Mengelola Tim Virtual: Bagaimana Kami Membangun Dan Mengelola Perusahaan Jarak Jauh yang Sukses
Diterbitkan: 2016-01-23
Ketika kami memulai Hubstaff, menjadi perusahaan jarak jauh hanyalah pilihan yang jelas, dan mendapatkan kantor bahkan tidak pernah menjadi pertimbangan. Kami memahami perangkat lunak yang ingin kami buat dan jenis tim yang kami bayangkan. Pendiri teknis saya, Jared, dan saya mulai bekerja dari rumah, jadi Hubstaff memulai dari awal. Setelah kami siap untuk membawa anggota tim lain untuk mendapatkan produk minimum yang layak, itu adalah langkah intuitif bagi kami untuk bekerja dengan pekerja lepas dan orang-orang dari seluruh dunia.
Pekerjaan jarak jauh adalah apa yang kami yakini. Salah satu nilai inti kami adalah untuk dapat hidup dan bekerja di mana pun kami inginkan, dan memiliki akses ke seluruh dunia ke talenta internasional. Bekerja secara virtual ada dalam DNA Hubstaff, dan itulah inti dari perangkat lunak kami. Kami menggunakan alat kami sendiri, yang dirancang untuk membantu tim jarak jauh bekerja lebih efisien, untuk membantu tim kami unggul.
Dalam posting ini saya akan menulis tentang seperti apa tim kami dan apa yang telah kami pelajari dalam mengelola tim jarak jauh. Ini termasuk manfaat, tantangan, posisi tim kami saat ini, dan cara kami beroperasi.
Seperti Apa Tim Jarak Jauh Kami
Secara geografis, kami memiliki anggota tim dari Florida, California, Indiana, Illinois (semua di AS), Ukraina, Serbia, Rumania, Filipina, Turki, Bulgaria, dan India. Di seluruh tim pengembangan, pemasaran, dan dukungan kami, kami mencakup lusinan zona waktu. Aspek yang paling penting adalah bahwa semua anggota tim kami memiliki kepribadian yang sesuai dengan budaya perusahaan dan nilai-nilai inti kami.
Tim Hubstaff peduli, perhatian, responsif, komunikatif, dan akuntabel. Mereka semua adalah profesional yang sangat terampil yang merupakan pemain kunci untuk bisnis ini.
Bagaimana Rasanya Bekerja Dalam Tim Jarak Jauh
Pekerjaan yang kami dapatkan dari talenta jarak jauh sebanding dengan apa yang akan kami dapatkan dengan bekerja dengan karyawan lokal di kantor, dan berpotensi lebih baik. Tim kami cerdas, dapat berpikir sendiri, inovatif, dan terdidik. Kami menghargai orang-orang yang bekerja dengan kami dan membayar mereka dengan baik.
Terkadang outsourcing mendapat reputasi buruk karena orang yang dipekerjakan bukanlah “pemikir”, mereka hanya mengikuti perintah tanpa memberikan masukan atau mencoba memahami strategi di balik tugas. Ini biasa terjadi ketika Anda memilih harga per jam yang lebih rendah, terkadang karena pekerja lepas ini baru memulai atau mereka tidak peduli.
Kami tidak harus berurusan dengan itu di Hubstaff karena apa yang kami lakukan di Hubstaff bukanlah “outsourcing”. Kami secara pribadi menginvestasikan waktu untuk menemukan anggota tim yang tepat dan kemudian bekerja dengan orang itu biasanya selama beberapa tahun. Sangat jarang seseorang pergi atau kita harus memecat seseorang setelah bekerja bersama selama 60 hari. Kami menjauhi mereka, kami memberi mereka kebebasan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka sesuai pilihan mereka, mereka dapat bekerja kapan saja mereka mau di siang (atau malam hari), dan mereka dapat bekerja di mana pun mereka mau di dunia. Selain itu, mereka tidak perlu menghabiskan satu hari penuh jika mereka tidak mau, mereka dapat mengambil hari apa pun yang mereka pilih. Kebebasan itu sangat membantu dalam mengelola tim virtual dan untuk kebahagiaan anggota tim.
Kami tidak mencari pekerjaan yang terjangkau, kami mencari talenta berkualitas tinggi. Akhirnya, anggota tim baru menjadi bagian integral dari tim dan bagian penting dari kehidupan kita setelah bekerja dengan mereka selama berjam-jam setiap hari. Seiring waktu, kami mempelajari berapa banyak anak yang mereka miliki, apa hobi mereka, dan apa yang mereka sukai.
Video di bawah ini menunjukkan bagaimana salah satu pengembang kami dari Ukraina berkomunikasi dengan kami. Pengembang ini telah melakukan Ruby on Rails selama tujuh tahun, dia berpendidikan perguruan tinggi dan dapat berpikir sendiri (seperti yang akan Anda lihat di video). Video akan menunjukkan bahwa terkadang ada sedikit kendala bahasa, yang tidak selalu ideal, tetapi tidak pernah menyebabkan masalah besar.
Contoh Nyata: Bagaimana kami berkomunikasi dengan pengembang kami
Satu-satunya tantangan yang mungkin kami hadapi dalam mempekerjakan seseorang dari negara di mana bahasa Inggris bukan bahasa ibu adalah dalam hal menulis artikel, pemasaran, dan persyaratan berbicara di depan umum. Namun, hal utama yang kami perhatikan dengan bakat yang dipilih dengan cermat adalah bahwa mereka bekerja keras, cerdas, peduli, dan responsif.
Bagaimana Tim Kami Berkomunikasi
Tim kami dapat menggunakan obrolan video, video seperti di atas, dan teks untuk berkomunikasi dengan kami. Berikut adalah beberapa alat kolaborasi yang kami gunakan yang bagus untuk mengelola tim virtual.
Skype (Gratis)
Kami menggunakan Skype untuk pesan instan dan rapat. Ini bagus karena kami juga dapat membuat grup di Skype, memungkinkan kami untuk berbicara dengan departemen yang berbeda. Misalnya, kami memiliki obrolan pemasaran Hubstaff yang dapat kami kirimi liputan berita atau artikel pemasaran yang menarik. Satu-satunya hal yang saya tidak suka secara pribadi tentang Skype adalah mudahnya terganggu.
Jing (Gratis)
Jing sangat bagus untuk tutorial dan saat Anda mencoba mendemonstrasikan sebuah ide. Video pengembang di atas direkam menggunakan Jing. Saat kami membawa seseorang dan ingin menjelaskan beberapa proses kami, kami cukup merekam video singkat dari layar kami untuk menunjukkan langkah-langkah yang tepat. Jing juga bagus untuk menangkap layar untuk ditampilkan alih-alih memberi tahu. Misalnya, jika ada sesuatu yang salah di blog, kami dapat menangkap layar kami dan membagikan tautannya di Trello. Saya menggunakan Jing sekitar 10-15 kali sehari dan dapat merekam video serta tangkapan layar statis dengan anotasi.
Trello (Gratis)
Kami menggunakan Trello untuk tim pemasaran kami. Papan kanban mereka membantu kami mengatur proyek kami menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti, yang kemudian kami tetapkan ke anggota tim yang berbeda. Beberapa kartu di Trello kami dapat didedikasikan untuk posting blog tertentu, sementara yang lain dapat didedikasikan untuk merancang halaman arahan untuk eBuku baru.
Pelacak Penting ($500 Tahunan untuk Tim 10)
Kami menggunakan Pivotal Tracker untuk tim pengembangan kami. Alat manajemen proyek tangkas mereka sesuai dengan gaya komunikasi tim pengembangan kami, dan kami dapat memprioritaskan proyek mana yang membutuhkan perhatian segera, mana yang dapat menunggu, dan seberapa banyak yang dapat kami harapkan untuk diselesaikan dalam sprint tertentu.
Kami Tidak Menggunakan Email
Kami jarang menggunakan email untuk berkomunikasi di Hubstaff, karena kami merasa itu tidak efisien. Hal-hal cenderung hilang dalam utas email yang panjang, orang lupa menyalin seseorang, dan informasi penting hilang begitu saja seperti kaus kaki yang hilang di pengering. Alih-alih email, kami akan mengirim pesan di Trello atau Pivotal Tracker, tempat pesan tersebut direkam dan dapat dirujuk dengan cepat. Jika itu adalah pesan singkat dan informal yang membutuhkan perhatian segera, kami bahkan akan menggunakan Skype untuk mengobrol.
Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana kami berkomunikasi dengan tim virtual kami di Universitas Hubstaff.
Direkomendasikan untukmu:
Apa Arti Ketentuan Anti-Profiteering Bagi Startup India?
Bagaimana Startup Edtech Membantu Tenaga Kerja India Meningkatkan Keterampilan & Menjadi Siap Masa Depan...
Saham Teknologi Zaman Baru Minggu Ini: Masalah Zomato Berlanjut, EaseMyTrip Posting Stro...
Startup India Mengambil Jalan Pintas Dalam Mengejar Pendanaan
Platform Pemasaran Digital Logicserve Bags Pendanaan INR 80 Cr, Berganti Nama Sebagai LS Dig...
Laporan Memperingatkan Pengawasan Peraturan yang Diperbarui Pada Lendingtech Space
Bagaimana Kami Mengelola
Mengelola tim virtual itu sulit, tetapi begitu Anda menemukan sistem yang bagus, sistem itu akan bekerja dengan baik. Diagram alur di bawah ini berasal dari panduan “Tanpa Alasan” kami untuk manajemen jarak jauh dan menguraikan perkembangan tugas, dari penugasan hingga penyelesaian.
Anda juga dapat melihat webinar kami tentang 5 Tips untuk Mengurangi Stres di Bisnis Jarak Jauh Anda. Kami membuka tirai di webinar ini dan merinci apa yang sebenarnya kami lakukan di Hubstaff untuk mengelola tim virtual kami.
Intinya, kami ingin fokus mengelola bisnis dari level tertinggi. Kerjakan perusahaan dari atas ke bawah untuk menghindari terjebak dalam kegiatan sepele dan fokus pada strategi dan tujuan akhir. Untuk melakukan ini, kami menggunakan Trello untuk mengelola proyek dan Hubstaff untuk mengelola tim kami.
Mengapa Kami Berpikir Jarak Jauh Lebih Baik untuk Startup
1. Kumpulan Bakat yang Lebih Besar (alasan terbesar)
Ini adalah manfaat terbesar bekerja dengan karyawan jarak jauh; kita mendapatkan tingkat bakat yang lebih tinggi untuk uang kita. Misalnya, ketika kami membangun klien desktop kami, kami bekerja dengan seseorang yang berada di tim pengembangan Skype, bukan berarti Skype tanpa bug :), tetapi intinya adalah bahwa orang ini benar-benar berlevel tinggi dan dia tinggal di Estonia. Kami juga memiliki pengembang yang baru-baru ini dipekerjakan oleh Google yang berasal dari Serbia yang tinggal di Thailand.
Kami telah berkolaborasi dengan orang-orang luar biasa dari seluruh dunia, dan kesempatan itu tidak akan ada jika kami terjebak di kantor yang memilih secara eksklusif dari kumpulan pekerjaan lokal. Membangun startup seperti itu dimungkinkan jika Anda tidak memiliki persyaratan pengembangan yang rumit, tetapi jika Anda berada di Omaha, Nebraska, kenyataannya sulit untuk mendapatkan pengembang C++ tingkat tinggi.
2. Tim Virtual Menghemat Uang (sedetik)
Ada dua alasan besar mengapa ini benar. Alasan pertama adalah bahwa beberapa bagian dunia memiliki biaya hidup yang jauh lebih rendah, dan kita dapat memanfaatkannya untuk keuntungan kita. Di Amerika Serikat, kami mungkin harus membayar $100 – 200 per jam untuk pengembang top, yang tidak akan mampu kami bayar meskipun kami menginginkan produk berkualitas tinggi (kami di-bootstrap). Startup seringkali tidak memiliki banyak modal pada awalnya, jadi menghemat uang sambil mendapatkan pekerjaan yang berkualitas dapat membuat perbedaan besar antara kesuksesan dan kegagalan.
Alasan kedua tim terdistribusi menghemat uang adalah karena kami membayar per jam. Anggota tim Hubstaff dibayar per jam, dan itu memberi kami kemampuan untuk bekerja dengan pengembang hebat tanpa harus mempekerjakan mereka penuh waktu (dengan asumsi kami bahkan dapat meyakinkan mereka untuk menerima peran penuh waktu bersama kami). Jika kami menyewa pengembang penuh waktu, gaji kami mungkin $7.000/bulan, sedangkan mempekerjakan pengembang paruh waktu dengan kaliber yang sama mungkin hanya menghabiskan biaya $1.500/bulan dalam upah per jam (pekerja jelas hanya menghabiskan lebih sedikit waktu untuk proyek kami ). Pekerjaan per jam juga memberikan keuntungan lain bagi startup; Anda hanya membayar untuk pekerjaan yang benar-benar dilakukan. Jika Anda tidak memiliki pekerjaan untuk kontraktor pada titik waktu tertentu, Anda tidak siap untuk membayar apa pun dan itu masalah besar bagi startup yang tidak dapat memprediksi dengan tepat apa langkah tepat yang harus diambil berbulan-bulan sebelumnya.
3. Tim Virtual Fleksibel
Fleksibilitas sangat bagus untuk pemula, karena sulit untuk memprediksi jenis pekerjaan apa yang perlu Anda selesaikan minggu depan. Saat Anda bekerja dengan tim virtual, Anda dapat menetapkan lima jam tugas pemasaran dalam satu minggu dan 40 jam berikutnya tanpa masalah. Selama Anda memiliki pekerja lepas, tim Anda akan siap untuk apa pun yang Anda berikan kepada mereka (atau tidak). Tidak memiliki karyawan penuh waktu memungkinkan kami untuk "dial up dan dial down" sesuai kebutuhan.
Dengan pekerja jarak jauh, Anda tidak perlu membayar jumlah dolar yang konsisten setiap bulan selama bisnis Anda terhenti. Hal ini memungkinkan Anda untuk fokus di mana Anda perlu untuk mengembangkan bisnis Anda; jika Anda ingin lebih fokus pada pemasaran dan kurang pada pengembangan satu minggu, Anda bebas melakukannya. Anda tidak akan merasa tertekan untuk memikirkan pekerjaan pemrograman yang harus dilakukan pengembang Anda karena Anda membayar gaji mereka dengan atau tanpa pekerjaan yang dikirimkan.
4. Tim Virtual Menawarkan Kebebasan
Kami menyukai kebebasan kami. Kami memilih model kerja jarak jauh karena kami menikmatinya. Ini adalah pilihan bisnis gaya hidup yang memungkinkan kita untuk bekerja kapan dan bagaimana kita inginkan. Ini memberi kita kebebasan untuk bekerja ketika kita berada di elemen kita, pada jadwal kita sendiri dan ketika kita paling produktif.
5. Perekrutan dan Orientasi Lebih Mudah
Mempekerjakan kontraktor jarak jauh relatif sederhana dibandingkan dengan mempekerjakan seorang karyawan dan membawanya ke kantor. Saat Anda mempekerjakan seorang karyawan untuk sebuah perusahaan besar, Anda mungkin harus melalui serangkaian wawancara, melakukan wawancara langsung, mengajaknya berkeliling kantor, menangani persyaratan pajak, dan lebih banyak lagi hanya untuk mendapatkan satu orang dalam daftar gaji. . Dengan tim virtual, perusahaan tidak perlu melakukan semua itu. Karena ada komitmen yang lebih rendah saat merekrut, akan lebih mudah untuk melepaskan karyawan biasa-biasa saja dan merekrut karyawan yang berkinerja lebih baik.
Dalam model kami ketika tiba waktunya untuk mengisi suatu posisi, kami biasanya mulai bekerja dengan beberapa orang yang berbeda setelah wawancara singkat. Pengalaman bekerja dengan beberapa orang biasanya memiliki cara untuk memastikan bahwa Anda berakhir dengan orang yang tepat dari waktu ke waktu. Orang yang lebih Anda nikmati dan menghasilkan hasil yang lebih baik hanya mendapat lebih banyak pekerjaan, dan orang yang menyelesaikan lebih sedikit mendapat lebih sedikit pekerjaan. Ini sebenarnya cukup sederhana.
6. Kami Benci Membuang-buang Waktu
Sedang sibuk. Kami tahu apa yang kami tahu tugas apa yang harus kami selesaikan, dan tim kami tahu apa yang harus mereka selesaikan. Mereka terlatih dengan baik (video panduan yang baik bahkan bisa lebih baik daripada pelatihan langsung karena berlangsung selamanya dan dapat diberikan kepada banyak orang). Kita juga tidak harus berurusan dengan perjalanan pulang pergi, waktu terbuang, atau ruang kantor yang tidak efisien. Startup kami tidak harus melalui tekanan mengelola kantor, memesan kertas dan tinta dalam jumlah besar untuk printer, dan hal-hal biasa lainnya yang cenderung menghalangi pekerjaan nyata di kantor. Kami dapat menghabiskan lebih banyak waktu dengan keluarga kami berkat pengaturan kerja jarak jauh kami.
Tantangan Kerja Jarak Jauh
Ada banyak manfaat bagi tim virtual, tetapi ada juga beberapa tantangan. Baca tentang bagaimana beberapa perusahaan virtual yang sukses di seluruh dunia menggambarkan pro dan kontra dari karyawan jarak jauh di Perusahaan Virtual: Bagaimana dan Mengapa Berinvestasi dalam Tim Jarak Jauh.
1. Anda Harus Memantau Tim Virtual Lebih Dekat
Saya akan menceritakan beberapa kisah tentang bagaimana kami mendapat untung dari penggunaan perangkat lunak pemantauan karyawan. Untungnya, kami tidak pernah mengalami kemalangan bekerja dengan seseorang yang mencuri $ 7.500 dan membuang waktu kami selama 2 bulan, tetapi ada beberapa rintangan di jalan.
Sekali waktu kami memiliki tim pengembangan, dan kami menemukan bahwa mereka melakukan pekerjaan untuk klien lain saat bekerja untuk kami. Ini berarti bahwa mereka akan menagih kami untuk waktu mereka sementara mereka bekerja untuk klien lain. Tanpa perangkat lunak tangkapan layar kami, kami akan kehilangan keuntungan, membuang waktu dan kami akan membayar untuk proyek perusahaan yang berbeda.
Contoh lain adalah kami menemukan bahwa salah satu pengembang yang kami kontrak bukanlah satu-satunya pengembang yang mengerjakan produk kami. Kami menyadari bahwa sebenarnya ada tiga pengembang berbeda yang mematikan pekerjaan, yang mengakibatkan penurunan produktivitas dan pengalaman keseluruhan yang sangat buruk.
Tingkat aktivitas Hubstaff memberi tahu kami jika ada sesuatu yang salah, sehingga kami dapat secara proaktif mengatasi masalah apa pun sebelum menjadi serius. Cara level ini dihitung berdasarkan penekanan tombol dan gerakan mouse. Itu berarti jika seorang karyawan jarak jauh biasanya memiliki tingkat aktivitas 80 persen dan kemudian tiba-tiba turun menjadi 40 persen, ada sesuatu yang terjadi.
Kita juga bisa mengetahui ketika seorang karyawan sedang berjuang. Misalnya, jika pengembang mengunjungi URL yang lebih mendidik (seperti Stack Overflow), kami tahu bahwa pengembang ini tidak memiliki banyak pengalaman dengan tugas yang kami minta dan mungkin memerlukan lebih banyak pelatihan.
Perangkat lunak pemantauan produktivitas dan kerja kami memungkinkan kami untuk yakin bahwa anggota tim kami bekerja untuk perusahaan kami selama waktu yang mereka bayar. Ini memberi kami rasa aman dan keyakinan bahwa kami membayar untuk pekerjaan yang dilakukan untuk startup kami, dan hanya itu.
2. Terkadang, Pekerja Jarak Jauh Tidak Punya Waktu untuk Anda
Terkadang sulit untuk mendapatkan cukup waktu dari tim Anda. Ini tidak seperti pengaturan kantor di mana tim Anda berada di sana dari jam 9 hingga jam 5 setiap hari. Beberapa anggota tim bekerja untuk banyak klien, beberapa hanya tidak ingin bekerja lebih dari beberapa jam sehari, dan lebih sulit untuk membuat mereka menghasilkan cukup waktu untuk startup Anda.
3. Tim Virtual terkadang memiliki Tingkat Komitmen yang Lebih Rendah
Karyawan virtual bisa jadi kurang berkomitmen pada bisnis Anda. Pekerja jarak jauh suka bepergian, mereka menikmati aktivitas mereka sendiri dan terkadang Anda mungkin menemukan karyawan Anda "hilang dalam tindakan". Tidak ada seorang pun di tim kami yang seperti itu sekarang, tetapi di masa lalu saya pernah mengalami diskusi hebat tentang bergerak maju dengan seseorang dan kemudian tidak mendapat tanggapan selama hampir seminggu.
Kesimpulan
Sebagai kesimpulan, kami senang bahwa kami membangun perusahaan kami dari jarak jauh dan melihat ke belakang, kami tidak akan melakukannya dengan cara lain. Dari sudut pandang profesional, ini memungkinkan perusahaan kami untuk berkembang. Kami kekurangan uang jadi faktanya adalah bahwa kami perlu mengumpulkan pendapatan sebelum kami dapat membelanjakan uang untuk hal-hal seperti kantor, karyawan tetap, dan bensin untuk perjalanan. Kami hanya tidak melihat manfaat dari semua ini.
Dari sudut pandang pribadi di penghujung hari, sangat menyenangkan untuk menutup komputer, keluar dari kantor rumah saya dan melihat anak-anak saya bermain di ruang tamu. Bekerja tanpa stres karena harus "memimpin" kantor adalah satu-satunya cara bagi saya secara pribadi. Ini bukan untuk semua orang, tetapi untuk tim kami, ini berhasil dengan luar biasa.