Jak wybrać odpowiednie wymagania dotyczące wniosku o dotację

Czasami najnudniejsze zadania są najważniejsze.

Weźmy na przykład wymagania dotyczące wniosku o dotację. Chociaż tworzenie aplikacji może wydawać się zadaniem czysto administracyjnym, sposób, w jaki fundatorzy ustrukturyzują swoje aplikacje, ma duże znaczenie zarówno pod względem tego, do kogo docierają, jak i w jaki sposób kształtują swoje relacje z stypendystami.

Dla grantodawców, którzy chcą zwiększyć kapitał własny i wspierać innowacje, celowe rozważenie sposobu tworzenia wniosku o dotację jest tam, gdzie guma spotyka się z drogą. Tworząc wymagania programowe, Twoim celem powinno być zmniejszenie obciążenia stypendystów — obciążenia pracą, jakie Twoje finansowanie tworzy dla organizacji i osób, które finansujesz.

Wielu darczyńców stosuje ramy skoncentrowane na kapitale własnym, takie jak filantropia oparta na zaufaniu i partycypacyjne udzielanie dotacji, które pomagają zaradzić istniejącej nierównowadze sił w całym sektorze. To wspaniale. Ale jeśli jesteś twórcą dotacji, który nie jest pewien, jak wprowadzić wartości w życie, wymagania dotyczące wniosku o dotację są doskonałym punktem wyjścia.

Dlaczego dobre wymagania dotyczące wniosków o dotacje mają znaczenie

Jeśli kiedykolwiek aplikowałeś o pracę przez Internet, wiesz, że źle przemyślana aplikacja może być niesamowitą stratą czasu. To samo dotyczy wniosków o dotacje. Usprawniając aplikację, nie tylko oszczędzasz czas stypendystów, ale także umożliwiasz swojemu zespołowi następujące działania.

1. Zmniejsz obciążenie stypendystów

Społecznościowe organizacje non-profit są napięte. Zbyt często proces ubiegania się o dotację nakłada więcej pracy na te i tak już nadmiernie rozbudowane zespoły. Dla sponsorów może to nie wydawać się wielkim problemem, ale dla pracowników, którzy muszą zaplanować swój czas oraz zdolności umysłowe i emocjonalne w ramach wielu projektów, każda minuta poświęcona na ubieganie się o grant odciąga uwagę od innych, często bardziej transformujących praca.

Kiedy grantodawcy zmniejszają wysiłek i czas potrzebny do ubiegania się o dotację, dają stypendystom więcej swobody, aby poświęcić czas i energię gdzie indziej. To nie jest błahostka.

2. Wsparcie akcji

To, kto ma dostęp do Twojego wniosku, bezpośrednio decyduje o tym, kto ma dostęp do Twojego dofinansowania. Tak więc, jeśli tworzysz środowisko aplikacji, które wyklucza niektóre osoby, powodujesz niesprawiedliwość w swoim procesie.

Słuszność wymaga intencji. To nie jest coś, co dzieje się przez przypadek. Tworzenie aplikacji integracyjnej to jeden element układanki. Gwarantuje to, że nie utrwalasz stronniczości i nieumyślnie wykluczasz określone grupy z programu. Twój formularz grantu ma na celu połączyć Cię z potencjalnymi stypendystami. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest to, aby wymagania aplikacji stały się barierą.

3. Wyrównaj pole gry

Kiedy zdejmiesz ciężar administracyjny z stypendystów, otwierasz możliwości finansowania dla znacznie szerszej gamy organizacji. Jeśli masz długi, kłopotliwy wniosek, tylko większe organizacje z pracownikiem (lub zespołem) zajmującym się pisaniem grantów będą mogły się ubiegać. Mniejsze organizacje non-profit nie będą miały przepustowości.

Uproszczenie procesu może być dobre dla każdego. Zmniejsza to obciążenie zespołu weryfikacyjnego i otwiera drzwi dla znacznie większej liczby kandydatów. Ponadto ograniczenie biurokracji może pomóc przełamać niektóre z zakorzenionych uprzedzeń, które mogą powstrzymać sektor filantropijny.

Brenda Solorzano, dyrektor generalna Headwaters Foundation, wyjaśnia efekt usprawnienia procesu składania wniosków o dotacje: „Zgromadziliśmy historie o pracy, która jest wykonywana z tymi ogólnymi dotacjami operacyjnymi – to transformacja w wielu z tych społeczności”, mówi. „A są to społeczności, które nie mają dużej infrastruktury, dużych organizacji non-profit, nie mają ludzi do rozwoju. To ludzie, którzy nie byliby tak konkurencyjni w tradycyjnym procesie aplikacyjnym”.

Przekształcenie wymagań dotyczących wniosków o dotacje radykalnie zmieniło, do kogo Fundacja Headwaters dotarła ze swoimi programami. Z kolei byli w stanie wywrzeć znaczący, długoterminowy wpływ.

4. Utrzymuj organizacje non-profit skupione na swojej misji

Cały sens programu grantów polega na tym, aby fundatorzy przekazali środki w ręce organizacji wykonujących ważną pracę społeczną. Jeśli w zamian za fundusze odciągasz znaczną część czasu i energii zespołu od tej pracy, podcinasz jego zdolność do skupienia się na swojej misji.

Usprawniając proces aplikacyjny, dajesz stypendystom więcej czasu na zainwestowanie w pracę, która ma największe znaczenie. Zaoszczędzony czas może zostać przeznaczony na budowanie relacji w społeczności, planowanie strategiczne, rozwój zawodowy lub innowacje na przyszłość. Są to wysiłki, które pomogą organizacjom odnieść długofalowy sukces.

5. Buduj silniejsze relacje

Zamiast postrzegać relację fundator/beneficjent jako hierarchiczną, wielu grantodawców wyobraża ją sobie na nowo, aby była bardziej oparta na współpracy. Dużą częścią sprawiedliwego, długotrwałego związku jest umiejętność działania z miejsca zaufania. Zamiast postrzegać aplikację jako szansę na weryfikację potencjalnych stypendystów, pomyśl o tym jako o okazji do sprawdzenia, czy Twoje misje się zgadzają.

Usprawnienie aplikacji o dotację to świetny sposób na skupienie stypendystów w swojej pracy. Dajesz im do zrozumienia, że ​​cenisz ich czas i energię. Ponadto umożliwia poruszanie się z poczuciem pilności. Kiedy organizacje starają się zaspokoić potrzeby społeczności, nie chcą być spowalniane przez sponsorów, którzy zbierają i przeglądają wnioski o dotacje przez miesiące i miesiące.

Skupiając doświadczenie stypendystów, fundatorzy tworzą więcej przestrzeni na dialog, informacje zwrotne i innowacje. Ta wymiana pomysłów nie tylko wzmacnia relacje, ale także przynosi szersze korzyści społecznościom.

11 nakazów i zakazów tworzenia wniosku o dotację

1. Nie rób: Twórz niepotrzebnie złożonej aplikacji

* Tak: Pomyśl o swojej aplikacji z perspektywy kandydata

Nie twórz aplikacji, przez którą sam nie chciałbyś przechodzić. Na przykład, jeśli poprosisz organizacje o przesłanie dokumentów, nie proś ich również o wprowadzenie tych informacji w oddzielnym polu formularza. Ogranicz zbędne żądania i spraw, aby pytania były jasne i proste.

Podczas tworzenia aplikacji pomyśl o osobach lub zespołach po drugiej stronie doświadczenia. Postaraj się, aby było to dla nich jak najłatwiejsze. Zanim opublikujesz swoją aplikację, wyobraź sobie, że czytasz ją po raz pierwszy. Zapytaj siebie:

• Czy są mylące pytania?
• Czy któraś z instrukcji jest niejasna?
• Używasz za dużo technicznego żargonu?

Popełnij błąd po stronie nadmiernego wyjaśniania i upewnij się, że kandydaci wiedzą, z kim się skontaktować, jeśli mają pytania.

2. Nie: Zamień ubieganie się o dotację w grę w zgadywanie

* Tak: Udostępnij pełną aplikację do pobrania

Siadanie do wypełnienia wniosku i uświadomienie sobie, że nie masz wszystkich potrzebnych informacji, jest niezwykle frustrujące. To, co wydawało się prostym zadaniem, zamieniło się w polowanie na padlinożerców. Jeśli nie jesteś z góry informowany o tym, co kandydaci będą musieli przesłać, aby zostać rozpatrzeni, potencjalnie utrudniasz ten proces, niż powinien.

Udostępnij swoją aplikację do pobrania, aby kandydaci mieli czas na zebranie wszystkich potrzebnych danych, zanim się zagłębią. Mogą współpracować ze swoimi zespołami, aby mieć pewność, że mają wszystko, czego potrzebują do złożenia wniosku. Na przykład, jeśli wymagania dotyczące wniosku o dotację obejmują pytania dotyczące budżetu, przyszłych programów i danych demograficznych beneficjentów, może to oznaczać zbieranie danych z trzech różnych źródeł. Nikt nie chce tego robić, gdy jest w trakcie wypełniania wniosku. Nie rób ich.

3. Nie rób: Umieść całą pracę na jednej osobie

* Wykonaj: Włącz współpracę

Jeśli wybierzesz platformę do zarządzania dotacjami, która ogranicza możliwość współpracy wnioskodawców, możesz przenosić całe obciążenie pracą na jedną osobę. Jeśli zespoły mogą z łatwością wnosić wkład do aplikacji bez zakłócania pracy innych osób, mają możliwość bardziej równomiernego podziału zadań.

Poszukaj platformy, która ułatwi pracę zespołom, zapewniając współpracę w czasie rzeczywistym, aby każdy mógł zobaczyć, jakie prace zostały wykonane, a co pozostało do ukończenia.

Narzędzie do współpracy w serwisie Submittable umożliwia wnioskodawcom wgląd w obecność innych współtwórców w czasie rzeczywistym.

4. Nie: Zmuszaj każdego kandydata do wypełnienia pełnego formularza

* Tak: Użyj kontroli kwalifikowalności

Nie chcesz recenzować kandydatów, którzy nie kwalifikują się do otrzymania dotacji. A organizacje nie chcą tracić czasu na wypełnianie formularzy o dotację, której na pewno nie dostaną. Dlatego sprawdzanie kwalifikacji jest dobre dla wszystkich.

Zadaj kilka krótkich pytań, aby upewnić się, że nikt nie może wypełnić pełnego wniosku, o ile nie spełni podstawowych wymagań kwalifikacyjnych — niezależnie od tego, czy chodzi o lokalizację geograficzną, status organizacji non-profit, cel misji, wielkość organizacji czy coś innego.

5. Nie: Załóż, że kandydaci mogą łatwo uzyskać dostęp do Twojej aplikacji

* Tak: znajdź przyjazne dla urządzeń mobilnych oprogramowanie do zarządzania dotacjami z VPAT

Tworząc wniosek o dotację, chcesz mieć pewność, że wszyscy mają do niego dostęp. Wybierz platformę, która jest łatwa w użyciu dla osób o różnym poziomie technicznym.

Chcesz również wybrać aplikację, która będzie w pełni responsywna na urządzeniach mobilnych. Pomoże Ci to dotrzeć do osób, które mogą nie mieć niezawodnego dostępu do komputera lub Wi-Fi. Przetestuj swoją aplikację na urządzeniu mobilnym, aby upewnić się, że nie ma problemów z przeglądaniem instrukcji, przesyłaniem dokumentów lub przesyłaniem formularzy.

Priorytetyzacja dostępu oznacza również wybór oprogramowania, które jest dostępne dla osób z szerokim zakresem niepełnosprawności. Poszukaj rozwiązań z dobrowolnym szablonem dostępności produktu (VPAT), aby upewnić się, że wybrane oprogramowanie spełnia standardy ułatwień dostępu (psst… Submittable tak).

6. Nie: Pytaj o publicznie dostępne informacje

* Czy: wykorzystaj swój czas na badania

Poproszenie organizacji o przesłanie informacji, które Twój zespół może znaleźć samodzielnie, może wydawać się niczym. Ale jeśli spojrzysz na to z ich perspektywy, prosisz ich o poświęcenie czasu na zebranie informacji, do których już masz dostęp.

Jako stypendysta możesz odciążyć swoich stypendystów, zbierając publicznie dostępne informacje. Zdziwiłbyś się, jak wiele możesz dowiedzieć się o organizacji bez pytania. Zajrzyj do publicznych witryn internetowych, wcześniejszych raportów finansowych i baz danych, takich jak Candid, aby uzyskać potrzebne informacje.

Jeśli chodzi o poznanie szerszego kontekstu społecznego pracy stypendystów, wiele z tych badań możesz przeprowadzić samodzielnie. Twój zespół powinien poświęcić czas na zrozumienie problemów, z jakimi borykają się społeczności, tak abyś mógł zrozumieć, w jaki sposób wpasowuje się praca Twoich stypendystów. Nie polegaj na stypendystach, aby edukować Twój zespół. To nie jest ich rola.

7. Nie: Pytaj o informacje, których nie będziesz używać

* Wykonaj: Wyjaśnij, dlaczego potrzebujesz każdej części danych

Jeśli chodzi o pisanie wymagań dotyczących wniosków o dotacje, więcej nie zawsze znaczy lepiej. Chcesz tylko zadawać pytania, które dostarczą Ci informacji, na których Ci zależy. Czasami grantodawcy umieszczają pytania, ponieważ w teorii wydają się one istotne, ale w praktyce odpowiedzi nie mają większego znaczenia.

Przejrzyj swoją aplikację i zapytaj, dlaczego każda informacja jest potrzebna. Jest to również dobry sposób na sprawdzenie nadmiarowości.

8. Nie: Wymagaj unikalnego formatowania

* Tak: Przyjmuj pliki i notatki dla innych grantodawców

Organizacja mogła stworzyć dokument dla innego darczyńcy. Jeśli ten dokument zawiera wszystkie potrzebne informacje, nie zmuszaj kandydata do zmiany jego formatu w celu przesłania go do Ciebie. To ogromna strata czasu.

Chęć akceptowania zapisów i raportów tworzonych dla innych darczyńców. I zwróć uwagę na tę elastyczność w swojej aplikacji.

Możesz również zaakceptować wiele typów plików, aby beneficjenci nie musieli ponownie tworzyć treści. Na przykład, jeśli mają nagranie wideo, które stworzyli, aby wyjaśnić ich nowy program, pozwól im go przesłać, zamiast wymagać od nich zapisania wszystkich tych samych informacji.

9. Nie: Trzymaj stypendystów czekających w zawieszeniu

* Wykonaj: Poruszaj się w trybie pilnym

Twoje decyzje jako grantodawcy mogą mieć głęboki wpływ na organizacje poszukujące funduszy. Ich zdolność do prowadzenia określonych programów, zatrudniania pracowników lub inwestowania w nowe szkolenia lub technologie może zależeć od tego, czy otrzymają dotację. Postaraj się jak najszybciej uzyskać odpowiedź.

Usprawnienie wymagań dotyczących wniosków o dotację ułatwi zespołowi weryfikacyjnemu szybkie ukończenie oceny. Ale chcesz również jasno określić oczekiwany termin, aby kandydaci mogli odpowiednio zaplanować. Daj im znać, kiedy zamierzasz podjąć decyzję, a następnie pracuj, aby dotrzymać tych terminów. Jeśli coś się zmieni, skontaktuj się z nami. Nie zostawiaj nikogo w ciemności.

Pamiętaj: ta pilność nie kończy się na decyzji o przyznaniu nagrody. Chcesz również jak najszybciej przekazać środki w ręce swoich stypendystów. Nie chcą słyszeć, że dostaną czek, a potem muszą czekać na niego miesiącami. Wybierz oprogramowanie, które umożliwia cyfrowe wypłacanie i śledzenie środków.

10. Nie rób: Z każdego zameldowania należy sporządzać oficjalny raport

* Tak: Korzystaj z nieformalnych, ustnych meldunków

Poświęcenie czasu na kontakt z stypendystami to świetny sposób na śledzenie swojego wpływu i wzmocnienie relacji z organizacjami, które wspierasz. Ale jeśli każde zameldowanie będzie formalnym procesem, który wymaga od stypendystów złożenia pisemnego raportu, oznacza to dużo dodatkowej pracy dla ich zespołów.

Zamiast tego pomyśl o włączeniu bardziej nieformalnych meldunków do procesu raportowania dotacji. Na przykład szybki telefon może dostarczyć potrzebnych informacji i być łatwym podwiezieniem dla stypendystów. Nie tylko zmniejsza to obciążenie, ale także daje szansę na bogatsze, bardziej zniuansowane zrozumienie ich wpływu, w tym wszystkie drobne szczegóły, które trudno uchwycić w pisemnym raporcie. Ponadto rozmowy te tworzą więcej przestrzeni na szczery dialog, dzięki czemu możesz uzyskać informacje zwrotne na temat swoich procesów i oczekiwań jako grantodawca.

11. Nie: Nie wiąż swojego finansowania z konkretnymi programami

* Czy: Zapewnij nieograniczone finansowanie

Działanie z miejsca zaufania nie ogranicza się do procesu aplikacji. Dotyczy to również samego finansowania. Organizacje, które wspierasz, wiedzą najlepiej, czego potrzebują i jak służyć swoim społecznościom. Pozwól tym zespołom zdecydować, jak wydać przyznane im pieniądze.

Zamiast wiązać swoje finansowanie z konkretnymi programami lub kosztami, zapewnij nieograniczone finansowanie. Zasadniczo nieograniczone finansowanie pozwala organizacji non-profit określić, jak najlepiej wykorzystać te zasoby do realizacji swojej misji. Może trafiają bezpośrednio do programów, a może wykorzystują je do obsługi personelu, technologii lub wynajmu. Kluczem jest zaufanie, że stypendyści wiedzą, co jest najlepsze.

Znajdź odpowiednie oprogramowanie, które wesprze Twoją misję

Korzystanie z odpowiedniej platformy do zarządzania dotacjami umożliwia usprawnienie procesów, odciążenie stypendystów oraz własnych menedżerów programu. Bez odpowiednich narzędzi zadania administracyjne mogą się nawarstwiać i przeszkadzać, wpływając na twoją zdolność do zwiększania równości i budowania znaczących relacji.

Submittable to platforma o wpływie społecznym, stworzona, aby pomóc grantodawcom w łatwym uruchamianiu, zarządzaniu i mierzeniu ich programów. Dowiedz się, jak możemy pomóc Ci stworzyć przepływ pracy odpowiedni dla Ciebie i Twoich stypendystów.