Gestione dei team virtuali: come abbiamo costruito e gestito un'azienda remota di successo
Pubblicato: 2016-01-23
Quando abbiamo avviato Hubstaff, essere un'azienda remota era semplicemente la scelta più ovvia e trovare un ufficio non è mai stata nemmeno una considerazione. Abbiamo capito il software che volevamo creare e il tipo di squadra che immaginavamo. Il mio co-fondatore tecnico, Jared, e io abbiamo iniziato a lavorare da casa, quindi Hubstaff ha iniziato a lavorare a distanza sin dall'inizio. Una volta che siamo stati pronti a coinvolgere un altro membro del team per ottenere un prodotto minimo praticabile, è stato un passaggio intuitivo per noi lavorare con liberi professionisti e persone provenienti da tutto il mondo.
Il lavoro a distanza è ciò in cui crediamo. Uno dei nostri valori fondamentali è poter vivere e lavorare dove vogliamo e avere accesso a livello mondiale ai talenti internazionali. Lavorare virtualmente è nel DNA di Hubstaff ed è il nostro software. Utilizziamo i nostri strumenti, progettati per aiutare i team remoti a lavorare in modo più efficiente, per aiutare il nostro team a eccellere.
In questo post scriverò che aspetto ha il nostro team e cosa abbiamo imparato gestendo un team remoto. Ciò include i vantaggi, le sfide, la posizione attuale del nostro team e il modo in cui operiamo.
Che aspetto ha il nostro team remoto
Geograficamente, abbiamo membri del team provenienti da Florida, California, Indiana, Illinois (tutti negli Stati Uniti), Ucraina, Serbia, Romania, Filippine, Turchia, Bulgaria e India. Nei nostri team di sviluppo, marketing e supporto copriamo dozzine di fusi orari. L'aspetto più importante è che tutti i membri del nostro team abbiano personalità che si adattano alla nostra cultura aziendale e ai nostri valori fondamentali.
Il team Hubstaff è attento, premuroso, reattivo, comunicativo e responsabile. Sono tutti professionisti altamente qualificati che sono attori chiave per il business.
Com'è lavorare in un team remoto
Il lavoro che otteniamo dai talenti a distanza è paragonabile a quello che otterremmo lavorando con i dipendenti locali in un ufficio e potenzialmente migliore. Il nostro team è intelligente, può pensare da solo, innovativo e ben istruito. Apprezziamo le persone con cui lavoriamo e le paghiamo bene.
A volte l'outsourcing ottiene una cattiva reputazione perché le persone assunte non sono "pensatori", semplicemente seguono gli ordini senza fornire alcun input o cercando di capire la strategia dietro i compiti. Questo è comune quando scegli i prezzi orari più bassi, a volte perché questi liberi professionisti sono appena agli inizi o semplicemente non si preoccupano.
Non dobbiamo occuparci di questo in Hubstaff perché ciò che facciamo in Hubstaff non è "outsourcing". Investiamo personalmente tempo per trovare il membro del team giusto e poi lavoriamo con quella persona di solito per diversi anni. È molto raro che una persona se ne vada o dobbiamo licenziare una persona dopo aver lavorato insieme per 60 giorni. Stiamo alla larga dalle loro spalle, diamo loro la libertà di svolgere il proprio lavoro nel modo che preferiscono, possono lavorare quando vogliono durante il giorno (o la notte) e possono lavorare ovunque vogliono nel mondo. Inoltre, non devono dedicare un'intera giornata se non lo desiderano, possono decollare qualsiasi giorno desiderino. Quella libertà fa molto nella gestione dei team virtuali e per la felicità dei membri del team.
Non cerchiamo lavoro a prezzi accessibili, cerchiamo talenti di alta qualità. Alla fine, i nuovi membri del team diventano parte integrante del team e una parte importante della nostra vita dopo aver lavorato con loro per ore ogni giorno. Nel tempo impariamo quanti figli hanno, quali sono i loro hobby e di cosa sono appassionati.
Il video qui sotto mostra come uno dei nostri sviluppatori dall'Ucraina comunica con noi. Questo sviluppatore fa Ruby on Rails da sette anni, ha un'istruzione universitaria e può pensare da solo (come vedrai nel video). Il video mostrerà che a volte c'è una leggera barriera linguistica, che non è sempre l'ideale, ma non ha mai causato grossi problemi.
Esempio reale: come comunichiamo con i nostri sviluppatori
L'unica sfida che potremmo incontrare nell'assumere qualcuno da un paese in cui l'inglese non è la lingua madre è quando si tratta di scrivere articoli, marketing e requisiti di parlare in pubblico. Tuttavia, la cosa principale che abbiamo notato con i nostri talenti accuratamente selezionati è che lavorano sodo, intelligenti, premurosi e reattivi.
Come comunica il nostro team
Il nostro team può utilizzare chat video, video come quello sopra e testo per comunicare con noi. Di seguito sono riportati alcuni strumenti di collaborazione che utilizziamo ideali per la gestione dei team virtuali.
Skype (gratuito)
Usiamo Skype per la messaggistica istantanea e le riunioni. È fantastico perché possiamo anche creare gruppi su Skype, permettendoci di parlare con diversi reparti. Ad esempio, abbiamo una chat di marketing di Hubstaff a cui possiamo inviare qualsiasi copertura di notizie o articoli di marketing interessanti. L'unica cosa che personalmente non mi piace di Skype è che è facile distrarsi.
Jing (gratuito)
Jing è ottimo per i tutorial e quando stai cercando di dimostrare un'idea. Il video sopra dello sviluppatore è stato registrato utilizzando Jing. Quando portiamo qualcuno a bordo e vogliamo spiegare alcuni dei nostri processi, catturiamo semplicemente un breve video dei nostri schermi per mostrare i passaggi esatti. Jing è ottimo anche per catturare schermate da mostrare invece di raccontare. Ad esempio, se qualcosa non va su un blog, possiamo catturare il nostro schermo e condividere il collegamento su Trello. Uso Jing circa 10-15 volte al giorno e può registrare video e schermate statiche con annotazioni.
Trello (gratuito)
Usiamo Trello per i nostri team di marketing. Le loro bacheche kanban ci aiutano a organizzare i nostri progetti in attività attuabili, che poi assegniamo a diversi membri del team. Alcune delle carte nel nostro Trello potrebbero essere dedicate a un post specifico del blog, mentre un'altra potrebbe essere dedicata alla progettazione di una pagina di destinazione per un nuovo eBook.
Pivotal Tracker ($ 500 annuali per un team di 10)
Usiamo Pivotal Tracker per i nostri team di sviluppo. I loro agili strumenti di gestione dei progetti si adattano allo stile di comunicazione dei nostri team di sviluppo e possiamo dare la priorità a quali progetti richiedono attenzione immediatamente, quali possono aspettare e quanto possiamo aspettarci di fare in un determinato sprint.
Non usiamo la posta elettronica
Usiamo raramente la posta elettronica per comunicare con Hubstaff, perché abbiamo riscontrato che è inefficiente. Le cose tendono a perdersi in lunghi thread di posta elettronica, le persone dimenticano di copiare qualcuno e le informazioni importanti semplicemente cadono come calzini che scompaiono negli essiccatori. Invece delle e-mail, invieremo messaggi in Trello o Pivotal Tracker, dove vengono registrati e possono essere rapidamente consultati. Se sono messaggi brevi e informali che richiedono attenzione immediata, useremo anche Skype per chattare.
Scopri di più su come comunichiamo con i nostri team virtuali presso la Hubstaff University.
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Come gestiamo
Gestire i team virtuali è difficile, ma una volta trovato un buon sistema funziona bene. Il diagramma di flusso seguente deriva dalla nostra guida "Nessuna scusa" alla gestione remota e delinea la progressione di un'attività, dall'assegnazione al completamento.
Puoi anche dare un'occhiata al nostro webinar su 5 suggerimenti per ridurre lo stress nel tuo business remoto. Alziamo il sipario in questo webinar e dettagliamo cosa facciamo esattamente in Hubstaff per gestire i nostri team virtuali.
In sostanza, vogliamo concentrarci sulla gestione del business dal più alto livello. Lavora sull'azienda dall'alto verso il basso per evitare di essere coinvolto in attività banali e concentrarti sulla strategia e sull'obiettivo finale. Per fare ciò, utilizziamo Trello per gestire i progetti e Hubstaff per gestire il nostro team.
Perché pensiamo che il telecomando sia migliore per le startup
1. Un pool di talenti più ampio (motivo principale)
Questo è il più grande vantaggio di lavorare con dipendenti remoti; otteniamo un livello più alto di talento per i nostri soldi. Ad esempio, quando stavamo creando i nostri client desktop abbiamo lavorato con qualcuno che faceva parte del team di sviluppo di Skype, non che Skype sia privo di bug :), ma il punto è che questa persona era davvero di alto livello e viveva in Estonia. Avevamo anche uno sviluppatore recentemente assunto da Google che proveniva dalla Serbia e viveva in Thailandia.
Abbiamo collaborato con persone straordinarie provenienti da tutto il mondo e quell'opportunità non ci sarebbe stata se fossimo bloccati in un ufficio a raccogliere esclusivamente dal pool di lavoro locale. Costruire una startup del genere è possibile se non hai requisiti di sviluppo complessi, ma se ti trovi a Omaha, nel Nebraska, il fatto è che è difficile trovare uno sviluppatore C++ di alto livello.
2. I team virtuali risparmiano (un secondo vicino)
Ci sono due grandi ragioni per cui questo è vero. Il primo motivo è che alcune parti del mondo hanno un costo della vita molto più basso e potremmo sfruttarlo a nostro vantaggio. Negli Stati Uniti, avremmo dovuto pagare $ 100 - 200 l'ora per uno sviluppatore di alto livello, cosa che non saremmo stati in grado di permetterci anche se vogliamo un prodotto di alta qualità (siamo bootstrap). Le startup spesso non hanno molto capitale all'inizio, quindi risparmiare denaro ottenendo un lavoro di qualità potrebbe fare una grande differenza tra successo e fallimento.
Il secondo motivo per cui i team distribuiti risparmiano denaro è perché paghiamo su base oraria. I membri del team Hubstaff sono pagati ogni ora e questo ci ha dato la possibilità di lavorare con grandi sviluppatori senza doverli assumere a tempo pieno (supponendo che potremmo persino convincerli ad accettare un ruolo a tempo pieno con noi). Se assumessimo uno sviluppatore a tempo pieno potrebbe costarci $ 7.000 al mese di stipendio, mentre assumere uno sviluppatore part-time dello stesso calibro potrebbe costare solo $ 1.500 al mese di stipendio orario (il lavoratore ovviamente dedica molto meno tempo al nostro progetto ). Il lavoro orario offre anche alle startup un altro vantaggio; paghi solo per il lavoro effettivamente svolto. Se non hai lavoro per un appaltatore in un momento specifico, non sei pronto a pagare nulla e questo è un grosso problema per una startup che non può prevedere esattamente quali siano i passi giusti da intraprendere con mesi di anticipo.
3. I team virtuali sono flessibili
La flessibilità è ottima per le startup, perché è difficile prevedere quale tipo di lavoro dovrai svolgere la prossima settimana. Quando lavori con team virtuali, puoi assegnare cinque ore di attività di marketing una settimana e 40 ore la successiva senza problemi. Finché avrai i tuoi liberi professionisti a portata di mano, il tuo team sarà pronto per qualunque cosa tu metta loro (o meno). Non avere dipendenti a tempo pieno ci consente di "chiamare su e dial down" di cui abbiamo bisogno.
Con i lavoratori remoti, non devi pagare un importo in dollari costante ogni mese in cui la tua azienda è bloccata. Ciò ti consente di concentrarti dove è necessario per far crescere la tua attività; se vuoi concentrarti di più sul marketing e meno sullo sviluppo per una settimana, sei libero di farlo. Non ti sentirai obbligato a pensare al lavoro di programmazione che i tuoi sviluppatori devono fare poiché stai pagando il loro stipendio con o senza il lavoro consegnato.
4. I team virtuali offrono libertà
Ci piace la nostra libertà. Abbiamo scelto il modello di lavoro a distanza perché ci piace. È una scelta di lifestyle business che ci permette di lavorare quando e come vogliamo. Ci dà la libertà di lavorare quando siamo nel nostro elemento, secondo i nostri orari e quando siamo più produttivi.
5. L'assunzione e l'onboarding sono più facili
Assumere appaltatori remoti è relativamente semplice rispetto all'assumere un dipendente e portarlo a bordo in un ufficio. Quando assumi un dipendente per una grande azienda, potresti dover affrontare cicli di interviste, fare un colloquio di persona, mostrarlo in giro per l'ufficio, occuparti dei requisiti fiscali e altro solo per ottenere una persona sul libro paga . Con i team virtuali, l'azienda non deve fare nulla di tutto ciò. Dal momento che c'è un impegno inferiore durante l'assunzione, è più facile lasciare andare i dipendenti mediocri e assumere invece artisti con prestazioni migliori.
Nel nostro modello, quando è il momento di ricoprire una posizione, in genere iniziamo a lavorare con poche persone diverse dopo brevi colloqui. L'esperienza di lavorare con più persone di solito ha un modo per assicurarti di ritrovarti con la persona giusta nel tempo. La persona che ti piace di più e sta producendo risultati migliori ottiene semplicemente più lavoro, e la persona che fa meno ottiene meno lavoro. In realtà è piuttosto semplice.
6. Odiamo perdere tempo
Siamo impegnati. Sappiamo cosa sappiamo quali compiti dobbiamo svolgere e il nostro team sa cosa devono essere eseguiti. Sono ben addestrati (un buon video walkthrough può essere anche migliore di un allenamento di persona perché dura per sempre e può essere somministrato a più persone). Inoltre, non abbiamo a che fare con un pendolarismo, una perdita di tempo o uno spazio ufficio inefficiente. La nostra startup non deve affrontare lo stress della gestione di un ufficio, l'ordinazione all'ingrosso di carta e inchiostro per le stampanti e altre cose banali che tendono a intralciare il vero lavoro in un ufficio. Possiamo trascorrere più tempo con le nostre famiglie grazie alla nostra configurazione del lavoro a distanza.
Le sfide del lavoro a distanza
Ci sono molti vantaggi per i team virtuali, ma ci sono anche alcune sfide. Leggi come alcune aziende virtuali di successo in tutto il mondo descrivono i pro ei contro dei dipendenti remoti nelle aziende virtuali: come e perché investire in team remoti.
1. Devi monitorare più da vicino i team virtuali
Vi racconterò alcune storie di come abbiamo tratto profitto dall'utilizzo del software di monitoraggio dei dipendenti. Per fortuna, non abbiamo mai avuto la sfortuna di lavorare con qualcuno che ha rubato $ 7.500 e ha sprecato 2 mesi del nostro tempo, ma c'erano dei dossi sulla strada.
C'era una volta un team di sviluppo e abbiamo scoperto che stavano lavorando per altri clienti mentre lavoravano per noi. Ciò significa che ci avrebbero fatturato il loro tempo mentre lavoravano per altri clienti. Senza il nostro software di screenshot, avremmo perso profitto, perso tempo e avremmo pagato i progetti di un'altra azienda.
Un altro esempio è che abbiamo scoperto che uno degli sviluppatori con cui abbiamo stipulato un contratto non era l'unico sviluppatore a lavorare sul nostro prodotto. Ci siamo resi conto che in realtà c'erano tre diversi sviluppatori che interrompevano il lavoro, il che ha comportato un calo della produttività e un'esperienza complessiva davvero negativa.
I livelli di attività di Hubstaff ci fanno sapere quando qualcosa non va, così possiamo affrontare in modo proattivo qualsiasi problema prima che diventi serio. Il modo in cui questi livelli vengono calcolati si basa sulle sequenze di tasti e sui movimenti del mouse. Ciò significa che se un dipendente remoto normalmente ha livelli di attività dell'80% e poi improvvisamente scende al 40%, qualcosa non va.
Possiamo anche dire quando un dipendente è in difficoltà. Ad esempio, se uno sviluppatore sta visitando URL che sono più educativi (come Stack Overflow), sappiamo che questo sviluppatore non ha la stessa esperienza con l'attività che abbiamo richiesto e potrebbe aver bisogno di più formazione.
Il nostro software di monitoraggio della produttività e del lavoro ci consente di essere sicuri che i membri del nostro team lavoreranno per la nostra azienda durante il periodo di fatturazione. Ci dà un senso di sicurezza e fiducia nel fatto che stiamo pagando per il lavoro svolto per la nostra startup, e basta.
2. A volte, i lavoratori a distanza non hanno tempo per te
A volte è difficile ottenere abbastanza tempo dalla tua squadra. Non è come un ufficio in cui la tua squadra è lì dalle 9 alle 5 tutti i giorni. Alcuni membri del team lavorano per più clienti, altri semplicemente non vogliono lavorare per più di poche ore al giorno ed è più difficile convincerli a produrre abbastanza tempo per la tua startup.
3. I team virtuali a volte hanno un livello di impegno inferiore
I dipendenti virtuali possono essere meno impegnati nella tua attività. I lavoratori a distanza amano viaggiare, si divertono con le proprie attività e talvolta potresti trovare i tuoi dipendenti "dispersi in azione". Nessuno nel nostro team è così in questo momento, ma in passato ho avuto un'ottima discussione sull'andare avanti con qualcuno e poi non rispondere per quasi una settimana.
Conclusione
In conclusione, siamo contenti di aver costruito la nostra azienda da remoto e, ripensandoci, non l'avremmo fatto in nessun altro modo. Da un punto di vista professionale ha permesso alla nostra azienda di prosperare. Siamo bloccati, quindi il fatto è che dovevamo aumentare le entrate prima di poter spendere soldi per cose come uffici, dipendenti a tempo pieno e gas per i pendolari. Semplicemente non abbiamo visto i vantaggi di tutto questo.
Da un punto di vista personale, alla fine della giornata è davvero bello chiudere il computer, uscire dal mio ufficio di casa e guardare i miei figli che giocano in soggiorno. Lavorare senza lo stress di dover "dirigere" un ufficio è l'unico modo per me personalmente. Non è per tutti, ma per il nostro team ha funzionato alla grande.