Comment choisir les bonnes conditions de demande de subvention

Parfois, les tâches les plus ennuyeuses sont les plus importantes.

Prenons par exemple les exigences de demande de subvention. Bien que la création d'une candidature puisse sembler être une tâche purement administrative, la façon dont les bailleurs de fonds structurent leurs candidatures fait une grande différence à la fois en termes de personnes qu'ils touchent et de la manière dont ils encadrent leurs relations avec les bénéficiaires.

Pour les bailleurs de fonds qui cherchent à faire progresser l'équité et à soutenir l'innovation, c'est en étant intentionnel sur la façon dont vous construisez votre demande de subvention que le caoutchouc rencontre la route. Au fur et à mesure que vous établissez les exigences de votre programme, votre objectif doit être de réduire le fardeau des bénéficiaires - la charge de travail que votre financement crée pour les organisations et les personnes que vous financez.

De nombreux bailleurs de fonds adoptent des cadres axés sur l'équité tels que la philanthropie basée sur la confiance et l'octroi de subventions participatives, qui aident à remédier aux déséquilibres de pouvoir existants dans le secteur. C'est génial. Mais si vous êtes un subventionneur qui ne sait pas comment mettre les valeurs en action, les exigences de votre demande de subvention sont un excellent point de départ.

Pourquoi de bonnes exigences de demande de subvention sont importantes

Si vous avez déjà postulé à un emploi en ligne, vous savez qu'une candidature mal pensée peut être une perte de temps incroyable. Il en va de même pour les demandes de subventions. Lorsque vous rationalisez votre candidature, non seulement vous faites gagner du temps à vos bénéficiaires, mais vous permettez à votre équipe de faire ce qui suit.

1. Réduire le fardeau des bénéficiaires

Les organisations communautaires à but non lucratif sont étirées. Trop souvent, le processus de demande de subvention s'accumule sur plus de travail pour ces équipes déjà surchargées. Pour les bailleurs de fonds, cela peut ne pas sembler un gros problème, mais pour les employés qui doivent budgétiser leur temps ainsi que leurs capacités mentales et émotionnelles sur de nombreux projets, chaque minute passée à demander une subvention détourne l'attention d'autres projets, souvent plus transformateurs. travail.

Lorsque les bailleurs de fonds réduisent les efforts et le temps nécessaires pour demander une subvention, ils donnent aux bénéficiaires plus de latitude pour consacrer du temps et de l'énergie ailleurs. Ce n'est pas rien.

2. Soutenir l'équité

Qui a accès à votre demande détermine directement qui a accès à votre subvention. Ainsi, si vous créez une expérience d'application qui exclut certaines personnes, vous créez des inégalités dans votre processus.

L'équité prend l'intention. Ce n'est pas quelque chose qui arrive par accident. La création d'une application inclusive est une pièce du puzzle. Cela garantit que vous ne perpétuez pas les préjugés et que vous n'excluez pas involontairement certains groupes de votre programme. Votre formulaire de subvention est destiné à vous mettre en contact avec des bénéficiaires potentiels. La dernière chose que vous souhaitez, c'est que les exigences de votre application deviennent un obstacle.

3. Niveler les règles du jeu

Lorsque vous soulagez le fardeau administratif des bénéficiaires, vous ouvrez des possibilités de financement à un éventail beaucoup plus large d'organisations. Si vous avez une candidature longue et fastidieuse, seules les grandes organisations avec un employé (ou une équipe) dédié à la rédaction de demandes de subvention pourront postuler. Les petites organisations à but non lucratif n'auront pas la bande passante.

Simplifier le processus peut être bon pour tout le monde. Cela réduit la charge de travail de votre équipe d'examen et ouvre la porte à beaucoup plus de candidats. De plus, la réduction des formalités administratives peut aider à briser certains des préjugés enracinés qui peuvent freiner le secteur philanthropique.

Brenda Solorzano, PDG de la Headwaters Foundation, explique l'effet de la rationalisation de leur processus de demande de subvention : "Les histoires que nous avons recueillies sur le travail qui est effectué avec ces subventions de fonctionnement générales - c'est transformationnel dans bon nombre de ces communautés", dit-elle. « Et ce sont des communautés qui n'ont pas de grandes infrastructures, qui n'ont pas de grandes organisations à but non lucratif, qui n'ont pas de personnel de développement. C'est le genre de personnes qui ne seraient pas aussi compétitives dans un processus de candidature traditionnel.

La refonte de leurs exigences de demande de subvention a radicalement changé les personnes que la Headwaters Foundation touchait avec ses programmes. À leur tour, ils ont pu avoir un impact significatif et à long terme.

4. Gardez les organisations à but non lucratif concentrées sur leur mission

L'intérêt d'un programme de subventions est que les bailleurs de fonds mettent des ressources entre les mains d'organisations effectuant un travail communautaire important. Si, en échange d'un financement, vous détournez une partie importante du temps et de l'énergie de l'équipe de ce travail, vous sapez sa capacité à rester concentré sur sa mission.

Lorsque vous rationalisez votre processus de candidature, vous donnez aux bénéficiaires plus de temps pour investir dans le travail qui compte le plus. Ce temps économisé pourrait être consacré à l'établissement de relations au sein de la communauté, à la planification stratégique, au développement professionnel ou à l'innovation pour l'avenir. Ce sont ces efforts qui aideront les organisations à réussir à long terme.

5. Établissez des relations plus solides

Plutôt que de voir la relation bailleur de fonds/bénéficiaire comme hiérarchique, de nombreux bailleurs de fonds la réinventent pour la rendre plus collaborative. Une grande partie d'une relation équitable et durable est la capacité d'opérer à partir d'un lieu de confiance. Plutôt que de considérer l'application comme votre chance de vérifier les bénéficiaires potentiels, considérez-la comme une opportunité de vérifier si vos missions s'alignent.

La rationalisation de votre demande de subvention est un excellent moyen de centrer les bénéficiaires sur votre travail. Vous leur faites savoir que vous appréciez leur temps et leur énergie. De plus, cela vous permet de vous déplacer avec l'urgence qu'ils ressentent. Lorsque les organisations essaient de répondre aux besoins de la communauté, elles ne veulent pas être ralenties par les bailleurs de fonds qui prennent des mois et des mois pour collecter et examiner les demandes de subvention.

En centrant l'expérience des bénéficiaires, les bailleurs de fonds créent plus d'espace pour le dialogue, la rétroaction et l'innovation. Non seulement cet échange d'idées renforce les relations, mais il profite également aux communautés plus largement.

Les 11 choses à faire et à ne pas faire pour préparer votre demande de subvention

1. À ne pas faire : créer une application inutilement complexe

* À faire : réfléchissez à votre candidature du point de vue du candidat

Ne créez pas une expérience d'application que vous ne voudriez pas vivre vous-même. Par exemple, si vous demandez aux organisations de télécharger des documents, ne leur demandez pas de saisir également ces informations dans un champ de formulaire séparé. Limitez les demandes redondantes et posez des questions claires et directes.

Lorsque vous créez votre application, pensez aux individus ou aux équipes de l'autre côté de l'expérience. Essayez de leur faciliter la tâche autant que possible. Avant de publier votre application, essayez d'imaginer que vous la lisez pour la première fois. Demande toi:

• Y a-t-il des questions confuses?
• Certaines instructions ne sont pas claires ?
• Utilisez-vous trop de jargon technique ?

Péchez par excès d'explications et assurez-vous que les candidats savent qui contacter s'ils ont des questions.

2. À ne pas faire : transformer la demande de subvention en un jeu de devinettes

* À faire : rendre l'application complète disponible au téléchargement

Il est incroyablement frustrant de s'asseoir pour remplir une demande et de réaliser que vous n'avez pas toutes les informations dont vous avez besoin. Ce qui semblait être une tâche simple s'est transformé en une chasse au trésor. Si vous n'êtes pas franc sur ce que les candidats devront soumettre pour être pris en compte, vous rendez potentiellement le processus beaucoup plus difficile qu'il ne devrait l'être.

Rendez votre candidature téléchargeable afin que les candidats aient le temps de rassembler toutes les données dont ils auront besoin avant de creuser. Ils peuvent travailler avec leurs équipes pour s'assurer qu'ils ont tout ce dont ils ont besoin pour postuler. Par exemple, si les exigences de votre demande de subvention incluent des questions sur le budget, les programmes futurs et les données démographiques des bénéficiaires, cela peut signifier la collecte de données provenant de trois sources différentes. Personne ne veut le faire pendant qu'il est en train de remplir la demande. Ne les faites pas.

3. À ne pas faire : confier tout le travail à une seule personne

* À faire : activer la collaboration

Si vous choisissez une plate-forme de gestion des subventions qui limite la capacité des candidats à collaborer, vous pourriez confier toute la charge de travail à une seule personne. Si les équipes peuvent facilement contribuer à l'application sans perturber le flux de travail de l'autre, elles ont la possibilité de répartir les tâches plus équitablement.

Recherchez une plate-forme qui simplifie la tâche des équipes en offrant une collaboration en temps réel, afin que chacun puisse voir le travail effectué et ce qu'il reste à terminer.

L'outil de collaboration de Submittable permet aux candidats de voir la présence en temps réel d'autres contributeurs.

4. À ne pas faire : obliger chaque candidat à remplir le formulaire complet

* À faire : utiliser le contrôle d'éligibilité

Vous ne voulez pas examiner les candidats qui ne sont pas admissibles à vos subventions. Et les organisations ne veulent pas perdre de temps à remplir des formulaires pour une subvention qu'elles n'obtiendront certainement pas. C'est pourquoi la vérification de l'admissibilité est bonne pour tout le monde.

Utilisez quelques questions rapides pour vous assurer que personne ne peut remplir votre candidature complète à moins de répondre aux critères d'éligibilité de base, qu'il s'agisse de l'emplacement géographique, du statut d'organisation à but non lucratif, de l'orientation de la mission, de la taille de l'organisation ou autre chose.

5. Ne pas : présumer que les candidats peuvent accéder facilement à votre candidature

* À faire : trouver un logiciel de gestion des subventions compatible avec les appareils mobiles avec un VPAT

Lorsque vous créez votre demande de subvention, vous voulez vous assurer que tout le monde peut y accéder. Choisissez une plateforme facile à utiliser pour les personnes de tous horizons techniques.

Vous souhaitez également choisir une application entièrement réactive sur les appareils mobiles. Cela vous aidera à atteindre les personnes qui n'ont peut-être pas un accès fiable à un ordinateur ou au Wi-Fi. Assurez-vous de tester votre application sur un appareil mobile pour vous assurer qu'il n'y a aucun problème pour afficher les instructions, télécharger des documents ou soumettre des formulaires.

Donner la priorité à l'accès, c'est aussi choisir des logiciels accessibles aux personnes souffrant d'un large éventail de handicaps. Recherchez des solutions avec un modèle volontaire d'accessibilité des produits (VPAT) pour vous assurer que le logiciel que vous choisissez respecte les normes d'accessibilité (psst… Submittable do).

6. À ne pas faire : demander des informations accessibles au public

* À faire : utilisez votre propre temps pour faire des recherches

Il peut sembler inutile de demander aux organisations de soumettre des informations que votre équipe pourrait trouver par elle-même. Mais si vous le regardez de leur point de vue, vous leur demandez de prendre le temps de collecter des informations auxquelles vous avez déjà accès.

En tant que bailleur de fonds, vous pouvez alléger le fardeau de vos bénéficiaires en recueillant des informations accessibles au public. Vous seriez surpris de tout ce que vous pouvez apprendre sur une organisation sans avoir à demander. Consultez les sites Web publics, les anciens rapports financiers et les bases de données telles que Candid pour obtenir les informations dont vous avez besoin.

Lorsqu'il s'agit d'en savoir plus sur le contexte social plus large du travail de vos bénéficiaires, vous pouvez effectuer une grande partie de ces recherches par vous-même. Votre équipe doit investir du temps dans la compréhension des problèmes auxquels les communautés sont confrontées afin que vous puissiez comprendre comment le travail de vos bénéficiaires s'intègre. Ne comptez pas sur vos bénéficiaires pour éduquer votre équipe. Ce n'est pas leur rôle.

7. Ne pas : demander des informations que vous n'utiliserez pas

* À faire : Expliquez pourquoi vous avez besoin de chaque élément de données

Lorsqu'il s'agit de rédiger les exigences d'une demande de subvention, plus n'est pas toujours mieux. Vous ne voulez poser que des questions qui vous donneront des informations qui vous intéressent. Parfois, les subventionneurs incluent des questions parce qu'elles semblent pertinentes en théorie, mais en pratique, les réponses importent peu.

Passez en revue votre demande et demandez pourquoi chaque élément d'information est nécessaire. C'est aussi un bon moyen de vérifier les redondances.

8. À ne pas faire : Exiger un formatage unique

* À faire : Accepter les fichiers et les comptes rendus pour d'autres bailleurs de fonds

Une organisation peut avoir créé un document pour un autre bailleur de fonds. Si ce document comprend toutes les informations dont vous avez besoin, n'obligez pas un candidat à le reformater pour vous le soumettre. C'est une énorme perte de temps.

Soyez prêt à accepter des comptes rendus et des rapports créés pour d'autres bailleurs de fonds. Et notez cette flexibilité dans votre application.

Vous pouvez également accepter plusieurs types de fichiers afin que les bénéficiaires n'aient pas à recréer le contenu. Par exemple, s'ils ont créé une vidéo pour expliquer leur nouveau programme, laissez-les la soumettre plutôt que de leur demander d'écrire toutes les mêmes informations.

9. À ne pas faire : faire attendre les bénéficiaires dans les limbes

* À faire : se déplacer de toute urgence

Vos décisions en tant que subventionneur peuvent avoir un effet profond sur les organisations à la recherche de financement. Leur capacité à gérer des programmes spécifiques, à embaucher des employés ou à investir dans de nouvelles formations ou technologies peut dépendre de l'obtention ou non d'une subvention. Faites de votre mieux pour leur apporter une réponse le plus rapidement possible.

La rationalisation des exigences de votre demande de subvention permettra à votre équipe d'examen de terminer plus rapidement ses évaluations. Mais vous voulez également être clair avec les candidats sur le délai prévu afin qu'ils puissent planifier en conséquence. Faites-leur savoir quand vous avez l'intention de prendre une décision, puis travaillez pour respecter ces délais. Si les choses changent, contactez-nous. Ne laissez personne dans le noir.

N'oubliez pas : cette urgence ne s'arrête pas à la décision d'attribution. Vous souhaitez également mettre les fonds entre les mains de vos bénéficiaires le plus rapidement possible. Ils ne veulent pas entendre qu'ils recevront un chèque et devront attendre des mois avant qu'il n'arrive. Choisissez un logiciel qui vous permet de décaisser et de suivre les fonds numériquement.

10. À ne pas faire : Faire de chaque enregistrement un rapport officiel

* À faire : utilisez des vérifications verbales informelles

Prendre le temps de vérifier auprès des bénéficiaires est un excellent moyen de suivre votre impact et de renforcer vos relations avec les organisations que vous soutenez. Mais si vous faites de chaque enregistrement un processus formel qui oblige les bénéficiaires à soumettre un rapport écrit, vous créez beaucoup de travail supplémentaire pour leurs équipes.

Au lieu de cela, pensez à intégrer des vérifications plus informelles dans votre processus de rapport de subvention. Par exemple, un appel téléphonique rapide pourrait vous donner les informations dont vous avez besoin et être un ascenseur facile pour les bénéficiaires. Non seulement cela réduit le fardeau, mais cela vous donne également la possibilité d'avoir une compréhension plus riche et plus nuancée de leur impact, y compris tous les petits détails difficiles à saisir dans un rapport écrit. De plus, ces conversations créent plus d'espace pour un dialogue honnête afin que vous puissiez demander des commentaires sur vos processus et vos attentes en tant que subventionneur.

11. À ne pas faire : lier votre financement à des programmes spécifiques

* À faire : Fournir un financement sans restriction

Opérer à partir d'un lieu de confiance ne se limite pas au processus de candidature. Cela s'applique également au financement lui-même. Les organisations que vous soutenez savent le mieux ce dont elles ont besoin et comment servir leurs communautés. Laissez ces équipes décider comment dépenser l'argent que vous leur accordez.

Plutôt que de lier votre financement à des programmes ou à des coûts spécifiques, fournissez un financement sans restriction. Essentiellement, le financement sans restriction permet à l'organisme à but non lucratif de déterminer la meilleure façon d'utiliser ces ressources pour poursuivre sa mission. Peut-être que cela va directement dans les programmes ou peut-être qu'ils l'utilisent pour la dotation, la technologie ou le loyer. La clé est de croire que les bénéficiaires savent ce qui est le mieux.

Trouvez le bon logiciel pour soutenir votre mission

L'utilisation de la bonne plateforme de gestion des subventions vous permet de rationaliser vos processus, en allégeant le fardeau de vos bénéficiaires ainsi que de vos propres gestionnaires de programme. Sans les bons outils, les tâches administratives peuvent s'accumuler et vous gêner, affectant votre capacité à faire progresser l'équité et à forger des relations significatives.

Submittable est une plateforme d'impact social conçue pour aider les bailleurs de fonds à lancer, gérer et mesurer facilement leurs programmes. Découvrez comment nous pouvons vous aider à créer un flux de travail adapté à vous et à vos bénéficiaires.