Zarządzanie wirtualnymi zespołami: jak zbudowaliśmy i zarządzamy odnoszącą sukcesy firmą zdalną
Opublikowany: 2016-01-23
Kiedy zakładaliśmy Hubstaff, bycie zdalną firmą było po prostu oczywistym wyborem, a uzyskanie biura nigdy nie było nawet brane pod uwagę. Zrozumieliśmy oprogramowanie, które chcieliśmy stworzyć i rodzaj zespołu, jaki sobie wyobraziliśmy. Mój współzałożyciel techniczny, Jared, i ja zaczęliśmy pracować w domu, więc Hubstaff od samego początku zaczynał zdalnie. Gdy byliśmy już gotowi na zatrudnienie kolejnego członka zespołu, aby uzyskać minimalny opłacalny produkt, intuicyjnym krokiem była dla nas praca z freelancerami i ludźmi z całego świata.
Wierzymy w pracę zdalną. Jedną z naszych podstawowych wartości jest możliwość życia i pracy w dowolnym miejscu oraz dostęp do międzynarodowych talentów na całym świecie. Praca wirtualna jest w DNA Hubstaff i właśnie o to chodzi w naszym oprogramowaniu. Używamy własnych narzędzi, zaprojektowanych, aby pomóc zespołom zdalnym pracować wydajniej, aby pomóc naszemu zespołowi osiągnąć sukces.
W tym poście napiszę o tym, jak wygląda nasz zespół i czego nauczyliśmy się zarządzając zdalnym zespołem. Obejmuje to korzyści, wyzwania, na jakim etapie znajduje się nasz zespół i jak działamy.
Jak wygląda nasz zdalny zespół
Pod względem geograficznym mamy członków zespołu z Florydy, Kalifornii, Indiany, Illinois (wszyscy w USA), Ukrainy, Serbii, Rumunii, Filipin, Turcji, Bułgarii i Indii. W naszych zespołach ds. rozwoju, marketingu i wsparcia obsługujemy dziesiątki stref czasowych. Najważniejszym aspektem jest to, że wszyscy członkowie naszego zespołu mają osobowości, które pasują do kultury naszej firmy i podstawowych wartości.
Zespół Hubstaff jest opiekuńczy, rozważny, elastyczny, komunikatywny i odpowiedzialny. Wszyscy są wysoko wykwalifikowanymi profesjonalistami, którzy są kluczowymi graczami dla biznesu.
Jak to jest pracować w zdalnym zespole
Praca, którą otrzymujemy od zdalnych talentów, jest porównywalna do pracy z lokalnymi pracownikami w biurze i potencjalnie lepsza. Nasz zespół jest inteligentny, potrafi myśleć samodzielnie, jest innowacyjny i dobrze wykształcony. Cenimy ludzi, z którymi pracujemy i dobrze im płacimy.
Czasami outsourcing ma złą reputację, ponieważ zatrudnieni ludzie nie są „myślicielami”, po prostu wykonują rozkazy, nie dając żadnego wkładu ani nie próbując zrozumieć strategii stojącej za zadaniami. Jest to powszechne, gdy wybierasz niższe stawki godzinowe, czasami dlatego, że ci freelancerzy dopiero zaczynają lub po prostu ich to nie obchodzi.
W Hubstaff nie musimy się tym zajmować, ponieważ to, co robimy w Hubstaff, nie jest „outsourcingiem”. Osobiście inwestujemy czas, aby znaleźć odpowiedniego członka zespołu, a następnie pracujemy z tą osobą zwykle przez kilka lat. Bardzo rzadko zdarza się, że ktoś odchodzi lub musimy zwolnić osobę po przepracowaniu 60 dni. Trzymamy się z daleka, dajemy im swobodę wykonywania pracy tak, jak chcą, mogą pracować w dowolnym momencie w ciągu dnia (lub nocy) i mogą pracować w dowolnym miejscu na świecie. Co więcej, nie muszą wkładać całego dnia, jeśli nie chcą, mogą wystartować w dowolny dzień. Ta wolność ma duży wpływ na zarządzanie wirtualnymi zespołami i szczęście członków zespołu.
Nie wybieramy pracy po przystępnej cenie, stawiamy na wysokiej jakości talenty. W końcu nowi członkowie zespołu stają się integralną częścią zespołu i ważną częścią naszego życia po wielogodzinnej pracy z nimi każdego dnia. Z czasem dowiadujemy się, ile mają dzieci, jakie są ich hobby i czym się pasjonują.
Poniższy film pokazuje, jak komunikuje się z nami jeden z naszych programistów z Ukrainy. Ten programista pracuje w Ruby on Rails od siedmiu lat, ma wykształcenie wyższe i potrafi samodzielnie myśleć (jak zobaczysz na filmie). Film pokaże, że czasami istnieje niewielka bariera językowa, co nie zawsze jest idealne, ale nigdy nie spowodowało większych problemów.
Prawdziwy przykład: jak komunikujemy się z naszymi programistami
Jedynym wyzwaniem, jakie możemy napotkać na zatrudnienie kogoś z kraju, w którym język angielski nie jest językiem ojczystym, jest pisanie artykułów, wymagania marketingowe i wystąpienia publiczne. Jednak najważniejszą rzeczą, jaką zauważyliśmy u naszych starannie dobranych talentów, jest to, że są pracowici, inteligentni, opiekuńczy i reagujący.
Jak komunikuje się nasz zespół
Nasz zespół może komunikować się z nami za pomocą czatu wideo, filmów takich jak powyższy i tekstu. Oto kilka używanych przez nas narzędzi do współpracy, które doskonale nadają się do zarządzania wirtualnymi zespołami.
Skype (bezpłatny)
Używamy Skype'a do obsługi wiadomości błyskawicznych i spotkań. To świetnie, ponieważ możemy również tworzyć grupy w Skype, co pozwala nam rozmawiać z różnymi działami. Na przykład, mamy czat marketingowy Hubstaff, na który możemy wysyłać dowolne wiadomości lub interesujące artykuły marketingowe. Jedyną rzeczą, której osobiście nie lubię w Skypie, jest to, że łatwo się rozprasza.
Jing (bezpłatny)
Jing świetnie nadaje się do samouczków i kiedy próbujesz zademonstrować pomysł. Powyższy film dewelopera został nagrany przy użyciu Jing. Kiedy wprowadzamy kogoś na pokład i chcemy wyjaśnić niektóre z naszych procesów, po prostu nagrywamy krótki film z naszych ekranów, aby pokazać dokładne kroki. Jing doskonale nadaje się również do przechwytywania ekranów, aby pokazać, a nie opowiedzieć. Na przykład, jeśli coś wygląda na blogu, możemy przechwycić nasz ekran i udostępnić link w Trello. Używam Jing około 10-15 razy dziennie i może nagrywać filmy, a także statyczne zrzuty ekranu z adnotacjami.
Trello (bezpłatny)
Używamy Trello dla naszych zespołów marketingowych. Ich tablice kanban pomagają nam organizować nasze projekty w postaci wykonalnych zadań, które następnie przypisujemy różnym członkom zespołu. Niektóre karty w naszym Trello mogą być poświęcone konkretnemu postowi na blogu, a inne mogą być przeznaczone do projektowania strony docelowej dla nowego e-booka.
Pivotal Tracker (500 USD rocznie dla 10-osobowego zespołu)
W naszych zespołach programistycznych używamy Pivotal Tracker. Ich zwinne narzędzia do zarządzania projektami pasują do stylu komunikacji naszych zespołów programistycznych i możemy ustalić, które projekty wymagają natychmiastowej uwagi, które mogą poczekać i ile możemy się spodziewać w danym sprincie.
Nie używamy poczty e-mail
Rzadko używamy poczty e-mail do komunikacji w Hubstaff, ponieważ stwierdziliśmy, że jest nieefektywna. Rzeczy gubią się w długich wątkach e-mailowych, ludzie zapominają kogoś skopiować, a ważne informacje po prostu znikają jak skarpetki znikające w suszarkach. Zamiast e-maili będziemy wysyłać wiadomości w Trello lub Pivotal Tracker, gdzie są one rejestrowane i można je szybko odwoływać. Jeśli są to krótkie, nieformalne wiadomości, które wymagają natychmiastowej uwagi, użyjemy nawet Skype'a do czatu.
Dowiedz się więcej o tym, jak komunikujemy się z naszymi wirtualnymi zespołami na Uniwersytecie Hubstaff.
Polecany dla Ciebie:
Co oznacza przepis anty-profitowy dla indyjskich startupów?
W jaki sposób start-upy Edtech pomagają indyjskim pracownikom podnosić umiejętności i być gotowym na przyszłość...
Akcje New Age Tech w tym tygodniu: Kłopoty Zomato nadal, EaseMyTrip publikuje Stro...
Indyjskie startupy idą na skróty w pogoni za finansowaniem
Digital Marketing Platform Logicserve Bags Finansowanie INR 80 Cr, zmienia nazwę na LS Dig...
Raport ostrzega przed odnowioną kontrolą regulacyjną dotyczącą przestrzeni Lendingtech
Jak zarządzamy
Zarządzanie wirtualnymi zespołami jest trudne, ale gdy znajdziesz dobry system, działa dobrze. Poniższy schemat blokowy pochodzi z naszego przewodnika „Bez wymówek” do zdalnego zarządzania i przedstawia postęp zadania, od przydziału do ukończenia.
Możesz również zapoznać się z naszym webinarium na temat 5 wskazówek, jak zmniejszyć stres w swoim biznesie zdalnym. W tym webinarium odciągamy kurtynę i szczegółowo opisujemy, co dokładnie robimy w Hubstaff, aby zarządzać naszymi wirtualnymi zespołami.
Zasadniczo chcemy skupić się na zarządzaniu biznesem na najwyższym poziomie. Pracuj nad firmą od góry do dołu, aby nie dać się wciągnąć w błahe czynności i skup się na strategii i celu końcowym. W tym celu wykorzystujemy Trello do zarządzania projektami oraz Hubstaff do zarządzania naszym zespołem.
Dlaczego uważamy, że zdalne jest lepsze dla startupów
1. Większa pula talentów (najważniejszy powód)
To największa zaleta pracy z pracownikami zdalnymi; otrzymujemy wyższy poziom talentu za nasze pieniądze. Na przykład, kiedy budowaliśmy naszych klientów stacjonarnych, pracowaliśmy z kimś, kto był w zespole programistów Skype, nie żeby Skype był bezbłędny :), ale chodzi o to, że ta osoba była naprawdę na wysokim poziomie i mieszkała w Estonii. Mieliśmy też programistę, który został niedawno zatrudniony przez Google, a pochodził z Serbii i mieszkał w Tajlandii.
Współpracowaliśmy z niesamowitymi ludźmi z całego świata i nie byłoby takiej okazji, gdybyśmy utknęli w biurze, wybierając wyłącznie z lokalnej puli pracowników. Budowanie takiego startupu jest możliwe, jeśli nie masz skomplikowanych wymagań programistycznych, ale jeśli jesteś w Omaha w stanie Nebraska, faktem jest, że trudno jest uzyskać wysokopoziomowego programistę C++.
2. Wirtualne zespoły oszczędzają pieniądze (blisko sekundy)
Są dwa ważne powody, dla których tak jest. Pierwszym powodem jest to, że w niektórych częściach świata koszty życia są znacznie niższe i możemy to wykorzystać na naszą korzyść. W Stanach Zjednoczonych musielibyśmy zapłacić 100-200 dolarów za godzinę dla najlepszego programisty, na co nie byłoby nas stać, mimo że chcemy produktu najwyższej jakości (jesteśmy zaawansowani). Startupy często nie mają dużego kapitału na początku, więc oszczędzanie pieniędzy przy dobrej jakości pracy może mieć duży wpływ na sukces lub porażkę.
Drugim powodem, dla którego rozproszone zespoły oszczędzają pieniądze, jest to, że płacimy według stawki godzinowej. Członkowie zespołu Hubstaff otrzymują wynagrodzenie godzinowe, co dało nam możliwość pracy ze świetnymi programistami bez konieczności zatrudniania ich na pełny etat (zakładając, że moglibyśmy nawet przekonać ich do przyjęcia u nas pełnoetatowej roli). Jeśli zatrudnimy programistę na pełen etat, może to kosztować nas 7000 USD miesięcznie, podczas gdy zatrudnienie programisty na pół etatu tego samego kalibru może kosztować tylko 1500 USD miesięcznie w ramach stawki godzinowej (pracownik oczywiście po prostu spędza znacznie mniej czasu nad naszym projektem ). Praca godzinowa daje również startupom kolejną zaletę; płacisz tylko za faktycznie wykonaną pracę. Jeśli nie masz pracy dla wykonawcy w określonym czasie, nie jesteś w stanie nic płacić, a to wielka sprawa dla startupu, który nie może dokładnie przewidzieć, jakie właściwe kroki należy podjąć z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.
3. Zespoły wirtualne są elastyczne
Elastyczność jest świetna dla startupów, ponieważ trudno przewidzieć, jakiego rodzaju pracy będziesz musiał wykonać w następnym tygodniu. Pracując z zespołami wirtualnymi, możesz bez problemu przydzielić pięć godzin zadań marketingowych w jednym tygodniu i 40 godzin w następnym. Tak długo, jak masz pod ręką swoich freelancerów, twój zespół będzie gotowy na wszystko, co w niego rzucisz (lub nie). Brak pełnoetatowych pracowników pozwala nam „wykręcać i dzwonić” tak, jak tego potrzebujemy.
Dzięki pracownikom zdalnym nie musisz płacić stałej kwoty w dolarach za każdy miesiąc, w którym Twoja firma utknęła. Dzięki temu możesz skoncentrować się tam, gdzie potrzebujesz, aby rozwijać swoją firmę; jeśli w ciągu tygodnia chcesz skupić się bardziej na marketingu, a mniej na rozwoju, możesz to zrobić. Nie będziesz czuł presji, aby wymyślić pracę programistyczną dla swoich programistów, ponieważ płacisz im pensję z dostarczoną pracą lub bez niej.
4. Wirtualne zespoły oferują wolność
Lubimy naszą wolność. Wybraliśmy model pracy zdalnej, ponieważ nam się to podoba. To styl życia, biznesowy wybór, który pozwala nam pracować, kiedy i jak chcemy. Daje nam swobodę pracy, kiedy jesteśmy w swoim żywiole, według własnego harmonogramu i kiedy jesteśmy najbardziej produktywni.
5. Zatrudnianie i wdrażanie jest łatwiejsze
Zatrudnienie zdalnych wykonawców jest stosunkowo proste w porównaniu z zatrudnieniem pracownika i wprowadzeniem go na pokład w biurze. Kiedy zatrudniasz pracownika do dużej firmy, być może będziesz musiał przejść przez rundy rozmów kwalifikacyjnych, przeprowadzić rozmowę osobistą, oprowadzić go po biurze, poradzić sobie z wymaganiami podatkowymi i nie tylko, aby tylko jedna osoba znalazła się na liście płac . Dzięki zespołom wirtualnym firma nie musi tego robić. Ponieważ zatrudnianie wiąże się z mniejszym zaangażowaniem, łatwiej jest puścić przeciętnych pracowników i zamiast tego zatrudniać lepszych pracowników.
W naszym modelu, gdy nadchodzi czas na obsadzenie stanowiska, zazwyczaj po krótkich rozmowach kwalifikacyjnych rozpoczynamy pracę z kilkoma różnymi osobami. To doświadczenie pracy z kilkoma osobami zwykle zapewnia, że z czasem trafisz na właściwą osobę. Osoba, którą lubisz bardziej i osiąga lepsze wyniki, po prostu dostaje więcej pracy, a osoba, która robi mniej, dostaje mniej pracy. To całkiem proste.
6. Nienawidzimy marnowania czasu
Byli zajęci. Wiemy, co wiemy, jakie zadania musimy wykonać, a nasz zespół wie, co musi zrobić. Są dobrze wyszkoleni (dobry film instruktażowy może być nawet lepszy niż trening osobisty, ponieważ trwa wiecznie i można go przekazać wielu osobom). Nie mamy też do czynienia z dojazdami, zmarnowanym czasem czy nieefektywną powierzchnią biurową. Nasz startup nie musi przechodzić przez stres związany z zarządzaniem biurem, masowym zamawianiem papieru i atramentu do drukarek i innymi przyziemnymi rzeczami, które zwykle przeszkadzają w prawdziwej pracy w biurze. Dzięki naszej konfiguracji pracy zdalnej możemy spędzać więcej czasu z naszymi rodzinami.
Wyzwania pracy zdalnej
Wirtualne zespoły niosą ze sobą wiele korzyści, ale są też pewne wyzwania. Przeczytaj o tym, jak kilka odnoszących sukcesy wirtualnych firm na całym świecie opisuje zalety i wady pracowników zdalnych w firmach wirtualnych: Jak i dlaczego inwestować w zespoły zdalne.
1. Musisz dokładniej monitorować zespoły wirtualne
Opowiem wam kilka historii o tym, jak skorzystaliśmy z oprogramowania do monitorowania pracowników. Na szczęście nigdy nie mieliśmy nieszczęścia pracować z kimś, kto ukradł 7500 dolarów i zmarnował 2 miesiące naszego czasu, ale na drodze były pewne wyboje.
Kiedyś mieliśmy zespół programistów i dowiedzieliśmy się, że pracują dla innych klientów, podczas gdy dla nas pracują. Oznacza to, że rozliczaliby się z nami za swój czas, gdy pracowali dla innych klientów. Bez naszego oprogramowania do zrzutów ekranu stracilibyśmy zysk, zmarnowalibyśmy czas i płacilibyśmy za projekty innej firmy.
Innym przykładem było odkrycie, że jeden z programistów, z którymi zawarliśmy umowę, nie był jedynym programistą pracującym nad naszym produktem. Zdaliśmy sobie sprawę, że tak naprawdę trzech różnych programistów wyłączało pracę, co spowodowało spadek produktywności i naprawdę złe ogólne wrażenia.
Poziomy aktywności Hubstaff informują nas, kiedy coś jest nie tak, dzięki czemu możemy proaktywnie rozwiązywać wszelkie problemy, zanim staną się poważne. Sposób obliczania tych poziomów opiera się na naciśnięciach klawiszy i ruchach myszy. Oznacza to, że jeśli zdalny pracownik zwykle ma 80 procent aktywności, a potem nagle spada do 40 procent, coś się dzieje.
Możemy również stwierdzić, kiedy pracownik ma problemy. Na przykład, jeśli programista odwiedza adresy URL, które są bardziej edukacyjne (takie jak Stack Overflow), wiemy, że ten programista nie ma tak dużego doświadczenia w wykonywaniu zadania, o które prosiliśmy, i może potrzebować więcej szkoleń.
Nasze oprogramowanie do monitorowania produktywności i pracy pozwala nam mieć pewność, że członkowie naszego zespołu pracują dla naszej firmy w czasie, za który płacą. Daje nam poczucie bezpieczeństwa i pewność, że płacimy za pracę wykonaną dla naszego startupu i tyle.
2. Czasami pracownicy zdalni nie mają dla ciebie czasu
Czasami ciężko jest wygospodarować czas w zespole. To nie jest jak biuro, w którym Twój zespół jest tam codziennie od 9 do 17. Niektórzy członkowie zespołu pracują dla wielu klientów, niektórzy po prostu nie chcą pracować dłużej niż kilka godzin dziennie i trudniej jest im zapewnić wystarczającą ilość czasu dla Twojego startupu.
3. Zespoły wirtualne czasami mają niższy poziom zaangażowania
Wirtualni pracownicy mogą być mniej zaangażowani w Twoją firmę. Pracownicy zdalni lubią podróżować, cieszą się własnymi zajęciami, a czasami może się okazać, że Twoi pracownicy „zaginą w akcji”. Nikt w naszym zespole nie jest taki w tej chwili, ale w przeszłości miałem świetną dyskusję na temat posuwania się naprzód z kimś, a potem nieodpowiadania przez prawie tydzień.
Wniosek
Podsumowując, cieszymy się, że zbudowaliśmy naszą firmę zdalnie i patrząc wstecz, nie zrobilibyśmy tego inaczej. Z profesjonalnego punktu widzenia pozwoliło to naszej firmie prosperować. Jesteśmy zdezorientowani, więc faktem jest, że musieliśmy zwiększyć przychody, zanim będziemy mogli wydawać pieniądze na takie rzeczy, jak biura, pracownicy pełnoetatowi i paliwo na dojazdy. Po prostu nie widzieliśmy z tego korzyści.
Z osobistego punktu widzenia na koniec dnia naprawdę fajnie jest po prostu zamknąć komputer, wyjść z domowego biura i popatrzeć na moje dzieci bawiące się w salonie. Praca bez stresu związanego z koniecznością „prowadzenia” biura to jedyna droga dla mnie osobiście. To nie jest dla wszystkich, ale dla naszego zespołu wyszło to świetnie.