仮想チームの管理: 成功するリモート企業をどのように構築し、管理するか
公開: 2016-01-23
Hubstaff を始めたとき、遠隔地の会社であることは当然の選択であり、オフィスを取得することはまったく考慮されていませんでした。 私たちは、作成したいソフトウェアと、私たちが思い描くチームのタイプを理解していました。 私の技術共同創設者である Jared と私は自宅で仕事を始めたので、Hubstaff は最初からリモートで作業を始めました。 最小限の実行可能な製品を入手するために別のチームメンバーを雇う準備ができたら、フリーランサーや世界中の人々と協力することは私たちにとって直感的なステップでした.
リモートワークは私たちが信じていることです。私たちのコアバリューの 1 つは、好きな場所に住み、働くことができること、そして国際的な才能に世界中からアクセスできることです。 仮想的に働くことは Hubstaff の DNA であり、それが私たちのソフトウェアのすべてです。 私たちは、リモートチームがより効率的に作業できるように設計された独自のツールを使用して、チームが優れた能力を発揮できるようにしています。
この投稿では、私たちのチームがどのようなものか、そしてリモート チームを管理して学んだことについて書きます。 これには、利点、課題、現在のチームの立ち位置、および運用方法が含まれます。
リモートチームの様子
地理的には、フロリダ、カリフォルニア、インディアナ、イリノイ (すべて米国内)、ウクライナ、セルビア、ルーマニア、フィリピン、トルコ、ブルガリア、インドからチーム メンバーがいます。 当社の開発、マーケティング、およびサポート チーム全体で、数十のタイムゾーンをカバーしています。 最も重要な側面は、すべてのチーム メンバーが、当社の企業文化とコア バリューに適合する個性を持っていることです。
Hubstaff チームは、思いやりがあり、思いやりがあり、反応がよく、コミュニケーションがとれ、説明責任があります。 彼らはすべて、ビジネスの重要なプレーヤーである高度に熟練した専門家です。
リモートチームで働くとは
リモートの人材から得られる仕事は、オフィスで現地の従業員と仕事をするのと同等であり、それよりも優れている可能性があります。 私たちのチームは頭が良く、自分で考えることができ、革新的で、十分な教育を受けています。 私たちは一緒に働く人々を大切にし、彼らに十分な報酬を支払います。
雇われた人々が「考える人」ではなく、インプットを与えたり、タスクの背後にある戦略を理解しようとせずに命令に従うだけであるため、アウトソーシングの評判が悪い場合があります。 これは、フリーランサーが始めたばかりであるか、単に気にしないために、より低い時間料金を使用する場合によくあることです。
Hubstaff でやっていることは「アウトソーシング」ではないので、Hubstaff ではそれを処理する必要はありません。 私たちは個人的に時間をかけて適切なチーム メンバーを見つけ、そのメンバーと通常は数年間働きます。 60日間一緒に働いた後、誰かが辞めたり、解雇しなければならないことは非常にまれです。 私たちは彼らの背中を押さず、彼らが選択した方法で仕事を完了する自由を与え、彼らは日中 (または夜) 好きな時間に働くことができ、世界中の好きな場所で働くことができます。 さらに、希望しない場合は丸一日過ごす必要はなく、好きな日に離陸できます。 その自由は、仮想チームの管理とチーム メンバーの幸福に大きな影響を与えます。
私たちは手頃な価格の仕事ではなく、質の高い人材を求めています。 最終的に、新しいチームメンバーは、毎日何時間も一緒に働いた後、チームの不可欠な部分となり、私たちの生活の重要な部分になります. 時間が経つにつれて、彼らが何人の子供を持っているか、彼らの趣味は何か、彼らが何に情熱を傾けているかを学びます.
下のビデオは、ウクライナの開発者の 1 人が私たちとどのようにコミュニケーションを取っているかを示しています。 この開発者は、Ruby on Rails に 7 年間携わっており、大学の教育を受けており、自分で考えることができます (ビデオでご覧いただけます)。 ビデオは、常に理想的であるとは限らないわずかな言語の壁があることを示していますが、大きな問題を引き起こしたことはありません.
実際の例: 開発者とのコミュニケーション方法
英語が母国語ではない国から人材を採用する際に遭遇する可能性のある唯一の課題は、記事の執筆、マーケティング、および人前で話す要件に関してです。 しかし、厳選された人材について私たちが気づいた主な点は、彼らが勤勉で、頭が良く、思いやりがあり、反応が良いということです。
チームのコミュニケーション方法
私たちのチームは、ビデオチャット、上記のようなビデオ、およびテキストを使用して私たちとコミュニケーションをとることができます。 仮想チームの管理に最適なコラボレーション ツールをいくつか紹介します。
スカイプ（無料）
インスタント メッセージと会議には Skype を使用します。 Skype でグループを作成することもできるので、さまざまな部門と話をすることができます。 たとえば、ニュース報道や興味深いマーケティング記事を送信できる Hubstaff マーケティング チャットがあります。 個人的に Skype で気に入らない点は、気が散りやすいことです。
ジン（無料）
Jing は、チュートリアルや、アイデアを実証しようとしているときに最適です。 開発者の上記のビデオは、Jing を使用して記録されました。 誰かを乗せてプロセスの一部を説明したい場合、正確な手順を示すために画面の短いビデオをキャプチャするだけです。 Jing は、伝える代わりに表示する画面をキャプチャするのにも最適です。 たとえば、ブログで何かがおかしい場合は、画面をキャプチャして Trello でリンクを共有できます。 私は Jing を 1 日に約 10 ～ 15 回使用しています。動画だけでなく、注釈付きの静止スクリーンショットも記録できます。
トレッロ（無料）
私たちは、マーケティング チームに Trello を使用しています。 彼らのかんばんボードは、プロジェクトを実行可能なタスクに分類するのに役立ち、それをさまざまなチーム メンバーに割り当てます。 Trello のカードの中には、特定のブログ投稿専用のものもあれば、新しい電子書籍のランディング ページのデザイン専用のものもあります。
Pivotal Tracker (10 人のチームで年間 500 ドル)
開発チームには Pivotal Tracker を使用しています。 彼らのアジャイルなプロジェクト管理ツールは、私たちの開発チームのコミュニケーション スタイルに適しており、すぐに注意が必要なプロジェクト、待機できるプロジェクト、および特定のスプリントでどれだけの成果が期待できるかを優先することができます。
メールは使用しません
Hubstaff でのコミュニケーションに電子メールを使用することはめったにありません。 長いメール スレッドの中で物事が失われがちであり、人々は誰かをコピーするのを忘れ、重要な情報は乾燥機で靴下が消えるように簡単に消えてしまいます。 メールの代わりに、Trello または Pivotal Tracker でメッセージを送信します。メッセージは記録され、すぐに参照できます。 すぐに対応が必要な短い非公式のメッセージの場合は、Skype を使ってチャットすることもあります。
Hubstaff University の仮想チームとのコミュニケーション方法について詳しくは、こちらをご覧ください。
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管理方法
仮想チームの管理は難しいですが、優れたシステムを見つければうまく機能します。 以下のフローチャートは、リモート管理の「No Excuses」ガイドから引用したもので、割り当てから完了までのタスクの進行の概要を示しています。
リモート ビジネスのストレスを軽減するための 5 つのヒントに関するウェビナーもご覧ください。 このウェビナーの幕を開け、仮想チームを管理するために Hubstaff で行っていることを詳しく説明します。
本質的に、私たちはビジネスを最高レベルから管理することに集中したいと考えています。 些細な活動にとらわれず、戦略と最終目標に集中するために、トップダウンで会社に取り組みます。 これを行うために、Trello を使用してプロジェクトを管理し、Hubstaff を使用してチームを管理しています。
リモートがスタートアップにとって優れていると考える理由
1. 人材プールの拡大 (最大の理由)
これがリモートの従業員と仕事をする最大のメリットです。 私たちはお金のためにより高いレベルの才能を手に入れます。 たとえば、デスクトップクライアントを構築していたとき、Skype開発チームの誰かと一緒に仕事をしました. また、最近 Google に採用された、タイに住むセルビア出身の開発者もいました。
私たちは世界中の素晴らしい人々と協力してきましたが、ローカルのワークプールだけからオフィスを選んでいたら、その機会はなかったでしょう. 複雑な開発要件がなければ、そのようなスタートアップを構築することは可能ですが、ネブラスカ州オマハにいる場合、高レベルの C++ 開発者を獲得するのは難しいのが実情です。
2. バーチャルチームでお金を節約 (僅差)
これが真実である理由は大きく2つあります。 第一の理由は、世界の一部の地域では生活費がはるかに低く、それを有利に活用できるからです。 米国では、トップの開発者に 1 時間あたり 100 ドルから 200 ドルを支払わなければならなかったかもしれません。最高品質の製品が欲しくても (ブートストラップされています)、それを支払う余裕はありませんでした。 スタートアップは当初、多くの資本を持っていないことが多いため、質の高い仕事を得る一方でお金を節約することは、成功と失敗の大きな違いになる可能性があります.
分散型チームがお金を節約する 2 つ目の理由は、時間単位で支払うためです。 Hubstaff のチーム メンバーは時間単位で支払われるため、フルタイムで雇わなくても優れた開発者と仕事をすることができました (フルタイムの役割を受け入れるよう説得できたと仮定しても)。 フルタイムの開発者を雇った場合、月給で 7,000 ドルかかるかもしれませんが、同じレベルのパートタイムの開発者を雇っても、時給は月額 1,500 ドルしかかかりません (労働者がプロジェクトに費やす時間は明らかにはるかに少なくなります)。 ）。 時間単位の作業は、スタートアップに別の利点をもたらします。 実際に行われた作業に対してのみ料金を支払います。 特定の時点で請負業者の仕事がない場合、何も支払う必要はありません。これは、何ヶ月も前に取るべき正しい手順を正確に予測できないスタートアップにとっては大したことです.
3. 仮想チームは柔軟です
柔軟性はスタートアップにとって素晴らしいことです。なぜなら、次の週にどのような仕事をしなければならないかを予測するのは難しいからです。 仮想チームで作業する場合、ある週に 5 時間、次の週に 40 時間のマーケティング タスクを問題なく割り当てることができます。 フリーランサーが手元にいる限り、あなたのチームは、あなたが何を投げても (または投げなくても) 準備ができています。 常勤の従業員がいないため、必要に応じて「ダイヤルアップとダイヤルダウン」を行うことができます。
リモート ワーカーを使用すると、ビジネスが行き詰まって毎月一定の金額を支払う必要がなくなります。 これにより、ビジネスを成長させるために必要な場所に集中することができます。 1 週間で開発に集中せずにマーケティングに集中したい場合は、自由に行うことができます。 開発者が行うプログラミング作業を考えなければならないというプレッシャーを感じることはありません。
4. 自由を提供する仮想チーム
私たちは自由が好きです。 私たちはそれを楽しんでいるので、リモートワークモデルを選びました。 これは、好きなときに好きな方法で働くことを可能にするライフスタイル ビジネスの選択肢です。 自分のペースで、自分のスケジュールで、最も生産的なときに仕事をする自由を与えてくれます。
5. 採用とオンボーディングがより簡単に
遠隔地の請負業者を雇うことは、従業員を雇ってオフィスに連れて行くことに比べて比較的簡単です。 大企業の従業員を採用する場合、1 人の従業員を給与計算に入れるためだけに、何回もの面接、対面面接、オフィスの案内、税務要件への対処などを行う必要がある場合があります。 . 仮想チームでは、会社はそのようなことをする必要はありません。 採用時のコミットメントが低いため、平凡な従業員を手放し、代わりに優れた業績を上げている従業員を採用しやすくなります。
私たちのモデルでは、ポジションを埋める時期になると、通常、短い面接の後、数人の異なる人と働き始めます。 複数の人と一緒に仕事をするという経験は、通常、最終的に適切な人に確実にたどり着く方法を持っています。 あなたがより楽しく、より良い結果を出している人は、より多くの仕事を得ることができ、あまり成果を上げていない人は、より少ない仕事しか得られません。 それは実際には非常に簡単です。
6. 時間を無駄にするのは嫌い
忙しかった。 私たちは何をする必要があるかを知っており、私たちのチームは何をする必要があるかを知っています。 彼らは十分に訓練されています (優れたウォークスルー ビデオは、永久に続き、複数の人に提供できるため、直接のトレーニングよりも優れている場合があります)。 また、通勤、無駄な時間、または非効率的なオフィス スペースに対処する必要もありません。 私たちのスタートアップは、オフィスの管理、プリンター用の用紙とインクの大量注文、およびオフィスでの実際の仕事の邪魔になりがちなその他のありふれたことのストレスを経験する必要はありません。 リモートワークの設定のおかげで、家族と過ごす時間が増えました。
リモートワークの課題
仮想チームには多くの利点がありますが、いくつかの課題もあります。 Virtual Companies: How and Why to Invest in Remote Teams.
1. 仮想チームをより綿密に監視する必要がある
従業員監視ソフトウェアを使用して利益を上げた事例をいくつかお話しします。 ありがたいことに、$7,500 を盗んで 2 か月の時間を無駄にした誰かと一緒に仕事をするという不幸は一度もありませんでしたが、その道のりにはいくつかの困難がありました。
むかしむかし、私たちには開発チームがあり、彼らが私たちの時間に合わせて他のクライアントのために仕事をしていることがわかりました。 これは、彼らが他のクライアントのために働いている間、彼らが私たちに彼らの時間に対して請求したであろうことを意味します. スクリーンショット ソフトウェアがなければ、利益を失い、時間を無駄にし、別の会社のプロジェクトにお金を払っていたでしょう。
もう 1 つの例は、契約した開発者の 1 人が、当社の製品に取り組んでいる唯一の開発者ではないことを発見したことです。 実際には 3 人の異なる開発者が作業を中断していたことに気付きました。その結果、生産性が低下し、全体的なエクスペリエンスが非常に悪くなりました。
Hubstaff のアクティビティ レベルは、何か問題が発生したときに知らせてくれるので、問題が深刻になる前に積極的に対処できます。 これらのレベルの計算方法は、キーストロークとマウスの動きに基づいています。 これは、リモート ワーカーの活動レベルが通常 80% であるのに、突然 40% に低下した場合、何かが起きていることを意味します。
また、従業員が苦労しているときもわかります。 たとえば、開発者がより教育的な URL (Stack Overflow など) にアクセスしている場合、この開発者は私たちが求めたタスクの経験が少なく、さらにトレーニングが必要な場合があることがわかります。
当社の生産性および作業監視ソフトウェアにより、チームメンバーが請求期間中に当社のために働いていることを確信できます。 スタートアップのために行われた仕事に対してお金を払っているという安心感と自信を与えてくれます。それだけです。
2. リモート ワーカーは、あなたの時間を割いてくれないことがあります
チームから十分な時間を確保するのが難しい場合があります。 チームが毎日 9 時から 5 時までそこにいるオフィス環境とは異なります。 チームメンバーの中には、複数のクライアントのために働いている人もいれば、1 日に数時間以上働きたくないだけの人もいて、スタートアップのために十分な時間を確保するのが難しい人もいます。
3. バーチャルチームはコミットメントレベルが低い場合がある
仮想従業員は、ビジネスへのコミットメントが低下する可能性があります。 リモート ワーカーは旅行が好きで、自分の活動を楽しんでいます。従業員が「行方不明」になっていることに気付くこともあります。 現在、私たちのチームの誰もそのような人はいませんが、過去に、誰かと前進することについて素晴らしい議論をした後、ほぼ1週間返事がなかった経験があります.
結論
結論として、リモートで会社を構築できたことをうれしく思います。振り返ってみると、他の方法はなかったでしょう。 専門的な観点から言えば、それは私たちの会社が繁栄することを可能にしました. 私たちはブートストラップされているので、オフィス、フルタイムの従業員、通勤用のガスなどにお金を使う前に、収益を上げる必要がありました. これにはメリットがありませんでした。
個人的な観点から言えば、1 日の終わりにコンピューターを閉じて、ホーム オフィスから出て、リビング ルームで遊んでいる子供たちを見ているのは本当に素晴らしいことです。 オフィスを「リード」しなければならないというストレスを感じずに仕事をすることが、私にとって唯一の方法です。 万人向けではありませんが、私たちのチームにとっては、素晴らしい成果を上げています。