengunggah dokumen, jangan minta mereka juga memasukkan informasi itu ke dalam bidang formulir terpisah. Batasi permintaan yang berlebihan dan buat pertanyaan dengan jelas dan lugas.

Saat Anda membangun aplikasi Anda, pikirkan tentang individu atau tim di sisi lain dari pengalaman. Cobalah untuk membuatnya semudah mungkin bagi mereka. Sebelum Anda mempublikasikan aplikasi Anda, coba bayangkan Anda membacanya untuk pertama kali. Bertanya pada diri sendiri:

• Apakah ada pertanyaan yang membingungkan?
• Apakah ada petunjuk yang tidak jelas?
• Apakah Anda menggunakan terlalu banyak jargon teknis?

Err di sisi terlalu menjelaskan dan pastikan pelamar tahu siapa yang harus dihubungi jika mereka memiliki pertanyaan.

2. Jangan: Ubah pengajuan hibah menjadi permainan tebak-tebakan

* Lakukan: Jadikan aplikasi lengkap tersedia untuk diunduh

Sangat frustasi untuk duduk untuk mengisi aplikasi dan menyadari bahwa Anda tidak memiliki semua informasi yang Anda butuhkan. Apa yang tampak seperti tugas sederhana telah berubah menjadi perburuan. Jika Anda tidak terbuka tentang apa yang perlu diajukan pelamar untuk dipertimbangkan, Anda berpotensi membuat prosesnya jauh lebih sulit daripada yang seharusnya.

Jadikan aplikasi Anda dapat diunduh sehingga pelamar memiliki waktu untuk mengumpulkan semua data yang mereka perlukan sebelum menggali. Mereka dapat bekerja dengan tim mereka untuk memastikan mereka memiliki semua yang mereka butuhkan untuk melamar. Misalnya, jika persyaratan aplikasi hibah Anda mencakup pertanyaan tentang anggaran, program masa depan, dan demografi penerima, itu bisa berarti mengumpulkan data dari tiga sumber berbeda. Tidak ada yang mau melakukan ini saat mereka sedang mengisi aplikasi. Jangan buat mereka.

3. Jangan: Letakkan semua pekerjaan pada satu orang

* Lakukan: Aktifkan kolaborasi

Jika Anda memilih platform manajemen hibah yang membatasi kemampuan pelamar untuk berkolaborasi, Anda mungkin menempatkan beban kerja penuh pada satu orang. Jika tim dapat dengan mudah berkontribusi pada aplikasi tanpa mengganggu alur kerja satu sama lain, mereka memiliki opsi untuk membagi tugas secara lebih merata.

Cari platform yang memudahkan tim dengan menyediakan kolaborasi waktu nyata, sehingga semua orang dapat melihat pekerjaan apa yang telah dilakukan dan apa yang tersisa untuk diselesaikan.

Alat kolaborasi yang dapat dikirimkan memungkinkan pelamar untuk melihat kehadiran kontributor lain secara real-time.

4. Jangan: Minta setiap pelamar mengisi formulir lengkap

* Lakukan: Gunakan penyaringan kelayakan

Anda tidak ingin meninjau pelamar yang tidak memenuhi syarat untuk hibah Anda. Dan organisasi tidak ingin membuang waktu mengisi formulir untuk mendapatkan hibah yang pasti tidak akan mereka dapatkan. Itu sebabnya penyaringan kelayakan baik untuk semua orang.

Gunakan beberapa pertanyaan singkat untuk memastikan bahwa tidak ada yang dapat menyelesaikan aplikasi lengkap Anda kecuali mereka memenuhi persyaratan kelayakan dasar—apakah itu lokasi geografis, status nonprofit, fokus misi, ukuran organisasi, atau lainnya.

5. Jangan: Asumsikan pelamar dapat mengakses aplikasi Anda dengan mudah

* Lakukan: Temukan perangkat lunak manajemen hibah yang ramah seluler dengan VPAT

Saat membuat aplikasi hibah, Anda ingin memastikan semua orang dapat mengaksesnya. Pilih platform yang mudah digunakan untuk semua orang dari semua latar belakang teknis.

Anda juga ingin memilih aplikasi yang sepenuhnya responsif di perangkat seluler. Ini akan membantu Anda menjangkau orang-orang yang mungkin tidak memiliki akses yang dapat diandalkan ke komputer atau WiFi. Pastikan untuk menguji aplikasi Anda di perangkat seluler untuk memastikan tidak ada masalah dalam melihat petunjuk, mengunggah dokumen, atau mengirimkan formulir.

Memprioritaskan akses juga berarti memilih perangkat lunak yang dapat diakses oleh orang-orang dengan berbagai disabilitas. Cari solusi dengan Template Aksesibilitas Produk Sukarela (VPAT) untuk memastikan perangkat lunak yang Anda pilih memenuhi standar aksesibilitas (psst… Dapat dikirim).

6. Jangan: Mintalah informasi yang tersedia untuk umum

* Lakukan: Gunakan waktu Anda sendiri untuk melakukan penelitian

Tampaknya bukan masalah besar untuk meminta organisasi mengirimkan informasi yang dapat ditemukan sendiri oleh tim Anda. Tetapi jika Anda melihatnya dari sudut pandang mereka, Anda meminta mereka meluangkan waktu untuk mengumpulkan informasi yang sudah Anda akses.

Sebagai pemberi hibah, Anda dapat mengambil beban besar dari penerima hibah Anda dengan mengumpulkan informasi yang tersedia untuk umum. Anda akan terkejut betapa banyak yang dapat Anda pelajari tentang sebuah organisasi tanpa harus bertanya. Lihat situs web publik, laporan keuangan sebelumnya, dan basis data seperti Candid untuk mendapatkan informasi yang Anda butuhkan.

Dalam hal mempelajari konteks sosial yang lebih luas dari pekerjaan penerima hibah Anda, Anda dapat melakukan banyak penelitian itu sendiri. Tim Anda harus menginvestasikan waktu untuk memahami masalah yang dihadapi masyarakat sehingga Anda dapat memahami bagaimana pekerjaan penerima hibah Anda cocok. Jangan mengandalkan penerima hibah untuk mendidik tim Anda. Itu bukan peran mereka.

7. Jangan: Minta informasi yang tidak akan Anda gunakan

* Lakukan: Perjelas mengapa Anda membutuhkan setiap data

Dalam hal menulis persyaratan aplikasi hibah, lebih banyak tidak selalu lebih baik. Anda hanya ingin mengajukan pertanyaan yang akan memberi Anda informasi yang Anda pedulikan. Terkadang pemberi hibah memasukkan pertanyaan karena tampaknya relevan secara teori, tetapi dalam praktiknya, jawaban sebenarnya tidak terlalu penting.

Buka aplikasi Anda dan tanyakan mengapa setiap informasi diperlukan. Ini juga merupakan cara yang baik untuk memeriksa redundansi.

8. Jangan: Memerlukan pemformatan unik

* Lakukan: Terima file dan tulisan untuk pembuat hibah lainnya

Sebuah organisasi mungkin telah membuat dokumen untuk penyandang dana lain. Jika dokumen itu mencakup semua informasi yang Anda butuhkan, jangan membuat pemohon memformat ulang untuk mengirimkannya kepada Anda. Itu membuang-buang waktu.

Bersedia menerima tulisan dan laporan yang dibuat untuk penyandang dana lain. Dan perhatikan fleksibilitas ini dalam aplikasi Anda.

Anda juga dapat menerima beberapa jenis file sehingga penerima hibah tidak perlu membuat ulang konten. Misalnya, jika mereka memiliki video yang mereka buat untuk menjelaskan program baru mereka, biarkan mereka mengirimkannya daripada mengharuskan mereka untuk menulis semua informasi yang sama.

9. Jangan: Biarkan penerima hibah menunggu dalam ketidakpastian

* Lakukan: Bergerak dengan urgensi

Keputusan Anda sebagai pemberi hibah dapat berdampak besar pada organisasi yang mencari pendanaan. Kemampuan mereka untuk menjalankan program tertentu, mempekerjakan karyawan, atau berinvestasi dalam pelatihan atau teknologi baru mungkin bergantung pada apakah mereka menerima hibah atau tidak. Lakukan yang terbaik untuk mendapatkan mereka jawaban secepat mungkin.

Menyederhanakan persyaratan aplikasi hibah Anda akan memudahkan tim peninjau Anda untuk menyelesaikan evaluasi mereka dengan cepat. Tetapi Anda juga ingin menjelaskan kepada pelamar tentang jangka waktu yang diharapkan sehingga mereka dapat merencanakannya dengan tepat. Beri tahu mereka kapan Anda berniat membuat keputusan dan kemudian bekerja untuk memenuhi tenggat waktu tersebut. Jika keadaan berubah, hubungi. Jangan tinggalkan siapa pun dalam kegelapan.

Ingat: urgensi ini tidak berhenti dengan keputusan penghargaan. Anda juga ingin mendapatkan dana ke tangan penerima hibah Anda secepat mungkin. Mereka tidak ingin mendengar bahwa mereka akan mendapatkan cek dan kemudian harus menunggu berbulan-bulan sampai cek itu tiba. Pilih perangkat lunak yang memungkinkan Anda mencairkan dan melacak dana secara digital.

10. Jangan: Jadikan setiap check-in sebagai laporan formal

* Lakukan: Gunakan check-in informal dan verbal

Meluangkan waktu untuk memeriksa dengan penerima hibah adalah cara yang bagus untuk melacak dampak Anda dan memperkuat hubungan Anda dengan organisasi yang Anda dukung. Tetapi jika Anda menjadikan setiap check-in sebagai proses formal yang mengharuskan penerima hibah untuk mengirimkan laporan tertulis, Anda menciptakan banyak pekerjaan ekstra untuk tim mereka.

Alih-alih, pikirkan tentang memasukkan lebih banyak check-in informal ke dalam proses pelaporan hibah Anda. Misalnya, panggilan telepon cepat dapat memberi Anda informasi yang Anda butuhkan dan menjadi tumpangan yang mudah bagi penerima hibah. Tidak hanya mengurangi beban, tetapi juga memberi Anda kesempatan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih kaya dan lebih bernuansa tentang dampaknya, termasuk semua detail kecil yang sulit ditangkap dalam laporan tertulis. Selain itu, percakapan ini menciptakan lebih banyak ruang untuk dialog yang jujur ​​sehingga Anda dapat mencari umpan balik tentang proses dan harapan Anda sebagai pemberi hibah.

11. Jangan: Ikat pendanaan Anda ke program tertentu

* Lakukan: Menyediakan dana tak terbatas

Beroperasi dari tempat kepercayaan tidak terbatas pada proses aplikasi. Ini juga berlaku untuk pendanaan itu sendiri. Organisasi yang Anda dukung paling tahu apa yang mereka butuhkan dan bagaimana melayani komunitas mereka. Biarkan tim ini memutuskan bagaimana membelanjakan uang yang Anda berikan kepada mereka.

Alih-alih mengikat pendanaan Anda pada program atau biaya tertentu, berikan pendanaan tanpa batas. Intinya, pendanaan tidak terbatas memungkinkan organisasi nirlaba menentukan cara terbaik untuk menggunakan sumber daya ini untuk memajukan misi mereka. Mungkin itu langsung masuk ke program atau mungkin mereka menggunakannya untuk staf, teknologi, atau sewa. Kuncinya adalah percaya bahwa penerima hibah tahu apa yang terbaik.

Temukan perangkat lunak yang tepat untuk mendukung misi Anda

Menggunakan platform manajemen hibah yang tepat memungkinkan Anda untuk merampingkan proses Anda, menghilangkan beban penerima hibah serta manajer program Anda sendiri. Tanpa alat yang tepat, tugas administratif dapat menumpuk dan menghalangi, memengaruhi kemampuan Anda untuk memajukan kesetaraan dan menjalin hubungan yang bermakna.

Submittable adalah platform dampak sosial yang dibangun untuk membantu pembuat hibah meluncurkan, mengelola, dan mengukur program mereka dengan mudah. Cari tahu bagaimana kami dapat membantu Anda membangun alur kerja yang tepat untuk Anda dan penerima hibah Anda.