Verwalten virtueller Teams: Wie wir ein erfolgreiches Remote-Unternehmen aufgebaut und verwaltet haben
Veröffentlicht: 2016-01-23
Als wir Hubstaff gründeten, war es einfach die offensichtliche Wahl, ein Remote-Unternehmen zu sein, und ein Büro zu bekommen, war nie eine Überlegung. Wir verstanden die Software, die wir erstellen wollten, und die Art von Team, die wir uns vorstellten. Mein technischer Mitbegründer Jared und ich begannen von zu Hause aus zu arbeiten, also begann Hubstaff von Anfang an remote. Als wir bereit waren, ein weiteres Teammitglied einzustellen, um ein minimal funktionsfähiges Produkt zu erhalten, war es für uns ein intuitiver Schritt, mit Freiberuflern und Menschen aus der ganzen Welt zusammenzuarbeiten.
Remote Work ist das, woran wir glauben. Einer unserer Grundwerte ist es, leben und arbeiten zu können, wo immer wir wollen, und weltweiten Zugang zu internationalen Talenten zu haben. Virtuelles Arbeiten liegt in der DNA von Hubstaff, und genau darum geht es bei unserer Software. Wir verwenden unsere eigenen Tools, die entwickelt wurden, um Remote-Teams dabei zu helfen, effizienter zu arbeiten und unserem Team zu helfen, sich zu übertreffen.
In diesem Beitrag werde ich darüber schreiben, wie unser Team aussieht und was wir bei der Verwaltung eines Remote-Teams gelernt haben. Dazu gehören die Vorteile, die Herausforderungen, wo unser Team heute steht und wie wir arbeiten.
Wie unser Remote-Team aussieht
Geografisch haben wir Teammitglieder aus Florida, Kalifornien, Indiana, Illinois (alle in den USA), der Ukraine, Serbien, Rumänien, den Philippinen, der Türkei, Bulgarien und Indien. In unseren Entwicklungs-, Marketing- und Support-Teams decken wir Dutzende von Zeitzonen ab. Der wichtigste Aspekt ist, dass alle unsere Teammitglieder Persönlichkeiten sind, die zu unserer Unternehmenskultur und unseren Grundwerten passen.
Das Hubstaff-Team ist fürsorglich, rücksichtsvoll, reaktionsschnell, kommunikativ und verantwortungsbewusst. Sie alle sind hochqualifizierte Fachleute, die Schlüsselspieler für das Geschäft sind.
Wie es ist, in einem Remote-Team zu arbeiten
Die Arbeit, die wir von Remote-Talenten erhalten, ist vergleichbar mit der Arbeit mit lokalen Mitarbeitern in einem Büro und möglicherweise besser. Unser Team ist smart, kann mitdenken, ist innovativ und gut ausgebildet. Wir schätzen die Menschen, mit denen wir zusammenarbeiten, und bezahlen sie gut.
Manchmal bekommt Outsourcing einen schlechten Ruf, weil die eingestellten Leute keine „Denker“ sind, sondern einfach Befehle befolgen, ohne etwas zu sagen oder zu versuchen, die Strategie hinter den Aufgaben zu verstehen. Dies ist üblich, wenn Sie sich für die niedrigeren Stundenpreise entscheiden, manchmal weil diese Freiberufler gerade erst anfangen oder es ihnen einfach egal ist.
Damit müssen wir uns bei Hubstaff nicht auseinandersetzen, denn was wir bei Hubstaff machen, ist kein „Outsourcing“. Wir investieren persönlich Zeit, um das richtige Teammitglied zu finden, und arbeiten dann in der Regel mehrere Jahre mit dieser Person zusammen. Es ist sehr selten, dass jemand geht oder wir jemanden entlassen müssen, nachdem wir 60 Tage lang zusammengearbeitet haben. Wir halten ihnen den Rücken frei, wir geben ihnen die Freiheit, ihre Arbeit so zu erledigen, wie sie es möchten, sie können tagsüber (oder nachts) zu jeder beliebigen Zeit arbeiten und sie können überall auf der Welt arbeiten, wo sie wollen. Außerdem müssen sie nicht einen ganzen Tag einplanen, wenn sie dies nicht möchten, sondern können an jedem beliebigen Tag abbrechen. Diese Freiheit trägt wesentlich zur Verwaltung virtueller Teams und zur Zufriedenheit der Teammitglieder bei.
Wir setzen nicht auf bezahlbare Arbeit, wir setzen auf hochqualifizierte Talente. Letztendlich werden neue Teammitglieder ein fester Bestandteil des Teams und ein wichtiger Teil unseres Lebens, nachdem sie jeden Tag stundenlang mit ihnen gearbeitet haben. Mit der Zeit erfahren wir, wie viele Kinder sie haben, was ihre Hobbys sind und wofür sie leidenschaftlich sind.
Das folgende Video zeigt, wie einer unserer Entwickler aus der Ukraine mit uns kommuniziert. Dieser Entwickler arbeitet seit sieben Jahren an Ruby on Rails, er hat einen Hochschulabschluss und kann für sich selbst denken (wie Sie im Video sehen werden). Das Video wird zeigen, dass es manchmal eine leichte Sprachbarriere gibt, was nicht immer ideal ist, aber nie zu größeren Problemen geführt hat.
Reales Beispiel: Wie wir mit unseren Entwicklern kommunizieren
Die einzige Herausforderung, auf die wir stoßen könnten, wenn wir jemanden aus einem Land einstellen, in dem Englisch nicht die Muttersprache ist, ist das Verfassen von Artikeln, das Marketing und die Anforderungen für öffentliche Reden. Das Wichtigste, was uns bei unseren sorgfältig ausgewählten Talenten aufgefallen ist, ist jedoch, dass sie fleißig, klug, fürsorglich und reaktionsschnell sind.
Wie unser Team kommuniziert
Unser Team kann Video-Chat, Videos wie das obige und Text verwenden, um mit uns zu kommunizieren. Hier sind einige Tools für die Zusammenarbeit, die wir verwenden und die sich hervorragend für die Verwaltung virtueller Teams eignen.
Skype (kostenlos)
Wir verwenden Skype für Instant Messaging und Meetings. Das ist großartig, weil wir in Skype auch Gruppen erstellen können, sodass wir mit verschiedenen Abteilungen sprechen können. Zum Beispiel haben wir einen Hubstaff-Marketing-Chat, an den wir Nachrichten oder interessante Marketingartikel senden können. Das Einzige, was ich persönlich an Skype nicht mag, ist, dass man sich leicht ablenken lässt.
Jin (kostenlos)
Jing eignet sich hervorragend für Tutorials und wenn Sie versuchen, eine Idee zu demonstrieren. Das obige Video des Entwicklers wurde mit Jing aufgenommen. Wenn wir jemanden an Bord holen und einige unserer Prozesse erklären möchten, nehmen wir einfach ein kurzes Video unserer Bildschirme auf, um die genauen Schritte zu zeigen. Jing eignet sich auch hervorragend zum Erfassen von Bildschirmen, um sie zu zeigen, anstatt sie zu erzählen. Wenn zum Beispiel etwas in einem Blog schlecht aussieht, können wir unseren Bildschirm erfassen und den Link auf Trello teilen. Ich benutze Jing etwa 10-15 Mal am Tag und es kann sowohl Videos als auch statische Screenshots mit Anmerkungen aufnehmen.
Trello (kostenlos)
Wir verwenden Trello für unsere Marketingteams. Ihre Kanban-Tafeln helfen uns, unsere Projekte auf umsetzbare Aufgaben zu organisieren, die wir dann verschiedenen Teammitgliedern zuweisen. Einige der Karten in unserem Trello könnten einem bestimmten Blog-Beitrag gewidmet sein, während eine andere dem Entwerfen einer Zielseite für ein neues eBook gewidmet sein könnte.
Pivotal Tracker ($500 jährlich für ein 10-köpfiges Team)
Wir verwenden Pivotal Tracker für unsere Entwicklungsteams. Ihre agilen Projektmanagement-Tools passen zum Kommunikationsstil unserer Entwicklungsteams, und wir können priorisieren, welche Projekte sofort Aufmerksamkeit erfordern, welche warten können und wie viel wir in einem bestimmten Sprint voraussichtlich erledigen können.
Wir verwenden keine E-Mail
Wir verwenden E-Mail selten zur Kommunikation bei Hubstaff, da wir festgestellt haben, dass dies ineffizient ist. Dinge gehen in langen E-Mail-Threads verloren, Leute vergessen, jemanden zu kopieren, und wichtige Informationen fallen einfach weg wie Socken, die im Trockner verschwinden. Anstelle von E-Mails senden wir Nachrichten in Trello oder Pivotal Tracker, wo sie aufgezeichnet werden und schnell referenziert werden können. Wenn es sich um kurze, informelle Nachrichten handelt, die sofort bearbeitet werden müssen, verwenden wir sogar Skype zum Chatten.
Erfahren Sie mehr darüber, wie wir mit unseren virtuellen Teams an der Hubstaff University kommunizieren.
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Wie wir verwalten
Die Verwaltung virtueller Teams ist schwierig, aber sobald Sie ein gutes System gefunden haben, funktioniert es gut. Das folgende Flussdiagramm stammt aus unserem „No Excuses“-Leitfaden zur Fernverwaltung und skizziert den Fortschritt einer Aufgabe von der Zuweisung bis zum Abschluss.
Sie können sich auch unser Webinar über 5 Tipps zum Stressabbau in Ihrem Remote-Geschäft ansehen. Wir ziehen in diesem Webinar den Vorhang zurück und erläutern, was wir in Hubstaff genau tun, um unsere virtuellen Teams zu verwalten.
Im Wesentlichen wollen wir uns darauf konzentrieren, das Geschäft von der höchsten Ebene aus zu führen. Arbeiten Sie von oben nach unten am Unternehmen, um sich nicht in triviale Aktivitäten zu verwickeln, und konzentrieren Sie sich auf die Strategie und das Endziel. Dazu verwenden wir Trello zur Verwaltung der Projekte und Hubstaff zur Verwaltung unseres Teams.
Warum wir denken, dass Remote besser für Startups ist
1. Größerer Talentpool (wichtigster Grund)
Dies ist der größte Vorteil der Arbeit mit entfernten Mitarbeitern; Wir bekommen ein höheres Maß an Talent für unser Geld. Als wir zum Beispiel unsere Desktop-Clients erstellten, arbeiteten wir mit jemandem zusammen, der im Skype-Entwicklungsteam war, nicht dass Skype ohne Fehler wäre :), aber der Punkt ist, dass diese Person wirklich hochrangig war und in Estland lebte. Wir hatten auch einen Entwickler, der kürzlich von Google eingestellt wurde und aus Serbien stammte und in Thailand lebte.
Wir haben mit großartigen Menschen aus der ganzen Welt zusammengearbeitet, und diese Gelegenheit hätte es nicht gegeben, wenn wir in einem Büro festsitzen und ausschließlich aus dem lokalen Arbeitspool auswählen würden. Der Aufbau eines solchen Startups ist möglich, wenn Sie keine komplexen Entwicklungsanforderungen haben, aber wenn Sie in Omaha, Nebraska, sind, ist es schwierig, einen C++-Entwickler auf hohem Niveau zu finden.
2. Virtuelle Teams sparen Geld (dicht an zweiter Stelle)
Es gibt zwei wichtige Gründe, warum dies wahr ist. Der erste Grund ist, dass einige Teile der Welt viel niedrigere Lebenshaltungskosten haben, und wir könnten das zu unserem Vorteil nutzen. In den Vereinigten Staaten hätten wir vielleicht 100 – 200 Dollar pro Stunde für einen Top-Entwickler bezahlen müssen, was wir uns nicht hätten leisten können, obwohl wir ein Top-Qualitätsprodukt wollen (wir sind Bootstrap). Startups haben anfangs oft nicht viel Kapital, daher kann es einen großen Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg machen, Geld zu sparen und gleichzeitig qualitativ hochwertige Arbeit zu bekommen.
Der zweite Grund, warum verteilte Teams Geld sparen, ist, dass wir auf Stundenbasis bezahlen. Hubstaff-Teammitglieder werden stündlich bezahlt, und das gab uns die Möglichkeit, mit großartigen Entwicklern zusammenzuarbeiten, ohne sie Vollzeit einstellen zu müssen (vorausgesetzt, wir konnten sie sogar davon überzeugen, eine Vollzeitstelle bei uns anzunehmen). Wenn wir einen Vollzeit-Entwickler einstellen, kostet uns das vielleicht 7.000 $/Monat an Gehalt, während die Einstellung eines Teilzeit-Entwicklers des gleichen Kalibers nur 1.500 $/Monat an Stundenlöhnen kostet (der Arbeiter verbringt offensichtlich nur viel weniger Zeit mit unserem Projekt ). Die stündliche Arbeit verschafft Startups noch einen weiteren Vorteil; Sie bezahlen nur die tatsächlich geleistete Arbeit. Wenn Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt keine Arbeit für einen Auftragnehmer haben, müssen Sie nichts bezahlen, und das ist eine große Sache für ein Startup, das Monate im Voraus nicht genau vorhersagen kann, welche Schritte die richtigen sind.
3. Virtuelle Teams sind flexibel
Flexibilität ist großartig für Startups, da es schwer vorherzusagen ist, welche Art von Arbeit Sie in der nächsten Woche erledigen müssen. Wenn Sie mit virtuellen Teams arbeiten, können Sie in einer Woche fünf Stunden und in der nächsten 40 Stunden ohne Probleme Marketingaufgaben zuweisen. Solange Sie Ihre Freelancer zur Hand haben, ist Ihr Team bereit für alles, was Sie ihnen entgegenwerfen (oder auch nicht). Da wir keine Vollzeitmitarbeiter haben, können wir nach Bedarf „ein- und auswählen“.
Mit Remote-Mitarbeitern müssen Sie nicht jeden Monat einen konstanten Dollarbetrag zahlen, auf dem Ihr Unternehmen festsitzt. Dadurch können Sie sich auf das konzentrieren, was Sie für das Wachstum Ihres Unternehmens benötigen. Wenn Sie sich eine Woche mehr auf das Marketing und weniger auf die Entwicklung konzentrieren möchten, können Sie dies tun. Sie werden sich nicht unter Druck gesetzt fühlen, sich Programmierarbeiten für Ihre Entwickler auszudenken, da Sie ihr Gehalt mit oder ohne gelieferte Arbeit bezahlen.
4. Virtuelle Teams bieten Freiheit
Wir mögen unsere Freiheit. Wir haben uns für das Remote-Arbeitsmodell entschieden, weil es uns Spaß macht. Es ist eine Lifestyle-Geschäftsentscheidung, die es uns ermöglicht, zu arbeiten, wann und wie wir wollen. Es gibt uns die Freiheit, dann zu arbeiten, wenn wir in unserem Element sind, nach unserem eigenen Zeitplan und wenn wir am produktivsten sind.
5. Einstellung und Onboarding sind einfacher
Die Einstellung von Remote-Auftragnehmern ist relativ einfach im Vergleich zur Einstellung eines Mitarbeiters und dessen Einstellung in einem Büro. Wenn Sie einen Mitarbeiter für ein großes Unternehmen einstellen, müssen Sie möglicherweise Vorstellungsgespräche führen, ein persönliches Vorstellungsgespräch führen, ihn oder sie durch das Büro führen, sich mit steuerlichen Anforderungen auseinandersetzen und vieles mehr, nur um eine Person auf die Gehaltsliste zu bekommen . Bei virtuellen Teams muss sich das Unternehmen darum nicht kümmern. Da bei der Einstellung ein geringeres Commitment besteht, fällt es leichter, mittelmäßige Mitarbeiter loszulassen und stattdessen Leistungsstärkere einzustellen.
In unserem Modell, wenn es an der Zeit ist, eine Stelle zu besetzen, beginnen wir normalerweise nach kurzen Vorstellungsgesprächen mit ein paar verschiedenen Leuten zu arbeiten. Diese Erfahrung, mit mehreren Personen zu arbeiten, stellt normalerweise sicher, dass Sie im Laufe der Zeit mit der richtigen Person enden. Die Person, die Ihnen mehr Spaß macht und bessere Ergebnisse erzielt, bekommt einfach mehr Arbeit, und die Person, die weniger erledigt, bekommt weniger Arbeit. Es ist eigentlich ziemlich einfach.
6. Wir hassen Zeitverschwendung
Waren beschäftigt. Wir wissen, was wir wissen, welche Aufgaben wir erledigen müssen, und unser Team weiß, was es zu erledigen hat. Sie sind gut ausgebildet (ein gutes Walkthrough-Video kann sogar besser sein als ein persönliches Training, da es ewig dauert und an mehrere Personen weitergegeben werden kann). Wir müssen uns auch nicht mit Pendeln, Zeitverschwendung oder ineffizienten Büroräumen auseinandersetzen. Unser Startup muss nicht den Stress durchmachen, ein Büro zu verwalten, Papier und Tinte für die Drucker in großen Mengen zu bestellen und andere alltägliche Dinge, die der echten Arbeit in einem Büro im Wege stehen. Dank unserer Remote-Arbeitsumgebung können wir mehr Zeit mit unseren Familien verbringen.
Die Herausforderungen der Fernarbeit
Virtuelle Teams bieten viele Vorteile, aber auch einige Herausforderungen. Lesen Sie, wie einige erfolgreiche virtuelle Unternehmen auf der ganzen Welt die Vor- und Nachteile von Remote-Mitarbeitern bei Virtual Companies: How and Why to Invest in Remote Teams beschreiben.
1. Sie müssen virtuelle Teams genauer überwachen
Ich werde Ihnen einige Geschichten darüber erzählen, wie wir von der Verwendung von Software zur Mitarbeiterüberwachung profitiert haben. Zum Glück hatten wir noch nie das Unglück, mit jemandem zusammenzuarbeiten, der 7.500 Dollar gestohlen und 2 Monate unserer Zeit verschwendet hat, aber es gab einige Unebenheiten auf dem Weg.
Es war einmal ein Entwicklungsteam, und wir fanden heraus, dass sie für andere Kunden arbeiteten, während sie für uns arbeiteten. Das bedeutet, dass sie uns ihre Zeit in Rechnung gestellt hätten, während sie für andere Kunden gearbeitet hätten. Ohne unsere Screenshot-Software hätten wir Gewinne verloren, Zeit verschwendet und für die Projekte eines anderen Unternehmens bezahlt.
Ein weiteres Beispiel war, dass wir entdeckten, dass einer der Entwickler, mit denen wir einen Vertrag abgeschlossen hatten, nicht der einzige Entwickler war, der an unserem Produkt arbeitete. Wir stellten fest, dass tatsächlich drei verschiedene Entwickler die Arbeit abschalteten, was zu einem Rückgang der Produktivität und einem wirklich schlechten Gesamterlebnis führte.
Die Aktivitätsstufen von Hubstaff lassen uns wissen, wenn etwas nicht stimmt, sodass wir Probleme proaktiv angehen können, bevor sie ernst werden. Die Art und Weise, wie diese Ebenen berechnet werden, basiert auf Tastenanschlägen und Mausbewegungen. Das heißt, wenn ein Remote-Mitarbeiter normalerweise ein Aktivitätsniveau von 80 Prozent hat und dann plötzlich auf 40 Prozent abfällt, ist etwas nicht in Ordnung.
Wir können auch erkennen, wenn ein Mitarbeiter Probleme hat. Wenn ein Entwickler beispielsweise URLs besucht, die eher lehrreich sind (z. B. Stack Overflow), wissen wir, dass dieser Entwickler nicht so viel Erfahrung mit der Aufgabe hat, um die wir gebeten haben, und möglicherweise mehr Schulung benötigt.
Unsere Produktivitäts- und Arbeitsüberwachungssoftware gibt uns die Gewissheit, dass unsere Teammitglieder während der Zeit, die sie in Rechnung stellen, für unser Unternehmen arbeiten. Es gibt uns ein Gefühl der Sicherheit und des Vertrauens, dass wir für die Arbeit bezahlen, die für unser Startup geleistet wird, und das war's.
2. Manchmal haben Remote-Mitarbeiter keine Zeit für Sie
Manchmal ist es schwierig, genug Zeit von Ihrem Team zu bekommen. Es ist nicht wie in einem Büro, in dem Ihr Team jeden Tag von 9 bis 17 Uhr da ist. Einige Teammitglieder arbeiten für mehrere Kunden, andere möchten einfach nicht mehr als ein paar Stunden am Tag arbeiten, und es ist schwieriger, sie dazu zu bringen, genügend Zeit für Ihr Startup aufzubringen.
3. Virtuelle Teams haben manchmal ein niedrigeres Commitment-Level
Virtuelle Mitarbeiter können Ihrem Unternehmen weniger verpflichtet sein. Remote-Arbeiter reisen gerne, sie genießen ihre eigenen Aktivitäten und manchmal stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihre Mitarbeiter „im Einsatz fehlen“. Niemand in unserem Team ist im Moment so, aber in der Vergangenheit habe ich erlebt, wie ich mit jemandem eine großartige Diskussion darüber geführt habe, wie ich vorankommen soll, und dann fast eine Woche lang keine Antwort gehört habe.
Fazit
Abschließend sind wir froh, dass wir unser Unternehmen aus der Ferne aufgebaut haben und rückblickend hätten wir es nicht anders gemacht. Aus professioneller Sicht hat es unser Unternehmen gedeihen lassen. Wir sind Bootstrapped, also mussten wir Einnahmen aufbauen, bevor wir Geld für Dinge wie Büros, Vollzeitbeschäftigte und Benzin für den Arbeitsweg ausgeben konnten. Wir haben einfach keine Vorteile darin gesehen.
Aus persönlicher Sicht ist es am Ende des Tages wirklich schön, einfach den Computer zu schließen, aus meinem Heimbüro zu gehen und meinen Kindern beim Spielen im Wohnzimmer zuzusehen. Arbeiten ohne den Stress, ein Büro „leiten“ zu müssen, ist für mich persönlich der einzige Weg. Es ist nicht jedermanns Sache, aber für unser Team hat es super geklappt.