Gerenciando equipes virtuais: como construímos e gerenciamos uma empresa remota de sucesso
Publicados: 2016-01-23
Quando começamos a Hubstaff, ser uma empresa remota era simplesmente a escolha óbvia, e conseguir um escritório nunca foi considerado. Entendemos o software que queríamos criar e o tipo de equipe que imaginávamos. Meu cofundador técnico, Jared, e eu começamos a trabalhar em casa, então a Hubstaff começou remotamente desde o início. Quando estávamos prontos para trazer outro membro da equipe para obter um produto mínimo viável, foi um passo intuitivo para nós trabalharmos com freelancers e pessoas de todo o mundo.
O trabalho remoto é o que acreditamos. Um dos nossos valores fundamentais é poder viver e trabalhar onde quisermos e ter acesso mundial a talentos internacionais. Trabalhar virtualmente está no DNA da Hubstaff, e é disso que trata o nosso software. Usamos nossas próprias ferramentas, projetadas para ajudar as equipes remotas a trabalhar com mais eficiência, para ajudar nossa equipe a se destacar.
Neste post vou escrever sobre como é nossa equipe e o que aprendemos gerenciando uma equipe remota. Isso inclui os benefícios, os desafios, onde nossa equipe está hoje e como operamos.
Como é nossa equipe remota
Geograficamente, temos membros da equipe da Flórida, Califórnia, Indiana, Illinois (todos nos EUA), Ucrânia, Sérvia, Romênia, Filipinas, Turquia, Bulgária e Índia. Em nossas equipes de desenvolvimento, marketing e suporte, cobrimos dezenas de fusos horários. O aspecto mais importante é que todos os membros de nossa equipe têm personalidades que se encaixam na cultura e nos valores fundamentais da nossa empresa.
A equipe da Hubstaff é atenciosa, atenciosa, receptiva, comunicativa e responsável. Todos eles são profissionais altamente qualificados que são atores-chave para o negócio.
Como é trabalhar em uma equipe remota
O trabalho que recebemos de talentos remotos é comparável ao que obteríamos trabalhando com funcionários locais em um escritório e potencialmente melhor. Nossa equipe é inteligente, pode pensar por si mesma, inovadora e bem educada. Valorizamos as pessoas com quem trabalhamos e as pagamos bem.
Às vezes, a terceirização ganha má reputação porque as pessoas contratadas não são “pensadoras”, elas simplesmente seguem ordens sem dar nenhuma entrada ou tentar entender a estratégia por trás das tarefas. Isso é comum quando você procura preços por hora mais baixos, às vezes porque esses freelancers estão apenas começando ou simplesmente não se importam.
Não temos que lidar com isso na Hubstaff porque o que fazemos na Hubstaff não é “terceirização”. Nós, pessoalmente, investimos tempo para encontrar o membro certo da equipe e, em seguida, trabalhamos com essa pessoa geralmente por vários anos. É muito raro que uma pessoa saia ou tenhamos que demitir uma pessoa depois de trabalharmos juntos por 60 dias. Nós ficamos longe de suas costas, damos a eles a liberdade de fazer seus trabalhos da maneira que escolherem, eles podem trabalhar a qualquer hora que quiserem durante o dia (ou noite) e eles podem trabalhar onde quiserem no mundo. Além disso, eles não precisam trabalhar um dia inteiro se não quiserem, eles podem tirar o dia que quiserem. Essa liberdade ajuda muito no gerenciamento de equipes virtuais e na felicidade dos membros da equipe.
Não buscamos trabalho acessível, buscamos talentos de alta qualidade. Eventualmente, os novos membros da equipe se tornam parte integrante da equipe e uma parte importante de nossas vidas depois de trabalhar com eles por horas todos os dias. Com o tempo, aprendemos quantos filhos eles têm, quais são seus hobbies e pelo que são apaixonados.
O vídeo abaixo demonstra como um de nossos desenvolvedores da Ucrânia se comunica conosco. Este desenvolvedor faz Ruby on Rails há sete anos, ele é formado em faculdade e pode pensar por si mesmo (como você verá no vídeo). O vídeo mostrará que às vezes há uma pequena barreira linguística, o que nem sempre é o ideal, mas nunca causou grandes problemas.
Exemplo real: como nos comunicamos com nossos desenvolvedores
O único desafio que podemos enfrentar ao contratar alguém de um país onde o inglês não é a língua nativa é quando se trata de escrever artigos, marketing e requisitos para falar em público. No entanto, a principal coisa que notamos com nossos talentos cuidadosamente selecionados é que eles trabalham duro, são inteligentes, atenciosos e receptivos.
Como nossa equipe se comunica
Nossa equipe pode usar bate-papo por vídeo, vídeos como o acima e texto para se comunicar conosco. Aqui estão algumas ferramentas de colaboração que usamos que são ótimas para gerenciar equipes virtuais.
Skype (gratuito)
Usamos o Skype para mensagens instantâneas e reuniões. É ótimo porque também podemos criar grupos no Skype, o que nos permite conversar com diferentes departamentos. Por exemplo, temos um bate-papo de marketing da Hubstaff para o qual podemos enviar qualquer cobertura de notícias ou artigos de marketing interessantes. A única coisa que pessoalmente não gosto no Skype é que é fácil se distrair.
Jing (grátis)
Jing é ótimo para tutoriais e quando você está tentando demonstrar uma ideia. O vídeo acima do desenvolvedor foi gravado usando Jing. Quando trazemos alguém a bordo e queremos explicar alguns de nossos processos, simplesmente capturamos um pequeno vídeo de nossas telas para mostrar as etapas exatas. Jing também é ótimo para capturar telas para mostrar em vez de contar. Por exemplo, se algo parecer estranho em um blog, podemos capturar nossa tela e compartilhar o link no Trello. Eu uso o Jing cerca de 10 a 15 vezes por dia e ele pode gravar vídeos e capturas de tela estáticas com anotação.
Trello (gratuito)
Usamos o Trello para nossas equipes de marketing. Seus quadros kanban nos ajudam a organizar nossos projetos em tarefas acionáveis, que então atribuímos a diferentes membros da equipe. Alguns dos cartões em nosso Trello podem ser dedicados a um post específico do blog, enquanto outros podem ser dedicados ao design de uma landing page para um novo eBook.
Pivotal Tracker ($ 500 anuais para equipe de 10)
Usamos o Pivotal Tracker para nossas equipes de desenvolvimento. Suas ferramentas ágeis de gerenciamento de projetos se adequam ao estilo de comunicação de nossas equipes de desenvolvimento, e podemos priorizar quais projetos precisam de atenção imediatamente, quais podem esperar e quanto podemos esperar realizar em um determinado sprint.
Não usamos e-mail
Raramente usamos e-mail para nos comunicarmos no Hubstaff, porque achamos que é ineficiente. As coisas tendem a se perder em longos tópicos de e-mail, as pessoas esquecem de copiar alguém e informações importantes simplesmente desaparecem como meias desaparecendo em secadoras. Em vez de e-mails, enviaremos mensagens no Trello ou Pivotal Tracker, onde ficam gravadas e podem ser consultadas rapidamente. Se forem mensagens curtas e informais que precisam de atenção imediata, usaremos até o Skype para conversar.
Saiba mais sobre como nos comunicamos com nossas equipes virtuais na Hubstaff University.
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Como Gerenciamos
Gerenciar equipes virtuais é difícil, mas quando você encontra um bom sistema, ele funciona bem. O fluxograma abaixo vem do nosso guia “Sem desculpas” para gerenciamento remoto e descreve a progressão de uma tarefa, desde a atribuição até a conclusão.
Você também pode conferir nosso webinar sobre 5 dicas para reduzir o estresse em seu negócio remoto. Nós fechamos a cortina neste webinar e detalhamos o que exatamente fazemos no Hubstaff para gerenciar nossas equipes virtuais.
Essencialmente, queremos nos concentrar em gerenciar o negócio do mais alto nível. Trabalhe na empresa de cima para baixo para evitar ficar preso em atividades triviais e concentre-se na estratégia e no objetivo final. Para isso, usamos o Trello para gerenciar os projetos e o Hubstaff para gerenciar nossa equipe.
Por que achamos que o remoto é melhor para startups
1. Maior pool de talentos (maior motivo)
Este é o maior benefício de trabalhar com funcionários remotos; temos um nível mais alto de talento pelo nosso dinheiro. Por exemplo, quando estávamos construindo nossos clientes de desktop, trabalhamos com alguém que estava na equipe de desenvolvimento do Skype, não que o Skype não tenha bugs :), mas o ponto é que essa pessoa era realmente de alto nível e morava na Estônia. Também tivemos um desenvolvedor recentemente contratado pelo Google que era da Sérvia e morava na Tailândia.
Colaboramos com pessoas incríveis de todo o mundo, e essa oportunidade não existiria se estivéssemos presos em um escritório escolhendo exclusivamente do grupo de trabalho local. Construir uma startup como essa é possível se você não tiver requisitos de desenvolvimento complexos, mas se você estiver em Omaha, Nebraska, o fato é que é difícil conseguir um desenvolvedor C++ de alto nível.
2. Equipes virtuais economizam dinheiro (um segundo próximo)
Há duas grandes razões pelas quais isso é verdade. A primeira razão é que algumas partes do mundo têm um custo de vida muito mais baixo, e poderíamos aproveitar isso a nosso favor. Nos Estados Unidos, talvez tivéssemos que pagar de US$ 100 a US$ 200 por hora para um desenvolvedor de ponta, o que não teríamos condições de pagar, mesmo que quiséssemos um produto de alta qualidade (somos bootstrap). As startups geralmente não têm muito capital no início, portanto, economizar dinheiro e obter um trabalho de qualidade pode fazer uma grande diferença entre o sucesso e o fracasso.
A segunda razão pela qual as equipes distribuídas economizam dinheiro é porque pagamos por hora. Os membros da equipe da Hubstaff são pagos por hora, e isso nos deu a capacidade de trabalhar com grandes desenvolvedores sem precisar contratá-los em tempo integral (supondo que pudéssemos convencê-los a aceitar um papel em tempo integral conosco). Se contratássemos um desenvolvedor em tempo integral, isso poderia nos custar US$ 7.000/mês em salário, enquanto contratar um desenvolvedor em tempo parcial do mesmo calibre poderia custar apenas US$ 1.500/mês em salários por hora (o trabalhador obviamente gasta muito menos tempo em nosso projeto ). O trabalho por hora também dá às startups outra vantagem; você só paga pelo trabalho realmente feito. Se você não tem trabalho para um empreiteiro em nenhum momento específico, você não está disposto a pagar nada e isso é um grande negócio para uma startup que não pode prever exatamente quais são os passos certos para levar meses de antecedência.
3. As equipes virtuais são flexíveis
A flexibilidade é ótima para startups, porque é difícil prever que tipo de trabalho você precisará fazer na próxima semana. Ao trabalhar com equipes virtuais, você pode atribuir cinco horas de tarefas de marketing em uma semana e 40 horas na próxima sem problemas. Contanto que você tenha seus freelancers à mão, sua equipe estará pronta para o que você jogar neles (ou não). Não ter funcionários em tempo integral nos permite “discar e discar” conforme precisamos.
Com trabalhadores remotos, você não precisa pagar uma quantia consistente em dólares todos os meses em que sua empresa está presa. Isso permite que você se concentre onde precisa para expandir seus negócios; se você quiser se concentrar mais em marketing e menos em desenvolvimento em uma semana, você está livre para fazê-lo. Você não se sentirá pressionado a pensar em trabalho de programação para seus desenvolvedores, já que está pagando o salário deles com ou sem trabalho entregue.
4. As equipes virtuais oferecem liberdade
Gostamos da nossa liberdade. Escolhemos o modelo de trabalho remoto porque gostamos. É uma escolha de negócios de estilo de vida que nos permite trabalhar quando e como queremos. Dá-nos a liberdade de trabalhar quando estamos no nosso elemento, no nosso próprio horário e quando somos mais produtivos.
5. Contratar e integrar é mais fácil
Contratar empreiteiros remotos é relativamente simples em comparação com contratar um funcionário e trazê-lo a bordo em um escritório. Quando você está contratando um funcionário para uma grande empresa, pode ser necessário passar por rodadas de entrevistas, fazer uma entrevista pessoal, mostrar a ele o escritório, lidar com requisitos fiscais e muito mais apenas para obter uma pessoa na folha de pagamento . Com equipes virtuais, a empresa não precisa fazer nada disso. Como há um comprometimento menor na contratação, fica mais fácil demitir funcionários medíocres e contratar funcionários com melhor desempenho.
Em nosso modelo, quando é hora de preencher um cargo, normalmente começamos a trabalhar com algumas pessoas diferentes após entrevistas curtas. Essa experiência de trabalhar com várias pessoas geralmente tem uma maneira de garantir que você acabe com a pessoa certa ao longo do tempo. A pessoa de quem você gosta mais e está produzindo melhores resultados simplesmente faz mais trabalho, e a pessoa que faz menos trabalha menos. Na verdade é bem simples.
6. Odiamos perder tempo
Estamos ocupados. Sabemos o que sabemos quais tarefas precisamos realizar, e nossa equipe sabe o que precisa ser feito. Eles são bem treinados (um bom vídeo passo a passo pode ser ainda melhor do que um treinamento presencial porque dura para sempre e pode ser dado a várias pessoas). Também não temos que lidar com deslocamento diário, perda de tempo ou espaço de escritório ineficiente. Nossa startup não precisa passar pelo estresse de gerenciar um escritório, encomendar papel e tinta em massa para as impressoras e outras coisas mundanas que tendem a atrapalhar o trabalho real em um escritório. Passamos mais tempo com nossas famílias graças à nossa configuração de trabalho remoto.
Os desafios do trabalho remoto
Há muitos benefícios para as equipes virtuais, mas também há alguns desafios. Leia sobre como algumas empresas virtuais de sucesso em todo o mundo descrevem os prós e contras de funcionários remotos em Empresas Virtuais: Como e por que investir em equipes remotas.
1. Você precisa monitorar as equipes virtuais mais de perto
Vou contar algumas histórias de como lucramos com o uso de software de monitoramento de funcionários. Felizmente, nunca tivemos a infelicidade de trabalhar com alguém que roubou US$ 7.500 e desperdiçou 2 meses do nosso tempo, mas houve alguns obstáculos no caminho.
Era uma vez uma equipe de desenvolvimento e descobrimos que eles estavam trabalhando para outros clientes enquanto trabalhavam para nós. Isso significa que eles teriam nos cobrado por seu tempo enquanto trabalhavam para outros clientes. Sem nosso software de captura de tela, teríamos perdido lucro, perdido tempo e estaríamos pagando por projetos de uma empresa diferente.
Outro exemplo foi que descobrimos que um dos desenvolvedores com quem contratamos não era o único desenvolvedor trabalhando em nosso produto. Percebemos que na verdade havia três desenvolvedores diferentes desligando o trabalho, o que resultou em uma queda na produtividade e uma experiência geral muito ruim.
Os níveis de atividade do Hubstaff nos informam quando algo está errado, para que possamos resolver proativamente quaisquer problemas antes que eles se tornem sérios. A maneira como esses níveis são calculados é baseada nas teclas e nos movimentos do mouse. Isso significa que se um funcionário remoto normalmente tem níveis de atividade de 80% e, de repente, cai para 40%, algo está acontecendo.
Também podemos dizer quando um funcionário está lutando. Por exemplo, se um desenvolvedor estiver visitando URLs mais educacionais (como Stack Overflow), sabemos que esse desenvolvedor não tem tanta experiência com a tarefa que solicitamos e pode precisar de mais treinamento.
Nosso software de monitoramento de produtividade e trabalho nos permite ter certeza de que os membros de nossa equipe estão trabalhando para nossa empresa durante o tempo que cobram. Isso nos dá uma sensação de segurança e confiança de que estamos pagando pelo trabalho que é feito para nossa startup, e é isso.
2. Às vezes, os trabalhadores remotos não têm tempo para você
Às vezes é difícil conseguir tempo suficiente de sua equipe. Não é como um ambiente de escritório onde sua equipe está lá das 9 às 5 todos os dias. Alguns membros da equipe trabalham para vários clientes, alguns simplesmente não querem trabalhar mais do que algumas horas por dia e é mais difícil fazê-los produzir tempo suficiente para sua startup.
3. Às vezes, as equipes virtuais têm um nível de comprometimento mais baixo
Funcionários virtuais podem ser menos comprometidos com o seu negócio. Os trabalhadores remotos gostam de viajar, desfrutam de suas próprias atividades e, às vezes, você pode encontrar seus funcionários “desaparecidos em ação”. Ninguém em nossa equipe é assim agora, mas no passado eu tive uma ótima discussão sobre seguir em frente com alguém e depois não receber resposta por quase uma semana.
Conclusão
Concluindo, estamos felizes por termos construído nossa empresa remotamente e, olhando para trás, não teríamos feito de outra maneira. Do ponto de vista profissional, permitiu que nossa empresa prosperasse. Estamos preparados, então o fato é que precisávamos aumentar as receitas antes que pudéssemos gastar dinheiro em coisas como escritórios, funcionários em tempo integral e gasolina para deslocamentos. Nós simplesmente não vimos os benefícios de nada disso.
Do ponto de vista pessoal, no final do dia, é muito bom apenas fechar o computador, sair do meu escritório em casa e ficar olhando meus filhos brincando na sala. Trabalhar sem o estresse de ter que “liderar” um escritório é o único caminho para mim pessoalmente. Não é para todos, mas para a nossa equipe, funcionou muito bem.